Payroll merupakan sebuah sistem yang berkaitan dengan penggajian di sebuah perusahaan. Perusahaan memiliki karyawan yang menjalankan kewajiban mereka memiliki hak yang harus dibayarkan.
Tanpa adanya karyawan maka perusahaan tidak akan bisa berdiri. Oleh karena itu sangat penting untuk mengelola sistem payroll outsourcing ini, karena secara tidak langsung dapat berdampak juga pada perusahaan.
Dalam payroll ada hal-hal mendasar yang harus kita lakukan seperti menentukan upah gaji para karyawan, membayar gaji, mengurangi gaji dengan pajak serta keuntungan jaminan sosial, dan juga memberikan laporan untuk pemerintah.
Sistem payroll outsourcing bisa dikatakan penting karena menyangkut semua penggajian dari manajemen tingkat bawah, menengah, hingga tingkat atas. Karena hal itu sistem payroll outsourcingย memang membutuhkan ketelitian dalam menjalankannya.
Sistem Payroll Outsourcing yang Berlaku pada Perusahaan di Indonesia
1. Peraturan Umum Buruh
Pemerintah mewajibkan para investor asing untuk merekrut karyawan lokal. Jika kita ingin merekrut karyawan asing maka pemerintah akan menanyakan alasan apakah tenaga asing tersebut benar-benar dibutuhkan dalam bisnis anda atau tidak. Jika anda berhasil merekrut tenaga kerja asing.
Maka hal ini akan berlaku di mana anda harus merekrut 3 pekerja lokal tambahan serta diharuskan membayar dana pembangunan. Selain itu tidak semua tugas dapat anda bebankan ke pekerja asing tersebut seperti bidang keamanan, legal, kesehatan, serta sumber daya manusia.
2. Waktu dan Hari Kerja
Di negara kita Indonesia, tenaga kerja asing umumnya bekerja selama 40 jam perminggu, 8 jam sehari, senin sampai jumat. Namun tidak menutup kemungkinan jika tenaga kerja asing tersebut dapat bekerja hingga 50 jam perminggu, hal ini dapat terjadi seperti pada saat perusahaan ingin meningkatkan produksi. Waktu istirahat berlangsung setiap 4 jam kerja.
3. Pajak dan Jaminan Sosial
Setiap individu di Indonesia diwajibkan membayar pajak. Namun, karyawan tetap dapat menahan pajak mereka. Banyak faktor yang mempengaruhi ini seperti lamanya anda tinggal di Indonesia.
Untuk menghitung pajak, Indonesia menggunakan metode progresif, dimana nilai pajak antara 5 dan 30 persen akan disesuaikan dengan pendapatan karyawan per tahunnya. Namun terkadang prosesnya dapat berjalan lebih kompleks.
Mengenal Apa Itu Sistem Payroll Outsourcing
Sistem payroll outsourcing merupakan sebuah layanan di mana layanan ini menyediakan suatu cara administrasi penggajian yang dilakukan oleh perusahaan kepada karyawan outsourcing. Sistem pembayaran gaji yang seperti ini sudah banyak diterapkan oleh banyak perusahaan untuk menghindari terjadinya perselisihan terhadap karyawan outsourcing.
Bagaimana Memulai Penggunaan Sistem Payroll Outsourcing?
Sebelum perusahaan akan beralih kepada sistem payroll outsourcing, sebaiknya kita melakukan riset terlebih dahulu. Riset ini berfungsi untuk mengetahui sistem yang benar-benar diperlukan oleh sebuah perusahaan.
Sistem payroll outsourcing Anda akan diketahui setelah anda melakukan tahap-tahap di bawah ini:
- Lebih memperhatikan lagi sistem payroll yang kredibel
- Harus menggunakan sistem payroll outsourcing yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan
- Buatlah data salinan ke sistem payroll yang baru
- Lakukan training terlebih dahulu agar sistem payroll outsourcing yang digunakan dapat benar-benar dipahami terlebih dahulu
- Terus lakukan pemantauan dan pengawasan terhadap sistem payroll yang digunakan.
Sistem payroll yang anda pilih akan dapat dioperasikan dengan baik jika kita mengetahui dan mengerti dengan jelas bagaimana cara penggunaan sistem payroll itu sendiri. Anda bisa menggunakan aplikasi payroll dari Mekari Talenta yang akan membantu anda dalam memproses sistem gaji ini.
