7 Bentuk Employee Self Service dalam HRIS

7 Bentuk Employee Self Service dalam HRIS

Perkembangan teknologi saat ini memberikan banyak manfaat yang merata pada setiap aspek bisnis, tidak terkecuali pada pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) sebuah perusahaan yang salah satu contohnya adalah Employee Self Service (ESS) dalam HRIS.

Apa Yang Dimaksud dengan Employee Self Service (ESS)?

Employee Self-Service (ESS), Pengertian dan Peran dalam HR

Mungkin Anda masih asing dengan istilah Employee Self Service (ESS) ini, hal ini karena memang belum banyak perusahaan yang menerapkan sistem ini dalam pengelolaan SDM-nya.

Lalu apa sebenarnya yang dimaksud dengan Employee Self Service atau biasa juga disingkat dengan ESS itu? Seperti namanya, ESS dapat dikatakan sebagai sebuah teknologi yang memungkinkan karyawan memproses fungsi HR yang terkait dengan pekerjaan secara mandiri.

Mulai dari pengajuan penggantian waktu kerja atau shifting, melakukan pembaruan pada data pribadi karyawan hingga mengakses benefit karyawan bisa dilakukan secara mandiri oleh karyawan dengan sistem ESS ini.

Note: Ketahui penjelasan ESS lebih lengkap di artikel Talenta berikut ini Employee Self-Service (ESS), Pengertian dan Peran dalam HR

Apa Saja Keuntungan dari Employee Self Service (ESS)?

Baik bagi karyawan maupun perusahaan, ESS memiliki berbagai keuntungan. Keuntungan yang bisa didapatkan perusahaan dengan menerapkan sistem ESS antara lain:

  • Data karyawan lebih valid dan akurat
  • Meningkatkan efisiensi kerja karena memangkas proses administrasi pada pengelolaan data karyawan
  • Keamanan data lebih terjamin

Sedangkan di sisi lain, keuntungan penerapan sistem ESS bagi karyawan adalah:

  • Mengefektifkan proses pengajuan yang terkait dengan pekerjaan seperti pengajuan cuti
  • Mudah mendapatkan informasi mengenai benefit perusahaan kapan saja dan dimana saja
  • Meningkatkan kepercayaan karyawan dan sense of belonging antar karyawan terhadap perusahaan.

Apa Saja Bentuk Employee Self Service (ESS) dalam HRIS?

Human Resource Information System (HRIS) adalah sebuah software yang memungkinkan tim HR menginput dan melacak data karyawan pada perusahaan yang dalam kata lain HRIS merupakan sumber informasi bagi tim HR sebuah perusahaan.

Terdapat 7 (tujuh) bentuk ESS dalam HRIS yaitu:

1. Personalisasi Data Karyawan

Bentuk Employee Self Service (ESS) dalam HRIS yang pertama adalah personalisasi data karyawan yang artinya sistem ESS memungkinkan tim HR dalam melakukan pengelolaan data karyawan secara lebih valid karena sudah terpersonalisasi secara otomatis melalui sistem ESS.

Dimana artinya karyawan dapat melakukan update terhadap data-data personal mereka hanya melalui aplikasi pada mobile phone mereka saja.

2. Absensi Online

Peran ESS bukan hanya terkait dengan pengelolaan data karyawan saja tetapi juga pada data kehadiran karyawan, dimana data kehadiran karyawan sendiri memegang peranan penting dalam proses payroll perusahaan. Dengan sistem ESS, absensi dapat dilakukan secara online dimana saja dan kapan saja sehingga data kehadiran yang didapatkan oleh HRIS lebih lengkap, transparan dan bisa tervalidasi dengan baik.

3. Pengajuan Cuti dan Lembur

Proses pengajuan cuti dan lembur yang dilakukan secara manual bisa memakan waktu yang tidak sebentar, akibatnya banyak proses pengajuan cuti dan lembur yang tidak ter-record dengan baik yang bisa mengakibatkan hilangnya data-data yang sangat dibutuhkan oleh tim HR dalam proses penggajian karyawan. 

Dengan sistem ESS pada HRIS, proses pengajuan cuti dan lembur akan lebih efektif karena proses ini dapat dilakukan langsung oleh karyawan yang bersangkutan sehingga meminimalisir adanya proses berulang yang sangat tidak efektif baik bagi tim HR maupun karyawan.

4. Reimbursement

Sistem ESS bisa memudahkan karyawan dalam melakukan reimbursement kapan saja dan dimana saja, hal ini merupakan keuntungan terutama bagi perusahaan yang menerapkan sistem kerja fleksibel sehingga karyawan tidak perlu datang ke kantor dan melakukan pengajuan reimbursement secara manual lagi.

Note: Anda bergerak di sektor manufaktur? Ketahui juga bagaimana Penerapan Fitur Employe Self Service (ESS) untuk Industri Manufaktur 

5. Slip Gaji Online

Kemudahan lainnya bila HRIS menerapkan sistem ESS adalah dalam hal slip gaji yang bisa didistribusikan secara online. Bila sebelumnya slip gaji diberikan dalam bentuk digital seperti excel atau bahkan manual berbentuk print out dokumen, dengan sistem ESS ini slip gaji online dapat dikirimkan secara otomatis kepada karyawan setiap periodenya.

6. Employee Benefit

Informasi mengenai benefit yang diberikan perusahaan kepada karyawan kadang tidak terdistribusikan dengan baik sehingga benefit atau keuntungan tersebut tidak dapat dimanfaatkan dengan baik oleh karyawan.

Dengan sistem ESS pada HRIS, informasi terkait dengan benefit karyawan dapat dengan mudah diakses oleh karyawan tanpa harus melihat kontrak kerja misalnya maupun bertanya langsung kepada tim HR.

7. Komunikasi dan Kebijakan Perusahaan

Bukan hanya informasi mengenai employee benefit namun informasi terkait dengan komunikasi dan kebijakan perusahaan juga dapat diakses karyawan dengan lebih mudah melalui sistem ESS pada HRIS ini.

Talenta merupakan salah satu software HR yang sudah menerapkan sistem ESS sebagai salah satu solusi dari HRIS perusahaan. Talenta adalah software HRIS dan payroll yang dapat mempermudah Anda dalam mengelola karyawan dengan fitur ESS pada HRIS.


PUBLISHED22 Jul 2020
Sely
Sely