4 Pertimbangan Sebelum Menggunakan Software HR Indonesia

By NikoPublished 06 May, 2023 Diperbarui 03 Januari 2024

Perkembangan dunia digital yang semakin cepat membuat segala sesuatu yang tadinya dikerjakan secara manual sedikit demi sedikit mulai beralih mengandalkan teknologi. Memang tidak dapat dipungkiri dengan adanya teknologi semua menjadi lebih cepat dan mudah.

Salah satu yang sangat terbantu dengan adanya teknologi adalah proses pengelolaan manajemen sumber daya manusia. Tidak bisa dibantah bahwa semakin besar perusahaan, maka akan semakin rumit juga pengelolaan di dalamnya.

Oleh karena itu, perusahaan besar maupun startup mulai mengandalkan Human Resources Information System (HRIS) untuk membantu mengelola manajemen SDM miliknya. Hal ini dilakukan untuk menekan angka kesalahan yang dapat terjadi apabila masih dilakukan secara manual.

Apa itu Human Resources Information System (HRIS)?

Dalam setiap perusahaan tentu terdapat sebuah divisi yang bernama SDM ataupun HRD. Divisi ini memiliki aktivitas seperti merekap absensi, menghitung gaji, menghitung cuti dan beberapa pekerjaan sejenis lainnya.

Jenis pekerjaan seperti ini memang membutuhkan ketelitian khusus serta harus minim kesalahan, namun tentu ada saja hal-hal yang dapat menyebabkan kesalahan dalam prosesnya. Karenanya dengan perkembangan dunia digital yang semakin baik membuat banyak program untuk membantu kegiatan HR untuk mengelola itu semua dengan satu software, yaitu HRIS.

Human Resource Information System merupakan sebuah sistem yang dibuat untuk mengelola manajemen SDM seperti melakukan perekapan absensi, perhitungan gaji, perhitungan cuti, pengelolaan klaim dan sebagainya dalam satu software.

Perusahaan besar atau perusahaan rintisan seperti startup dapat menggunakan HRIS untuk mempermudah proses pengelolaan SDM dalam perusahaannya. Tetapi, sebelum menentukan HRIS yang cocok, pertimbangkan beberapa hal di bawah ini agar pengelolaan yang dilakukan lebih optimal.

Mekari Talenta yang telah dipercaya oleh berbagai perusahaan dapat Anda andalkan untuk mengelola administrasi karyawan. Pelajari lebih lanjut bagaimana fitur-fitur Mekari Talenta dapat memudahkan mengelola karyawan di sini.

Hal Ini yang Perlu Dipertimbangkan sebelum Memilih HRIS

Untuk menggunakan HRIS dengan lebih optimal dibutuhkan kesiapan baik secara internal maupun eksternal. Dengan memiliki HRIS, maka proses pengelolaan data karyawan akan jauh lebih optimal dan karyawan pun akan semakin mudah dalam melakukan proses absensi, pengajuan cuti dan beberapa kebutuhan karyawan lainnya.

Biaya Investasi

Pertama-tama, ketika Anda mempertimbangkan penggunaan Human Resource Information System (HRIS) di perusahaan Anda, satu aspek yang paling penting adalah biaya investasi. Implementasi HRIS adalah investasi jangka panjang yang dapat membawa perubahan besar dalam cara perusahaan mengelola sumber daya manusia. Oleh karena itu, memahami biaya yang terlibat sangat penting.

Dalam menghitung biaya investasi HRIS, pertimbangkan biaya berikut:

1. Biaya Lisensi

Biaya lisensi adalah biaya dasar yang biasanya diperlukan untuk membeli perangkat lunak HRIS. Besarnya biaya ini dapat bervariasi tergantung pada penyedia HRIS dan fitur-fitur yang disertakan dalam lisensi.

2. Biaya Implementasi

Implementasi HRIS memerlukan sumber daya dan waktu untuk mengkonfigurasi perangkat lunak sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. Ini termasuk biaya konsultan atau tim internal yang terlibat dalam proses ini.

3. Pelatihan

Karyawan perlu dilatih untuk menggunakan HRIS dengan efektif. Ini bisa melibatkan biaya pelatihan untuk mengajarkan karyawan cara menggunakan sistem.

