Insight Talenta

Tips Mengelola Absensi Selama Work From Home

Tips Mengelola Absensi Selama Work From Home

Pandemi Virus Corona atau COVID-19 mengharuskan hampir semua orang melakukan isolasi atau karantina di rumah masing-masing. Untuk pekerjaan, sudah banyak perusahaan yang menerapkan kebijakan work from home (WFH) atau bekerja dari rumah. 

Kebijakan work from home tentu memberikan dampak signifikan terutama menyangkut kesiapan karyawan dan perusahaan. Bagi karyawan dan perusahaan yang belum pernah menerapkan WFH, maka bisa dibilang sebagai “the new normal” dan menjadi sebuah tantangan dalam mempertahankan kegiatan bisnis mereka. Tuntutan atas perubahan ini tentu membuat mereka perlu beradaptasi, salah satunya dengan teknologi.

Note : Baca artikel 4 Tips Work From Home (WFH) Agar Bisnis Sukses & Produktif

Pada saat ini, peran teknologi cloud atau disebut juga dengan cloud computing dapat membantu dalam segala hal. Fungsinya yang paling utama adalah menyimpan dan mengelola data karyawan, yang bisa menghemat banyak waktu Human Resources (HR) dalam urusan pengelolaan absensi dan juga penghitungan gaji.

Kegunaan utama dari teknologi ini layaknya harus dimanfaatkan di tengah penerapan work from home, dengan jumlah tatap muka yang berkurang bahkan tidak ada sama sekali, karyawan tidak harus dibebani dengan kekhawatiran kehilangan absensi.

Lantas, bagaimana HR dapat mengantisipasi masalah pengelolaan absensi selama work from home? Berikut ini tipsnya seperti dikutip Talenta by Mekari, Selasa (15/4).

Buat Jadwal dan Memastikan Karyawan Mengajukan Absen 

Pastikan Anda membuat jadwal kerja karyawan yang terstruktur dan rapi. Berikan kewajiban untuk semua karyawan yang bersangkutan untuk mengisi jadwal tersebut dengan hasil kerja yang mereka berikan satu hari sebelumnya, serta apa yang akan mereka kerjakan di hari berikutnya.

Selain itu, tetapkan waktu yang tepat untuk pengisian sehingga karyawan masih memiliki komitmen dan tanggung jawab atas tugasnya, sama seperti ketika kegiatan pekerjaan dilakukan sebelum penerapan WFH. Untuk lebih jelasnya, Anda bisa menggunakan urutan penjadwalan seperti contoh yang diberikan di bawah ini:

Note : Baca artikel Aplikasi Bisnis yang Dapat Mengoptimalkan Program Work From Home

Jam mulai bekerja

Ketika jam mulai kerja sudah ditentukan, Anda bisa mempersiapkan hal yang akan dilakukan esok hari di hari sebelumnya dan dapat melanjutkan kegiatan pekerjaan dengan lebih siap. Selain itu, perlu juga menetapkan jam mulai kerja sesuai dengan kemampuan Anda.

Berapa jam yang akan digunakan untuk bekerja

Penting sekali untuk tetap mempertahankan total jam kerja setiap harinya seperti yang biasa dilakukan di kantor. Sesuai Undang Undang Ketenagakerjaan Indonesia, jam kerja yang ideal adalah 8 jam per hari. Dengan mengikuti jam kerja yang sudah ditetapkan, Anda tetap bisa melakukan hal lainnya setelah bekerja.

Jam istirahat

“All work and no play” bukanlah sistem yang baik diterapkan di dalam dunia kerja, bahkan walaupun Anda bekerja dari rumah. Seringkali, break atau istirahat dari kerja dapat dipandang sebagai hal yang membuang waktu, walaupun kenyataannya adalah sebaliknya. 

Menurut studi kasus Meijman dan Mulder yang berjudul Psychological Aspects of Workload yang terbit di tahun 2013, karyawan butuh jumlah motivasi dan kemampuan yang cukup agar performanya bisa mencapai potensi penuh. Untuk itu, dibutuhkan keseimbangan di antara bekerja dan istirahat agar karyawan bisa beristirahat sejenak dan kembali bekerja dengan pikiran yang lebih segar.

Note : Baca artikel Remote Working Jadi Tren, Menguntungkan atau Merugikan Perusahaan?

