Cara Menggunakan HRIS & Tahapan Implementasinya

Ketika organisasi memiliki banyak unit, lokasi kerja, dan proses HR yang saling terhubung, tantangannya bukan lagi sekadar memiliki sistem HR, tetapi memastikan berbagai sistem dapat bekerja dalam satu ekosistem data.

Kondisi ini membuat penggunaan HRIS perlu dilihat lebih luas daripada sekadar digitalisasi database karyawan, absensi, atau payroll.

HRIS perlu menjadi bagian dari arsitektur HR yang menghubungkan data, proses, dan sistem lain, sementara kebutuhan yang lebih spesifik dapat ditambahkan tanpa selalu mengganti sistem utama.

Artikel ini akan membahas cara menggunakan HRIS secara efektif, mulai dari fungsi yang dapat dikelola, integrasi antarproses, hingga penggunaan solusi modular untuk memperluas kapabilitas HR.

Apa Itu HRIS dan Bagaimana Cara Kerjanya?

HRIS (Human Resource Information System) adalah sistem yang digunakan untuk mengelola data dan proses HR secara terpusat. Sistem ini menjadi tempat perusahaan menyimpan dan mengelola informasi karyawan secara lebih terstruktur.

Dalam praktiknya, HRIS dapat berfungsi sebagai central employee database atau system of record. Data seperti identitas karyawan, posisi, struktur organisasi, status employment, hingga informasi administrasi tersimpan dalam satu sistem.

Data tersebut kemudian menjadi dasar untuk menjalankan berbagai proses HR. Misalnya, data karyawan digunakan dalam pengelolaan absensi, payroll, administrasi, hingga pelaporan HR.

HRIS juga dapat terhubung dengan sistem lain melalui API. Integrasi ini memungkinkan data berpindah antar sistem tanpa harus dimasukkan berulang kali secara manual.

Dengan pendekatan tersebut, alurnya tidak hanya berhenti pada penyimpanan data. Data karyawan dapat mengalir ke proses HR, menghasilkan laporan, kemudian digunakan untuk mendapatkan insight yang mendukung pengambilan keputusan.

Apa Saja yang Bisa Dikelola Menggunakan HRIS?

Cakupan HRIS berbeda di tiap perusahaan. Ada yang menggunakannya hanya untuk administrasi inti, ada pula yang memperluasnya hingga pengembangan talenta.

Berikut gambaran modul yang umum tersedia, mulai dari fondasi hingga fungsi yang lebih strategis.

Modul Utama HRIS

Modul utama adalah fondasi HRIS. Modul ini menangani kebutuhan administrasi yang menyentuh seluruh karyawan setiap hari, dan hampir selalu menjadi titik awal implementasi.

1. Employee Management

Employee management digunakan untuk menyimpan dan mengelola employee database secara terpusat. Informasi dapat mencakup data pribadi, posisi, status employment, hingga struktur organisasi.

Pengelolaan data secara terpusat membantu menjaga konsistensi informasi ketika data tersebut digunakan oleh berbagai proses HR. Perubahan pada data karyawan juga dapat dikelola dari sistem yang sama.

HRIS juga dapat menyediakan Employee Self Service agar karyawan dapat mengakses informasi atau mengajukan kebutuhan administratif secara mandiri. Dengan begitu, proses yang sebelumnya bergantung pada administrasi manual dapat dikurangi.

Baca Juga: ESS HRIS: Teknologi untuk Pengelolaan Karyawan yang Efisien

2. Attendance & Time Management

HRIS dapat digunakan untuk mengelola kehadiran dan waktu kerja karyawan. Fungsinya dapat mencakup absensi, shift, jadwal kerja, cuti, hingga lembur.

Data kehadiran juga dapat dihubungkan dengan proses payroll. Integrasi ini membantu mengurangi kebutuhan untuk memindahkan data secara manual dari satu sistem ke sistem lainnya.

Ketika data attendance dan time management tersimpan secara terstruktur, perusahaan juga dapat memiliki dasar yang lebih konsisten untuk memantau pola kehadiran dan pengelolaan waktu kerja.

