Cara Membuat Absen Karyawan dengan Excel Otomatis

Bagaimana cara membuat absen karyawan di excel otomatis, dan juga aplikasi absen alternatif yang bisa diakses secara online? Temukan jawabannya di Insight Talenta.

Bagi Anda yang baru mulai membuka usaha, absensi karyawan adalah hal penting yang harus dipersiapkan dan salah satu yang paling mudah dan umum dilakukan adalah dengan cara membuat absen Excel.

Membuat absen karyawan dengan Excel umum dilakukan oleh banyak pebisnis pemula karena dianggap lebih mudah dibanding kan dengan cara membuat absen online.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Bahkan beberapa perusahaan besar pun masih banyak yang menggunakan Excel terlebih bagi perusahaan yang memiliki karyawan lapangan.

Lantas, bagaimana cara membuat absen karyawan dengan Excel secara otomatis? Berikut penjelasannya.

Cara Membuat Absen Karyawan dengan Excel secara Otomatis 

Cara membuat absen karyawan di Excel sejatinya cukup mudah. Anda hanya menggunakan rumus COUNTIF dan perintah Conditional Formatting.

Rumus COUNTIF digunakan untuk menghitung jumlah tiap-tiap keterangan absensi sedangkan Conditional Formatting untuk menandakan keterangan absensi yang berbeda.

Lalu, bagaimana caranya? Simak langkah-langkah berikut ini.

1. Buka Excel atau Google Spreadsheet dan buat tabel absensi seperti contoh pada gambar.

Tandai warna merah pada sel yang memuat tanggal libur. Anda bisa melihat kalender kerja Anda.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Dalam contoh ini, karena mengambil bulan Agustus, maka pada tanggal 17, ditandai warna merah karena hari libur nasional.

cara membuat absen

Perlu dicatat, absensi ini berlaku untuk satu bulan periode. Anda tinggal copy-paste format yang sama untuk periode bulan-bulan berikutnya di sheet yang baru.

2. Langkah selanjutnya dalam cara membuat absen karyawan di excel otomatis adalah dengan menandai hari kerja.

Sebagai contoh saja, Anda bisa menandainya dengan huruf H untuk mewakili kehadiran di hari kerja dan jangan mengisinya di hari libur yang ditandai dengan warna merah.

3. Kemudian, Anda isi sel total hari yang berada di sisi paling kanan. Karena ada 6 hari tanggal merah. Maka total hari kerja di bulan Agustus adalah 31 – 6 = 25 hari.

cara membuat absen

4. Langkah selanjutnya dalam cara membuat absen karyawan di excel otomatis yang juga bisa diakses secara online adalah menandai, keterangan absensi. yaitu H untuk Hadir, C untuk Cuti, S untuk Sakit, I untuk Izin, dan A untuk absen atau tidak hadir tanpa izin.

Cara menandainya adalah, blok sel yang memuat keterangan absensi yaitu jika melihat pada gambar maka sel tersebut adalah dimulai dari D6 hingga AH10.

Setelah itu, klik Conditional Formatting, pilih Highlight Cells Rules, kemudian pilih Equal to.

cara membuat absen di excel

5. Nanti akan muncul kotak dialog seperti gambar di bawah ini. Pada kolom sebelah kiri, Anda bisa mengisi keterangan huruf yang mewakili keterangan absensi.

Misal C untuk cuti maka Anda bisa mengisi kolom sebelah kanan dengan huruf C. kemudian kolom sebelah kiri, Anda pilih Custom Format.

Sebenarnya Anda bisa memilih pilihan-pilihan yang lain yang sudah tersedia di kolom tersebut.

Hanya saja, karena keterangannya banyak. Maka perlu tanda warna yang beragam agar tidak membingungkan.

Sebagai catatan, Anda tidak perlu memberikan tanda pada huruf H. Biarkan saja berwarna putih atau default.

Cukup mudah bukan cara membuat absen karyawan di excel otomatis yang bisa Anda baca secara online disini? Mari lanjutkan pembahasannya.

6. Selanjutnya akan muncul kotak dialog Format Cells. Sebenarnya langkah ini bebas saja. Entah Anda ingin menandai warna huruf atau warna sel.

