Akseleran tingkatkan akurasi data dengan database terintegrasi

Sekilas tentang Akseleran

Akseleran adalah platform peer-to-peer lending yaitu sebuah platform yang menghubungkan pihak-pihak yang membutuhkan dana dengan pihak-pihak yang mau menginvestasikan dana. Bergerak di segmen business loan, layanan Akseleran biasa digunakan oleh para pelaku usaha yang ingin mengembangkan usaha mereka, dengan nilai pinjaman yang berkisar dari 100 juta sampai dengan 2 miliar rupiah. 

Akseleran didirikan pada Oktober 2017 oleh orang-orang yang telah berpengalaman secara profesional dalam dunia finansial dan teknologi. Dengan visi “Keuangan Inklusif Menjadi Realitas” dan jumlah karyawan sekitar 180 orang, Akseleran berharap dapat mendorong pengembangan UKM di Indonesia yang menguntungkan bagi pelaku usaha dan kumpulan pemberi pinjaman yang mendukungnya.

Bagaimana Akseleran memilih untuk menggunakan Mekari Talenta

Sebelum menggunakan sistem HR, Akseleran masih menggunakan proses pencatatan manual untuk segala kebutuhan SDMnya. Mulai dari absen, sampai ke penghitungan komponen gaji masih dicatat dan dihitung oleh staff HR satu per satu.

Pencatatan dan pemrosesan data secara manual memiliki risiko tinggi untuk terjadinya human error. Pengelolaan cuti karyawan, pendataan reimbursement dari karyawan dan pencatatan data karyawan semakin membebani tim HR yang selalu harus memproses datanya di Excel satu per satu. Maka dari itu, Kezia Napitupulu selaku VP of Human Resources dari Akseleran memutuskan untuk menggunakan sistem HRIS Mekari Talenta.

PERMASALAHAN

Pengelolaan HR manual yang menimbulkan masalah

Database karyawan berbasis Excel yang berantakan

Seiring dengan berkembangnya Akseleran, maka jumlah karyawannya juga semakin bertambah. Saat ada banyak karyawan yang masuk dan juga keluar dari perusahaan, data karyawan sulit dipastikan akurasinya. Proses pendataan yang masih manual menimbulkan banyak celah untuk terjadinya kesalahan-kesalahan kecil, yang kemudian menumpuk dan membuat laporan menjadi berantakan.

Menurut Kezia, salah satu dampak utamanya ada di pengelolaan data cuti karyawan.

Data yang tidak terupdate ini mengganggu proses perhitungan komponen payroll di Akseleran. Menyebabkan nominal dan disbursement gaji yang tidak sesuai dan merugikan perusahaan. Akibatnya tim HR terpaksa harus meluangkan waktu lebih untuk meninjau data satu per satu.

Selain itu, pengelolaan data karyawan juga terganggu dan tim HR terpaksa harus meluangkan waktu lebih untuk meninjau data satu per satu karena harus membuat laporan setiap bulannya.

Klaim reimbursement dengan form fisik yang rawan tercecer

Saat mengajukan reimbursement, karyawan harus mengisi formulir fisik dan menyertakan bukti invoice atau kwitansi ke sisi HR, untuk kemudian dimasukkan datanya ke log Excel. Prosedur ini terbukti tidak efektif secara akurasi, karena Kezia berkata bahwa walaupun sudah ada rumus-rumus tertentu di Excel, kemungkinan untuk terjadinya human error saat melakukan input data tetap ada.

Selain itu, sempat ada kejadian dimana bukti invoice untuk satu reimbursement terselip entah dimana. Saat audit dilakukan, staff HR menjadi kewalahan dan harus bekerja ekstra hanya karena satu dokumen fisik tidak dapat ditemukan.  

Permasalahannya tidak berhenti di akurasi dan kelengkapan data saja. Alur persetujuan juga menjadi lambat karena karyawan harus menyerahkan formulir fisik ke atasan mereka terlebih dahulu untuk memohon persetujuan, dan proses ini dapat memakan waktu apabila atasannya tidak berada di kantor.

SOLUSI

Sistem HR online dengan database yang terintegrasi

Database yang tersentralisasi dan sinkronisasi data antar modul

Akurasi data adalah poin utama yang diinginkan oleh Akseleran. Maka dari itu, penggunaan database Mekari Talenta yang saling terintegrasi secara otomatis ke modul-modulnya adalah solusi.

Saat ada karyawan baru, data karyawan tersebut akan otomatis ditambahkan ke modul absensi, payroll, dan lainnya. Begitu pula jika ada karyawan yang resign, saat data karyawan dihapus dari database karyawan, data karyawan juga akan hilang dari modul lainnya.

Pengolahan data sekarang sudah terautomasi untuk menghilangkan risiko terjadinya human error saat melakukan input data. Tidak ada lagi waktu yang terbuang untuk memastikan bahwa data atau formula penghitungan di Excel sudah benar atau tidak, karena Mekari Talenta otomatis mengikuti regulasi yang terbaru.

Fitur Employee Self-Service untuk proses HR yang mandiri dan paperless 

Dengan sistem Mekari Talenta yang berbasis cloud dan dapat diakses dari web mau pun mobile, Karyawan sekarang dapat mengajukan cuti, overtime, dan juga reimbursement dengan mudah dari handphone masing-masing. Tidak ada lagi risiko hilangnya formulir atau bukti pembayaran karena bukti tersebut dapat difoto dan langsung dimasukkan kedalam sistem dari aplikasi mobile.

Proses review dan persetujuan untuk pengajuan tersebut juga menjadi lebih cepat berkat notifikasi otomatis secara real time ke pihak-pihak yang bersangkutan. HR dan supervisor dapat langsung mengecek pengajuan untuk direview dan disetujui/ditolak secara real time.

HASIL

Data selalu terupdate & akurat untuk kurangi waktu pengelolaan administrasi HR

Pengolahan data yang akurat dalam waktu yang lebih singkat

Melalui sistem yang terautomasi dan database yang saling terhubung antar modul, kemungkinan terjadinya human error menjadi minimal. 

Pendataan, dan juga kalkulasi untuk payroll sekarang diproses dengan lebih cepat karena tidak perlu melakukan input data dua kali.

Pembuatan laporan juga menjadi otomatis dari sistem, dengan format yang dapat distandarisasikan untuk semakin mengurangi beban HR. HR tidak perlu repot menyusun banyak laporan di akhir bulan karena sistem secara otomatis menyusun laporan-laporan relevan sesuai kebutuhan.

Administrasi mandiri dan paperless yang mempercepat proses

Sekarang karyawan dapat langsung mengisi data masing-masing seperti no. rekening payroll secara mandiri di sistem. Terlebih lagi, reimbursement dan cuti juga dapat langsung diajukan dari aplikasi mobile Mekari Talenta untuk proses pengajuan yang hemat waktu.

Saat mengajukan pengajuan reimbursement, bukti invoice dan kwitansi akan langsung tersimpan secara digital di sistem untuk memastikan bahwa akurasi dan kelengkapan data terjamin.

Sistem HR online untuk pengolahan data yang akurat

Menjamin akurasi data karyawan dan payroll secara manual membutuhkan banyak proses peninjauan dari sisi HR. Semakin banyak jumlah karyawan, maka semakin banyak waktu yang harus terbuang untuk memastikan akurasi data.