Peran Penting Project Management Plan bagi Perusahaan

Peran Penting Project Management Plan bagi Perusahaan

Pada umumnya, project management plan (manajemen proyek) berisi penjelasan bagaimana rencana-rencana dan keputusan suatu proyek akan dijalankan. Secara sederhana, isi dari manajemen proyek berupa 4W (Why, What, Who, When) dan 1H (How). Project management plan (PMP) dianggap sebagai living document, yang artinya jika terdapat perubahan pada rencana proyek ketika proyek sedang berjalan, maka manajemen proyek juga harus diperbarui atau diubah. Lantas, mengapa PMP dianggap penting bagi perusahaan?
Manajemen proyek harus dipandang sebagai suatu alat yang membantu perusahaan untuk melaksanakan proyek-proyek yang ditunjuk secara efektif dan efisien. Namun tentu saja penggunaan alat ini tidak secara otomatis dapat menjamin keberhasilan proyek. Manajemen proyek ini dapat menjadi alat yang sangat penting dan kuat di tangan perusahaan yang memahami penggunaannya dan memiliki kompetensi untuk menerapkannya.

Tinggalkan HR dan payroll manual, saatnya beralih ke Aplikasi HRIS Talenta dengan fitur absensi online, payroll dan fitur yang mempermudah pekerjaan HRD lainnya.

Baca juga: Simak Pentingnya Employer Branding bagi Perusahaan

Proses Pembuatan Project Management Plan

Biasanya project management plan dibuat oleh seorang manajer proyek, kemudian akan ditandatangani oleh key stakeholder, dan menjadi dasar rencana suatu proyek. Jika terdapat perubahan, maka secara formal perubahan tersebut akan masuk ke dalam change control dan akan menjadi bahan perbandingan antara project actual dengan project baseline. Setelah manajer proyek menyelesaikan dokumen project management plan, maka selanjutnya akan diadakan kick-off meeting untuk memulai proyek secara resmi.
Tujuan dilakukannya kick-off meeting adalah untuk memberitahukan kepada stakeholder, bahwa secara resmi proyek akan berjalan dan memberikan gambaran kepada setiap stakeholder mengenai aktivitas-aktivitas apa saja yang akan dilakukan. Baik proyek kecil maupun besar, pembuatan dokumen manajemen proyek adalah keharusan.

Isi Project Management Plan

  1. Biasanya sebelum suatu proyek dimulai, seorang manajer atau project auditor akan menanyakan dokumen penting seperti project charter dan project management plan. Project auditor akan meminta penjelasan secara menyeluruh isi dari manajemen proyek, yang bertujuan untuk menilai kesiapan seluruh stakeholder dalam menjalankan suatu proyek.
  2. Project management plan memiliki baseline yang akan dibuat dalam fase perencanaan. Terdapat 3 baseline, diantaranya adalah  scope baseline (berisi project scope statement, WBS, dan WBS dictionary), schedule baseline (berisi jadwal proyek yang memiliki start date dan end date untuk masing-masing aktivitas), dan cost baseline (berisi project budget).Ketiga baseline tersebut biasanya disebut sebagai Performance Measurement Baseline. Karena biasanya manajer proyek akan selalu membandingkan antara proyek yang berjalan dengan baseline tersebut. Performance tersebut kemudian akan menjadi laporan kepada stakeholder mengenai kondisi proyek, apakah masih in scope atau out of scope. Serta apakah under, within atau over budget, dan apakah behind, on, atau ahead schedule.
  3. Setiap terjadi perubahan terkait dengan baseline selama eksekusi dan monitoring & controlling, maka perubahan tersebut akan masuk ke dalam change control system. Jika disetujui, maka manajer proyek dapat memperbarui baseline di dalam manajemen proyek.

Dasar Pembuatan Project Management Plan

Alat dan teknik dalam membuat atau mengembangkan manajemen proyek ada dua, yaitu expert judgement dan facilitation techniques. Berikut ini adalah beberapa dasar dalam membuat rencana manajemen yang perlu diperhatikan:

  1. Project charter, digunakan sebagai titik mula untuk perencanaan awal dalam initiating process group.
  2. Output from other processes. Semua baseline dan subsidiary plan yang menjadi output pada proses perencanaan lainnya akan menjadi input pada proses ini.
  3. Enterprise environmental factors, adalah standar industri atau pemerintah, sistem informasi manajemen proyek, struktur organisasi, budaya, management practices, infrastruktur, dan administrasi personil.
  4. Organizational process assets, dapat berupa guideline yang telah terstandarkan, Work Instruction (WI), kriteria evaluasi proposal, kriteria pengukuran kinerja, template project management plan, prosedur change control, project files dari berbagai proyek, historical information dan lesson learned knowledge base, dan konfigurasi management knowledge base.

Baca juga: Tips Membantu Mengembangkan Potensi Karyawan Milenial

Pada umumnya, Project Management Plan bertujuan agar kegiatan yang dilakukan bisa mencapai tujuan tertentu yang telah ditargetkan oleh perusahaan. Dalam mengerjakan proyek dibutuhkan berbagai hal mulai dari sumber daya manusia, modal dan lainnya. Selain itu, manajemen proyek juga berkaitan dengan variabel seperti ruang lingkup, biaya, waktu, kualitas, dan risiko.

Menjalankan suatu perusahaan memang tidak mudah, karena dibutuhkan pengelolaan dan strategi yang tepat. Khusus untuk pengelolaan SDM di perusahaan, software Talenta merupakan solusi yang tepat untuk perusahaan Anda. Bagaimana tidak? Talenta memiliki fitur yang lengkap mulai dari absensi online, cuti online, sistem payroll, potongan PPh 21 karyawan, dan masih banyak lagi. Proses penggajian karyawan akan lebih mudah dan praktis serta dapat disalurkan tepat waktu hanya menggunakan software payroll Talenta. Data-data perusahaan yang tersimpan pada Talenta juga aman dan dapat diakses kapan dan di mana saja dengan mudah.


PUBLISHED12 Sep 2019
Rishna
Rishna