Bagaimana Cara Mengembangkan Potensi Karyawan dengan 9 Box Matrix?

Selain mengelola karyawan, salah satu tugas seorang HRD adalah mengembangkan karyawan. Berbagai matriks pengukuran pun digunakan. Salah satunya adalah model 9 box matrix.

Model 9 box matrix merupakan salah satu alat model pengukuran yang digunakan untuk mengembangkan SDM dalam suatu organisasi atau perusahaan.

Melalui artikel ini, Insight Talenta akan sedikit membahas apa itu model matriks 9 box dan apa prinsip kerjanya.

Pengertian dan Tujuan Model 9 Box Matrix

Model 9 Box Matrix adalah konsep atau model yang digunakan dalam talent management untuk memberikan visualisasi yang dapat membantu HR dalam mengembangkan potensi karyawan.

Meski begitu 9 Box Matrix bukan lahir dari ilmu talent management, namun bisnis secara keseluruhan yang ditemukan oleh perusahaan General Electronic yang saat ini dikenal dengan GE Matrix.

Dalam ruang lingkup talent management, 9 Box Matrix memiliki dua faktor matriks yaitu potensi (potential) dan juga kinerja (performance).

Dimana matriks potensi berada pada sumbu vertikal dan matriks kinerja pada sumbu horizontal. Semakin ke atas indikator potensi dan kinerja maka nilainya semakin baik.

Penggunaan prinsip dari model ini juga cukup sederhana. Di mana HR akan mengelompokkan masing-masing SDM ke dalam 9 kotak yang disusun berdasarkan kedua matriks tersebut.

Untuk lebih jelasnya, berikut visualisasi dari model 9 box matrix.

9 box matrix

Tujuan dibuatnya analisis model ini dapat membantu HR dalam melakukan pemetaan untuk menentukan arah strategi dalam pengembangan karyawan.

Anda bisa mendapatkan gambaran secara sederhana ketika akan melakukan evaluasi atas kinerja karyawan.

Misalnya, Anda memiliki karyawan yang berpotensi namun dari segi kinerja buruk tentu penanganannya akan berbeda dengan karyawan yang tidak memiliki potensi namun gigih dalam bekerja.

Oleh karena itu, pengukuran atau asesmen dengan model ini tidak bisa bekerja sendiri namun membutuhkan keterlibatan banyak pihak termasuk manajer divisi dan karyawan yang bersangkutan.

Tahapan dalam Menggunakan Model 9 Box Matrix

Untuk memaksimalkan penggunaan model visual 9 box matrix, ada beberapa tahapan yang perlu Anda lalui di antaranya sebagai berikut.

1. Tentukan Pihak yang Terlibat dalam Penilaian

Perlu diakui penggunaan model 9 box matrix ini sifatnya sangat subjektif sehingga akan memunculkan ketimpangan yang dipengaruhi pengalaman kerja, kedekatan, atau emosi.

Untuk itu dalam menggunakan model ini, HR tidak bisa bekerja sendiri dan harus menentukan siapa saja pihak yang terlibat dalam penggunaan matriks ini.

Misal, Anda bisa mendatangkan konsultan HR, para anggota C-suite, pimpinan divisi, hingga karyawan yang akan dinilai.

Melibatkan banyak pihak seperti ini dilakukan agar proses asesmen tidak bias dan memperkaya  informasi sebagai bahan asesmen.

2. Samakan Persepsi

Setelah melibatkan banyak pihak, selanjutnya adalah menyamakan persepsi terhadap penggunaan 9 Box Matrix.

Anda perlu mengemukakan permasalahan, perkembangan, dan tujuan digunakannya matriks tersebut.

Persepsi yang dimaksud juga termasuk pihak apa yang akan dinilai. Misal divisi apa, tingkat pekerjaan apa, atau cabang perusahaan yang mana.

Hal tersebut dilakukan untuk mencegah adanya bias dan penilaian yang sangat subjektif sehingga memengaruhi hasil asesmen.

3. Menentukan Tolak Ukur Matriks

 Seperti yang sudah dijelaskan bahwa 9 box matrix memiliki dua matriks utama yaitu potensi dan kinerja.

Jika Anda melihat gambar sebelumnya, terdapat tiga tingkatan indikator pada masing-masing matriks yaitu low (rendah), fair (menengah), dan high (tinggi).

Misalnya, untuk indikator matriks kinerja maka penjelasannya pada tiap indikator bisa sebagai berikut:

  • Low performance: Berarti berisi karyawan yang tidak mampu memenuhi target kerja
  • Fair performance: Berarti berisi karyawan yang kinerjanya memenuhi target kerja atau target kerjanya sering berubah-ubah.
  • High performance: Berisi karyawan yang mampu melampaui target kerja.

