Pentingnya Bukti Wajib Lapor Ketenagakerjaan

Setiap perusahaan, memang harus melakukan dan memiliki bukti wajib lapor ketenagakerjaan. Setelah itu, perusahaan yang sudah melapor, akan mendapatkan bukti wajib lapor ketenagakerjaan yang bisa membuat perusahaan tersebut aman dari sejumlah sanksi yang telah ditetapkan oleh Undang-Undang.

Biasanya, perusahaan yang mendapatkan sanksi, merupakan perusahaan yang tidak melakukan proses wajib lapor ketenagakerjaan. Ada sejumlah sanksi yang nantinya akan diberikan pada perusahaan terkait. Pasalnya, ketenagakerjaan memang wajib menjadi tanggung jawab dari perusahaan tersebut.

Selain bisa mendapatkan sanksi, wajib lapor ketenagakerjaan itu juga sangat penting dilakukan. Misalnya saja, bukti wajib lapor ketenagakerjaan tersebut, merupakan tanda bahwa perusahaan sudah melaksanakan kewajibannya guna memberikan jaminan sosial untuk setiap tenaga kerja yang ada di dalamnya.

Bagi kamu yang mungkin ingin mengetahui lebih lanjut mengenai bukti wajib lapor ketenagakerjaan mengenai definisi, pentingnya, bahkan hingga sanksi yang akan dilayangkan jika tidak memenuhi kewajiban tersebut, kamu bisa cek uraian berikut ini:

Apa Itu Wajib Lapor Ketenagakerjaan?

Wajib Lapor Ketenagakerjaan Perusahaan, merupakan layanan ketenagakerjaan di portal atau website kemnaker.go.id yang berkaitan dengan informasi tenaga kerja yang ada dalam perusahaan.

Perusahaan terkait, memang punya kewajiban untuk melaporkan informasi terkait ketenagakerjaan yang ada dalam perusahaan. Wajib lapor tersebut, harus dilakukan setiap tahun. Caranya dengan melaporkan secara tertulis pada Menteri Ketenagakerjaan maupun pejabat yang terpilih.

Demi memudahkan wajib lapor ketenagakerjaan, Kementerian Ketenagakerjaan menyediakan layanan agar setiap perusahaan, bisa lapor ketenagakerjaan secara online. Selain itu, perusahaan juga bisa menggunakan HRIS software demi memudahkan pelaporan tersebut. Talenta adalah satu rekomendasi HRIS Software terbaik saat ini yang dapat Anda akses pada link berikut: https://www.talenta.co/en/features/hris-software/.

Peraturan Wajib Lapor Ketenagakerjaan Perusahaan

Pelaporan yang dilakukan, tentu memiliki dasar. Memang ada peraturan yang mewajibkan perusahaan untuk melakukan hal tersebut. Sudah ada Pasal 10 UU No. 7 tahun 1981 yang mengatur ketenagakerjaan, khususnya dalam hal wajib lapor.

Isi dari UU tersebut, yakni jika ada perusahaan yang tidak melapor ketenagakerjaan, maka akan diberikan sanksi maksimal Rp 1.000.000 atau sanksi pidana penjara yang paling lama 3 bulan.

Bagaimana Melakukan Wajib Lapor Ketenagakerjaan Online?

Sebelumnya telah dibahas, bahwa wajib lapor ketenagakerjaan, bisa dilakukan secara online. Kemnaker, memang menyediakan layanan tersebut agar setiap perusahaan, bisa lebih mudah dalam melaporkan informasi terkait ketenagakerjaan yang ada dalam perusahaan.

Bagi yang ingin melakukannya, silakan simak langkah-langkah berikut ini:

• Buka situs resmi dari Wajib Lapor Ketenagakerjaan Perusahaan (WLKP) yakni https://wajiblapor.kemnaker.go.id/.
• Setelah itu, silakan registrasi lebih dulu pada bagian pendaftaran.
• Isilah sejumlah data yang diminta sesuai dengan form yang diberikan saat tahap registrasi.
• Adapun data yang dibutuhkan untuk diisi pada form tersebut yakni:

• Profil perusahaan
• Profil pengguna
• Tenaga kerja
• Legalitas perusahaan
• Pelatihan dan lowongan kerja serta pengupahan
• Sistem gaji yang digunakan.
• Jaminan kesehatan atau BPJS.

Setiap data yang dibutuhkan, bisa didapatkan dengan mudah jika HR system yang ada dalam perusahaan, benar-benar dikelola dengan baik. Data yang ada, nantinya bisa langsung dilaporkan secara tertulis pada Kemnaker sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Setelah mengisi data-data yang diperlukan, maka pelaporan ketenagakerjaan, bisa dikatakan selesai. Namun, pelaporan tersebut tidak hanya dilakukan sekali saja. Melainkan setahun sekali. Nantinya, setiap selesai melakukan wajib lapor, maka perusahaan akan mendapatkan bukti wajib lapor ketenagakerjaan.

