HR Planning 7 min read

Efisiensi: Pengertian, Jenis, dan Pentingnya dalam Bisnis

Tayang
29 Jul, 2024
Diperbarui
02 Agustus 2024

Efisiensi adalah kata yang sering kita dengar setiap saat. Ketika berbicara mengenai efisiensi, biasanya berkaitan dengan sebuah usaha atau upaya atas sesuatu.

Apa pengertian efisiensi dan bagaimana kaitannya dengan sebuah pekerjaan? Simak penjelasan lengkapnya berikut ini.

Apa itu Efisiensi?

Efisiensi adalah konsep yang mengukur seberapa baik sumber daya (seperti waktu, tenaga, uang, atau bahan baku) digunakan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

Efisiensi berfokus pada memaksimalkan output dengan meminimalkan input atau penggunaan sumber daya dan umumnya diartikan sebagai kemampuan untuk mencapai tujuan dengan penggunaan sumber daya seminimal mungkin.

Namun dalam konteks bisnis, efisiensi sering diukur dengan rasio output terhadap input. Contohnya, dalam proses manufaktur, efisiensi bisa diukur dengan jumlah produk yang dihasilkan per unit waktu atau biaya.

Jenis-Jenis Efisiensi

Efisiensi dibagi menjadi beberapa jenis. Setiap jenis efisiensi ini memiliki fokus dan tujuan yang berbeda tetapi semuanya berkontribusi pada penggunaan sumber daya yang lebih baik dan pencapaian hasil yang lebih optimal. Berikut jenis-jenisnya.

Efisiensi Teknis

Efisiensi teknis berfokus pada penggunaan teknologi, teknik, dan metode produksi yang paling efektif untuk meminimalkan pemborosan sumber daya seperti waktu, bahan baku, dan tenaga kerja.

Hal ini melibatkan optimalisasi proses produksi dan penerapan inovasi teknologi untuk meningkatkan output tanpa meningkatkan input.

Contoh efisiensi teknis termasuk penggunaan mesin otomatis yang lebih cepat dan lebih akurat, atau penerapan metode lean manufacturing untuk mengurangi limbah dalam proses produksi.

Efisiensi Alokatif

Efisiensi alokatif terjadi ketika sumber daya dialokasikan sedemikian rupa sehingga output total dari sistem atau ekonomi adalah yang tertinggi.

Ini berarti bahwa setiap sumber daya, seperti tenaga kerja, modal, dan bahan baku, digunakan di tempat yang paling produktif dan memberikan nilai tambah terbesar.

Efisiensi alokatif memastikan bahwa tidak ada sumber daya yang terbuang atau digunakan dalam cara yang kurang produktif dibandingkan alternatif lainnya.

Efisiensi Ekonomis

Efisiensi ekonomis menekankan pada pencapaian hasil atau output yang diinginkan dengan pengeluaran biaya seminimal mungkin. Ini melibatkan pengendalian biaya, mencari cara untuk mengurangi pengeluaran, dan memaksimalkan nilai dari setiap unit biaya yang dikeluarkan.

Contohnya termasuk pembelian bahan baku dengan harga yang lebih murah tanpa mengorbankan kualitas, atau penggunaan teknologi yang lebih hemat energi untuk mengurangi biaya operasional.

Efisiensi Operasional

Efisiensi operasional berfokus pada perbaikan dan optimalisasi proses bisnis dan operasi sehari-hari untuk meningkatkan produktivitas dan kinerja.

Ini melibatkan identifikasi dan penghapusan hambatan dalam alur kerja, peningkatan koordinasi antar departemen, dan penerapan praktik terbaik untuk meningkatkan efisiensi.

Contoh efisiensi operasional termasuk penjadwalan yang lebih baik, penggunaan perangkat lunak manajemen proyek untuk meningkatkan kolaborasi, atau pelatihan karyawan untuk meningkatkan keterampilan mereka.

[ Baca Juga: 10 Indikator Manajemen Sumber Daya Manusia SDM ]

Konsep Efisiensi

Pengukuran efisiensi sering dilakukan dengan membandingkan output yang dihasilkan terhadap input yang digunakan. Rasio ini memberikan gambaran tentang seberapa efektif sumber daya digunakan untuk menghasilkan hasil tertentu. Formula umum untuk pengukuran efisiensi adalah

Efisiensi = Output aktual / Output maksimal x 100%

Jika efisiensi meningkat, berarti lebih banyak output dihasilkan dengan input yang sama atau lebih sedikit input digunakan untuk menghasilkan output yang sama.