Dalam menganalisis indikator performance atau kinerja itu sangat bergantung pada perusahaan Anda.

Apakah perusahaan Anda memiliki job desc dan target kerja yang jelas atau tidak. Jika Iya, maka akan mempermudah Anda dalam menentukan tolak ukur matriks ini.

Bagaimana dengan matriks potensi?

Sama halnya dengan indikator kinerja dimana pada titik low potential maka karyawan kurang atau bahkan tidak memiliki motivasi dan kemampuan kerja.

Sedangkan fair potential berisi kelompok karyawan yang sebenarnya memiliki potensi besar namun tidak terakomodasi dengan baik.

Lalu high potential berisi karyawan yang mencurahkan segala tenaga dan isi hatinya untuk perusahaan.

Penilaian potensi ini juga bisa berasal dari tingkat engagement. Karena tingkat engagement berpengaruh pada tingkat motivasi kerja karyawan.

Proses Penilaian dan Perencanaan Strategi

Dalam talent management, setelah menentukan tolak ukur, saatnya Anda melakukan penilaian. Proses ini sebenarnya sangat bergantung dengan persepsi yang dibangun melalui penilaian 9 box matrix.

Namun sebagai gambaran, Kami menggunakan penilaian yang dikemukakan oleh Erik van Vulpen salah satu praktisi HR sekaligus pendiri AIHR (Academy to Innovate HR).

Menurutnya, penilaian setiap boks dapat disimpulkan sebagai berikut.

Berikut penjelasan dari tiap-tiap matriks box.

9 box matrix

1. Bad Hire

Karyawan memiliki potensi dan kinerja yang buruk. Penyebabnya beragam, bisa jadi karena Anda salah rekrut, persoalan personal dengan rekan kerja, atau penempatan kerja yang salah.

Cara untuk menyusun strategi ini adalah Anda bisa berbicara secara one-on-one apa yang menjadi masalah pada karyawan tersebut. 

Jika memang karena tidak sesuai dengan pekerjaan, Anda bisa memindahkannya ke divisi lain atau memberikan wadah komunikasi antara karyawan tersebut dengan anggota divisi lain.

Jika strategi tersebut tidak berhasil, Anda bisa memecatnya atau membiarkannya dalam masa percobaan yang dilakukan selama 3 bulan.

2. Up or Out

Up or Out terbagi menjadi dua yaitu dilemma dan grinder. Pada kelompok dilemma, karyawan memiliki potensi pada tingkat sedang namun memiliki kinerja yang buruk.

Pada kelompok ini, Anda dapat menyimpulkan bahwa kesalahan bukan hanya pada karyawan namun pada saat proses rekrutmen.

Misalnya, Anda tidak memberikan ekspektasi kerja atau onboarding sehingga karyawan tidak tahu apa yang mereka akan kerjakan.

Pada kasus ini, Anda bisa melakukan pendekatan melalui one-on-one session atau program mentoring.

Berbeda dengan kelompok grinder, mereka memiliki potensi yang rendah namun performanya biasa-biasa saja. 

Kasusnya sama, karyawan cenderung tidak memiliki ekspektasi terhadap pekerjaannya. Entah kurang memahami produk atau cara kerja perusahaan.

Namun yang berbeda dengan kelompok dilemma, para grinders ini masih mau bekerja keras untuk perusahaan. Sehingga Anda bisa berfokus pada potensinya. 

Misal, Anda bisa mengikutsertakan karyawan pada pelatihan-pelatihan kerja.

3. Dysfunctional Genius dan Workhorse

Kelompok ini memiliki kinerja yang buruk namun memiliki potensi yang bagus. Faktor yang memengaruhi biasanya adalah faktor eksternal yaitu perusahaan.

Kemungkinan seperti salah penempatan, kurangnya pengalaman kerja, atau benefit yang Anda tawarkan tidak sejalan dengan potensi Mereka.

Sedangkan workhorse sebaliknya, Mereka memiliki kinerja baik namun potensi yang buruk. Karyawan ini cenderung memiliki persentase terbanyak di perusahaan Anda dan ini sangat umum terjadi.

Keduanya memiliki kunci utama yaitu melakukan retensi. Strategi bagaimana Anda bisa mempertahankan kinerja dan potensi mereka serta berusaha untuk mempertahankan mereka tetap bekerja di perusahaan Anda.

Misalnya memberikan benefit yang lebih baik, kenaikan gaji, meningkatkan komunikasi dan engagement, serta meningkatkan nilai budaya kerja.