3. Payroll Processing & Benefits Administration

Payroll merupakan salah satu proses penting yang dapat dikelola melalui HRIS. Sistem dapat membantu menghitung komponen gaji berdasarkan data karyawan, kehadiran, tunjangan, maupun komponen lain yang telah ditentukan.

Pengelolaan payroll juga dapat mencakup kebutuhan terkait BPJS, PPh 21, slip gaji, serta payroll reporting. Data yang berasal dari proses HR sebelumnya dapat digunakan kembali dalam perhitungan payroll.

Selain payroll, HRIS dapat digunakan untuk mengelola administrasi terkait benefit karyawan. Dengan proses yang lebih terintegrasi, data kompensasi dan benefit dapat dikelola secara lebih terstruktur.

Modul Tambahan HRIS untuk Memperluas Fungsi HR

Modul ini memperluas HRIS dari fungsi administrasi inti menjadi pengelolaan HR yang lebih komprehensif, seperti yang umum ditemukan dalam HRMS (Human Resource Management System) dan HCM (Human Capital Management).

1. Recruitment & Applicant Tracking

Recruitment module membantu mengelola proses hiring dari pembukaan posisi hingga kandidat masuk ke tahap berikutnya. Prosesnya dapat mencakup job posting, candidate management, screening, interview, dan assessment.

Applicant Tracking System atau ATS memungkinkan recruiter mengelola kandidat dalam satu pipeline. Data kandidat juga dapat dikembangkan menjadi talent pool untuk kebutuhan recruitment berikutnya.

2. Performance Management

Performance management digunakan untuk menghubungkan tujuan organisasi dengan target individu dan tim. Goal, KPI, atau OKR dapat ditetapkan dan dipantau secara berkala.

Proses performance review dapat mencakup self-review, evaluasi atasan, hingga 360° feedback. Hasil penilaian kemudian dapat menjadi input untuk melihat performance dan kebutuhan pengembangan.

Perusahaan juga dapat menggunakan performance analytics dan 9-box matrix untuk mendapatkan gambaran mengenai performa dan potensi karyawan secara lebih terstruktur.

3. Talent Management & Development

Talent management membantu perusahaan memahami capability yang dimiliki karyawan dan kebutuhan pengembangannya. Salah satu proses yang dapat dilakukan adalah competency assessment untuk melihat kesenjangan antara kompetensi aktual dan kompetensi yang dibutuhkan.

Hasil assessment dapat digunakan untuk mengidentifikasi skill gap dan menentukan development intervention yang sesuai. Pengembangan tidak selalu harus berupa training, tetapi dapat mencakup coaching, mentoring, atau pengalaman kerja tertentu.

4. Learning & Development

Learning and Development membantu mengelola proses pembelajaran karyawan secara lebih sistematis. Prosesnya dapat mencakup perencanaan training, distribusi materi, assessment, hingga pemantauan progres.

Learning Management System atau LMS dapat digunakan untuk mengelola materi pembelajaran dan aktivitas training dalam satu platform. Pre-test dan post-test juga dapat digunakan untuk melihat perkembangan peserta.

5. Workforce Analytics

Data yang terkumpul dari berbagai proses HR dapat digunakan untuk menghasilkan workforce insights. HR dashboard dapat membantu melihat informasi mengenai workforce, recruitment, performance, maupun talent.

Semakin banyak proses yang terhubung, semakin lengkap pula konteks yang tersedia untuk memahami kondisi workforce.

Tahapan Implementasi HRIS

Implementasi HRIS perlu disiapkan agar sistem dapat digunakan sesuai kebutuhan dan tidak mengganggu proses HR yang sudah berjalan. Beberapa tahap yang perlu diperhatikan meliputi:

• Tentukan kebutuhan dan scope implementasi. Identifikasi proses HR yang akan dikelola, modul yang dibutuhkan, serta sistem lain yang perlu terhubung dengan HRIS.
• Bentuk tim implementasi. Libatkan pihak yang terkait dengan HR, IT, payroll, dan fungsi bisnis untuk menentukan kebutuhan, konfigurasi, serta keputusan selama implementasi.
• Siapkan dan bersihkan data. Pastikan employee master data lengkap, konsisten, dan bebas dari duplikasi sebelum dimigrasikan ke sistem.
• Tentukan timeline implementasi. Susun tahapan mulai dari konfigurasi, data migration, integration, testing, training, hingga go-live.
• Lakukan testing sebelum go-live. Uji workflow dan data berdasarkan proses HR yang sebenarnya untuk menemukan error sebelum sistem digunakan secara penuh.
• Siapkan training dan change management. Pastikan pengguna memahami workflow dan fitur yang relevan dengan perannya agar adopsi sistem berjalan lebih lancar.
• Evaluasi setelah implementasi. Pantau penggunaan sistem, kumpulkan feedback, dan lakukan penyesuaian jika masih terdapat proses yang belum berjalan optimal.