Data yang Dibutuhkan Wajib Lapor Ketenagakerjaan

Ada sejumlah data yang dibutuhkan untuk mengisi sejumlah formulir yang diberikan. Mungkin, masih ada yang belum mengetahui apa saja isi dan kelengkapan dari data tersebut. Selengkapnya, bisa kamu cek pada uraian berikut:

1. Profil Perusahaan

Pada profil perusahaan, kamu bisa memilih dua opsi yang disediakan. Ada kantor pusat dan kantor cabang perusahaan. Jika kamu sudah mendaftar perusahaan sebagai kantor pusat, maka kamu masih bisa menambah kantor cabang dalam proses registrasi yang dilakukan

2. Profil Pengguna

Profil pengguna wajib diisi dengan data seperti email serta password yang kamu gunakan untuk login ke dalam situs tersebut. Kemudian, ada juga data lain yang perlu dilengkapi seperti nama lengkap, NIK, dan alamat lengkap pengurus perusahaan.

3. Legalitas Perusahaan

Legalitas perusahaan berisikan dokumen legal dari perusahaan yang mendaftar seperti nomor SIUP, nomor TDP, nomor dari Akta Perusahaan, NPWP perusahaan, nama serta alamat pemilik perusahaan, nama dan alamat pengurus perusahaan.

Pengurus perusahaan yakni beberapa orang yang menduduki jabatan CEO, Pimpinan, atau Direktur perusahaan.

4. Status Perusahaan

Selain itu, masih ada data lain yang wajib diisi. Adapun data tersebut yakni status perusahaan. Pada status perusahaan, kamu bisa memilih sejumlah status yang telah disediakan seperti:

• >Status Kepemilikan Perusahaan seperti Persero, Perum, Perusahaan Daerah, Swasta, Koperasi, Patungan, Perseorangan, dan Yayasan.
• Status Permodalan: Joint Venture, PMA, Swasta Nasional, PMDN.
• Negara asal perusahaan: Indonesia atau PMA kalau perusahaan berasal dari negara lain.

5. Tenaga Kerja

Dalam form ini, perusahaan wajib mengisi informasi mengenai tenaga kerja yang ada dalam perusahaan. Tenaga kerja, merupakan sekumpulan orang-orang yang bertugas untuk mengoperasikan perusahaan.

Setiap pihak wajib lapor ketenagakerjaan, harus mengisi data dan informasi terkait tenaga kerja. Baik tenaga kerja yang berasal dari Indonesia atau tenaga kerja asing.

6. Jaminan Sosial Ketenagakerjaan

Hal yang dimaksud dalam formulir Jaminan Sosial Ketenagakerjaan yakni BPJS. Jika perusahaan tidak menyediakan jaminan BPJS Ketenagakerjaan, maka perusahaan akan diberikan denda ataupun sanksi oleh pemerintah.

7. Lowongan Kerja, Pelatihan, dan Pengupahan

Pada kolom atau formulir Lowongan Kerja, Pelatihan, dan Pengupahan, silakan isi sesuai dengan permintaan tersebut. Jelaskan apakah ada lowongan kerja, program pelatihan yang akan, telah, atau sedang dilakukan, dan juga bagaimana sistem gaji atau pengupahan yang diberikan pada tenaga kerja.

Syarat Perpanjangan Wajib Lapor Ketenagakerjaan

Seperti yang telah dijelaskan. Perusahaan harus melakukan pelaporan ketenagakerjaan setiap tahun. Namun, pelaporan tertulis yang dilakukan tidak perlu dengan registrasi dan mengisi data-data dari awal, melainkan bisa langsung diperpanjang.

Jika ingin memperpanjang wajib lapor ketenagakerjaan, ada beberapa syarat yang harus dipenuhi lebih dulu yakni:

• Identitas dari penanggung jawab. Bisa dalam bentuk KTP untuk WNI dan Paspor untuk WNA.
• Surat permohonan yang telah menyertakan pernyataan kebenaran dari dokumen menggunakan materai Rp 6.000.
• Surat kuasa apabila pelaporan dilakukan oleh orang lain menggunakan materai.
• Akta pendirian badan usaha.
• Surat pengesahan untuk badan usaha.
• Formulir wajib lapor ketenagakerjaan yang telah ditandatangani dan telah diisi lengkap. Wajib tiga rangkap.
• Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) atau surat izin sejenisnya.
• Bukti wajib lapor ketenagakerjaan pada tahun sebelumnya.

Dengan dilengkapinya sejumlah persyaratan tersebut, maka perusahaan terkait sudah bisa memperpanjang wajib lapor ketenagakerjaan yang telah dilakukan pada tahun sebelumnya.

Pihak yang Harus Melakukan dan Mengeluarkan Bukti Wajib Lapor Ketenagakerjaan

Pada Undang-Undang yang telah dijelaskan di bagian awal, ada sejumlah poin yang menyebutkan tentang siapa saja pihak yang terkena keharusan dan memiliki bukti wajib lapor ketenagakerjaan. Bagi yang belum mengetahuinya, berikut ini pihak yang wajib melakukannya:

• Seseorang, persekutuan, maupun badan hukum yang sedang menjalankan perusahaan milik sendiri.
• Seseorang, persekutuan, maupun badan hukum yang berdiri guna menjalankan perusahaan yang bukan milik sendiri.
• Seseorang, persekutuan, atau badan hukum yang ada di Indonesia dan atau mewakili perusahaan sebagaimana yang dimaksud pada poin sebelumnya.

