7 Kesalahan Penggajian Jika Tidak Andalkan Software Payroll

7 Kesalahan Penggajian Jika Tidak Andalkan Software Payroll

5 Kesalahan Penggajian Jika Tidak Andalkan Software Payroll – Karyawan adalah salah satu aset penting dalam perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan harus sebisa mungkin mensejahterakan karyawan baik dari segi moral dan materi. Salah satu upaya perusahaan dalam mensejahterakan karyawan adalah dalam penggajian atau payroll yang adil dan transparan. Namun belakangan, tidak sedikit perusahaan yang seringkali abai terhadap perhitungan gaji dan tidak sedikit pula yang mengalami kesalahan dalam penggajian.

Kesalahan dalam penggajian bisa berakibat fatal bagi perusahaan. Misalnya saja karyawan merasa disengage dan bukan hal yang tidak mungkin jika produktivitas karyawan menjadi menurun dan parahnya, perusahaan bisa saja berpotensi menjadi tidak sehat karena adanya aktivitas scam atau fraud.

Saat ini banyak perusahaan yang menyediakan software payroll untuk membantu perusahaan dalam menghindari hal-hal yang sebenarnya bisa dilakukan secara otomatis dan mengurangi adanya human error yang sewaktu-waktu bisa terjadi dalam melakukan penggajian.

Bahkan menurut The American Payroll Association (APA) menggunakan sistem otomasi payroll setidaknya dapat mengurangi cost akibat kesalahan penggajian hingga 80%. Artinya, selama ini jika Anda sering error dalam penggajian karyawan, sama saja dengan membuang-buang uang yang sebenarnya tidak perlu.

Mereka juga menyebutkan dengan menggunakan software payroll Anda dapat mengurangi human error saat penggajian hingga 60%. Meski dari persentase ini terlihat kemungkinan human error mungkin saja bisa terjadi, namun presentase keberhasilannya cukup besar yang artinya penggunaan software payroll termasuk efektif dan dapat membawa dampak besar bagi lini personalia dalam melakukan hitung gaji.

Demi menghindari kesalahan baik minor maupun major, Anda harus menganalisis kesalahan yang sering terjadi saat melakukan penggajian. Setelah itu Anda dapat memilih mana software payroll yang value for investment bagi perusahaan Anda. Nah, berikut kesalahan penggajian yang sering terjadi jika  belum beralih ke sistem otomasi seperti software payroll.

Baca juga: Manajemen Payroll dengan Perhitungan BPJS yang Praktis dan Efisien

Keterlambatan Penggajian

Penggajian yang tidak terotomasi dapat menyebabkan keterlambatan distribusi gaji. Penggajian dengan cara manual yang membutuhkan waktu lama dan tidak hanya double check, namun repetitive check menyebabkan terlambatnya distribusi gaji.

Selain karena repetitive check, kesalahan teknis yang dilakukan oleh personalia juga menyebabkan keterlambatan penggajian. Dengan menggunakan software payroll, kesalahan penggajian mungkin saja bisa terhindari karena segala perhitungan dilakukan berdasarkan data dan dilakukan secara otomatis. Sehingga beban kerja personalia dapat berkurang dan penggajian dapat dilakukan secara cepat dan efisien.

Misklasifikasi Karyawan

Dalam UU No. 13 Tahun 2003 tentang ketenagakerjaan membahas skala proporsional pengupahan yang kemudian tertuang pada Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Nomor Kep-49/Men/IV/2004 tentang Ketentuan Struktur dan Skala Upah dimana upah dibayarkan berdasarkan jabatan karyawan.

Seringkali perusahaan yang masih menggunakan penggajian manual misklasifikasi dalam mendistribusikan gaji kepada karyawan. Oleh karena itu, dengan sistem otomasi payroll, kemungkinan misklasifikasi penggajian pada karyawan dapat terhindarkan karena perhitungan gaji sudah secara otomatis dan dapat dipersonalisasikan. Selain itu perhitungan juga dilakukan berdasarkan data yang sudah terekam dalam media penyimpanan berbasis cloud.

Note: Pelajari selengkapnya tentang perhitungan gaji karyawan dengan mengunduh eBook Panduan Menghitung Gaji Karyawan yang ditulis lengkap dan komprehensif.

Salah Hitung Gaji

Buruknya dalam melakukan tracking data karyawan dapat menyebabkan kesalahan perhitungan gaji. Data karyawan yang cukup banyak seperti cuti karyawan, cuti berbayar, deduction, lembur, dan elemen lainnya membuat personalia seringkali pusing dan kebingungan dan menyebabkan mislead dalam menghitung gaji.

Dengan software payroll, Anda tidak perlu lagi kesulitan untuk menghitung gaji dengan berbagai elemen penunjang seperti cuti dan lemburan karena semua bisa dapat Anda personalisasikan dan tersimpan dalam penyimpanan mahadata yang dapat Anda akses dimanapun dan kapanpun.

