Insight Talenta

7 Bentuk Employee Self Service dalam HRIS

HRIS Employee Self Service ( ESS ) memungkinkan karyawan mengajukan cuti dan lembur secara mandiri sehingga mengefektifkan pekerjaan tim HR.

Lalu seperti apa sebenarnya bentuk Employee Self Service dalam HRIS yang sudah ada sekarang ini? Berikut ini Insight Talenta akan membahasnya.

Perkembangan teknologi saat ini memberikan banyak manfaat yang merata pada setiap aspek bisnis.

Tidak terkecuali pada pengelolaan Sumber Daya Manusia ( SDM ) sebuah perusahaan yang salah satu contohnya adalah Employee Self Service (ESS) dalam HRIS.

Apa Yang Dimaksud dengan HRIS Employee Self Service ( ESS )?

Employee Self-Service (ESS), Pengertian dan Peran dalam HR

Mungkin Anda masih asing dengan istilah Employee Self Service ( ESS ) ini, hal ini karena memang belum banyak perusahaan yang menerapkan sistem ini dalam pengelolaan SDM nya.

Lalu apa sebenarnya yang dimaksud dengan Employee Self Service atau biasa juga disingkat dengan ESS itu?

Seperti namanya, ESS dapat dikatakan sebagai sebuah teknologi yang memungkinkan karyawan memproses fungsi HR yang terkait dengan pekerjaan secara mandiri.

Mulai dari pengajuan penggantian waktu kerja atau shifting, melakukan pembaruan pada data pribadi karyawan hingga mengakses benefit karyawan bisa dilakukan secara mandiri oleh karyawan dengan sistem ESS ini.

Baca juga: Employee Self-Service (ESS), Pengertian dan Peran dalam HR

Apa Saja Keuntungan dari Employee Self Service ( ESS ) Pada HRIS?

Apa Saja Keuntungan dari Employee Self Service ( ESS ) Pada HRIS?

Baik bagi karyawan maupun perusahaan, ESS memiliki berbagai keuntungan.

Keuntungan yang bisa didapatkan perusahaan dengan menerapkan sistem ESS antara lain:

  • Data karyawan lebih valid dan akurat.
  • Meningkatkan efisiensi kerja karena memangkas proses administrasi pada pengelolaan data karyawan.
  • Keamanan data lebih terjamin.

Sedangkan di sisi lain, keuntungan penerapan sistem HRIS ESS bagi karyawan dan HR adalah:

  • Mengefektifkan proses pengajuan yang terkait dengan pekerjaan seperti pengajuan cuti.
  • Mudah mendapatkan informasi mengenai benefit perusahaan kapan saja dan dimana saja.
  • Meningkatkan kepercayaan karyawan dan sense of belonging antar karyawan terhadap perusahaan.

Baca Juga : Keuntungan Menggunakan Aplikasi Software Attendance Management

Apa Saja Bentuk Employee Self Service ( ESS ) dalam HRIS?

Human Resource Information System ( HRIS ) adalah sebuah software yang memungkinkan tim HR menginput dan melacak data karyawan pada perusahaan.

Yang dalam kata lain data pada software HRIS merupakan sumber informasi bagi tim HR sebuah perusahaan.

Terdapat 7 (tujuh) bentuk ESS dalam HRIS yaitu:

1. Personalisasi Data Karyawan

Bentuk Employee Self Service ( ESS ) dalam HRIS yang pertama adalah personalisasi data karyawan.

Artinya sistem ESS memungkinkan tim HR dalam melakukan pengelolaan data karyawan secara lebih valid karena sudah terpersonalisasi secara otomatis melalui sistem ESS.

Dimana artinya karyawan dapat melakukan update terhadap data-data personal mereka hanya melalui aplikasi pada mobile phone mereka saja.

2. Absensi Online

Peran ESS bukan hanya terkait dengan pengelolaan data karyawan saja tetapi juga pada data kehadiran karyawan.

Dimana data kehadiran karyawan sendiri memegang peranan penting dalam proses payroll perusahaan.

Dengan sistem ESS seperti Mekari Talenta, cara absen online melaui android atu web lebih mudah dilakukan kapan saja dan di mana saja. absensi dapat dilakukan secara online dengan android mobile dan sistem web dimana saja dan kapan saja.

Sehingga data absensi kehadiran yang didapatkan oleh HRIS ess lebih lengkap, transparan dan bisa tervalidasi dengan baik.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

3. Pengajuan Cuti dan Lembur

Proses pengajuan cuti dan lembur yang dilakukan secara manual bisa memakan waktu yang tidak sebentar.

Akibatnya banyak proses pengajuan cuti dan lembur yang tidak ter-record dengan baik.

Hal ini bisa mengakibatkan hilangnya data-data yang sangat dibutuhkan oleh tim HR dalam proses penggajian karyawan.

Dengan sistem Employee Self Service pada HRIS, proses pengajuan cuti dan lembur akan lebih efektif.

Karena proses ini dapat dilakukan langsung oleh karyawan yang bersangkutan.

Sehingga meminimalisir adanya proses berulang yang sangat tidak efektif baik bagi tim HR maupun karyawan.

4. Reimbursement

Sistem Employee Self Service pada HRIS bisa memudahkan karyawan dalam melakukan reimbursement kapan saja dan di mana saja.

Hal ini merupakan keuntungan terutama bagi perusahaan yang menerapkan sistem kerja fleksibel.

Sehingga karyawan tidak perlu datang ke kantor dan melakukan pengajuan reimbursement secara manual lagi.

Baca juga: Penerapan Fitur Employe Self Service (ESS) untuk Industri Manufaktur

5. Slip Gaji Online

Kemudahan lainnya bila HRIS menerapkan sistem Emoloyee Self Service ( ESS ) adalah dalam hal slip gaji yang bisa didistribusikan secara online.

Bila sebelumnya slip gaji diberikan dalam bentuk digital seperti excel atau bahkan manual berbentuk print out dokumen.

Dengan sistem ESS ini slip gaji online dapat dikirimkan secara otomatis kepada karyawan setiap periodenya.

6. Employee Benefit

Informasi mengenai benefit yang diberikan perusahaan kepada karyawan kadang tidak terdistribusikan dengan baik.

Sehingga benefit atau keuntungan tersebut tidak dapat dimanfaatkan dengan baik oleh karyawan.

Dengan sistem Employee Self Service pada HRIS, informasi terkait dengan benefit karyawan dapat dengan mudah diakses oleh karyawan termasuk proses penggajian yang dilakukan oleh perusahaan untuk gaji karyawan menggunakan software slip gaji.

Tanpa harus melihat kontrak kerja misalnya maupun bertanya langsung kepada tim HR.

7. Komunikasi dan Kebijakan Perusahaan

Bukan hanya informasi mengenai employee benefit namun informasi terkait dengan komunikasi dan kebijakan perusahaan juga dapat diakses karyawan dengan lebih mudah melalui sistem Employee Self Service pada HRIS ini.

Talenta merupakan salah satu software HR yang sudah menerapkan sistem ESS atau Employee Self Service sebagai salah satu solusi dari HRIS perusahaan.

Talenta adalah software HRIS dan payroll yang dapat mempermudah Anda dalam mengelola karyawan dengan fitur ESS atau Employee Self Service pada HRIS.

Tertarik untuk menggunakannya? Anda bisa isi formulir ini untuk jadwalkan demo Talenta dengan sales kami.

Atau anda juga bisa coba gratis Talenta sekarang juga dengan klik di sini.

Coba Gratis Talenta Sekarang!


PUBLISHED22 Jul 2022
Sely
Sely