Anda tidak perlu repot lagi untuk urusan sistem payroll karena semuanya akan dilakukan oleh Mekari Talenta.
Baca juga: Panduan Lengkap Memilih Aplikasi Payroll untuk Industri Hotel
Alasan Menggunakan Sistem Payroll Outsourcing
Sistem payroll outsourcing memiliki banyak manfaat untuk perusahaan. Dengan adanya sistem ini perusahaan akan merasa terbantu dengan adanya jasa tersebut. Berikut beberapa alasan perusahaan harus menggunakan sistem payroll outsourcing:
1. Menghemat Biaya
Menggunakan sistem payroll outsourcing dapat menghemat biaya perusahaan karena dengan adanya pengalihdayaan ini maka sangat menghemat untuk waktu jangka panjang. Sederhananya dengan menggunakan sistem ini berarti sebuah perusahan tak perlu lagi untuk mengurus masalah melatih karyawan untuk urusan penggajian, tidak perlu membayar pajak karyawan, serta tak perlu membeli software akuntansi yang terbilang mahal.
2. Dapat Menghemat waktu
Dengan sistem payroll outsourcing urusan pekerjaan mengenai penggajian karyawan menjadi lebih efektif, karena umumnya masalah ini membutuhkan waktu yang tidak singkat. Biasanya perusahaan kecil juga menggunakan sistem ini karena umumnya mereka tidak punya tenaga ahli di dalam bidang tertentu, sehingga harus menyewa para ahli.
3. Dapat Fokus Pada Pengembangan Bisnis
Dengan adanya sistem ini, perusahaan dapat fokus kepada urusan pengembangan perusahaan, karena masalah gaji ini bukanlah inti dari tugas perusahaan tersebut.
4. Keamanan Data Meningkat
Dengan menggunakan sistem ini, data di sebuah perusahaan akan menjadi sangat rahasia dan tidak diketahui oleh karyawan internal karena sudah di atur oleh pihak ketiga. Berbeda jika urusan ini dilakukan secara mandiri oleh beberapa karyawan pada perusahaan, hal ini memungkinkan terjadinya kebocoran informasi sehingga dapat berisiko bagi perusahaan tersebut.
5. Menghasilkan Laporan Yang Baik
Karena pekerjaan ini diserahkan kepada yang ahlinya tentu akan menghasilkan sebuah laporan yang baik. Tingkat akurasi menjadi lebih tinggi sehingga minim terjadinya sebuah kesalahan.
6. Minimnya Kesalahan dan Sanksi Pajak
Perusahaan payroll outsourcing akan membantu dalam pembuatan laporan pajak untuk karyawan. Hal ini sangat penting, mengingat ada banyak sekali perusahaan , terutama perusahaan baru tidak mengetahui mengenai sistem pajak karyawan ini.
Baca juga: Strategi Manajemen Sumber Daya Manusia yang Efektif untuk Meningkatkan Kinerja Perusahaan
Kelebihan dan Kekurangan Outsourcing
Setiap suatu proses pasti memiliki kekurangan di samping kelebihannya. Hal ini berlaku juga untuk proses outsourcing ini. Berikut kelebihan dan kekurangan outsourcing:
1. Kelebihan Outsourcing
- Perusahaan dapat lebih fokus kepada urusan dan proses bisnis utama
- Perusahaan tidak akan kesulitan dalam menyediakan fasilitas, tunjangan makan, serta BPJS kesehatan.
- Kompensasi perusahaan alih daya umumnya lebih bagus di bidangnya, karena itu merupakan core businessnya.
- Mengurai resiko yang tidak pasti bisnis di masa depan, dengan cara membatasi jumlah para karyawan di perusahaan.
- Meningkatkan efisiensi dan perbaikan pada pekerjaan-pekerjaan yang sifatnya non-core.
2. Kekurangan Outsourcing
- Ketika kontrak kerja yang dimiliki pendek, maka akan butuh waktu untuk merekrut pegawai yang baru
- Sistem keamanan yang ketat diperlukan jika menginginkan data terjaga dengan baik
- Adanya ketergantungan terhadap sistem outsourcing, sehingga semuanya tergantung kesepakatan antar perusahaan.
