Job desc HR generalis yang perlu diketahui mengapa sampai memerlukan recruitment software

HR generalis atau HRD selalu ada dalam setiap perusahaan dan memiliki tugas yang cukup kompleks. Untuk menyelesaikan masalah rekrutmen tetapi juga seminar peningkatan keterampilan, perhitungan penghasilan karyawan, sampai pemberian kompensasi serta benefit. Bayangkan bila dalam perusahaan terdapat ratusan karyawan sudah pasti rekap manual untuk penggajian karyawan rentan mengalami human error sehingga diperlukan HRIS software terbaik seperti Talenta.

Software tersebut memungkinkan penyajian data perhitungan secara otomatis. Data-data yang disajikan juga berasal dari kehadiran karyawan secara rutin.  Software tersebut juga sering disebut sebagai software attendance management. Anda dapat mengunjungi HRIS Software dari Talenta pada tautan berikut: https://www.talenta.co/fitur/software-hris/. Kita akan membahas lebih lanjut kedua istilah tersebut setelah membahas tentang apa saja tugas HR generalis maupun HRD secara lengkap.

Pengertian dari human resources department atau HRD

Suatu perusahaan pasti memiliki target untuk bisa meraup keuntungan dalam jangka waktu tertentu. Dalam rangka memonitor performa karyawan dibutuhkan divisi khusus yakni human resource department. Divisi HRD akan sering berhubungan langsung dengan aktivitas untuk memberdayakan sumber daya manusia dalam perusahaan.

Pada dasarnya memonitoring 1-10 orang masih tergolong mudah. Bayangkan bila harus sampai mengawasi ratusan karyawan? Sudah pasti itu akan menjadi tugas yang membingungkan dan melelahkan.

Tentu saja untuk bisa menerapkan perolehan keuntungan dari suatu perusahaan maka para HRD bertugas untuk memilih karyawan dengan attitude yang baik. Bila perlu tidak terlalu diawasi saja karyawan tetap melakukan tugasnya dengan sungguh-sungguh. Selain dari itu juga bisa menilai sekilas tentang kemampuan kandidat yang melamar kerja.

Dapat tegaskan kembali kalau tugas HRD tidak hanya sekedar untuk merekrut karyawan saja. Melainkan tanggung jawab untuk dapat memberdayakan sumber daya manusia dengan baik. Tugas memberdayakan juga membuat para orang yang bekerja di perusahaan tersebut mampu mengembangkan potensinya yang merupakan salah satu aset atau investasi perusahaan.

Para karyawan dengan keterampilan dan ilmu pengetahuan tinggi pasti dapat membantu peningkatan performa bisnis. Dalam divisi tersebut, juga terdapat staff HRD dan manager HRD. Selain itu juga terdapat HR generalis dan HR specialist yang sama-sama bertugas menangani rekrutmen, training pengembangan keterampilan dan pengetahuan, dan business partner.

Tugas-tugas HRD secara lengkap

Tugas HRD mau tidak mau akan langsung berhubungan dengan peningkatan performa perusahaan. Performa perusahaan sendiri juga ada kaitannya dengan untung dan rugi dari bisnis yang dijalankan. Dengan kata lain divisi ini ada untuk memastikan bahwa perusahaan dapat berjalan dengan baik mendapatkan profit dari bisnis yang dijalankan atau mencapai targetnya.

Seorang HR generalis harus memahami potensi apa saja yang perlu dimiliki oleh karyawan berdasarkan posisinya. Kinerja divisi ini harus selalu memperhatikan dengan benar seluruh potensi yang ada di karyawan agar bisa semakin maksimal. Tugas-tugas HRD dengan lebih lengkap:

1. Perencana

Divisi yang satu ini memiliki tugas yang sangat banyak. Harus selalu membuat perencanaan guna mengelola sumber daya manusia. Perencanaan diharapkan dapat menekan biaya untuk berbagai resource.

Seorang manajer HR ataupun HR generalis harus selalu mampu mengetahui alternatif yang tetap baik dan menawarkan harga relatif terjangkau. Rencana-rencana tersebut harus bersifat logis. Kemudian membuat perkiraan-perkiraan berapa banyak tenaga kerja yang diperlukan agar perusahaan bekerja secara optimal.

Proses rekrutmen sumber daya manusia juga perlu dipilih yang kompeten. SDM yang kompeten akan sangat mempengaruhi perkembangan perusahaan beberapa tahun kedepan. Selain itu HRD harus mampu mencari SDM berkompetensi di atas rata-rata guna menduduki jabatan sebagai seorang pemimpin.

