Apakah yang dimaksud dengan surat paklaring kerja? Bagaimana contoh surat paklaring kerja? Jika Anda belum mengetahuinya, pada artikel kali ini saya akan membahas tentang masalah tersebut. Hal ini penting untuk diketahui, karena bisa saja suatu waktu Anda butuh untuk membuat surat paklaring kerja.
Umumnya, paklaring kerja yakni suatu informasi / dokumen tertulis yang dikeluarkan oleh pihak instansi perusahaan sebagai konfirmasi pengalaman kerja dari karyawan yang namanya sudah tercantum di dalam surat tersebut.
Contoh surat paklaring kerja ini berisi keterangan terkait pengalaman dan karier seseorang sejak awal masa kerja sampai posisi terakhirnya berhenti kerja.
Adapun untuk contoh surat paklaring kerja umumnya perlu menyebutkan mengenai nama karyawan, jabatan, masa kerja, benefit dan gaji yang diterimanya serta sudah disahkan oleh adanya tanda tangan pihak manajer. Namun, di Indonesia sendiri, surat paklaring kerja tidak menyantumkan adanya benefit dan gaji.
Baca Juga: Contoh Surat Paklaring Kerja dan Cara Membuatnya
Apa Itu Surat Paklaring?
Surat Paklaring adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk seorang karyawan yang telah menyelesaikan masa kerjanya atau berhenti bekerja.
Surat ini berisi informasi tentang jabatan, tugas, dan kontribusi karyawan selama bekerja di perusahaan, serta menyatakan bahwa karyawan tersebut telah bekerja di perusahaan dengan baik hingga akhir masa kerja.
Dalam konteks umum, surat paklaring dikenal juga sebagai surat pengalaman kerja atau surat referensi kerja.
Surat paklaring sangat penting bagi karyawan yang mencari pekerjaan baru, karena surat ini berfungsi sebagai bukti pengalaman kerja dan referensi dari perusahaan sebelumnya.
Banyak perusahaan yang memerlukan surat paklaring sebagai bagian dari persyaratan perekrutan, terutama untuk menilai kinerja dan etika kerja calon karyawan dari perusahaan sebelumnya.
Fungsi Surat Paklaring Kerja
Tidak hanya berfungsi sebagai surat bukti pengalaman kerja yang diberikan oleh perusahaan, adanya surat paklaring kerja ini juga ternyata memiliki beberapa fungsi / kegunaan penting bagi karyawan diantaranya yakni seperti berikut :
1. Memudahkan Dalam Proses Pencairan Dana Jaminan Hari Tua (JHT) Karyawan
Bagi setiap karyawan yang tergabung dalam BPJS Ketenagakerjaan, maka sudah bisa mengalokasikan sebagian kecil gajinya untuk dana Jaminan Hari Tua (JHT).
Umumnya dana JHT ini dapat diambil kembali usai karyawan tersebut sudah berusia 56 tahun / memasuki usia pensiun. Jika usia karyawan ternyata belum mencapai batasan yang ditetapkan, maka hanya akan mendapatkan 10% dari dana yang sudah terkumpul tersebut.
Disini, salah satu syarat untuk mendapatkan JHT ini yakni harus memiliki surat paklaring. Untuk itu, pastikan Anda memiliki surat ini sesuai dengan contoh surat paklaring kerja yang ada, ya!
2. Memudahkan Untuk Melamar Pekerjaan Baru Di Perusahaan Lain
Tahukah Anda, bahwa adanya surat paklaring kerja ini juga dapat digunakan untuk syarat lampiran berkas atau dokumen ketika mendaftar / melamar pekerjaan di perusahaan baru yang diinginkan.
Hal ini biasanya berlaku di beberapa perusahaan besar dan startup yang memang mengharuskan hal ini.
Dengan melihat informasi surat keterangan kerja seperti halnya contoh surat paklaring kerja yang dilampirkan calon karyawan, maka perusahaan baru nantinya akan lebih mudah untuk memberikan penilaian terhadap kualitas dan kontribusi calon karyawan tersebut di perusahaan sebelumnya.
3. Memudahkan Untuk Membantu Proses Pengajuan Pinjaman ke Pihak Bank
Sebagai salah satu syarat untuk dapat mengajukan pinjaman dana seperti Kredit Tanpa Agunan (KAT), Kredit Kendaraan Bermotor (KKB) dan lain-lain, maka harus berstatus sebagai karyawan.
