Insight Talenta

5 Manfaat Penggunaan Mesin Absensi Fingerprint dan Cara Mengoptimalkannya

Selain dengan metode absensi online, mesin absensi fingerprint adalah tools atau alat absen yang saat ini umum digunakan dalam sistem absensi di banyak perusahaan karena menawarkan banyak kelebihan atau manfaat.

Penggunaannya yang sederhana dan dinilai lebih aman menjadi alasan serta salah satu manfaat kenapa mesin absensi fingerprint masih eksis hingga saat ini.

Bahkan, ketika seseorang baru memulai usaha dan membangun manajemen absensi, top of mind ketika memilih alat absen adalah mesin absensi fingerprint.

Di samping berbagai kelebihannya, ternyata penggunaan mesin absensi untuk pegawai ini bukanlah satu-satunya yang bisa diandalkan. Apalagi di era industri internet of things saat ini.

Bagi Anda yang baru memulai untuk menggunakan mesin fingerprint,  berikut beberapa manfaat finger print bagi bisnis Anda dan bagaimana cara mengoptimasinya di era serba internet saat ini.

Kelebihan dan Manfaat Mesin Absensi Fingerprint

Aplikasi presensi online Talenta by Mekari dengan integrasi fingerprint

Dibanding mesin ceklok atau absensi menggunakan kertas file, berikut kelebihan atau manfaat fingerprint bagi bisnis Anda.

Manfaat Mesin Fingerprint, Mengurangi Kecurangan yang Dilakukan Karyawan

Tidak bisa dipungkiri, semakin bertambahnya karyawan, semakin sulit Anda mengontrol aktivitas karyawan. Salah satunya terkait kedisiplinan absensi.

Anda pun berupaya untuk menyusun regulasi sistem absensi di perusahaan. Pemberian sanksi telat misalnya.

Di sisi lain, salah satu karyawan Anda tidak disiplin dengan waktu kerja. Namun berbuat curang karena takut kena sanksi absensi.

Praktik seperti time padding atau menulis catatan waktu fiktif dan budding punching atau titip absensi bukan tidak mungkin dilakukan oleh oknum karyawan tersebut.

Kasus-kasus seperti itu pasti ada di setiap lingkungan kerja. Apalagi jika Anda belum memiliki sistem absensi yang mumpuni.

Nah, mesin absensi manual seperti paper sheet atau hanya group chat Whatsapp tidak mampu mengakomodasi pencegahan kecurangan tersebut.

Pencegahan kecurangan seperti itu sejatinya dapat diakomodasi dengan mesin absensi fingerprint.

Hal tersebut karena mesin absensi fingerprint dilengkapi dengan perekaman sidik jari sehingga mengurangi potensi adanya kecurangan absensi.

Sidik jari manusia yang unik dari manusia satu yang lainnya membuat karyawan lain tidak bisa melakukan absensi selain dengan jarinya sendiri.

Selain itu, perekaman waktu yang real-time membuat karyawan tidak bisa memanipulasi waktu.

Baca juga: Absensi Kehadiran Karyawan Online Jadi Pengganti Mesin Fingerprint

Mampu Memberikan Keamanan pada Lingkungan Kerja

Beberapa mesin absensi juga memiliki fungsi sebagai pengunci pintu ruangan yang dapat mencegah orang yang tidak memiliki izin untuk memasuki ruangan tersebut.

Selain itu, manfaat adanya pemindai sidik jari atau fingerprint pada mesin juga memungkinkan hanya orang-orang yang terekam sidik jarinya saja yang memiliki akses keluar-masuk.

Bagi Anda yang mulai memiliki kantor sendiri dan sudah banyak relasi atau klien yang mendatangi kantor Anda, mesin absensi fingerprint bisa menjadi jaminan bahwa ruangan kerja Anda tetap aman.

Input Jam Kerja yang Lebih Akurat

“Tadi Andy masuk jam berapa ya? Andy inget gak masuk jam berapa?”

“Lupa, kayaknya tadi masuk jam 8.00-an deh” Jawab Andy.

Percakapan di atas biasanya terjadi ketika Anda kesulitan untuk melacak waktu karyawan karena pencatatan absensi dilakukan secara manual.

Anda pun tidak bisa melihat batasan-batasan yang jelas. Apakah karyawan Anda check in tepat waktu atau tidak.

Di sisi lain, whistleblower bersaksi bahwa karyawan tersebut telat. Namun Anda dan whistleblower tersebut tidak memiliki bukti kuat.

Akibatnya, banyak karyawan yang mengikuti tingkah laku karyawan yang telat tersebut. Lebih buruk lagi, timbul konflik yang tidak perlu di antara karyawan.

Pada akhirnya, lingkungan kerja menjadi tidak sehat. Dampak yang lebih buruk, karyawan terbaik Anda pun bisa saja meninggalkan Anda.

Untuk mencegah hal tersebut, dibutuhkan pula alat absensi yang mampu melacak waktu yang lebih akurat.

Manfaat mesin absensi fingerprint lainnya adalah mampu melacak waktu lebih akurat karena perekaman waktu dilakukan secara real-time.

Misal, karyawan A melakukan absensi fingerprint pada pukul 08:09 maka mesin absensi secara otomatis akan merekam waktu tersebut secara akurat.

Mesin Fingerprint Lebih Mudah Digunakan

Memang, paper-based time sheet lebih mudah digunakan karena hanya membutuhkan kertas saja.

Namun, kemudahan tersebut tidak berlangsung lama apabila Anda sudah memiliki banyak unit bisnis, cabang, atau karyawan.