Mencari SDM yang berkompeten bukan hal yang mudah apalagi di tengah pandemi seperti ini. Proses seleksi harus benar dan dilakukan secara hati-hati agar tidak salah pilih karyawan. Sumber daya manusia yang kurang competent pada dasarnya bisa menghambat kinerja dari karyawan lain yang kompeten.

2. Recruitment

Seorang HR generalis memiliki tugas sebagai perekrutan karyawan. Memilih karyawan yang tepat bukan hal yang mudah karena kualitas rekruitmen akan mempengaruhi peningkatan perusahaan. Dalam menjalankan tugasnya tersebut perlu menggunakan recruitment software.

Recruitment software memungkinkan untuk menyeleksi karyawan berdasarkan dokumen yang dikumpulkan secara online. Fungsi software juga bisa bermanfaat untuk memberikan informasi top talent kepada pihak HRD yang menyeleksi kandidat pelamar kerja. Dari informasi top talent HRD tinggal menyaring mana yang benar-benar sesuai dengan standar perusahaan baik kemampuan maupun perilakunya.

Karyawan yang berkemampuan baik sudah pasti harus didukung dengan perilaku demikian juga. Apabila terdapat karyawan yang berperilaku tidak baik tetap bisa mempengaruhi lingkungan kerja menjadi kurang kondusif. Pemilihan karyawan yang baik juga akan mempermudah tugas HR generalis dalam hal mengawasi karena kandidat yang tidak baik dapat menghambat pengembangan potensi yang dilakukan HRD.

Pada dasarnya HRD bisa menilai pola pikir dan juga perilaku secara langsung dari tes psikolog serta interview langsung. Divisi yang menilai kandidat dapat mengetahui mana-mana kandidat yang berperilaku sopan dan tidak arogan.

3. Training untuk pengembangan potensi

Selepas diterimanya kandidat pelamar kerja maka tugas HRD berikutnya adalah mengembangkan potensi miliknya. Pengembangan potensi diharapkan mampu membuat karyawan memberikan performa maksimal guna mendukung perkembangan perusahaan. Seperti yang kita tahu bahwa kompetisi antar perusahaan menjadi semakin ketat di zaman sekarang.

Divisi HRD mampu mengembangkan potensi sumber daya manusia di perusahaannya dengan cara mengadakan seminar maupun training. Sayang mengembangkan kemampuan para HR generalis juga bertugas untuk mengembangkan perilaku dan juga pola pikir yang mendukung lingkungan kerja.

Setelah dilakukan serangkaian program pengembangan potensi diharapkan setiap karyawan mampu mengeluarkan kemampuan terbaiknya. Diharapkan program-program tersebut mampu mengubah lingkungan kerja menjadi semakin baik. Training yang dimaksud bisa dengan cara memanggil orang orang yang ahli di suatu bidang maupun training maupun menggunakan materi-materi yang tersedia di internet.

Setiap orang yang bertugas di HRD harus melakukan tugas mengembangkan potensi ini dengan sungguh-sungguh. Pengembangan potensi akan menyangkut langsung dengan kecepatan pengembangan perusahaan. Para tim HRD dilarang meremehkan tugas yang satu ini.

4. Kompensasi dan penghargaan

Kita harus memahami tentang tugas HRD dalam hal memberikan kompensasi dan penghargaan. Kompensasi dan penghargaan langsung memiliki peran yang penting di perkembangan perusahaan. Divisi HRD perlu untuk merancang program kompensasi setiap karyawan yang bekerja di perusahaan.

Kompensasi yang dimaksud mulai dari gaji sampai ke program asuransi yang wajib karena memang diselenggarakan oleh pemerintah suatu negara. Tidak hanya memberikan program kompensasi tetapi juga benefit proses pendistribusiannya. Program yang satu ini sama sekali tidak boleh dilewatkan begitu saja.

Dengan adanya kompensasi dan penghargaan bisa membuat para karyawan termotivasi memberikan kinerja terbaiknya. Perusahaan mampu menciptakan lingkungan kerja yang positif dan tim-tim yang bertugas juga memberikan kontribusi yang optimal. Namun demi bisa menjalankan fungsi yang satu ini proses HRD diharuskan paham tentang undang-undang maupun peraturan lainnya yang membahas pengupahan serta kompensasi.

Isu-isu yang berkaitan dengan pengupahan selalu sensitif karena menyangkut kesejahteraan hidup para karyawan. Sebelum penghargaan maupun kompensasi didistribusikan maka pihak HR generalis perlu merekap dengan hati-hati dari performa karyawan selama ini. Kehati-hatian dimaksudkan untuk menghindari error dalam menghitung besaran kompensasi dan employee benefit.