Namun, untuk mempermudah penandaan, lebih baik keterangan absensi menggunakan warna sel yaitu pada bar fill.

Dalam contoh, Kami menggunakan warna kuning untuk cuti (C), warna biru untuk sakit (S), warna hijau untuk izin (I), dan warna abu-abu untuk absen tanpa izin (A).

cara membuat absen online

Pada kotak dialog ini, Anda pilih warna untuk setiap keterangan kemudian klik OK. Lakukan hal yang sama dengan keterangan-keterangan lainnya.

Pada realitanya nanti. Sebenarnya Anda tidak perlu mengisi semua dengan tanda H yang telah dijelaskan sebelumnya.

Tapi yang jelas cara tersebut hanya untuk mempermudah penjelasan tentang penggunaan Conditional formatting di Excel ketika absen karyawan dimulai.

Misal, Karyawan A pada tanggal 1 hadir, maka ditandai dengan huruf H atau jika tidak hadir karena izin ditandai huruf I dan seterusnya.

Nantinya, penggunaan conditional formatting ini akan memberikan tanda secara otomatis apabila keterangan absensi adalah selain Hadir (H) yaitu Izin (I), Sakit (S), Cuti (C), atau absen (A).

Dengan begitu, Anda tidak perlu lagi menandainya secara manual. Contohnya adalah seperti gambar di bawah ini.

cara membuat absen

Lalu setelah Anda belajar cara membuat absen karyawan di excel otomatis, Anda juga bisa belajar cara membuat rekapannya secara online seperti dibawah ini.

Baca Juga : Contoh Cara Buat dan Download Slip Gaji Excel Gratis

Cara Membuat Rekap Absen Karyawan dengan Excel

Singkatnya di akhir bulan, Anda ingin merekap absensi karyawan dan ingin mengetahui jumlah kehadiran.

Caranya adalah menggunakan rumus COUNTIF. Dengan rumus COUNTIF Anda bisa menghitung jumlah kondisi absensi secara otomatis.

Adapun rumusnya adalah =COUNTIF(“range sel data yang ingin dihitung”;”Keterangan absensi pada data”)

Untuk lebih jelasnya, simak penjelasan dan gambar berikut ini:

Pertama, Untuk keterangan absensi “Hadir (H)”, maka masukkan rumus  =COUNTIF(D6:AH6;”H”) pada sel AI6 (lihat gambar). D6 hingga AH6 merupakan range data absensi Aldi.

Selanjutnya, lakukan hal yang sama pada sel-sel di sampingnya untuk keterangan Cuti (C), Sakit (S), Izin (I), dan absen tanpa izin (A) yaitu dengan mengganti keterangan H pada rumus sebelumnya dengan huruf keterangan lainnya.

Misal, data cuti aldi maka rumusnya =COUNTIF(D6:AH6;”C”)., data sakit maka =COUNTIF(D6:AH6;”S” dan seterusnya.

Setelah semua keterangan terisi, Anda bisa drag down atau tarik ke bawah data pada setia[ sel keterangan absensi untuk mengisi data secara otomatis.

Maka secara otomatis, keterangan absensi akan terisi seperti pada gambar berikut.

cara membuat absen

Langkah selanjutnya, adalah mencari persentase kehadiran. Namun sebelum itu Anda perlu merubah format sel pada persentase kehadiran menjadi percentage.

Jika sudah, Anda tinggal memasukkan rumus secara manual pada sel atau kolom keterangan persentase kehadiran yaitu = jumlah hadir / jumlah hari * 100%

Berarti jika merujuk pada contoh gambar, maka untuk mencari persentase kehadiran Aldi rumusnya adalah: =AI6/AO6*100%

Maka akan didapat hasil rekap persentase absensi karyawan seperti gambar di bawah ini:

cara membuat absen

Jika bisa, berarti Anda telah berhasil membuat format absen karyawan dengan Excel.

Agar cara ini lebih mudah dipahami. Anda bisa mengunduh file latihan Excel cara membuat absen karyawan di excel otomatis dan rekapannya secara online melalui tautan berikut ini.