Indikator Efisiensi

Produktivitas 

Produktivitas adalah salah satu indikator utama efisiensi yang mengukur output yang dihasilkan per unit input, seperti tenaga kerja, bahan baku, atau modal. Produktivitas yang tinggi menunjukkan bahwa sumber daya digunakan secara efektif untuk menghasilkan output yang maksimal.

Contoh: Jumlah produk yang dihasilkan per jam kerja atau per pekerja.

Biaya per unit 

Biaya per unit mengukur biaya yang diperlukan untuk memproduksi satu unit output. Indikator ini membantu dalam menilai efisiensi ekonomis dari proses produksi. Penurunan biaya per unit menunjukkan peningkatan efisiensi karena lebih sedikit biaya yang dibutuhkan untuk menghasilkan setiap unit produk.

Contoh: Biaya produksi per unit barang yang dihasilkan.

Waktu siklus 

Waktu siklus adalah indikator efisiensi operasional yang mengukur waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu siklus proses, mulai dari awal hingga akhir.

Pengurangan waktu siklus menunjukkan peningkatan efisiensi karena proses diselesaikan lebih cepat, memungkinkan lebih banyak output dihasilkan dalam periode waktu yang sama.

Contoh: Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu produk dari awal hingga akhir.

Pemanfaatan kapasitas 

Pemanfaatan kapasitas mengukur sejauh mana kapasitas produksi atau operasional yang tersedia digunakan secara optimal. Tingkat pemanfaatan kapasitas yang tinggi menunjukkan bahwa sumber daya dan fasilitas digunakan dengan efisien.

Ini juga membantu mengidentifikasi area di mana ada kelebihan kapasitas yang belum dimanfaatkan atau area yang memerlukan peningkatan kapasitas.

Contoh: Persentase penggunaan mesin atau fasilitas produksi terhadap kapasitas maksimal yang tersedia.

Perbedaan Efisiensi dan Efektivitas

Seringkali efisiensi disandingkan dengan efektivitas, namun keduanya memiliki beberapa perbedaan. Berikut lebih lengkapnya.

Efisiensi

Efisiensi berfokus pada penggunaan sumber daya secara optimal untuk mengurangi pemborosan dan biaya. Ini berarti melakukan tugas dengan cara yang paling hemat waktu, tenaga, dan biaya, sambil tetap menghasilkan output yang memadai.

Efisiensi berkaitan dengan proses dan metode yang digunakan untuk mencapai hasil, menekankan pada penggunaan sumber daya seminimal mungkin untuk mendapatkan output maksimal.

Contoh:

  • Mengurangi waktu yang dihabiskan untuk menyelesaikan tugas tertentu.
  • Menggunakan bahan baku seefisien mungkin dalam proses produksi.
  • Mengoptimalkan jadwal kerja untuk meningkatkan produktivitas.

Efektivitas

Sementara itu, efektivitas menekankan pada pencapaian tujuan atau hasil yang diinginkan, tanpa terlalu mempersoalkan jumlah sumber daya yang digunakan.

Ini berarti mencapai hasil yang diinginkan atau menyelesaikan tugas yang ditetapkan dengan sukses, bahkan jika harus menggunakan lebih banyak sumber daya seperti waktu, tenaga, atau biaya.

Contoh:

  • Mencapai target penjualan yang telah ditetapkan, meskipun memerlukan anggaran pemasaran yang lebih besar.
  • Mengembangkan produk berkualitas tinggi yang memenuhi kebutuhan pelanggan, meskipun biaya produksinya tinggi.
  • Menyelesaikan proyek tepat waktu sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan, meskipun membutuhkan lebih banyak tenaga kerja.

Kesimpulannya, efisiensi adalah tentang “bagaimana”, sedangkan efektivitas adalah tentang “apa” yang dicapai.

[ Baca Juga: 12 Pelatihan Wajib Untuk Meningkatkan Skill Karyawan ]

Apa Manfaat dari Efisiensi dalam Bisnis?

Berikut adalah beberapa manfaat dari efisiensi.

Pengurangan Biaya

Dengan meningkatkan efisiensi, perusahaan dapat mengurangi biaya yang terkait dengan operasional dan produksi. Ini termasuk pengurangan biaya bahan baku, energi, tenaga kerja, dan overhead.

Penggunaan sumber daya yang lebih hemat berarti perusahaan dapat menghasilkan produk atau layanan dengan biaya yang lebih rendah, yang pada akhirnya meningkatkan margin keuntungan.