Selain itu, mereka juga harus melampirkan beberapa dokumen seperti slip gaji, surat paklaring dan dokumen pendukung lain.
Dengan melampirkan surat paklaring kerja ini, maka akan memudahkan pihak bank untuk mengetahui kemampuan seseorang dari segi finansial dan menimbang apakah calon debitur tersebut mampu membayar cicilan atau tidak.
4. Membantu Dalam Memperlancar Proses Pengajuan Kartu Kredit
Memiliki surat paklaring kerja pada umumnya juga akan sangat membantu Anda ketika ingin mengajukan proses pembuatan kartu kredit.
Apalagi proses pengajuannya memang mengharuskan seseorang memiliki surat keterangan pengalaman kerja.
Seperti halnya ketika mengajukan pinjaman bank, adanya surat paklaring kerja ini juga bisa digunakan untuk mengetahui apakah calon pemegang kartu kredit ini nantinya sanggup untuk membayar tagihan tiap bulannya atau justru sebaliknya.
Baca Juga: 6 Tips Bekerja saat Mendekati Masa Pensiun
Syarat Mendapatkan Surat Paklaring
1. Memiliki Masa Kerja Minimal di Perusahaan
Salah satu syarat utama untuk mendapatkan Surat Paklaring Kerja adalah memiliki masa kerja minimal di perusahaan tersebut.
Umumnya, perusahaan mensyaratkan karyawan untuk bekerja minimal satu tahun sebelum dapat mengajukan permintaan surat paklaring.
Masa kerja ini menjadi indikator bahwa karyawan telah berkontribusi dalam jangka waktu yang cukup signifikan, sehingga layak diberikan pengakuan atas kinerjanya melalui surat keterangan kerja.
2. Mengajukan Pengunduran Diri dengan Baik dan Etis
Selain memenuhi syarat masa kerja, karyawan juga perlu mengajukan pengunduran diri atau resign dengan cara yang baik dan etis.
Pengunduran diri yang dilakukan dengan cara yang baik menunjukkan profesionalisme dan rasa hormat terhadap perusahaan.
Mengajukan resign dengan cara yang baik termasuk memberi pemberitahuan secara resmi melalui surat, mengikuti prosedur resign yang berlaku, serta memberikan waktu pemberitahuan yang cukup bagi perusahaan untuk mencari pengganti.
3. Memenuhi Kewajiban Pekerjaan Sebelum Resign
Syarat berikutnya adalah memastikan bahwa semua kewajiban pekerjaan telah dipenuhi sebelum pengunduran diri dilakukan.
Karyawan yang ingin mendapatkan surat paklaring harus menyelesaikan semua tanggung jawabnya dengan baik dan memenuhi tugas yang telah menjadi bagian dari perjanjian kerja.
Hal ini meliputi penyelesaian pekerjaan, pelaporan proyek, hingga penyerahan tugas kepada pengganti jika sudah ditunjuk.
4. Tidak Meninggalkan Masalah yang Belum Terselesaikan
Karyawan yang ingin mendapatkan surat paklaring kerja juga harus memastikan bahwa mereka tidak meninggalkan masalah atau konflik yang belum terselesaikan di tempat kerja. Masalah yang belum terselesaikan, seperti perselisihan dengan rekan kerja, tanggung jawab yang belum dituntaskan, atau pelanggaran kebijakan perusahaan, dapat menghalangi HRD dalam memberikan surat paklaring.
Baca Juga: 11 Jenis-Jenis Bonus yang Dapat Diterima Karyawan
Siapa yang Berhak Mengeluarkan Surat Paklaring?
Menurut penjelasan dari pihak Badan Pembinaan Hukum Nasional Penyuluhan dan Bantuan Hukum, hadirnya surat paklaring kerja / Surat Keterangan Kerja memiliki sifat yang wajib bagi pengusaha atas permintaan dari para pekerja / buruh yang bekerja di dalamnya.
Apabila pihak pengusaha menolak untuk memberikan surat paklaring kerja ini, maka dia patut untuk bertanggung jawab secara penuh terhadap pekerja maupun pihak ketiga atas kerugian yang timbul tersebut. Hal ini sesuai dengan KUHPerdata 1239.