4. Biaya Pemeliharaan

Setelah implementasi, HRIS memerlukan pemeliharaan berkala dan pembaruan perangkat lunak. Pastikan Anda memahami biaya pemeliharaan yang terkait.

5. Biaya Dukungan

Anda mungkin perlu menyediakan dukungan teknis untuk karyawan yang menghadapi masalah saat menggunakan HRIS.

Penting untuk menghitung total biaya kepemilikan (Total Cost of Ownership – TCO) selama beberapa tahun ke depan. Ini termasuk biaya awal, biaya implementasi, biaya pelatihan, biaya pemeliharaan, dan biaya dukungan. Dengan memahami biaya ini dengan jelas, perusahaan dapat membuat anggaran yang tepat dan memutuskan apakah investasi dalam HRIS merupakan langkah yang masuk akal.

Jika anggaran perusahaan terbatas, Anda juga dapat mempertimbangkan opsi seperti mencoba versi uji coba (trial) HRIS atau memanfaatkan demo yang ditawarkan oleh penyedia HRIS. Ini dapat memberikan gambaran yang lebih baik tentang apakah HRIS tersebut cocok untuk perusahaan Anda sebelum Anda melakukan investasi penuh.

Pertumbuhan Perusahaan

Selanjutnya, pertumbuhan perusahaan harus menjadi faktor yang sangat dipertimbangkan ketika memilih HRIS. HRIS tidak hanya merupakan alat untuk mengelola sumber daya manusia saat ini, tetapi juga harus mampu mendukung pertumbuhan perusahaan di masa depan.

Ketika mempertimbangkan HRIS, pertimbangkan faktor-faktor berikut yang terkait dengan pertumbuhan perusahaan:

1. Skalabilitas

Pastikan HRIS yang Anda pilih dapat dengan mudah diubah dan diperluas sesuai dengan pertumbuhan perusahaan. Ini termasuk kemampuan untuk menambahkan lebih banyak karyawan, cabang baru, atau unit bisnis tambahan ke dalam sistem tanpa masalah.

2. Fitur yang Mendukung Pertumbuhan

HRIS yang baik harus memiliki fitur-fitur yang dapat mendukung pertumbuhan perusahaan. Misalnya, kemampuan untuk mengelola penggajian dan kehadiran karyawan dengan cepat saat perusahaan tumbuh.

3. Kemampuan Prediktif

HRIS yang canggih mungkin dapat memberikan analisis dan prediksi yang dapat membantu perusahaan merencanakan kebutuhan tenaga kerja di masa depan.

4. Integrasi dengan Aplikasi Lain

Penting untuk memastikan HRIS dapat dengan mudah terintegrasi dengan sistem lain yang mungkin Anda gunakan atau akan gunakan di masa depan. Ini membantu dalam pertukaran data yang lancar antara berbagai bagian perusahaan.

Ketika memilih HRIS, pikirkan tentang arah bisnis perusahaan Anda. Bagaimana Anda melihat pertumbuhan perusahaan dalam lima atau sepuluh tahun ke depan? HRIS yang Anda pilih harus mampu beradaptasi dengan visi ini dan membantu mencapai tujuan pertumbuhan perusahaan.

Dapat Terintegrasi

Integrasi adalah elemen kunci dalam penggunaan HRIS yang efektif. HRIS yang baik harus memiliki kemampuan untuk terintegrasi dengan sistem lain yang digunakan dalam perusahaan Anda. Integrasi memungkinkan pertukaran data yang lancar antara berbagai departemen dan sistem, menghindari kerja ganda, dan meningkatkan efisiensi operasional.

Sebelum memilih HRIS, pertimbangkan hal-hal berikut terkait dengan integrasi:

1. Integrasi dengan Sistem Keuangan

Integrasi HRIS dengan sistem keuangan memungkinkan pengelolaan yang lebih efisien tentang gaji dan manfaat karyawan. Data yang relevan, seperti perubahan status karyawan atau pemotongan gaji, dapat dengan mudah disinkronkan.

