19 Cara Tepat untuk Proses Payroll yang Lebih Efektif & Efisien

19 Cara Tepat untuk Proses Payroll yang Lebih Efektif & Efisien

Setiap bulannya, setiap perusahaan wajib melakukan pembayaran gaji ke seluruh karyawannnya. Sebuah penelitian menemukan bahwa proses payroll atau penggajian bisa menghabiskan waktu lebih dari 10 jam tiap bulannya untuk bisnis skala UKM, dan menghabiskan waktu berhari-hari untuk perusahaan menengah dan besar. Mulai dari proses perhitungan hingga pembayaran seluruh gaji karyawan. Terdapat dua langkah yang harus dilalui dalam proses payroll yaitu persiapan input penggajian dan laporan penggajian berdasarkan input tersebut.
Meski terlihat sangat simpel, kegiatan ini ternyata lebih kompleks dari yang kita bayangkan, dan tentunya harus melibatkan banyak faktor. Di beberapa perusahaan, faktor-faktor ini sering didokumentasikan sebagai checklist yang harus diperhatikan.
 
Checklist yang harus diperhatikan dalam proses payroll
 
Bisa dibayangkan berapa lama waktu yang harus dihabiskan untuk memastikan checklist tersebut sudah dilakukan dengan benar dan tepat. Tidak selesai sampai di situ, Anda juga harus melakukan perhitungan payroll seluruh karyawan Anda, mulai dari potongan pajak penghasilan, tunjangan, BPJS Karyawan, dan masih banyak lagi.
Sebagai seorang HR, Anda dituntut untuk melakukan semua proses itu dengan benar. Sedikit kesalahan yang Anda lakukan bisa berakibat fatal, mulai dari risiko mendapatkan masalah hukum karena perpajakan, hingga kehilangan kepercayaan karyawan. Untuk itu, Anda harus mulai memperbaiki proses payroll Anda dengan beberapa langkah tepat di bawah ini. Anda dapat meningkatkan strategi payroll dengan berbagai penyesuaian yang lebih efektif. Berikut beberapa cara memperbaiki proses payroll yang harus Anda lakukan.
 

Tinggalkan HR dan payroll manual, saatnya beralih ke Aplikasi HRIS Talenta dengan fitur absensi online, payroll dan fitur yang mempermudah pekerjaan HRD lainnya.

Otomatisasi

Tidak dapat dipungkiri, melakukan proses payroll bukanlah hal yang mudah, Anda membutuhkan ketelitian dan waktu yang cukup banyak untuk pekerjaan ini. Disinilah Anda perlu melakukan otomatisasi proses payroll perusahaan untuk menghemat waktu dan mengurangi kesalahan administrasi. Apa saja dampak positif jika Anda melakukan otomatisasi payroll?

Penggajian tanpa kertas1. Penggajian tanpa kertas

Kurangi penggunaan kertas dengan beralih ke proses digital

 Impor data otomatis2. Impor data otomatis

Simpan waktu Anda & kurangi kesalahan dalam pencatatan

Otomatisasi proses kerja3. Otomatisasi proses kerja

Lakukan proses payroll secara digital untuk pekerjaan lebih efektif

perhitungan lebih akurat4. Perhitungan lebih akurat

Lebih tepat waktu dengan mengurangi risiko salah hitung

 

Informasi

Masalah payroll sering terjadi karena minimnya informasi yang didapatkan oleh perusahaan. Misalnya saja, seorang HR tidak memahami bagaimana cara menghitung payroll beserta komponen didalamnya dengan benar. Karena itulah Anda harus menambah informasi lewat beberapa cara di bawah ini

kredibilitas perusahaan5. Dapatkan kredibilitas

Tingkatkan pengetahuan untuk menambah kredibilitas perusahaan

Ikuti perkembangan6. Ikuti perkembangan

Perbarui informasi peraturan perundang-undangan dan hukum di Indonesia

tambah koneksi7. Tambah koneksi

Tetap terhubung dengan komunitas HR untuk solusi dan update informasi

Perbaiki pelaporan8. Perbaiki pelaporan

Otomatisasi pengumpulan data dan kenali jenis-jenis pajak yang dikenakan

 

Rekonsiliasi

Bukan hanya penting bagi keuangan, rekonsiliasi juga penting bagi HR untuk menghindari denda yang mahal seperti salah hitung gaji karyawan ataupun pekerjaan yang menumpuk di periode tertentu.

