Berikut Metode Task Management yang Efektif Menggunakan Software

Task management adalah bukanlah hal baru di dunia bisnis bahkan sejatinya ada di tengah-tengah Anda, termasuk software yang bisa digunakan untuk permudah hal ini.

Kapan Anda harus mengepel lantai, mencuci baru, dan mengerjakan pekerjaan rumah lainnya adalah bagian dari task management.

Dalam bisnis khususnya bisnis kecil, mengoptimasi task management adalah hal wajib yang harus dilakukan agar goals yang telah ditentukan dapat dicapai tanpa ada gangguan tertentu.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Lalu apa maksudnya mengoptimasi task management dan kenapa itu penting? Mari simak artikel berikut ini, ya!

Apa Itu Task Management?

Secara garis besar task management adalah aktivitas atau proses identifikasi, merencanakan, visualisasi, memonitor, dan mengevaluasi sebuah pekerjaan dalam satu periode waktu.

Biasanya dalam melakukan aktivitas tersebut, pertama-tama Anda akan melakukan identifikasi pekerjaan mana yang sifatnya penting dan segera.

Setelah melakukan identifikasi prioritas, langkah selanjutnya adalah merencanakan pekerjaan tersebut apakah akan dikerjakan sendiri, didelegasikan, atau ditunda.

Setelah direncanakan, divisualisasi, dan dikerjakan. Setiap pekerjaan tersebut dimonitor sampai mana pekerjaan tersebut telah dikerjakan atau sejauh mana sih, progress dari pekerjaan itu.

Terakhir dalam proses task management, Anda harus mengevaluasi pekerjaan yang telah dilakukan.

Juga mengetahui apa saja yang menjadi kekurangan dan penghambatnya.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Task management juga biasanya digambarkan melalui metode Eisenhower ke dalam sebuah skema berikut ini.

Mendesak Tidak Mendesak
Penting Pekerjaan prioritas Lakukan Nanti
Tidak Penting Delegasikan tugas ke tim Hilangkan dari daftar task management

Dengan kata lain, fungsi dari task management adalah agar seorang pekerja bisa dengan mudah menyelesaikan pekerjaannya sehingga goals yang telah ditentukan dapat dicapai.

Dengan adanya task management juga dapat meningkatkan arus komunikasi antar karyawan dan mampu mengetahui hambatan yang membuat sebuah pekerjaan urung selesai.

Apa Saja Metode Task Management?

Mungkin yang Anda tahu saat ini metode task management hanyalah to-do-list. Namun itu adalah bentuk sederhana dan paling umum dari sebuah manajemen tugas.

Sejatinya, ada beberapa metode dasar pengelolaan atau manajemen tugas yang biasa diterapkan oleh banyak perusahaan. Di antaranya sebagai berikut.

To-Do-List

Metode manajemen tugas yang paling sederhana dan sangat umum dilakukan oleh banyak orang.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Cara menggunakan metode ini cukup sederhana. Anda tinggal membuat daftar pekerjaan pada sebuah platform entah itu di buku catatan atau gadget Anda.

Daftar tersebut diurutkan mulai dari tugas penting dan mendesak hingga tidak penting dan tidak mendesak.

Jika tugas pada daftar teratas telah selesai, Anda tinggal mencoret daftar tersebut dan mengerjakan daftar berikutnya.

Kelebihan dari metode ini adalah karena pembuatannya yang mudah dilakukan dan daftar pekerjaan yang mudah diidentifikasi.

Kekurangannya, karena sangat sederhana metode task management dianggap kurang efektif karena hanya mencatat dan mencoret daftar pekerjaan tanpa tahu progress-nya secara detail.

Kanban

task management

Kanban adalah metode yang telah banyak digunakan oleh industri manufaktur sejak tahun 1940-an yang dipelopori oleh perusahaan asal Jepang, Toyota.

Kanban sendiri diambil dari bahasa Jepang yang berarti papan tanda.

Biasanya Kanban dibuat dengan membuat kolom yang dibagi-bagi menjadi ideas, to-do, doing, reviewed dan done pada media tertentu.

Media yang dimaksud biasanya adalah cork board, papan tulis, atau kaca.

Nantinya, karyawan akan menuliskan tugas atau konsep tugas yang harus diselesaikan baik itu langsung ditulis pada media kanban, menggunakan kartu tugas atau sticky notes.

Contohnya, pada awal bulan Juni 2021 Anda ditugaskan untuk membuat laporan retensi karyawan yang harus diselesaikan pada tanggal 16 Juni 2021.

Apabila tugas tersebut sedang dikerjakan, maka “kartu tugas” membuat laporan retensi karyawan dipindahkan ke kolom doing.

Jika sudah selesai dan sedang diperiksa oleh direksi, kartu tugas tersebut dipindahkan ke kolom reviewed. Jika selesai maka dipindahkan ke kolom review, dan seterusnya.

Task management metode kanban hingga saat ini masih banyak digunakan oleh banyak perusahaan karena pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan lebih terukur dan transparan.

Baca Juga : Contoh Aplikasi HRIS Dengan Fitur Yang Bisa Gantikan Tugas HR Di Kantor

Get Things Done (GTD)

Get Things Done dipopulerkan oleh David Allen dimana Anda “dipaksa” untuk berpikir secara kompleks terhadap tugas yang akan dikerjakan.

Pada dasarnya Get-Things-Done adalah metode memaparkan sebuah pekerjaan menjadi workflow yang nantinya memudahkan pekerja untuk memetakan pekerjaan tersebut.

Inti dari Get-Things-Done adalah mengumpulkan semua ide pekerjaan (capture).