Namun perlu diingat, kelompok ini bukanlah tipikal karyawan yang bisa bekerja pada pekerjaan yang memiliki tanggung jawab lebih atau memberikan reward berlebih.

Jika Anda terapkan solusi tersebut maka hanya akan memperburuk matriks pada kelompok ini.

4. Stars and Future Stars (High Potential and Performers, Core Players)

Kelompok ini merupakan kelompok karyawan yang memiliki matriks di atas rata-rata. 

Action plan bagi kelompok karyawan ini adalah dengan meningkatkan potensi dan kinerja mereka melalui tanggung jawab dan reward yang lebih baik.

Anda sebagai HR juga diharuskan untuk memantau setiap perkembangan Mereka dan melakukan komunikasi secara terbuka terkait kinerja mereka.

Meski begitu, upaya retensi juga harus tetap bisa dilakukan kepada kelompok karyawan ini.

Kelebihan dan Kekurangan 9 Box Matrix

9 Box Matrix dalam prakteknya juga memiliki kelebihan dan kekurangan yaitu:

  • Kelebihan: mudah digunakan karena penggambaran kelompok yang mudah dipahami.
  • Kelebihan: Memungkinkan terbangunnya komunikasi organisasi yang lebih baik karena melibatkan banyak komponen organisasi serta faktor penentu yang lebih komprehensif.
  • Kelebihan: Mengurangi adanya bias atau pendapat yang sangat subjektif.
  • Kelebihan: Penilaian berpusat pada karyawan. Sehingga hasil dari penilaian akan memberikan manfaat bagi karyawan itu sendiri.
  • Kekurangan: Matriks bekerja sesuai dengan budaya dan tingkat kesehatan organisasi. Semakin tidak sehat organisasi, maka hasil yang didapat akan semakin tidak akurat.
  • Kekurangan: Pada bentuk organisasi yang lebih kecil, hasil penilaian akan sangat tidak akurat.
  • Kekurangan: Karena melibatkan banyak pihak, proses bisa saja memakan waktu.

Kesalahpahaman dalam Penilaian 9 Box Matrix

Hal yang sering disalahpahami oleh HR terkait penilaian 9 Box Matrix ini adalah proporsi dan keputusan pecat-memecat.

Pertama, 9 Box Matrix bukan hanya berbicara bagaimana Anda bisa menghilangkan atau menambahkan kelompok matriks tertentu.

Ada yang beranggapan bahwa dengan banyaknya kelompok top performer, maka perusahaan akan semakin baik.

Menurut Martin Sutherland, Direktur global PeopleTree Group ada batasan persentase pada kelompok kerja yang memiliki potensi dan penilaian tinggi.

Misal, pada perusahaan yang memiliki pertumbuhan negatif atau pada kelas menengah persentase kelompok karyawan stars and future stars (high performer and potential) hanya boleh berkisar 5 hingga 10%.

Jika lebih dari itu, para karyawan yang berada di posisi itu tidak memiliki tempat untuk mengembangkan dirinya yang menyebabkan Mereka keluar dari perusahaan Anda.

Dari segi biaya, semakin banyak karyawan di kelompok ini, maka semakin besar pula biaya yang Anda keluarkan untuk gaji atau reward.

Anda tidak perlu menambah karyawan top performer and potential namun bisa melakukan beberapa hal misalnya meningkatkan kualitas lingkungan dan budaya kerja atau menggunakan teknologi otomatisasi.

Berbicara menggunakan teknologi, Anda bisa menggunakan software HRIS Talenta untuk meningkatkan tata kelola HR serta mengatur manajemen performa perusahaan Anda.

Talenta memiliki fitur Performance Management yang punya beberapa manfaat. Lewat fitur ini, Anda dapat dengan mudah mengelola performa karyawan, mulai dari pendistribusian tugas, manajemen KPI, hingga penilaian kinerja karyawan yang komprehensif dalam satu aplikasi.

Tertarik melihat lebih lanjut fitur-fitur Talenta? Coba gratis demonya dengan mendaftarkan perusahaan Anda pada form berikut ini. Anda juga bisa konsultasikan permasalahan HR Anda pada tim kami.


PUBLISHED29 Sep 2021
Jordhi Farhansyah
Jordhi Farhansyah


Kelola payroll & administrasi HR jadi lebih mudah, siap kembangkan bisnis lebih cepat

Jadwalkan Demo

Jadwalkan Demo

Jadwalkan demo & konsultasi langsung dengan Talenta

Jadwalkan Demo
Coba Demo Interaktif

Coba Demo Interaktif

Eksplorasi fitur Talenta untuk kebutuhan payroll & administrasi HR

Coba Sekarang