Baca Juga: Tahapan Go Live HRIS: Panduan Lengkap dari Data Cleansing hingga Hyper-Care

Cara Menggunakan HRIS Secara Efektif

Menggunakan HRIS secara efektif bukan sekadar memindahkan proses manual ke sistem digital. Yang lebih penting adalah memastikan data, proses, dan sistem digunakan secara konsisten untuk mendukung kebutuhan HR.

1. Tentukan Proses HR yang Ingin Disentralisasi

Langkah pertama adalah memetakan proses HR yang masih tersebar di spreadsheet, email, atau berbagai aplikasi. Identifikasi proses mana yang paling membutuhkan standardisasi dan sumber data terpusat.

Pemetaan ini membantu menentukan fungsi HRIS yang perlu diprioritaskan. Implementasi sistem juga dapat dilakukan berdasarkan kebutuhan bisnis, bukan sekadar mengikuti sebanyak mungkin fitur yang tersedia.

2. Jadikan Data Karyawan sebagai Sumber Data Utama

Employee master data perlu menjadi fondasi bagi proses HR lainnya. Data seperti posisi, organisasi, status employment, dan informasi personal harus konsisten agar dapat digunakan lintas proses.

Ketika data tidak konsisten, masalah dapat muncul pada proses berikutnya. Karena itu, perusahaan perlu menetapkan ownership, standar data, serta mekanisme pembaruan yang jelas.

3. Hubungkan Proses HR yang Saling Berkaitan

Nilai HRIS akan semakin besar ketika proses HR tidak berjalan sebagai fungsi yang terpisah. Data dari satu proses dapat menjadi input untuk proses HR lainnya.

Misalnya, data kandidat dari proses recruitment dapat digunakan saat karyawan mulai bergabung. Data tersebut kemudian menjadi bagian dari employee data yang dapat digunakan untuk mengelola goal, KPI, dan performance review.

Hasil performance review juga dapat menjadi dasar untuk competency assessment dan penyusunan program development. Selanjutnya, data performance dan kompetensi dapat digunakan untuk mendukung talent management dan succession planning.

Dengan menghubungkan proses tersebut dalam satu ekosistem data, perusahaan dapat melihat employee lifecycle secara lebih menyeluruh dan mengurangi kebutuhan untuk mengelola data yang sama secara berulang.

4. Integrasikan HRIS dengan Sistem yang Sudah Digunakan

HRIS tidak selalu harus berdiri sendiri. Perusahaan dapat mengintegrasikannya dengan sistem lain melalui Open API sesuai kebutuhan proses dan arsitektur teknologi yang digunakan.

Integrasi membantu mengurangi duplicate entry dan kebutuhan memindahkan data secara manual. Hal ini juga membantu menjaga consistency ketika informasi yang sama digunakan oleh beberapa sistem.

Sebelum melakukan integrasi, penting untuk menentukan data apa yang perlu dipertukarkan, sistem mana yang menjadi sumber data, serta bagaimana akses dan keamanan datanya dikelola.

5. Gunakan Data HR untuk Evaluasi dan Pengambilan Keputusan

Data HR sebaiknya tidak berhenti sebagai arsip. Data recruitment dapat digunakan untuk melihat efektivitas hiring, sementara data performance dapat membantu memahami pencapaian dan kebutuhan pengembangan.

Data competency juga dapat digunakan untuk melihat skill gap. Ketika dikombinasikan dengan data development, perusahaan dapat menentukan area capability yang perlu mendapatkan perhatian lebih lanjut.

Dengan workforce dan talent analytics, berbagai data tersebut dapat digunakan untuk menghasilkan insight yang lebih relevan bagi keputusan HR dan bisnis.

