Solusi Jitu Atasi Masalah Kehadiran Karyawan

Solusi Jitu Atasi Masalah Kehadiran Karyawan

Ketidakhadiran karyawan menjadi masalah signifikan bagi sebagian besar perusahaan. Pada 2017, Department of Labor (DOL) di Amerika Serikat memperkirakan bahwa hampir 3% dari pekerjanya tidak hadir pada hari tertentu. Tingginya angka ketidakhadiran ini tentu mempengaruhi bisnis bahkan menurunkan produktivitas. Untuk mengatasi masalah ini, para pemimpin bisnis didorong untuk mengembangkan masalah dan membuat rencana untuk mengelola kehadiran karyawan.

Mungkin Anda merupakan tipe pemimpin yang lebih suka menciptakan budaya kerja fleksibel dan menghindari budaya dan aturan yang kaku. Atau Anda mungkin seorang pemimpin yang tidak ingin tahu persis berapa orang yang masuk kantor hari ini.

Apapun alasannya, Anda harus tetap memerhatikan kehadiran karyawan di perusahaan Anda. Entah karena terlambat atau memang tidak masuk bekerja tanpa alasan. Anda tidak bisa sepenuhnya mengabaikan perilaku karyawan Anda yang seperti ini.

Alasan Kehadiran Sangat Penting Bagi Perusahaan

Tugas dari karyawan yang tidak hadir harus dikerjakan oleh karyawan lain. Tentu, karyawan yang masuk pada hari itu harus mengerjakan tugas karyawan yang tidak hadir karena mengejar produktivitas perusahaan. Tugas-tugas yang seharusnya tidak mereka lakukan, lama kelamaan akan membuat karyawan yang masuk menjadi stress dan tertekan.

Lalu, ketika seorang karyawan tidak mengerjakan bagiannya, bisa saja terdapat sebuah tim yang kebingungan dalam mengisi kekosongan padahal sudah dikejar deadline. Dalam kasus yang lebih buruk, ini akan membuat perusahaan Anda kehilangan kontrak berharga dengan klien dan membuat reputasi yang buruk karena tidak memberikan produk atau layanan secara tepat waktu. 

Seiring berjalannya waktu, akan muncul situasi kebencian antar karyawan satu dengan yang lainnya. Karyawan Anda mungkin bertanya-tanya kenapa mereka bekerja keras ketika ada satu karyawan tidak menderita akibat ketidakhadiran yang berlebihan.

Ketika ketidakhadiran menjadi sangat problematis, mengapa begitu sulit untuk dituntas habis? Seringkali, para pebisnis tidak menyadari besarnya masalah ini. Oleh karena itu, Anda sebagai pemimpin perusahaan perlu untuk melakukan pendekatan yang konsisten dan efektif untuk membatasi absensi

Baca juga : Contoh Jadwal kerja Shift Beserta Rumus Excel-nya

Langkah Awal Yang Dapat Anda Lakukan

Langkah 1 : Tuliskan Kebijakan

Buku pedoman karyawan adalah cara yang bagus untuk menjelaskan kebijakan Anda tentang ketidakhadiran yang berlebihan, serta proses pelaporan yang harus diikuti karyawan jika mereka terlambat atau tidak hadir. Buat kebijakan ini menjadi resmi. Pertimbangkan masalah kehadiran yang berbeda dengan jam yang telah ditetapkan. Nyatakan juga konsekuensi ketidakhadiran yang berlebihan termasuk proses pemutusan hubungan kerja. 

Pastikan setiap karyawan baik lama maupun baru mengetahui kebijakan tersebut. Tekankan pentingnya kehadiran sebagai pertanggungjawaban. Mintalah juga karyawan Anda untuk menandatangani kebijakan tersebut.

Langkah 2 : Beritahu Mereka Bahwa Anda Memerhatikan

Anda bisa menegur secara sopan untuk pertama atau kedua kali ketidakhadiran dan tanyakan alasan dari ketidakhadiran tersebut. Anda juga sekaligus memberitahu bahwa betapa pentingnya kehadiran karyawan tersebut di perusahaan. Hal ini juga bisa dilakukan dengan melacak absensi karyawan. Penting untuk Anda memiliki catatan lengkap tentang kehadiran karyawan.

Cara paling efektif melacak absensi karyawan adalah dengan menggunakan aplikasi absensi karyawan  yang menyediakan notifikasi jam kehadiran karyawan. Lacak di setiap harinya jam kerja karyawan dan kehadiran mereka  dengan menggunakan aplikasi pada smartphone Anda. Terlebih jika aplikasi yang Anda gunakan sudah berbasis GPS. Sehingga pemalsuan absensi bisa terhindarkan. Dengan begitu pula, Anda dapat melihat ketepatan waktu dan kehadiran karyawan Anda. 

Langkah 2 : Kumpulkan Informasi 

Sebelum Anda memulai pembicaraan tentang ketidakhadiran dengan seorang karyawan, persiapkan diri Anda dengan contoh, tanggal serta waktu mereka tidak hadir. Jika data sudah ada di genggam, maka solusi dan keputusan sudah ada di tangan. Hal ini bukan berarti Anda tidak dapat menunjukkan empati kepada karyawan terlebih jika memang ada keadaan darurat. Pelajari cara menangani kehadiran karyawan secara konsisten, setiap waktu.

Langkah 4 : Tunjukkan Kekhawatiran Anda

Jika sudah berulang-ulang kali dan tidak ada perubahan, Anda dapat memanggilnya untuk bicara secara one on one. Jangan hanya mengobati, tapi temukan penyebabnya. Beritahu mereka kalau mereka dapat membicarakan apapun terhadap Anda tentang ketidakhadiran mereka. 