2. Integrasi dengan Sistem Keamanan

Keamanan data adalah prioritas utama dalam pengelolaan informasi karyawan. Pastikan HRIS terintegrasi dengan sistem keamanan yang ada untuk melindungi data karyawan.

3. Integrasi dengan Aplikasi Perangkat Lunak Lain

Anda mungkin menggunakan berbagai aplikasi perangkat lunak lain dalam operasi perusahaan, seperti sistem manajemen proyek, sistem manajemen penjualan, atau sistem manajemen inventaris. HRIS harus dapat berintegrasi dengan aplikasi-aplikasi ini untuk memfasilitasi pertukaran data yang efisien.

4. Kemampuan API

Pastikan HRIS memiliki Application Programming Interface (API) yang kuat, yang memungkinkan integrasi yang lebih mudah dengan aplikasi lain yang mungkin Anda gunakan di masa depan.

Integrasi yang baik memungkinkan perusahaan mengoptimalkan penggunaan HRIS dan memaksimalkan nilai dari sistem tersebut. Ini juga dapat membantu menghindari kesalahan data yang dapat terjadi saat melakukan penginputan data manual.

Kesiapan Internal

Kesiapan internal perusahaan adalah faktor penting lainnya yang perlu dipertimbangkan sebelum mengadopsi HRIS. Implementasi HRIS dapat mengubah cara perusahaan mengelola data dan proses sumber daya manusia, dan hal ini memerlukan kolaborasi dari berbagai departemen dan karyawan.

Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan terkait dengan kesiapan internal meliputi:

1. Kemampuan Teknologi Karyawan

Pertimbangkan apakah karyawan perusahaan Anda memiliki kemampuan teknologi yang cukup untuk menggunakan HRIS. Jika mereka tidak terbiasa dengan teknologi atau perubahan besar dalam sistem, pelatihan mungkin diperlukan.

2. Akses Data

Putuskan apakah perusahaan akan memberikan akses data keseluruhan kepada karyawan atau hanya beberapa bagian tertentu. Ini perlu dipertimbangkan dengan cermat, terutama dalam hal kebijakan privasi dan keamanan data.

3. Kolaborasi Antar Departemen

Implementasi HRIS seringkali melibatkan berbagai departemen, termasuk SDM, keuangan, dan IT. Pastikan ada komunikasi yang baik antara departemen-departemen ini dan pemahaman yang jelas tentang bagaimana HRIS akan memengaruhi operasi mereka.

4. Perubahan Proses Kerja

HRIS mungkin akan mengharuskan perubahan dalam beberapa proses kerja yang sudah ada. Pastikan perusahaan siap untuk menyesuaikan dan memastikan bahwa perubahan tersebut dapat diterima dengan baik oleh karyawan.

5. Dukungan dari Manajemen Tingkat Tinggi

Kesiapan internal juga mencakup dukungan dari manajemen tingkat tinggi. Manajemen perlu memahami nilai HRIS dan mendukung implementasinya.

6. Rencana Pengelolaan Perubahan

Perusahaan perlu memiliki rencana pengelolaan perubahan yang baik untuk mengelola transisi ke HRIS dengan lancar. Ini termasuk komunikasi yang efektif kepada karyawan tentang perubahan tersebut.

Memahami kesiapan internal perusahaan adalah kunci keberhasilan implementasi HRIS. Jika perusahaan tidak siap untuk mengadopsi perubahan yang diperlukan, implementasi HRIS dapat menghadapi hambatan yang signifikan.

Kesimpulan

Memilih HRIS adalah keputusan penting yang dapat memengaruhi cara perusahaan Anda mengelola sumber daya manusia dan operasi bisnis secara keseluruhan. Sebelum Anda memilih HRIS, pertimbangkan biaya investasi, pertumbuhan perusahaan, integrasi, dan kesiapan internal perusahaan Anda.

Selain itu, pastikan Anda memahami kebutuhan khusus perusahaan Anda dan tujuan jangka panjang Anda dalam mengadopsi HRIS. Dengan perencanaan yang matang dan pemahaman yang baik tentang apa yang perlu dipertimbangkan, Anda dapat memilih HRIS yang tepat untuk perusahaan Anda dan mengoptimalkan penggunaannya untuk mencapai tujuan bisnis Anda.

 

Niko