Sekilas tentang PT E2Pay Global Utama
PT E2Pay Global Utama merupakan perusahaan financial technology (fintech) terkemuka yang berdiri sejak tahun 2012 dan berfokus pada penyediaan solusi pembayaran digital di Indonesia.
Perusahaan ini menghadirkan layanan payment gateway, e-money issuer, biller gateway, hingga remittance untuk membantu pelaku usaha (merchant) maupun institusi keuangan mengelola transaksi digital secara aman dan efisien.
Mendukung berbagai metode pembayaran modern, termasuk QRIS dan transfer antarbank, E2Pay telah melayani berbagai sektor industri nasional dari kantor pusatnya di Jakarta dengan jangkauan operasional yang dinamis.
Di industri fintech yang bergerak sangat cepat, efisiensi operasional di lini internal menjadi kunci penting untuk mendukung pertumbuhan bisnis. Pengelolaan fungsi HR, Payroll, dan GA di PT E2Pay Global Utama dipercayakan kepada Antonius Saptoadisa selaku HRGA Manager.
Meskipun saat ini mengelola struktur organisasi yang ramping dengan 83 karyawan, Antonius menghadapi tantangan tersendiri dalam menyelaraskan data kehadiran harian dengan sistem remunerasi.
Guna meminimalkan risiko kesalahan administrasi dan mengoptimalkan proses kerja tim HR, PT E2Pay Global Utama memutuskan untuk beralih dari metode konvensional ke solusi terintegrasi dari Mekari Payroll Service dan Mekari Talenta.
Tantangan: Proses Manual dan Rumitnya Komponen Kehadiran di Industri Fintech
Sebelum mengimplementasikan solusi dari Mekari, PT E2Pay Global Utama menghadapi beberapa kendala administratif dalam proses penggajian bulanan mereka:
1. Proses Salary Disbursement yang Masih Manual
Proses penyaluran gaji sebelumnya masih melibatkan tahapan manual. Hal ini menuntut tim HR untuk melakukan pengecekan data secara berulang kali demi memastikan akurasi. Selain tidak efisien secara waktu, proses manual ini memperbesar celah terjadinya risiko human error sebelum dana ditransfer ke rekening karyawan.
2. Payroll Sangat Dipengaruhi Komponen Kehadiran yang Dinamis
Meskipun jumlah karyawan tergolong compact, skema payroll di E2Pay sangat bergantung pada detail data operasional harian karyawan.
Komponen seperti absensi, perhitungan lembur (overtime), pengambilan cuti, izin, keterlambatan, hingga karyawan yang pulang lebih awal harus direkapitulasi secara presisi karena langsung memengaruhi kalkulasi akhir take-home pay.
3. Skema Khusus Perhitungan Tunjangan (Allowance)
Perusahaan menerapkan skema tunjangan (allowance) dengan karakteristik khusus yang tidak dihitung berdasarkan siklus bulanan sederhana (misalnya komponen pengajian tertentu yang diproses per dua minggu).
Hal ini membuat tahap validasi data membutuhkan waktu yang lebih lama dan perhatian yang lebih detail dibanding operasional payroll standar.
4. Tingginya Risiko Kesalahan Akibat Rekonsiliasi Data
Sebelum sistem terintegrasi, potensi ketidaksesuaian nilai payroll paling sering bersumber dari miskalkulasi data lembur dan pencatatan absensi.
Proses pencocokan data yang tidak real-time berpotensi memicu perselisihan atau ketidakpuasan internal jika hak karyawan tidak terhitung secara akurat.
Solusi: Kecepatan dan Akurasi Melalui Managed Payroll & HRIS Terintegrasi
Penerapan Mekari Payroll Service yang berjalan beriringan dengan platform HRIS Mekari Talenta memberikan transformasi positif pada produktivitas tim HRGA PT E2Pay Global Utama.
Eliminasi Kesalahan Perhitungan Lembur dan Absensi
Manfaat paling signifikan yang dirasakan oleh perusahaan setelah melakukan integrasi adalah hilangnya kesalahan payroll yang bersumber dari pencatatan lembur dan absensi.