Agar semakin mempermudah HR generalis dalam mengelola hal tersebut, HR dapat beralih menggunakan aplikasi HRD Talenta yang dilengkapi juga dengan fitur employee benefit yang akan semakin mempermudah HR dalam mengelola tunjangan dan bonus karyawan. Tidak hanya itu, karyawan juga dapat mengakses gaji lebih awal tanpa tambahan biaya atau bunga. Kunjungi https://www.talenta.co/fitur/mekari-flex/benefit-karyawan/ untuk lebih lengkapnya.

5. Personnel administration

Kita juga akan membahas tentang tugas HRD yang berupa personnel administration. Personalia sendiri merupakan bagian yang ada di HRD dan bekerja untuk mendukung terlaksananya rancangan HR. Bagian personalia memiliki tanggungjawab di bagian payroll, pembayaran, database karyawan, dan lain-lain.

Karyawan akan terus diawasi ketika sudah menjalin kontrak dengan perusahaan dan mau bekerja. Beberapa fungsi personalia dalam hal administrasi misalkan saja pembuatan kontrak kerja, pendaftaran database, sampai dengan menangani karyawan yang resign. Berdasarkan beberapa situs, personalia sendiri mampu memberikan fungsi menekan biaya tenaga kerja, meningkatkan profit, dan juga memberi motivasi kepada para karyawan.

Fungsi HR Software untuk HR Generalis

Dalam menjalankan tugas merekrut kandidat karyawan, tidak terlepas dari yang namanya recruitment software. Perangkat lunak tersebut mampu menyimpan database kandidat dengan baik. Bahkan bisa memilih kandidat yang lolos dan tidak dengan cepat. Ini mempermudah HR generalis dalam melakukan seleksi sehingga tidak harus berlama-lama membaca dokumen karyawan yang tidak lolos seleksi administrasi.

Kemudian perangkat lunak yang satu ini juga bisa memberikan rekomendasi terhadap talenta terbaik. Anda jadi bisa memahami background pendidikan dan hal-hal lain dari talenta terbaik yang disebutkan software. Apabila seorang karyawan berhasil lolos dalam tahapan interview maka database juga akan menyimpan datanya.

Sedangkan kandidat yang tidak lolos juga akan tersimpan di database. Selesai menjalani serangkaian tes penerimaan dan berhasil lolos maka seorang kandidat akan mulai melakukan kontrak kerja. Kandidat yang melakukan kontrak kerja akan tercatat sebagai karyawan di sebuah perusahaan.

>Setiap kali berangkat bekerja maka kehadirannya akan dicatat secara otomatis melalui perangkat ini. Dengan kata lain software memiliki fungsi juga sebagai software attendance management. Nantinya daftar kehadiran tersebut akan dipakai untuk menghitung gaji karyawan.

Apabila terdapat karyawan yang sering terlambat datang ke kantor maka secara otomatis akan dilakukan pemotongan. Fungsi perangkat lunak dalam mendeteksi kehadiran karyawan bisa membantu karyawan menjadi lebih disiplin. Bagaimanapun karyawan yang tidak disiplin akan mempengaruhi performa perusahaan cepat atau lambat.

Karyawan yang sering terlambat datang ke kantor maka bisa diketahui HR generalis dengan cepat. Tugas HR generalis berikutnya adalah memberikan peringatan kepada karyawan terlambat agar tidak terlambat lagi. Penggunaan perangkat lunak dalam mendeteksi kehadiran karyawan mampu menggantikan absensi manual yang rentan dengan kecurangan seperti titip absen.

Tidak perlu terlalu repot dalam melakukan rekap daftar absensi setiap bulannya seperti yang terjadi pada absensi sidik jari. Hanya dengan beberapa klik saja maka HR generalis bisa langsung mendapatkan hasil rekap sekaligus mengetahui gaji karyawan di perusahaannya. Tentunya sistem keamanan juga sangat diperhatikan agar tidak terjadi kebocoran data privasi yang bisa berakibat buruk terhadap kehidupan karyawan.

Bagi Anda yang sedang mencari software yang demikian untuk mempermudah tugas HR generalis maka pilihannya adalah talenta. Perangkat lunak talenta dikembangkan oleh Mekari yang memang ahli dalam bidang pembuatan software HR. Software ini sudah digunakan lebih dari 3500 perusahaan yang bergerak di semua bidang.

Beberapa industri yang telah memanfaatkan talenta berupa 3M, BNI asset management, Ayana, go-jek, dan lain sebagainya. Kehadiran dari perangkat lunak yang satu ini memungkinkan para HR generalis untuk melangsungkan wfh dengan lebih efektif. Selain itu memudahkan HR generalis dalam menyampaikan informasi kepada para karyawan yang melakukan wfh.