- Rawannya rahasia perusahaan terbongkar jika menempatkan pekerja outsourcing di bagian yang rahasia.
- Kurang efektif menggunakan sistem outsourcing dalam jangka pendek, karena akan membutuhkan training kembali.
Jenis-jenis Pekerjaan Outsourcing
Pada mulanya perusahaan outsourcing tidak menempatkan pekerja pada bisnis inti perusahaan dan tidak memperdulikan jenjang karir. Contoh pekerjaan ini misalnya petugas satpam, operator telepon, dan tenaga pembersih. Namun di zaman sekarang outsourcing penggunaannya semakin luas di berbagai proses kegiatan perusahaan.
Karena hal ini maka tak jarang perusahaan beralih ke perusahaan alih daya untuk membantu perusahaan tersebut dalam bidang finansial, desain, hingga marketing. Pada intinya karyawan outsourcing ini hanya bisa direkrut untuk mengerjakan tugas di luar pekerjaan ini dari perusahaan pengguna jasa tersebut.
Sistem Kerja Outsourcing
Menurut pasal 64 UU Ketenagakerjaan, perusahaan dapat menyerahkan sebagian pelaksana pekerjaan kepada perusahaan lainnya melalui sebuah perjanjian yang telah disepakati secara tertulis.
Perjanjian kerja karyawan outsourcing ini menggunakan sistem kontrak yang menurut undang-undang ketenagakerjaan pada pasal 56 dibagi menjadi 2, yaitu sebagai berikut:
- Perjanjian kerja dibuat untuk waktu tertentu atau untuk waktu tidak tertentu.
- Perjanjian kerja untuk waktu tertentu sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) didasarkan atas: jangka waktu; atau selesainya suatu pekerjaan tertentu.
Sistem Perekrutan
Sistem perekrutan pada perusahaan outsourcing pada dasarnya sama dengan perekrutan perusahaan yang biasa. Di mana nantinya perusahaan yang bertindak sebagai perusahaan penyedia jasa akan menagih pembayaran pada perusahaan yang menggunakan jasa karyawan tersebut.
Gaji pada karyawan outsourcing pada umumnya akan dipotong sampai dengan 30 persen untuk perusahaan yang menyediakan jasa.
Namun nyatanya masih banyak perusahaan outsourcing yang tidak transparan soal ini sehingga pada akhirnya pekerja outsourcing itu akan mengalami kerugian.
Baca juga: Catat, Ini Alasan Perusahaan Perlu Menggunakan Aplikasi Payroll
Sistem Pembayaran Payroll Outsourcing
Hingga saat ini belum ada ketentuan yang benar-benar spesifik mengenai standar pemotongan maupun penghitungan gaji bagi pekerja outsourcing.
Banyak anggapan yang menyebutkan bahwa gaji dapat dipotong hingga 30% oleh penyedia jasa outsourcing. Namun, pada praktiknya setiap perusahaan outsourcing memiliki kebijakan tersendiri dan umumnya tetap mengacu pada UMP serta kesepakatan kerja.
Apabila terdapat penyedia jasa yang membayar di bawah UMP, hal tersebut termasuk pelanggaran dan berada dalam pengawasan Dinas Ketenagakerjaan.
Penyedia outsourcing yang kredibel akan menjalankan proses payroll secara transparan, sesuai regulasi, dan memastikan pekerja menerima haknya dengan benar.
Untuk menghindari kesalahan hitung, risiko denda pajak, hingga beban administrasi yang memakan waktu, banyak perusahaan memilih layanan payroll outsourcing agar proses penggajian ditangani oleh pihak yang ahli dan berpengalaman.
Di sini, Mekari Talenta menyediakan Layanan Payroll Outsourcing yang dikelola oleh tim payroll specialist berpengalaman. Seluruh proses penggajian, PPh 21, hingga administrasi BPJS dilakukan secara otomatis dan akurat serta sesuai regulasi Indonesia, sehingga HR dapat lebih fokus pada pengembangan karyawan dan strategi bisnis.
Tertarik untuk mencoba untuk alihdaya penggajian dengan Mekari Talenta? Segera konsultasikan kebutuhan payroll perusahaan Anda dengan klik link di bawah ini:
