Dalam operasional bisnis, pengelolaan penggajian atau payroll merupakan proses yang tidak bisa diabaikan. Bagaimanapun, pembayaran gaji yang tepat waktu adalah bentuk apresiasi paling dasar kepada karyawan dan menjadi salah satu indikator profesionalisme perusahaan.
Namun, untuk memastikan payroll berjalan lancar, perusahaan membutuhkan sistem penggajian yang terstruktur. Di sinilah pentingnya memahami payroll cycle, yaitu kerangka waktu yang menentukan bagaimana dan kapan karyawan menerima gaji.
Tanpa pemahaman yang baik mengenai siklus ini, proses penggajian dapat menjadi tidak efisien, berisiko menimbulkan kesalahan, dan bahkan mempengaruhi kepuasan kerja karyawan.
Apa Itu Payroll Cycle?
Payroll cycle adalah periode tetap yang digunakan perusahaan untuk menghitung dan membayarkan gaji kepada karyawan. Siklus ini meliputi seluruh rangkaian proses mulai dari pengumpulan data kehadiran, perhitungan jam kerja dan lembur, pemotongan pajak serta benefit, hingga pencairan gaji ke rekening karyawan.
Sebuah payroll cycle biasanya dimulai dari fase pengumpulan data. Pada tahap ini, informasi terkait absensi, lembur, izin, cuti, hingga komponen variabel seperti insentif dan komisi dikonsolidasikan.
Setelah seluruh data terkumpul, tim HR atau sistem payroll akan memproses perhitungan gaji berdasarkan struktur payroll perusahaan, skema pajak, dan regulasi ketenagakerjaan yang berlaku. Siklus ini ditutup dengan pembayaran gaji dan distribusi slip gaji kepada karyawan.
Baca juga: Rekomendasi Aplikasi Payroll Open-Source Terbaik
Mengapa Payroll Cycle Penting?
Payroll cycle bukan hanya urusan internal HR, tetapi juga mempengaruhi kesehatan finansial perusahaan dan kesejahteraan karyawan.
Dari sisi bisnis, siklus penggajian membantu perusahaan mengelola arus kas. Ketika perusahaan mengetahui kapan mereka harus membayarkan gaji, tim keuangan dapat membuat proyeksi kas dengan lebih akurat.
Hal ini sangat penting terutama bagi perusahaan yang memiliki beban operasional besar atau berada dalam industri yang arus pendapatannya fluktuatif. Perencanaan kas yang buruk dapat menyebabkan keterlambatan pembayaran gaji, yang pada akhirnya berdampak buruk pada stabilitas perusahaan.
Di sisi lain, konsistensi dalam payroll cycle memiliki pengaruh besar terhadap kepuasan karyawan.
Gaji adalah kebutuhan pokok, dan keterlambatan dalam pembayaran dapat mengganggu perencanaan keuangan pribadi karyawan. Ketika perusahaan mampu membayar gaji secara konsisten sesuai jadwal, rasa percaya karyawan semakin meningkat.
Hubungan kerja pun menjadi lebih harmonis. Bahkan menurut berbagai studi HR, ketepatan waktu pembayaran gaji merupakan salah satu faktor yang dapat menurunkan tingkat turnover.
Jenis-Jenis Payroll Cycle
Siklus Mingguan
Pada siklus mingguan, perusahaan membayarkan gaji setiap minggu. Model ini banyak digunakan pada industri yang mengandalkan jam kerja variabel seperti retail, restoran, dan manufaktur.
Siklus ini memberikan keuntungan berupa akses pendapatan yang lebih cepat bagi karyawan, sehingga sangat membantu mereka yang mengatur keuangan secara mingguan.
Namun, dari sisi perusahaan, frekuensi pembayaran yang tinggi menambah beban administrasi. HR harus menghitung gaji lebih sering, dan tim keuangan harus mempersiapkan dana secara berkala.
Siklus Dua Mingguan
Siklus dua mingguan atau bi-weekly membayarkan gaji setiap dua minggu sekali. Dengan frekuensi pembayaran sebanyak 26 kali dalam setahun, siklus ini dianggap seimbang antara kebutuhan karyawan untuk menerima penghasilan secara reguler dan kebutuhan perusahaan untuk mengurangi beban administrasi.