Apakah Semua Proses HR Harus Dikelola dalam Satu HRIS?

Jawabannya: tidak selalu. Setiap perusahaan punya sejarah sistem, kebutuhan, dan tingkat kesiapan yang berbeda. Memaksakan satu sistem untuk semua proses justru bisa menambah kompleksitas.

Di sisi lain, sistem yang ada mungkin sudah kuat untuk administrasi, tetapi belum menjawab kebutuhan rekrutmen atau pengembangan talenta. Kesenjangan inilah yang perlu diisi tanpa mengorbankan stabilitas.

Berikut beberapa kondisi yang sering ditemui:

• Perusahaan sudah terikat pada sistem HR global yang ditetapkan kantor pusat.
• HRIS dan payroll yang ada sudah berjalan dengan baik.
• Kebutuhan saat ini hanya ATS untuk rekrutmen.
• Kebutuhan saat ini hanya performance atau talent management.
• Recruitment tools berasal dari beberapa vendor berbeda.
• Perusahaan ingin meningkatkan talent development tanpa melakukan migrasi HRIS.

Migrasi HRIS adalah proyek besar yang memakan waktu, biaya, dan energi seluruh organisasi. Risikonya juga tidak kecil, terutama pada data payroll yang sensitif.

Karena itu, daripada mengganti seluruh HRIS, perusahaan dapat menggunakan vendor yang menyediakan modular HR solution untuk menambahkan kapabilitas yang dibutuhkan dan mengintegrasikannya dengan sistem utama.

HRIS Terintegrasi vs Solusi HR Modular, Apa Bedanya?

Kedua pendekatan ini sama-sama valid, tetapi menjawab kebutuhan yang berbeda. Tabel berikut merangkum perbedaannya.

Pendekatan modular tidak menggantikan HRIS. Pendekatan ini melengkapinya, sehingga perusahaan bisa berkembang bertahap tanpa mengganggu proses inti yang sudah stabil.

Pertanyaan yang perlu dijawab bukan sistem mana yang lebih baik, melainkan kapabilitas apa yang paling mendesak. Jika seluruh proses HR memang perlu disentralisasi, HRIS terintegrasi menjadi pilihan yang masuk akal.

Jika kebutuhan hanya ada di area tertentu, solusi modular bisa lebih efisien dan lebih ringan untuk diimplementasikan.

Lengkapi Sistem HR Anda dengan Solusi Modular Mekari Talenta

Perusahaan yang sudah memiliki HRIS tidak selalu perlu mengganti sistem untuk menambah kapabilitas HR. Solusi modular yang dapat terintegrasi dengan sistem HR utama melalui Open API dapat menjadi pilihan perusahaan.

Dengan pendekatan ini, perusahaan dapat menambahkan kapabilitas sesuai kebutuhan tanpa migrasi seluruh sistem. Adopsi juga dapat dilakukan bertahap, mulai dari area yang paling membutuhkan pengembangan.

Mekari Talenta menyediakan dua solusi modular yang dapat melengkapi sistem HR yang sudah digunakan:

• Platform Rekrutmen mencakup ATS, AI screening, assessment, talent pool, dan recruitment analytics. Kapabilitas ini mencakup pengelolaan pipeline kandidat, penyaringan berdasarkan skill dan kecocokan posisi, evaluasi kandidat, penyimpanan talent pool, serta analisis proses rekrutmen seperti time-to-hire.
• Platform Talent Development membantu menghubungkan performance, competency, dan pengembangan talenta dalam satu sistem. Fungsinya mencakup Goal & OKR/KPI Management, Performance Review & 360° Feedback, serta AI Performance Review Summary. Kapabilitas lainnya meliputi 9-Box Matrix & Kalibrasi, Competency Assessment, Individual Development Plan, dan Succession Planning.

Dengan integrasi melalui Open API, kedua solusi modular tersebut dapat terhubung dengan sistem HR yang sudah digunakan. Perusahaan dapat menambah kapabilitas recruitment dan talent development tanpa harus mengganti HRIS utama.

Ingin menambah kapabilitas HR tanpa mengganti sistem yang sudah berjalan? Hubungi tim ahli Mekari Talenta untuk mendiskusikan kebutuhan Anda.