Jam berhenti bekerja

Kemungkinan banyaknya tugas yang harus Anda selesaikan dalam satu hari tidak kecil, bisa saja semua tugas ini dapat memakan waktu lebih lama daripada jumlah jam kerja yang ideal. Untuk itu, Anda harus bisa mengukur cepatnya satu tugas dan lebih memprioritaskan yang mudah terlebih dulu sehingga kelebihan kerja dari jam yang sudah ditentukan bisa dihindari.

Namun, jika keadaannya tidak sesuai yang diperkirakan, maka Anda bisa menetapkan jam berapa Anda harus berhenti bekerja dan melanjutkan tugas di hari berikutnya.

Apa saja yang akan dikerjakan dan dicapai di setiap harinya

Untuk mencapai performa yang produktif setiap harinya, gambaran yang jelas tentang tugas apa saja yang harus dikerjakan dan dicapai harus ditetapkan. Tidak hanya berlaku untuk diri sendiri, hal ini juga berlaku kepada karyawan yang memiliki tanggung jawab di posisinya masing-masing. Dengan memantau goals yang harus dicapai per hari serta evaluasi pencapaian, proses kegiatan bekerja tidak akan terhambat walaupun tidak bekerja dari kantor.

Manfaatkan Fitur Manajemen Waktu untuk Sistem Absensi yang Efektif di Perusahaan Manufaktur

Komitmen lainnya di luar pekerjaan

Buat daftar yang berisi komitmen Anda di luar pekerjaan. Contohnya seperti menyiram pot tanaman di kamar, memasak untuk makan siang atau bahkan pekerjaan lainnya. Jadwal yang Anda ikuti harus sejalan dan mendukung semua kegiatan Anda agar tidak bertabrakan satu sama lain dan mengakibatkan salah satu tugas terbengkalai.

Gunakan aplikasi penghitung waktu atau time tracking

WFH bisa menjadi tantangan bagi banyak orang, terlebih untuk mereka yang belum terbiasa. Membuat jadwal mungkin saja terasa mudah, tetapi mengikutinya belum tentu akan semudah yang kita kira.

Dengan teknologi yang maju pesat, saat ini banyak aplikasi yang menawarkan time tracking yang berfungsi untuk membantu kita agar tetap beraktivitas sesuai jadwal. Aplikasi ini memberitahu Anda berapa banyak waktu yang telah dihabiskan hingga membuat jadwal sehari-hari termasuk bekerja dari rumah. Aplikasi seperti Harvest atau Toggl bisa menjadi acuan untuk kegiatan work from home Anda.

Note : Baca artikel Kenali Risiko Karyawan Work From Home dan Solusinya

Selain itu, demi memudahkan karyawan dalam pengajuan absensi di tengah situasi isolasi, gunakan aplikasi HRIS yang berbasis cloud sehingga absensi karyawan tetap terintegrasi dengan penghitungan gaji. Misalnya Talenta dengan fitur Live Attendance yang memungkinkan karyawan untuk melakukan absen tanpa menggunakan mesin fingerprint atau time cards.

Karyawan dapat melakukannya dengan membuka aplikasi dan melakukan Clock In/Out langsung dari handphone. Cukup dengan membuka menu Live Attendance di halaman utama aplikasi dan mencatatkan absensinya dengan sekali menekan tombol Clock In.

Berlakukan Sistem Shift

Bagi karyawan yang masih bertanggung jawab untuk kegiatan operasional dan harus datang ke tempat bekerja, sistem shift atau berganti jadwal akan sangat membantu baik pihak perusahaan dan karyawan. Untuk menghindari kemungkinan penularan virus COVID-19, baiknya karyawan yang masih harus datang ke kantor diberikan shift. Masing-masing karyawan akan bekerja di waktu tertentu seperti yang sudah ditetapkan oleh manajemen perusahaan dan dapat kembali ke rumah segera setelah jadwal bekerjanya selesai. 

Jam Kerja Fleksibel

Untuk mengantisipasi segala kebutuhan karyawan, tetapkan jam kerja yang fleksibel. Mulainya kegiatan kerja perusahaan tidak mutlak di jam operasional normal seperti jam 8 hingga jam 9 pagi, tetapi sesuai dengan kesediaan karyawan yang bersangkutan.

Di saat yang bersamaan, jam kerja fleksibel juga harus diimbangi dengan peraturan yang dapat mempertahankan kedisiplinan dan produktivitas kerja. Walaupun diterapkan jam kerja yang fleksibel, jumlah jam kerja yang dilakukan oleh karyawan di dalam satu hari harus memenuhi jam kerja yang sudah ditetapkan di dalam Undang Undang Ketenagakerjaan yaitu sebanyak 8 jam per hari.