Meski begitu, ada bulan tertentu di mana pembayaran gaji dilakukan tiga kali. Hal ini bisa menimbulkan tantangan untuk pengelolaan anggaran jika perusahaan tidak mempersiapkan kas dengan baik.
Siklus Setengah Bulanan
Pada siklus setengah bulanan, perusahaan membayarkan gaji dua kali setiap bulan, biasanya pada tanggal yang sudah ditentukan seperti tanggal 15 dan 30/31. Siklus ini sangat populer untuk perusahaan profesional atau korporasi karena mudah dipadukan dengan pencatatan akuntansi bulanan.
Namun, perhitungan lembur dan komponen variabel kadang menjadi lebih rumit karena jumlah hari dalam setiap periode bisa berbeda.
Siklus Bulanan
Siklus bulanan adalah bentuk paling sederhana dalam penggajian. Karyawan menerima gaji sekali setiap bulan. Siklus ini memberikan efisiensi administratif yang tinggi dan mudah diselaraskan dengan laporan keuangan bulanan perusahaan.
Meski demikian, karyawan harus menunggu lebih lama untuk menerima gaji, sehingga tidak cocok untuk mereka yang membutuhkan cashflow cepat. Beberapa perusahaan memilih siklus bulanan untuk posisi tetap, sementara posisi kontrak atau harian menggunakan siklus lain yang lebih sering.
Baca juga: Perbandingan Waktu Proses Payroll Manual vs Sesudah Otomasi: Mana yang Lebih Efisien?
Cara Memilih Payroll Cycle yang Tepat
Pemilihan payroll cycle yang tepat bergantung pada karakteristik dan kebutuhan perusahaan. Langkah pertama adalah menganalisis industri tempat perusahaan beroperasi.
Misalnya, bisnis retail atau hospitality biasanya membutuhkan siklus mingguan atau dua mingguan karena karyawan bekerja berdasarkan shift dan jam kerja yang fluktuatif. Sebaliknya, perusahaan profesional seperti konsultan atau startup teknologi cenderung memilih siklus setengah bulanan atau bulanan karena lebih stabil dan efisien.
Selain itu, jumlah karyawan juga perlu dipertimbangkan. Semakin banyak karyawan, semakin kompleks proses payroll sehingga diperlukan siklus yang tidak terlalu sering. Pertimbangan lain adalah kemampuan perusahaan dalam menjaga arus kas. Perusahaan dengan cashflow ketat akan lebih cocok menggunakan siklus penggajian yang jarang, misalnya bulanan.
Sebagai ilustrasi, sebuah startup teknologi dengan 40 karyawan memilih siklus setengah bulanan karena memberikan keseimbangan antara efisiensi administrasi dan kenyamanan karyawan.
Di sisi lain, sebuah restoran dengan lebih dari 100 pekerja harian menggunakan siklus mingguan untuk menjaga motivasi kerja dan memberikan fleksibilitas kepada karyawan dalam mengelola keuangan mereka.
Baca juga: Cut-off dalam Penggajian: Definisi, Proses, dan Dampaknya
Kesimpulan
Payroll cycle memainkan peran penting dalam menjaga keteraturan proses penggajian. Dengan memahami siklus payroll, perusahaan dapat menyesuaikan metode penggajian sesuai kebutuhan operasional, kemampuan keuangan, dan preferensi karyawan.
Siklus penggajian yang tepat membantu meningkatkan kepercayaan karyawan, memperkuat sistem HR, serta mendukung stabilitas perusahaan dalam jangka panjang.
Untuk memastikan seluruh proses payroll berjalan otomatis, akurat, dan minim kesalahan, perusahaan sebaiknya menggunakan sistem yang sudah teruji seperti Mekari Talenta.
Dengan fitur lengkap mulai dari pengelolaan absensi, perhitungan pajak otomatis, slip gaji digital, hingga integrasi penuh dengan HRIS, Mekari Talenta membantu perusahaan menjalankan payroll cycle dengan lebih efisien dan sesuai regulasi.
Tertarik mengetahui fitur Payroll dari Mekari Talenta yang lebih lengkap? Hubungi tim sales Mekari Talenta dan coba gratis demo aplikasinya sekarang juga.
Referensi:
Investopedia – Payroll
SHRM – Compensation
QuickBooks – Payroll Frequency Types