Baca Juga : Gratis atau Tidak, Aplikasi Slip Gaji Online Wajib Miliki Ini

Tingkatkan Kinerja Kelola Absensi Karyawan Menggunakan Aplikasi

Membuat absen karyawan dengan cara Excel sebenarnya adalah hal yang lumrah bahkan masih digunakan oleh beberapa perusahaan.

Meski begitu, absensi menggunakan Excel cukup berisiko apalagi jika perusahaan Anda semakin berkembang.

Pertama, data akan dengan mudah dimanipulasi. Hal ini karena siapa saja bisa mengakses file Excel tersebut. Kedua, apabila terjadi kendala teknis atau bencana, file absensi akan memiliki risiko hilang atau rusak.

Ketiga, absensi tidak real-time sehingga sangat mungkin terjadi adanya potensi kecurangan absensi. Bisa saja karyawan hari ini tidak masuk, namun besok mengaku masuk.

Jika absensi secara real-time, maka perekaman data dilakukan pada saat karyawan tersebut absen. Sehingga sekalipun data tersebut disalahgunakan, maka akan ketahuan.

Terakhir, mengelola absen dengan Excel juga memakan waktu lebih karena data pada Excel biasanya hanya memuat satu jenis data saja.

Sehingga Anda perlu mencocokkan secara manual dengan data lainnya apabila data pada absensi ingin digunakkan dalam perhitungan gaji.

Dengan kata lain, meskipun data pada Excel dapat dihitung secara otomatis, peran Anda sebagai pengguna juga berpengaruh sehingga mungkin saja terjadi error atau salah hitung.

Untuk itu, terlebih di era digital atau internet of things ini, Anda tidak bisa hanya mengandalkan data pada Excel saja tapi teknologi yang lebih komprehensif seperti aplikasi absensi.

Baca Juga : Membuat Jadwal Kerja Shift Dengan Excel dan Contohnya

Keunggulan Aplikasi Absensi Seperti Talenta dibanding Absen Karyawan Excel

Keunggulan Aplikasi Absensi Seperti Talenta dibanding Absen Karyawan Excel

Ada beberapa keunggulan pada aplikasi absensi online seperti Talenta yang tidak ada pada absensi karyawan melalui file Excel, di antaranya sebagai berikut:

  • Aplikasi absensi merekam data absensi secara real-time. Itu artinya perekaman data dilakukan pada saat karyawan absen.
  • Aplikasi absensi memungkinkan Anda menerapkan pola kerja fleksibel atau pola kerja dari rumah (Work From Home).
  • Data yang disimpan terenkripsi dan tersimpan pada penyimpanan cloud. Sehingga apabila terjadi kendala teknis atau bencana, data absensi tetap aman tersimpan.
  • Aplikasi absensi biasanya juga memiliki fitur yang komprehensif. Misal, GPS, selfie, note, pengajuan shift kerja, atau bahkan pemberitahuan cuti.
  • Bagi perusahaan, aplikasi absensi karyawan juga bisa memberikan gambaran rekap data absensi secara komprehensif. Misal persentase kehadiran hingga ketaatan jam masuk kerja karyawan.

Semua fitur tersebut bisa Anda dapatkan melalui aplikasi absensi Talenta. Selain memiliki fitur absensi, Talenta juga memiliki fitur payroll.

Dimana Anda bisa menghitung gaji karyawan secara otomatis dengan komponen-komponennya.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Tertarik dengan Talenta? Konsultasikan kepada Kami dan ajukan demo gratis dengan klik tombol diatas atau melalui formulir berikut ini.

Nah, diatas adalah penjelasan tentang bagaimana cara membuat absen karyawan dengan excel otomatis, juga aplikasi absen alternatif Talenta bisa diakses secara online


PUBLISHED25 Aug 2021
Jordhi Farhansyah
Jordhi Farhansyah


Kelola payroll & administrasi HR jadi lebih mudah, siap kembangkan bisnis lebih cepat

Jadwalkan Demo

Jadwalkan Demo

Jadwalkan demo & konsultasi langsung dengan Talenta

Jadwalkan Demo
Coba Demo Interaktif

Coba Demo Interaktif

Eksplorasi fitur Talenta untuk kebutuhan payroll & administrasi HR

Coba Sekarang
WhatsApp Hubungi sales