Lakukan rekonsiliasi per bulan9. Lakukan rekonsiliasi per bulan

Kurangi risiko kecurangan dengan melakukan rekonsiliasi secara teratur

Buat checklist akhir tahun10. Buat checklist akhir tahun

Buat akhir tahun lebih teratur dengan daftar tugas yang harus diselesaikan

Monitor pajak secara teratur11. Monitor pajak secara teratur

Lakukan setiap bulan maupun triwulan untuk hindari risiko hukum dan keuangan

 

Perbaikan Proses

Banyak pekerjaan yang harus diselesaikan ketika tanggal payroll akan datang. Agar proses payroll berjalan dengan baik dan tepat waktu, Anda harus melakukan optimasi proses dengan tepat. 

Menggabungkan tugas12. Menggabungkan tugas

Hindari pekerjaan yang sama dalam divisi penggajian demi produktivitas

Pusatkan proses penggajian13. Pusatkan proses penggajian

Buat proses menjadi terpusat untuk mengontrol biaya dan produktivitas

Menggabungkan entitas perusahaan14. Menggabungkan entitas

Meningkatkan efisiensi dan menghemat biaya, selama proses akuisisi dan merger

Selalu update dengan sistem15. Selalu update dengan sistem

Tetap konsisten dan terus memaksimalkan produktivitas

 

Teknologi Baru

Memanfaatkan teknologi menjadi salah satu cara yang dapat Anda gunakan untuk proses payroll yang lebih efektif dan efisien. Dengan bantuan teknologi, seluruh proses payroll dapat di otomatisasi dengan lebih mudah. Anda juga bisa mendapatkan informasi penggajian yang lebih mudah dan akurat.

Gunakan teknologi dengan akses berbasis peran16. Gunakan teknologi dengan akses berbasis peran

Manfaatkan teknologi atau aplikasi yang memberikan akses sesuai tanggung jawab, sehingga pekerjaan penggajian menjadi lebih efektif.
Talenta dengan fitur Employee Self Service memberikan kemudahan bagi karyawan untuk memperbarui informasi terkait payroll seperti absensi, cuti, lembur, rekening karyawan, status pajak, dan sebagainya. Selain itu, karyawan juga bisa langsung mendownload slip gaji tanpa perlu meminta kepada HR.

Integrasi data yang cepat17. Integrasi data yang cepat

Anda dapat mengimpor seluruh data yang diperlukan selama proses penggajian secara langsung dari penyedia layanan atau teknologi, tanpa perlu mengambil risiko input manual.
Talenta juga dapat membantu Anda mengimpor seluruh data penggajian dengan lebih mudah dan cepat. Mulai dari data absensi karyawan, pajak, cuti, lembur, dan seluruh data yang dibutuhkan untuk proses payroll. 

Penjadwalan transfer otomatis18. Penjadwalan transfer otomatis

Anda dapat membuat jadwal ekspor data karyawan yang dibutuhkan untuk proses penggajian, kemudian menjadwalkan penggajian  karyawan agar berjalan secara otomatis di tanggal yang telah ditentukan.
Dengan fitur Payroll pada Talenta, Anda dapat melakukan proses payroll secara otomatis, mulai dari menghitung hingga melakukan pembayaran gaji karyawan secara realtime. Dengan begitu, tidak ada lagi masalah pembayaran gaji yang terlambat. 

Deteksi kesalahan penggajian19. Deteksi kesalahan penggajian

Dengan teknologi, Anda dapat mengurangi risiko pembayaran gaji yang salah dan tetap sesuai dengan peraturan penggajian yang berlaku, sehingga terhindar dari denda yang mungkin akan dialami.
Talenta juga membantu Anda dalam menghitung gaji karyawan secara otomatis beserta komponen yang ada didalamnya mulai dari pajak, tunjangan, BPJS Karyawan, dan sebagainya.
 
 
Itulah 19 cara tepat yang bisa Anda lakukan untuk proses payroll yang lebih efektif. Dengan memanfaatkan teknologi, Anda tidak hanya dapat mempermudah proses payroll, melainkan seluruh proses dan pekerjaan administrasi karyawan dan perusahaan. Talenta merupakan software payroll yang mempermudah Anda dalam melakukan seluruh administrasi, mulai dari menyimpan database karyawan, mengelola cuti dan lembur karyawan, menghitung pajak penghasilan, dan masih banyak lagi. Ajukan demo Talenta sekarang!
 

 


PUBLISHED20 Aug 2019
Novia Widya Utami
Novia Widya Utami