Biasanya, orang dalam perusahaan yang melakukan tanggung jawab atau kewajiban ini, adalah HRD atau divisi sumber daya manusia yang ada dalam perusahaan. Pasalnya, ketenagakerjaan memang menjadi bagian yang dikelola oleh divisi atau departemen Human Resource Development.

Pentingnya Bukti Wajib Lapor Ketenagakerjaan

Ada alasan mengapa setiap pihak harus ada bukti wajib lapor ketenagakerjaan saat melakukannya. Sejumlah alasan ini, juga demi lancarnya aktivitas atau kegiatan yang dilakukan dalam perusahaan. Secara lebih lengkap, berikut ini penjelasan mengenai pentingnya wajib lapor ketenagakerjaan:

1. Indikator Menjalankan Program Kesejahteraan Tenaga Kerja

Pentingnya wajib lapor ketenagakerjaan yang pertama, yakni sebagai bukti wajib lapor ketenagakerjaan atau indikator bahwa perusahaan sudah menjalankan program kesejahteraan bagi setiap tenaga kerja.

Seperti yang sudah diketahui, pada tahap pelaporan, ada sejumlah syarat atau data yang wajib dilengkapi. Misalnya saja tentang apakah perusahaan telah terdaftar BPJS Ketenagakerjaan atau belum, BPJS Kesehatan, serta Jaminan Sosial dalam Hubungan Kerja di Luar Jam Kerja (JSHK).

Hal ini dapat menjadi alasan mengapa WLKP merupakan sesuatu yang penting dilakukan. Tentu saja, tujuannya agar tenaga kerja, karyawan, atau pegawai yang ada di dalamnya, sudah diberikan program kesejahteraan secara tepat.

2. Terhindar dari Sanksi

Poin pentingnya wajib lapor ketenagakerjaan selanjutnya, adalah agar perusahaan terhindar dari sanksi. Setiap perusahaan yang tidak melakukan dan punya bukti wajib lapor ketenagakerjaan, akan dikenakan sanksi administrasi dan sanksi pidana.

Aturan ini, ada dalam Pasal 10 ayat 1 UU Wajib Lapor Ketenagakerjaan di perusahaan. Pada aturan tersebut, telah dijelaskan bahwa pihak yang tidak punya bukti wajib lapor ketenagakerjaan secara tertulis setiap tahun, akan diberikan sanksi kurungan maksimal 3 bulan atau denda maksimal Rp 1.000.000.

Sanksi tersebut akan diberikan jika kewajiban melaporkan data perusahaan setelah berdiri ataupun perpanjangan setiap tahun. Laporan tersebut, dilakukan paling lambat 30 hari sebelum adanya pemindahan, penghentian, atau pembubaran perusahaan.

3. Syarat Wajib Menggunakan TKA

Bagi perusahaan yang ingin menggunakan Tenaga Kerja Asing (TKA), salah satu syaratnya adalah melakukan wajib lapor ketenagakerjaan setiap tahun. Hal ini telah ditetapkan oleh Kemenaker dan Transmigrasi sebelum mengajukan permohonan.

Tanpa adanya bukti wajib lapor ketenagakerjaan atau dokumen WLK, pengajuan tersebut tidak dapat dilakukan.

Gunakan Talenta agar Kelola Administrasi Tenaga Kerja Lebih Mudah

Selain sejumlah data dan persyaratan di atas, ada hal lain yang sangat dibutuhkan oleh perusahaan. Salah satunya adalah pengelolaan administratif yang ada kaitannya dengan surat izin, permohonan izin, pengupahan atau sistem gaji, ketentuan lembur, dan lain sebagainya.

Pelaporan tersebut, tentu akan sangat memakan waktu. Apalagi jika HRD atau bagian personalia, masih cukup kacau dalam mengelola hal-hal bersifat administratif dari perusahaan.

Namun, hal tersebut masih dapat diatasi dengan penggunaan HR system untuk memudahkan urusan HR atau divisi sejenis. Misalnya saja, dengan menggunakan Mekari Talenta.

Dengan Talenta, manajemen HR dalam perusahaan bisa jadi terintegrasi mulai dari sistem absensi, payroll, reimbursement, dan lainnya. Silakan dapatkan informasi selengkapnya mengenai HR System by Mekari Talenta pada https://www.talenta.co/en/.

Penutup

Itulah sejumlah uraian mengenai bukti wajib lapor ketenagakerjaan yang sangat diperlukan oleh perusahaan. Kamu pun sudah mendapatkan informasi mengenai apa saja syarat wajib lapor ketenagakerjaan, dokumen yang dibutuhkan untuk perpanjangan, dan beberapa hal lain yang berhubungan dengannya.