Hal ini dapat kita ambil kesimpulan bahwa jika pimpinan perusahaan menolak untuk memberikan Surat Keterangan Kerja / surat paklaring kerja yang diminta atau bahkan memang secara sengaja menuliskan keterangan yang tidak benar dan hal lain yang merugikan, maka harus sepenuhnya bersedia untuk bertanggung jawab terhadap seluruh buruh maupun pihak ketiga yang dirugikan.
Tidak cukup sampai disitu saja, jika melihat dari Pasal 1602z, maka memberikan Surat Keterangan Kerja / surat paklaring kerja kepada pekerja atau buruh ini memiliki sifat yang wajib bagi setiap pengusaha. Dimana, hal ini tidak memandang apakah pekerja tersebut berstatus pekerja harian atau tidak.
Adapun jika merujuk pada ketentuan dan aturan pada Pasal 1602z KUH Perdata tersebut, untuk dapat menghindari hal – hal ini, maka tidak ada salahnya bagi para pihak pengusaha untuk memperjanjikan dan mengaturnya dalam peraturan perusahaan atau dalam perjanjian kerja bersama (PKB) maupun dalam perjanjian kerja.
Sanksi Perusahaan Tidak Memberikan Paklaring
Apabila melihat dari ketentuan dan penjelasan detail pihak Badan Pembinaan Hukum Nasional Pusat Penyuluhan dan Bantuan Hukum, adanya surat paklaring / Surat Keterangan Kerja dikatakan menjadi salah satu hal yang wajib untuk diberikan pihak pengusaha kepada pekerja / buruh berdasarkan atas pekerjaan pekerja / buruh tersebut.
Sementara itu, berdasarkan pada KUHP 1239, perusahaan atau pengusaha yang dengan sengaja menolak untuk memberikan surat paklaring kerja / Surat Keterangan Kerja kepada karyawan ini, maka mereka diharuskan untuk bertanggung jawab secara penuh terhadap pekerja atau pihak ketiga atas kerugian yang ditimbulkan.
Bahkan, ada sanksi tersendiri yang nantinya bisa diberikan kepada pihak perusahaan / pengusaha tersebut jika memang benar-benar tidak mau / menolak mengeluarkan surat paklaring tersebut untuk diberikan kepada pihak karyawan / buruh yang bekerja di dalamnya sesuai dengan masa kontrak dalam perjanjian sebelumnya.
Dalam hal ini, pihak perusahaan / pengusaha yang memang dalam artian menolak untuk memberikan surat paklaring kerja seperti pada surat paklaring kerja atau memang dengan sengaja menuliskan keterangan yang tidak benar dengan surat keterangan tersebut, maka dia harus siap / bersedia untuk bertanggung jawab atas kerugian yang terjadi, baik itu untuk buruh / pihak ketiga.
Adapun mengenai sanksi yang akan diberikan jika pihak perusahaan / pengusaha memang menolak memberikan surat paklaring kerja / Surat Keterangan Kerja kepada karyawan, maka bisa jadi mereka dalam kondisi dipecat dan karyawan atau buruh tetap mendapatkan surat paklaring kerja yang dibutuhkan untuk dapat melamar kerja di tempat baru.
Sanksi yang diberikan ini tentu saja menjadi hal wajar karena sudah menjadi kewajiban bagi setiap perusahaan / pengusaha untuk memberikan surat paklaring kerja / Surat Keterangan Kerja kepada karyawan / buruh.
Baca Juga: Contoh Data Karyawan yang Dibutuhkan Perusahaan
Cara Membuat Surat Paklaring Kerja Yang Profesional
Surat Paklaring Kerja adalah dokumen penting yang memberikan referensi formal mengenai pengalaman dan riwayat kerja seorang karyawan. Dokumen ini tidak hanya mencantumkan masa kerja, jabatan, dan kontribusi karyawan, tetapi juga menunjukkan penghargaan perusahaan terhadap dedikasi dan kerja keras karyawan selama bekerja di perusahaan. Untuk membuat surat paklaring yang baik, ada beberapa elemen penting yang perlu diperhatikan. Artikel ini akan membahas cara membuat surat paklaring kerja yang profesional dengan memperhatikan setiap elemen krusial.
1. Menggunakan Kertas Resmi dengan Kop Surat Perusahaan
Salah satu elemen penting dalam surat paklaring adalah penggunaan kop surat perusahaan. Kop surat ini memberikan kesan formal dan menunjukkan bahwa surat tersebut berasal dari institusi yang sah. Dengan adanya kop surat, penerima dapat langsung mengetahui asal dokumen dan memastikan keabsahan surat tersebut. Kop surat biasanya mencantumkan nama perusahaan, logo, alamat, serta informasi kontak perusahaan, yang memberikan identitas jelas.