Validasi data berjalan lebih sederhana karena sistem otomatis menarik data kehadiran yang valid, sehingga meminimalkan human error secara total pada komponen overtime.
Hemat Waktu Proses Penggajian hingga 1–2 Hari
Dengan memercayakan perhitungan kepada tim ahli dari Mekari Payroll Service (payroll outsourcing), beban kerja administratif harian HR berkurang secara drastis. Proses penyiapan dan finalisasi payroll di setiap periodenya kini menjadi lebih singkat 1 hingga 2 hari, membuat pengelolaan manajemen kerja menjadi jauh lebih efektif.
Pemantauan Absensi Real-Time dengan Fitur Warning Otomatis
Melalui platform Mekari Talenta, pengawasan terhadap kedisiplinan karyawan dapat dilakukan secara instan. HR dapat memantau kehadiran, cuti, izin, hingga lembur dari satu dasbor.
Menariknya, sistem ini dilengkapi fitur warning otomatis apabila ada karyawan yang bekerja kurang dari batas minimum 8 jam kerja sehari, sehingga mempermudah pengawasan kepatuhan jam kerja tanpa perlu pemeriksaan manual.
Fleksibilitas dan Kemudahan Penggunaan Aplikasi
Pengalaman positif Antonius Saptoadisa dalam menggunakan Mekari Talenta di perusahaan sebelumnya menjadi salah satu alasan kuat E2Pay kembali memilih vendor ini.
Aplikasi Mekari dinilai sangat fleksibel dan user-friendly bagi karyawan maupun admin untuk memperbarui status data pribadi, mengajukan cuti, melakukan approval, hingga mencatat lembur secara mandiri (self-service).
Efektivitas Model Payroll Outsourcing
Bagi E2Pay, mengalihdayakan operasional payroll yang kompleks, termasuk penyesuaian skema pembayaran khusus, kepada Mekari Payroll Service terbukti jauh lebih efektif dibandingkan memprosesnya secara mandiri secara internal.
Meskipun terdapat tantangan teknis dalam penyesuaian skema pembayaran dua kali dalam sebulan, layanan profesional dari Mekari dinilai mampu memberikan hasil akhir yang jauh lebih rapi dan dapat diandalkan.
Mekari Payroll Service di Mata PT E2Pay Global Utama
Bagi PT E2Pay Global Utama, Mekari Payroll Service bukan sekadar vendor pihak ketiga biasa, melainkan mitra strategis yang berhasil mentransformasi operasional HRGA mereka dari sistem yang manual dan rentan kesalahan menjadi ekosistem yang serba otomatis, taktis, dan efisien.
Secara garis besar, Mekari Payroll Service dapat menyelesaikan berbagai masalah yang dialami PT E2Pay Global Utama di antaranya adalah sebagai berikut:
- Solusi Akurasi Mutlak (Zero Error): E2Pay memandang Mekari sebagai jawaban atas kekhawatiran terbesar mereka terkait human error pada perhitungan lembur (overtime) dan absensi. Integrasi ini memberikan rasa aman bagi manajemen karena hak finansial karyawan kini terhitung secara presisi.
- Peningkat Efisiensi Kerja yang Nyata: Mekari dinilai sukses memangkas birokrasi administrasi penggajian dan mempercepat waktu pemrosesan payroll hingga 1–2 hari di setiap periodenya. Penghematan waktu ini sangat berharga bagi tim HR yang ramping untuk menjaga produktivitas harian.
- Sistem yang Fleksibel dan Terpusat: Kehadiran platform Mekari Talenta yang berjalan beriringan dengan Payroll Service dipandang sebagai sistem yang sangat adaptif dan mudah digunakan (user-friendly). Fitur pantauan real-time dan warning otomatis jam kerja dinilai mempermudah fungsi pengawasan HR tanpa perlu melakukan pengecekan manual yang melelahkan.
PT E2Pay Global Utama secara keseluruhan menilai bahwa beralih ke Mekari Payroll Service adalah keputusan taktis yang jauh lebih efektif, praktis, dan menguntungkan dibandingkan mengelola seluruh proses payroll secara mandiri di internal perusahaan.