Otomatis, bertambahnya unit bisnis, karyawan, dan cabang akan menambah jumlah data absensi. Jika masih menggunakan absensi manual seperti ceklok absen. Apa yang terjadi?

Risiko rusak atau hilangnya kertas atau file absensi pun menjadi lebih besar. Anda pun akan disibukkan untuk mencari-cari data absensi karyawan pada periode tertentu.

Setiap hari Anda harus membuat form absen dan membiarkan karyawan mengisinya.

Bagaimana jika itu terjadi? Menyulitkan bukan?

Berbeda ketika Anda menggunakan manfaat mesin absensi fingerprint di mana data absensi mampu terekam secara otomatis untuk periode tertentu.

Anda pun tidak perlu lagi melakukan perhitungan atau pencatatan manual karena semua terekam otomatis melalui mesin fingerprint.

Selain itu, manfaat lain fingerprint adalah instalasi mesin yang terbilang mudah. Anda tidak perlu mempelajari dalam waktu lama hanya untuk bisa mengoperasikannya.

Baca juga: Cegah Klaster Baru Covid-19 dengan Menerapkan Sistem Absensi Online

Mengurangi Kesalahan saat Pencatatan

Perlu disadari bahwa sedari dulu, manusia yang bekerja tanpa alat hanya memperumit pekerjaan itu sendiri. Begitu juga dalam hal mencatat absensi.

Mencatat absensi secara manual itu berarti bekerja hanya dengan kepala dan tangan Anda. Sehingga peluang Anda membuat kesalahan cukup besar.

Dalam kasus absensi misalnya. Ketika Anda sedang bad mood atau mengantuk dan kehilangan konsentrasi, Anda pun salah menulis nama dan waktu.

Seharusnya Anda mencatat Budi, namun menulis Aldi. Seharusnya mencatat pukul 08.00, Anda menulisnya 10.00. Kemungkinan terparah, Anda lupa untuk mencatat absensi.

Di sisi lain, manfaat mesin absensi fingerprint mampu merekam secara otomatis data karyawan yang nantinya tercatat dalam file sheet sebagai hasil rekap absensi pada waktu tertentu.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

Cara Optimasi Mesin Fingerprint Anda saat Ini: Manfaatkan Digital Attendance System

Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, mesin absensi sidik jari tidak bisa bekerja sendiri.

Saat ini, hal yang memengaruhi absensi bukan hanya masalah-masalah teknis atau sekedar telat-tidaknya karyawan.

Lebih jauh, ada hal-hal lain yang mampu memengaruhi pola absensi karyawan. Misalnya model kerja yang berubah, kebutuhan akan absensi itu sendiri, hingga tingkat pengetahuan.

Mesin absensi pun kini berperan bukan hanya sebagai credential aggregator atau pengumpulan akses informasi namun juga employee engagement aggregator.

Apalagi di era industri serba internet, pemanfaatan data serta kemudahan dalam pengolahannya sangat dibutuhkan oleh perusahaan.

Perusahaan akan bekerja lebih efisien dan ramping sehingga mampu beradaptasi dengan volatilitas dan kecepatan yang terjadi di era industri serba internet.

Sehingga, mesin absensi fingerprint tidak bisa bekerja sendiri dan membutuhkan tools yang lebih komprehensif untuk mendukung fungsi dari mesin fingerprint itu sendiri.

Lantas apa tools itu? Jawabannya adalah Digital Attendance System yaitu sebuah sistem absensi berbasis digital yang mampu mengolah dan memanfaatkan data absensi secara lebih komprehensif.

Apa saja yang bisa dilakukan Digital Attendance System?
  • Laporan absensi yang lebih komprehensif. Misalnya apa tren absensi karyawan pada waktu tertentu, berapa jatah cuti yang belum dan sudah diambil, hingga siapa saja yang sedang mengambil cuti
  • Memperingkas administrasi HRIS. Mesin fingerprint memang mampu merekam data absensi secara otomatis dan real-time. Namun dalam proses rekapnya, data absensi dipindahkan dan diolah secara manual. Sehingga terdapat gap process yang bisa menjadi celah kesalahan
  • Perhitungan otomatis absensi yang terintegrasi langsung dengan payroll. Jika Anda hanya mengandalkan manfaat mesin fingerprint, proses payroll tetap dilakukan secara manual yang sering kali menyulitkan
  • Penjadwalan otomatis. Hal ini penting apabila Anda memiliki sistem kerja shift. Dengan adanya penjadwalan otomatis, karyawan dengan cepat mampu mengetahui kapan mereka masuk
  • Adanya portal employee self-service. Dimana segala akses informasi absensi dapat diakses dengan mudah oleh karyawan melalui aplikasi. Misal, untuk melihat siapa yang mengajukan cuti, jatah cuti tahunan, jumlah absen, dan memperbaiki absen dapat dilakukan dengan mudah melalui portal tersebut

Digital Attendance System biasanya dibungkus dalam suatu Software as a Service (SaaS). Di Indonesia, layanan sistem absensi digital bisa Anda temukan di Mekari Talenta.

Talenta by Mekari memiliki fitur sistem absensi digital yang komprehensif mulai dari payroll otomatis, payroll disbursement, employee self-service, dan masih banyak fitur yang memudahkan HR lainnya.

Tertarik mempelajari fitur Talenta lebih lanjut? Coba gratis demonya dengan mendaftarkan perusahaan Anda pada formulir berikut ini.


PUBLISHED05 Nov 2021
Jordhi Farhansyah
Jordhi Farhansyah