Kemudian ide-ide tersebut dijabarkan (clarify) secara jelas melalui-melalui keputusan. Misalnya, “Apakah pekerjaan tersebut bisa direalisasi?”, jika “ya” berapa lama? jika “tidak” berarti pekerjaan tersebut bisa disingkirkan atau didesain ulang agar terealisasi.

Setiap keputusan nanti kemudian dikelola (organize) misalnya, berapa banyak? Kapan akan mulai dikerjakan? Berapa lama pekerjaan tersebut diselesaikan?

Sehingga pada akhirnya terbentuklah sebuah workflow pekerjaan yang detail dan bisa di-review.

Jika workflow-nya dirasa sudah sesuai dan mampu mencapai goals yang ditentukan, setiap pos pekerjaan tersebut bisa dieksekusi (engage).

Eat The Frog

Banyak istilah yang mengatakan pekerjaan yang lebih mudah terlebih dahulu lalu mengerjakan yang tersulit.

Namun, berbeda dengan eat the frog.

Metode Eat the Frog adalah metode dimana Anda dituntut untuk mengerjakan tugas yang lebih menyulitkan terlebih dahulu dibanding tugas yang lebih mudah.

Eat the frog bertujuan untuk menghilangkan sifat menunda-nunda karena sering kali banyak pekerja yang menunda pekerjaannya karena merasa sulit.

Dasar task management melalui metode eat the frog biasanya menggunakan model Eisenhower yang telah dijelaskan tabelnya pada paragraf pembuka.

Jika diuraikan, metode eat the frog dapat diurutkan seperti ini:

  1. Lakukan pekerjaan yang harus Anda lakukan dan tidak ingin Anda lakukan.
  2. Lakukan pekerjaan yang harus Anda lakukan dan ingin Anda lakukan.
  3. Lakukan pekerjaan yang tidak harus Anda lakukan tapi ingin Anda lakukan.
  4. Lakukan pekerjaan yang tidak harus Anda lakukan tapi tidak ingin Anda lakukan.

Selain ketiga metode di atas, ada beberapa metode task management lain. Misalnya pareto principle yang mengedepankan efisiensi pekerjaan dengan rasio 80/20-nya.

Ada juga metode 123 dimana Anda menggunakan alfabet dan angka untuk memprioritaskan pekerjaan dan metode-metode lainnya.

Baca Juga : Pengisian Data Secara Otomatis dengan Fitur Self Service Onboarding

Tips Mengoptimasi Task Management pada Bisnis Anda

Dengan berbagai metode yang telah dibahas di atas, sebenarnya Anda sudah melakukan optimasi task management.

Namun perlu Anda ketahui, task management pada bisnis tidak berbicara tentang diri Anda sendiri. Namun juga tim.

Sehingga dari metode-metode tersebut tentu harus dioptimasi baik secara sistem maupun orang-orang yang berhubungan langsung dengan tugas yang dikerjakan.

Lantas bagaimana caranya? Berikut tips mengoptimasi task management bagi bisnis Anda.

1. Tentukan Tools yang Digunakan

Ada tiga jenis task management tools yang saat ini bisa digunakan yaitu:

  • Tools konvensional seperti cork board, papan tulis, kertas, kaca, dan sticky notes.
  • Tools elektronik. Contohnya Excel.

Pastikan tools yang Anda pilih mampu mengakomodasi tiap kebutuhan tim pada bisnis Anda.

Selain itu, tools yang digunakan mampu memberikan visualisasi atau gambaran tiap pekerjaan yang diberikan.

2. Pastikan Tools Dapat Diakses dengan Mudah

Seperti yang telah dikatakan sebelumnya, task management sejatinya berbicara pekerjaan secara tim. Sehingga setiap tugas mampu diakses oleh seluruh tim.

Misalnya ketika Anda mengerjakan suatu proyek dari atasan Anda, maka proyek tersebut dapat harus dilihat dan digunakan oleh stakeholder yang mengerjakan proyek tersebut terutama atasan Anda.

3, Mampu Memberikan Informasi yang Komprehensif

Terakhir, pastikan task management tools yang Anda gunakan mampu memberikan informasi secara komprehensif baik terkait pekerjaan maupun orang yang terlibat dalam pekerjaan tersebut.

Misalnya, apakah anggota tim Anda sedang absen karena sakit atau mengambil cuti dan sejauh mana tugas itu dikerjakan.

Beberapa task management software tools saat ini bahkan sudah terintegrasi Key Performance Indicator (KPI) management dan juga email perusahaan. Salah satunya adalah Talenta.

Talenta merupakan software HRIS yang memiliki fitur task management, benefit management, dan juga performance management.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Dengan Talenta, karyawan juga bisa mengetahui siapa karyawan yang sedang mengambil cuti karyawan.

Sehingga Anda bisa lebih mudah dalam mengatur pekerjaan tertentu dalam kondisi salah satu anggota tim Anda tidak hadir karena cuti.

Ketahui fitur Talenta lainnya melalui situs talenta.co dan dapatkan free demo sekarang juga.


PUBLISHED21 Jun 2021
Jordhi Farhansyah
Jordhi Farhansyah


Kelola payroll & administrasi HR jadi lebih mudah, siap kembangkan bisnis lebih cepat

Jadwalkan Demo

Jadwalkan Demo

Jadwalkan demo & konsultasi langsung dengan Talenta

Jadwalkan Demo
Coba Demo Interaktif

Coba Demo Interaktif

Eksplorasi fitur Talenta untuk kebutuhan payroll & administrasi HR

Coba Sekarang
WhatsApp Hubungi sales