Tidak masalah jika karyawan baru memulai pekerjaannya di atas jam 8 atau jam 9 pagi, asalkan total jam kerja mereka di dalam satu hari bisa mencapai 8 jam kerja.

Mengelola Absensi Karyawan WFH secara Eksplisit dan Implisit

Rekap Laporan Kehadiran Karyawan

Sesuai dengan peraturan perusahaan, masa tutup buku akan diimplementasikan ke dalam sistem absensi karyawan dan HR dapat merekap seluruh laporannya di setiap akhir periode. Pada masa pandemi COVID-19 saat ini, perlu adanya teknologi yang bisa merekap seluruh laporan kehadiran karyawan. 

Salah satu teknologi yang menyediakan fasilitas tersebut adalah Talenta. Talenta menyediakan fitur unggulan yaitu Live Attendance yang memungkinkan karyawan untuk melakukan absen tanpa menggunakan mesin fingerprint atau time cards. Karyawan dapat melakukannya dengan membuka aplikasi dan melakukan Clock In/Out langsung dari handphone. Data absensi tersebut kemudian direkam secara otomatis. Sehingga HR tak perlu repot dalam merekap seluruh laporan kehadiran karyawan.  

Note : Baca artikel Tips Jitu Maksimalkan Alur Pekerjaan Saat Work From Home

Hitung Gaji Karyawan Sesuai Absensi

Menjadi sebuah masalah besar apabila HR tidak memiliki data rekap absen di saat pandemi COVID-19 saat ini. Masalah besar yang muncul terutama menyangkut penghitungan gaji karyawan.

Namun hal tersebut tidak terjadi apabila HR sudah menggunakan HRIS seperti Talenta. Proses Payroll di Talenta akan membantu HR mempersingkat kerja karena sudah terintegrasi dengan fitur absensi di Talenta.

Penyesuaian kehadiran karyawan terhadap gaji per bulan sudah otomatis terkalkulasikan. HR tak perlu lagi menghitung gaji karyawan yang melakukan cuti sakit, cuti tahunan, atau alpha secara manual lagi.

Data laporan hasil kalkulasi payroll juga bisa langsung di-export oleh admin Talenta di versi website software ini.

Laporan tersebut juga sudah meliputi berbagai rincian komponen payroll seperti: 

  1. Salary detail untuk melihat detail perhitungan Take Home Pay karyawan
  2. Tax detail untuk melihat detail perhitungan pajak PPh 21 karyawan;
  3. Turnover report untuk melihat dinamika pertambahan jumlah karyawan;
  4. Attendance report untuk melihat frekuensi karyawan datang cepat atau pulang cepat;
  5. Overtime report untuk melihat detail tanggal, durasi dan nominal kompensasi lembur karyawan;
  6. Loan report untuk melihat pembayaran cicilan pinjaman kepada perusahaan.

Tak hanya itu, fitur Payroll di Talenta juga bisa menghitung THR, baik full ataupun prorata, dan juga reimbursement atau klaim yang dilakukan oleh pegawai. Terintegrasi dengan fitur benefit karyawan, semua perhitungan bisa dilakukan dalam satu aplikasi Talenta.

Jika Anda juga mengaktifkan fitur Payroll Disbursement, maka pembayaran payroll juga bisa dilakukan dalam aplikasi Talenta. Tak perlu lagu menggunakan dua platform (platform kalkulasi dan platform disburse payroll) untuk melakukan pembayaran gaji karyawan setiap periodenya.

Sebagai penyedia HRIS, dalam rangka mendukung imbauan pemerintah untuk melakukan work from home, Talenta juga menyediakan penawaran spesial melalui program #WFHbukanliburan. Program ini merupakan serangkaian kampanye sebagai bentuk dukungan kami untuk menciptakan iklim bisnis yang tetap produktif meskipun sedang berada di tengah krisis dengan memaksimalkan penggunaan teknologi HRIS.

Cari tahu selengkapnya mengenai produk Talenta di website Talenta atau isi formulir berikut ini untuk mencoba demo gratis Talenta secara langsung. Program ini berlaku hingga 31 Maret 2020. Cukup ketuk banner di bawah ini untuk mendapatkan promo kesempatan gratis 3 bulan (aktivasi account di April 2020) setiap berlangganan satu tahun software Talenta.

Note : Baca artikel Panduan Kembali Bekerja di Kantor dengan Aman saat New Normal

CTA Talenta


PUBLISHED16 Apr 2020
Delima Meylynda
Delima Meylynda