Langkah 5 : Buka Diskusi

Beri mereka kesempatan untuk menjelaskan dan menawarkan solusi. Catatan kehadiran mereka yang buruk bisa saja merupakan hasil dari masalah yang besar. Anda mungkin akan menemukan hal-hal lain di luar pekerjaan. Jika memang beralasan kuat, temukan cara untuk memperbaiki hal tersebut secara bersama. Anda bisa saling membantu satu sama lain untuk menyelesaikan masalah ketidakhadiran dan pekerjaan. Buat rencana peningkatan, tetapkan tujuan mereka selama 30 hari kedepan. 

Kuncinya, jangan membiarkan segalanya terlalu jauh di depan. Menjaga jalur komunikasi terbuka dengan karyawan dapat membantu mereka merasa nyaman. Nyaman untuk mendiskusikan apa pun terkait dengan kehadiran dan jadwal kerja perusahaan.

Baca juga : Pengelolaan Shift Lebih Mudah dengan Aplikasi Absensi Karyawan dari Attendance by Talenta

Langkah Tepat dengan Penggunaan Aplikasi yang Akurat

Dari absen manual hingga sistem biometrik, pelacakan kehadiran karyawan merupakan proses yang penting dalam sebuah perusahaan. Tanpa sistem manajemen kehadiran karyawan yang handal, perusahaan harus menghadapi masalah kehadiran yang berujung pada kekusutan penggajian. Mengganti spreadsheet menjadi sebuah sistem yang terotomasi akan membantu perusahaan menghemat waktu, mengurangi pengerjaan administratif serta mencatat kehadiran yang akurat.

Penggunaan aplikasi yang akurat akan mencegah pencurian waktu serta pemalsuan lokasi yang biasa dilakukan oleh karyawan. Karena dalam penggunaannya, aplikasi dapat melacak kehadiran karyawan yang juga disertai waktu, lokasi dan catatan. Untuk mencegah situasi terburuk dari sistem absensi yang digunakan. Berikut alasan kenapa Anda harus mulai menggunakan aplikasi absensi online .

  • Transparansi proses manajemen kehadiran karyawan.
  • Pelacakan kehadiran yang akurat karena berbasis GPS.
  • Karyawan tidak dapat memodifikasi sistem kehadiran. 

Contoh Penggunaan Aplikasi untuk Mengelola Kehadiran Karyawan

Biasanya, sebuah aplikasi absensi memiliki beberapa fitur yang dapat Anda dan karyawan Anda gunakan. Berikut beberapa fitur yang bisa digunakan.

 

  • Fitur Akun

Fitur Akun Attendance by Talenta - Kehadiran Karyawan

 

Saat pertama kali mengunduh di google playstore, Anda akan diminta untuk memasukkan nama serta nama usaha yang Anda miliki. Setelah itu, Anda dapat membuka fitur Akun. Dalam fitur Akun, Anda dapat melihat profil Anda sebagai admin.  Lalu di dalam fitur ini juga  terdapat konfigurasi akun yang terdiri dari Nama Usaha yang bisa Anda gunakan untuk beberapa jenis Usaha Anda, pengubahan akun menjadi  Akun Karyawan, memberi feedback terhadap aplikasi serta keluar dari akun Anda.  Selain itu, Anda dapat mengatur lokasi tempat usaha Anda serta jadwal kerja karyawan Anda.

 

  • Fitur Home

Fitur Home Attendance by Talenta - Kehadiran Karyawan

 

Anda sebagai admin dapat melihat karyawan yang sudah clock in dan clock out. Clock in berarti karyawan yang sudah hadir di tempat kerja dan clock out berarti karyawan yang sudah pulang atau keluar dari tempat kerja. Selain itu, clock out dan clock in ini sudah disertai dengan waktu, lokasi serta catatan dari karyawan tersebut. Sehingga pemalsuan tentu terhindarkan.

 

  • Fitur Jadwal

Fitur Jadwal Attendance by Talenta

 

Anda dapat mengatur jadwal kerja yang terbagi atas Jam Kerja Tetap dan Jam Kerja Shift.

Jadwal kerja tetap bisa juga disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda. Misalnya, office hour perusahaan Anda selama 5 hari kerja. Lalu Anda juga bisa mengatur toleransi keterlambatan untuk karyawan Anda.  Jam kerja shift juga dapat diberlakukan seperti jadwal kerja tetap perusahaan yang disertai dengan pola kerja yang sudah otomatis. Sehingga Anda tidak perlu lagi menyusun ulang jam kerja shift di setiap minggunya.

  • Fitur Karyawan

Fitur Karyawan Attendance by Talenta

Anda dapat mengundang karyawan dengan mengisi nama serta memasukkan nomor karyawan ke dalam aplikasi. Nantinya, akan ada susunan nama karyawan dalam aplikasi yang dapat dilihat oleh Anda sebagai admin atau pun karyawan Anda.

 

  • Fitur Laporan

Fitur Laporan Attendance by Talenta

 

Dalam laporan lengkap, Anda dapat melihat laporan absensi secara detail per tanggal dalam tentang periode yang Anda tentukan.  Selain itu, dalam laporan ringkas, Anda juga dapat melihat total kehadiran karyawan, keterlambatan, total jam kerja serta ketidakhadiran dalam satu periode tertentu. Nantinya, berbagai laporan ini dapat dikirimkan ke alamat email Anda. 

Penggunaan teknologi terutama aplikasi memang akan memudahkan perusahaan Anda untuk mengelola kehadiran karyawan secara tepat dan akurat. Terlebih jika penggunaannya tanpa mengeluarkan anggaran untuk perusahaan. Berbagai solusi masalah kehadiran, sudah berada dalam genggaman.


PUBLISHED15 Mar 2020
Septina Muslimah
Septina Muslimah