2. Bukti Pengesahan Resmi dari Perusahaan
Setelah kop surat, elemen penting berikutnya adalah pengesahan resmi dari perusahaan. Ini biasanya dalam bentuk tanda tangan dari pejabat yang berwenang, seperti manajer HR atau pimpinan departemen. Selain tanda tangan, surat paklaring sering kali disertai dengan stempel perusahaan untuk memberikan validitas lebih. Bukti pengesahan ini memastikan bahwa surat paklaring memiliki dasar hukum dan dapat dipertanggungjawabkan.
3. Pernyataan Positif Mengenai Karyawan
Surat paklaring idealnya berisi pernyataan positif mengenai karyawan yang bersangkutan. Pernyataan ini tidak hanya menunjukkan kualitas karyawan, tetapi juga menunjukkan sikap profesional perusahaan dalam menghargai karyawan, baik yang resign secara sukarela maupun yang terkena Pemutusan Hubungan Kerja (PHK). Dengan mencantumkan pernyataan positif, perusahaan menunjukkan bahwa mereka mendukung perkembangan karier karyawan tersebut.
4. Informasi Dasar yang Harus Ada di Surat Paklaring
Setiap surat paklaring wajib mencantumkan informasi dasar mengenai karyawan. Informasi ini mencakup nama lengkap karyawan, jabatan, masa kerja, dan alasan pengunduran diri. Informasi ini sangat penting karena memberikan gambaran umum tentang pengalaman dan latar belakang karyawan yang dibutuhkan oleh perusahaan yang baru.
Rincian Informasi yang Diperlukan:
- Nama Lengkap: Nama lengkap karyawan harus tercantum dengan benar sesuai dengan identitas resmi.
- Jabatan: Posisi terakhir yang dipegang oleh karyawan di perusahaan penting untuk dicantumkan karena menggambarkan tanggung jawab yang pernah diemban.
- Masa Kerja: Cantumkan tanggal mulai dan berakhirnya masa kerja. Informasi ini menunjukkan durasi karyawan bekerja di perusahaan.
- Alasan Pengunduran Diri: Jelaskan alasan mengapa karyawan tidak lagi bekerja, seperti pengunduran diri atau PHK, tanpa memberikan detail berlebihan.
5. Menyampaikan Ucapan Terima Kasih
Menyampaikan apresiasi atau ucapan terima kasih kepada karyawan yang telah berkontribusi di perusahaan adalah bagian penting dari surat paklaring. Apresiasi ini menunjukkan sikap perusahaan yang menghargai dedikasi karyawan. Meskipun mungkin terlihat sederhana, ucapan terima kasih dalam surat paklaring memiliki nilai penting karena dapat memberikan kesan baik bagi karyawan yang akan melangkah ke jenjang karier berikutnya.
6. Memberikan Surat Paklaring di Waktu yang Tepat
Surat paklaring sebaiknya diberikan kepada karyawan segera setelah mereka menyelesaikan masa kerja di perusahaan. Waktu ideal untuk memberikan surat ini adalah satu hingga dua hari setelah karyawan resmi berhenti. Pemberian surat tepat waktu menunjukkan bahwa perusahaan memahami kebutuhan karyawan dalam melanjutkan kariernya dan menghargai proses administrasi yang efisien.
Kelola Administrasi Karyawan Lebih Mudah dengan Mekari Talenta
Mengeluarkan surat paklaring hanyalah salah satu dari sekian banyak tugas HR dalam mengelola administrasi karyawan, mulai dari absensi, perhitungan dan pembayaran gaji, hingga proses evaluasi kinerja.
Untuk meringankan beban kerja tersebut, HR bisa memanfaatkan software HRIS seperti Mekari Talenta.
Sebagai aplikasi absensi digital, Mekari Talenta menawarkan berbagai fitur HRIS yang membuat administrasi jauh lebih efisien, misalnya pengajuan reimbursement online hingga pengelolaan database karyawan secara terpusat agar akses data lebih cepat.
Tertarik untuk mencoba Talenta? Anda bisa juga buka halaman ini untuk jadwalkan demo Mekari Talenta dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami.