Contoh:

  • Mengoptimalkan penggunaan bahan baku untuk mengurangi limbah.
  • Menerapkan teknologi otomatisasi untuk mengurangi biaya tenaga kerja.
  • Melakukan efisiensi tenaga kerja dengan PHK
  • Mengurangi konsumsi energi melalui praktik hemat energi.

Peningkatan Produktivitas

Efisiensi membantu perusahaan meningkatkan produktivitas dengan memaksimalkan output dari sumber daya yang ada. Ini berarti perusahaan dapat menghasilkan lebih banyak produk atau layanan tanpa perlu menambah input, atau bahkan dengan mengurangi input. Peningkatan produktivitas ini dapat membantu perusahaan memenuhi permintaan pasar lebih cepat dan lebih efektif.

Contoh:

  • Mengimplementasikan proses kerja yang lebih efisien untuk mempercepat produksi.
  • Meningkatkan keterampilan dan pelatihan karyawan untuk meningkatkan efisiensi kerja.
  • Menggunakan alat dan teknologi canggih untuk meningkatkan kecepatan dan akurasi produksi.

Keunggulan Kompetitif

Dengan menjadi lebih efisien, perusahaan dapat menawarkan harga yang lebih kompetitif, meningkatkan kualitas produk atau layanan, dan merespons perubahan pasar lebih cepat.

Efisiensi operasional memberikan keunggulan kompetitif karena memungkinkan perusahaan untuk beradaptasi dengan cepat dan memberikan nilai lebih kepada pelanggan.

Contoh:

  • Menawarkan harga produk yang lebih rendah dibandingkan pesaing karena biaya produksi yang lebih rendah.
  • Merespons permintaan pelanggan dengan cepat melalui proses yang efisien.
  • Meningkatkan inovasi produk karena efisiensi dalam penelitian dan pengembangan.

Peningkatan Kualitas

Efisiensi tidak hanya tentang mengurangi biaya dan meningkatkan produktivitas, tetapi juga tentang meningkatkan kualitas. Dengan proses yang efisien, perusahaan dapat mengurangi kesalahan, meningkatkan konsistensi, dan memastikan bahwa produk atau layanan memenuhi standar kualitas yang tinggi. Hal ini meningkatkan kepuasan pelanggan dan reputasi perusahaan di pasar.

Contoh:

  • Menggunakan metode produksi yang presisi untuk menghasilkan produk berkualitas tinggi.
  • Meminimalkan cacat dan kesalahan melalui kontrol kualitas yang efisien.
  • Meningkatkan kepuasan pelanggan dengan layanan yang cepat dan andal.

Tujuan dari Melakukan Efisiensi

Berikut adalah penjelasan masing-masing tujuan dari melakukan efisiensi.

1. Meningkatkan Profitabilitas

Mengurangi biaya dan meningkatkan margin keuntungan. Efisiensi bertujuan untuk mengurangi biaya operasional dan produksi, sehingga perusahaan dapat meningkatkan margin keuntungan.

Misalnya, dengan mengoptimalkan penggunaan bahan baku atau mengurangi limbah produksi, perusahaan bisa mengurangi pengeluaran. Pengurangan biaya ini langsung berdampak pada peningkatan profitabilitas perusahaan, karena biaya yang lebih rendah berarti margin keuntungan yang lebih tinggi pada setiap penjualan.

2. Memperbaiki Alur Kerja

Menyederhanakan proses bisnis untuk mengurangi waktu siklus dan meningkatkan responsivitas. Dengan melakukan efisiensi, perusahaan dapat menyederhanakan proses bisnisnya sehingga alur kerja menjadi lebih lancar dan cepat.

Ini bisa melibatkan otomatisasi tugas-tugas rutin, pengurangan langkah-langkah yang tidak perlu, dan peningkatan koordinasi antar departemen.

Alur kerja yang lebih efisien memungkinkan perusahaan untuk merespons permintaan pasar dengan lebih cepat dan mengurangi waktu siklus dari awal hingga akhir proses produksi atau layanan.

3. Memaksimalkan Sumber Daya

Menggunakan sumber daya perusahaan secara optimal. Efisiensi juga berarti memaksimalkan penggunaan sumber daya yang ada, baik itu tenaga kerja, bahan baku, maupun teknologi.

Dengan manajemen yang lebih baik, perusahaan bisa memastikan bahwa setiap sumber daya digunakan dengan cara yang paling efektif dan produktif. Contohnya, peralatan yang dirawat dengan baik dan digunakan secara optimal akan memiliki umur pakai yang lebih lama dan performa yang lebih baik, sehingga mengurangi biaya penggantian dan perbaikan.

4. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Menyediakan produk dan layanan berkualitas tinggi dengan lebih cepat dan biaya lebih rendah. Efisiensi dalam operasional perusahaan memungkinkan penyediaan produk dan layanan yang berkualitas tinggi dengan lebih cepat dan biaya yang lebih rendah.

Ketika perusahaan mampu memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan dengan lebih efektif, kepuasan pelanggan akan meningkat. Kepuasan pelanggan yang tinggi dapat berdampak pada peningkatan loyalitas pelanggan, rekomendasi dari mulut ke mulut, dan reputasi positif di pasar, yang pada akhirnya mendukung pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan.

Dengan mencapai efisiensi dalam berbagai aspek operasional, perusahaan dapat memperkuat posisi kompetitifnya di pasar dan mencapai tujuan bisnis jangka panjang yang lebih baik.

Cara Tingkatkan Efisiensi Operasional Perusahaan

Bagaimana cara meningkatkan efisiensi operasional perusahaan? Berikut jawabannya.

Analisis Proses Bisnis

Mengidentifikasi dan menghilangkan hambatan dalam proses. Analisis proses bisnis melibatkan pemetaan alur kerja dan mengidentifikasi titik-titik bottleneck atau hambatan yang menghambat efisiensi. Dengan mengeliminasi atau mengurangi hambatan ini, perusahaan dapat mempercepat proses dan meningkatkan produktivitas.

Otomatisasi

Menggunakan teknologi untuk mengotomatisasi tugas rutin dan berulang. Otomatisasi membantu mengurangi waktu dan tenaga yang dihabiskan untuk tugas-tugas rutin dan berulang, memungkinkan karyawan untuk fokus pada pekerjaan yang lebih strategis dan bernilai tinggi. Teknologi otomatisasi dapat mencakup perangkat lunak, robotika, dan sistem otomatis lainnya.

Pelatihan dan Pengembangan

Meningkatkan keterampilan dan pengetahuan karyawan. Pelatihan dan pengembangan karyawan memastikan bahwa staf memiliki keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan untuk bekerja secara efisien. Program pelatihan yang baik dapat meningkatkan kompetensi karyawan dan membuat mereka lebih produktif.

Manajemen Waktu

Mengelola waktu dengan lebih efektif untuk mengurangi pemborosan. Manajemen waktu yang efektif membantu karyawan dan tim bekerja lebih efisien dengan memprioritaskan tugas, mengelola jadwal dengan baik, dan menghindari pemborosan waktu.

Pemantauan Kinerja

Menggunakan KPI untuk memantau dan meningkatkan kinerja operasional. Pemantauan kinerja melalui Key Performance Indicators (KPI) membantu perusahaan mengukur efektivitas operasional dan mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan. KPI memberikan data konkret untuk pengambilan keputusan yang lebih baik.

Pemanfaatan Teknologi

Menerapkan teknologi terbaru untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas. Teknologi baru dapat membantu perusahaan bekerja lebih cepat dan efisien. Pemanfaatan teknologi mencakup adopsi alat dan sistem yang memudahkan operasi sehari-hari dan meningkatkan produktivitas.

Kolaborasi Tim

Meningkatkan komunikasi dan kolaborasi antar tim untuk bekerja lebih efisien. Kolaborasi yang baik di antara tim memungkinkan pekerjaan diselesaikan dengan lebih cepat dan efisien. Meningkatkan komunikasi dan kerja sama antar tim membantu mengurangi kesalahan dan mempercepat penyelesaian proyek.

Itulah tadi sekilas penjelasan mengenai efisiensi. Meningkatkan efisiensi operasional perusahaan memerlukan pendekatan yang holistik. Dengan mengimplementasikan strategi-strategi ini, perusahaan dapat meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya, dan mencapai hasil yang lebih baik secara keseluruhan.

Berbicara mengenai efisiensi, HR juga dapat melakukan efisiensi pekerjaan mereka dengan memanfaatkan aplikasi Mekari Talenta, satu solusi untuk menjawab berbagai kebutuhan pengelolaan karyawan Anda.

Mekari Talenta memiliki fitur lengkap mulai dari Attendance Management, Payroll Manajement, hingga Recruitment. Anda bisa menghubungi tim sales kami untuk berdiskusi mengenai kebutuhan Anda dan coba gratis demo aplikasinya sekarang juga.

Image
Jordhi Farhansyah
Penulis yang selama 2 tahun terakhir fokus memproduksi konten seputar HR dan bisnis. Selain menulis, sehari-hari Jordhi juga aktif merawat hobinya di bidang fotografi analog.
WhatsApp Hubungi sales