Proses penggajian karyawan dan tugas administrasi lainnya yang berkaitan dengan karyawan merupakan salah satu pekerjaan yang memakan banyak waktu. Apalagi jika semua pekerjaan tersebut dilakukan secara manual. Proses manual tentu saja tidak dapat terus dipertahankan karena akan memperlambat proses administrasi tim HR dalam perusahaan. Oleh karena itu, kini ada banyak perusahaan baik yang berskala besar maupun kecil mulai beralih ke teknologi penggajian dengan sistem payroll. Proses penggajian menggunakan sistem dapat dioperasionalkan dengan mudah dan lebih cepat. Lalu bagaimana cara beralih ke sistem payroll yang efektif dan efisien? Simak informasi di bawah ini.

Baca juga: Pentingnya Mengelola Gaji Karyawan dengan Sistem Tepercaya

 

Cara Beralih ke Sistem Payroll

Penggunaan sistem penggajian payroll merupakan salah satu hal penting yang sebaiknya dilakukan oleh setiap perusahaan. Namun, sebelum memutuskan untuk beralih ke sistem payroll, Anda harus melakukan riset terlebih dahulu untuk mengetahui sistem seperti apa yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk melakukan proses penggajian. Setelah itu Anda bisa mengikuti langkah-langkah berikut ini:

1. Melihat kredibilitas sistem payroll

Sebelum beralih menuju sistem payroll, pastikan Anda telah mencari tahu terlebih dahulu informasi tentang sistem payroll terbaik yang dapat digunakan pada perusahaan Anda. Anda dapat mencari tahu perusahaan penyedia sistem payroll terbaik di internet atau meminta referensi dari para pengguna lain. Carilah sistem payroll yang memiliki kredibilitas terbaik dan telah dipercaya oleh berbagai perusahaan.

Selain itu, pastikan juga platform yang digunakan oleh sistem payroll tersebut dapat digunakan di perusahaan Anda. Misalnya, perusahaan Anda lebih mementingkan keamanan daripada mobilitas, maka pilihlah sistem payroll yang mampu menyimpan data pada perangkat Anda. Contoh lainnya, jika perusahaan lebih mementingkan mobilitas agar dapat melakukan proses penggajian dari mana saja, maka pertimbangkan untuk memilih sistem payroll yang dapat digunakan di perangkat apapun.

2. Memastikan sistem payroll dapat dikostumisasi

Hal yang sangat penting bagi Anda untuk memilih sistem payroll adalah memilih yang dapat dikostumisasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Terutama bagi perusahaan yang baru saja dirintis. Kebijakan perusahaan yang mungkin akan masih sering berubah-ubah  tentu saja harus diiringi dengan fleksibilitas sistem payroll. Dengan begitu, Anda tidak perlu mengganti sistem payroll setiap terjadi perkembangan atau perubahan dalam perusahaan. Sistem payroll yang memiliki fitur kostumisasi tentu saja akan sangat membantu perusahaan yang terus berkembang.

3. Melakukan transisi data ke sistem payroll yang baru

Setelah Anda memilih sistem payroll yang tepat untuk perusahaan dan dapat menjadi solusi tim HR perusahaan dalam melakukan proses penggajian, maka langkah selanjutnya adalah melakukan transisi. Anda perlu mentransisikan seluruh catatan dan data karyawan ke dalam sistem payroll yang baru. Anda dapat melakukan berbagai cara agar proses transfer data dapat berjalan dengan akurat.

Saat penyedia layanan sistem payroll telah melakukan migrasi data karyawan, tim HR perusahaan harus menyesuaikan tanggal, waktu dan hal lainnya yang berkaitan dengan informasi karyawan sesuai dengan yang ada dalam sistem payroll. Hal tersebut sangat penting untuk dilakukan agar proses penggajian dapat berjalan dengan baik. Kemudian setelah selesai melakukan pemindahan data yang sebelumnya ke dalam sistem payroll, langkah selanjutnya adalah menguji coba sistem payroll tersebut. Pastikan sistem payroll dapat berjalan dengan benar dan sesuai dengan yang diinginkan perusahaan.

 

Keuntungan Menggunakan Sistem Payroll Online

Banyak perusahaan tertarik untuk menggunakan sistem payroll online karena memiliki berbagai keuntungan yang tidak  dapat diperoleh baik dari perangkat lunak on-premise maupun dari cara manual. Keuntungan dari penggunaan sistem payroll online diantaranya adalah sebagai berikut:

  1. Software payroll tidak membutuhkan biaya banyak, karena pengguna hanya cukup membayar penyedia perangkat lunak. Pengguna juga tinggal menggunakannya tanpa perlu menginstal di komputer maupun menyediakan data storage.
  2. Semua data karyawan akan tersimpan dengan aman di data center dan memiliki back-up system.
  3. Software payroll dapat dijalankan dari mana saja tanpa harus duduk di depan komputer kantor. Fleksibilitas ini akan memungkinkan proses administrasi yang cepat.
  4. Sistem dapat diperbarui secara terus menerus sesuai perkembangan perusahaan.
  5. Karena berbasis pada teknologi internet, software payroll memungkinkan integrasi sistem payroll dengan aplikasi digital lainnya yang memiliki fitur spesifik. Integrasi aplikasi ini sangat menguntungkan para pengguna karena menawarkan banyak kemudahan administrasi dalam satu perangkat lunak.

Baca juga: Perhitungan Cuti Tahunan yang Diuangkan

 

Agar sistem payroll di perusahaan Anda dapat dioperasionalkan dengan baik, hal penting lainnya yang dapat dilakukan oleh perusahaan adalah memberikan pelatihan dan pengenalan sistem kepada seluruh karyawan. Dengan begitu, karyawan akan mengetahui kegunaan dari sistem payroll yang akan diterapkan pada perusahaan. Cara beralih ke sistem payroll seperti yang telah dijelaskan di atas adalah langkah-langkah yang perlu Anda lakukan agar proses transisi penggajian manual menuju sistem payroll dapat berjalan dengan baik. Untuk membantu Anda menentukan pilihan, Anda dapat mengajukan demo Talenta. Talenta hadir sebagai software HR dan payroll andal yang sudah banyak digunakan oleh perusahaan besar di Indonesia.

 

Apa yang bisa kami lakukan untuk Anda?

Miliki sistem HR tepercaya dengan mencoba Talenta sekarang! Ikuti 3 cara berikut tanpa rasa khawatir untuk mendapatkan sistem HR yang lebih mudah:

Jadwalkan Demo 1:1

Undang kami untuk datang ke kantor Anda dan berdiskusi lebih lanjut tentang Talenta.

Ikuti Demo

Ikuti Workshop Talenta

Datang dan bergabung di workshop untuk ketahui lebih lanjut tentang Talenta.

Daftar Workshop

Coba Demo Interaktif

Coba akun demo langsung dan temukan bagaimana Talenta dapat membantu Anda.

Coba Gratis
loading
Suka dengan Artikelnya?Talenta punya lebih banyak buat kamu!

Dapatkan konten premium mulai dari artikel, ebook, case study, white papers, infographic dengan berlangganan sekarang!

Suka dengan artikelnya?Dapatkan artikel HR premium langsung di email Anda!

Jadilah orang pertama yang akan mendapatkan artikel premium mulai dari study case, infographic, ebook, hingga white paper.