Melalaikan Pajak

Karena banyaknya beban akibat penggajian manual, seringkali personalia melalaikan elemen penting di dalamnya, yaitu kewajiban yang harus dibayarkan karyawan perusahaan kepada pemerintah yaitu pajak penghasilan. Apalagi terkait penyerahan formulir A2 Pajak yang berisi tentang pemotongan pajak penghasilan di akhir tahun.

Dengan menggunakan software payroll yang terotomasi, urusan kewajiban perusahaan kepada pemerintah terkait pajak juga sudah terotomasi langsung sehingga di akhir tahun, personalia tidak lagi lalai terhadap laporan pajak.

Tidak Teliti dalam Membuat Rangkuman Payroll

Di akhir tahun biasanya tim HR atau personalia akan membuat laporan atau rangkuman penggajian seperti pemotongan pajak penghasilan, jumlah jam kerja karyawan, dan time tracking lainnya kepada manajemen perusahaan sebagai bahan audit tiap tahunnya.

Namun, tidak jarang para HR tidak teliti dalam membuat laporan penggajian jika masih menggunakan sistem manual. Selain itu dengan penggajian manual, waktu yang dibutuhkan dalam membuat laporan pun juga tidak sedikit.

Salah Hitung Jam Kerja Karyawan

kesalahan yang sering terjadi tanpa adanya software payroll adalah personalia seringkali tidak-akuratnya menghitung absensi, jumlah jam, dan juga shift rostering. Misalnya dalam kasus lembur, seringkali tanpa menggunakan software payroll perusahaan kelebihan memberikan jam lembur yang tidak sesuai dengan Undang-Undang. Selain itu, banyak personalia yang juga kesulitan dalam menghitung rumus lemburan. Dalam kasus shift rostering, seringkali tim personalia melakukan kesalahan seperti bentrok jadwal atau double shift yang tidak berimbang yang akhirnya berujung dengan eksploitasi karyawan yang jelas melanggar undang-undang.

Layanan Payroll Bank yang Terbatas

Memang saat ini banyak perusahaan perbankan yang menyediakan layanan pembayaran gaji karyawan. Namun karena keterlibatan pihak ketiga ini, perusahaan seringkali menemui kesalahan dan hambatan misalnya harus menyesuaikan spesifikasi teknologi yang ada. Selain itu, pembayaran melalui bank itu tidak memiliki fitur kustomisasi, artinya kemungkinan adanya kesalahan perhitungan bisa saja terjadi.

 

Baca juga: Yuk Simak Cara Hitung PPh 21 dengan Metode Gross dan Nett

Tips Menghindari Kesalahan Penggajian

Menghindari atau menghilangkan kesalahan penggajian memerlukan langkah strategis oleh perusahaan terlebih tim HR. Perusahaan harus merubah struktur bahkan rela berinvestasi pada penggunaan teknologi. 

Buat Laporan Ringkas

Hal pertama untuk menghindari kesalahan saat melakukan penggajian atau payroll adalah membuat ringkasan laporan penggajian berdasarkan; jumlah deduksi yang diterima karyawan pada periode tertentu, informasi gaji karyawan, dan elemen gaji seperti upah minimum, pajak, potongan, dan uang lembur karyawan.

Meski Anda menggunakan software dalam menghitung payroll, tetap saja Anda perlu membuat laporan ringkas periode tertentu yang berisi tiga hal tersebut sebagai bahan referensi yang akan dimasukkan ke dalam data software payroll.

Buat Ceklis Perubahan Data

Satu hal yang dapat menghindari kesalahan saat penggajian adalah membuat ceklis perubahan data dan skala prioritas penggajian. Ceklis dapat berisi daftar karyawan baru atau turnover, kenaikan upah karyawan, potongan atau insentif yang didapat karyawan, dan perubahan lainnya dalam satu periode tertentu. Hal ini berguna sebagai bahan referensi dan pertimbangan apabila nantinya ada kesalahan dalam perhitungan gaji menggunakan software payroll.

Tentunya, Gunakan Software Payroll

Langkah terakhir adalah tentunya Anda harus bertransformasi digital dengan menggunakan software payroll. Seperti yang dijelaskan sebelumnya, software payroll mampu memberikan Anda kemudahan dalam penggajian secara cepat dan akurat. Terutama dalam merekam data karyawan seperti absensi, jumlah jam kerja, jumlah lemburan, dan juga cuti.

Jika Anda bingung, Talenta bisa menjadi solusi penggajian perusahaan Anda. Telah dipercaya oleh banyak perusahaan, Talenta memiliki fitur yang dapat diandalkan seperti otomasi payroll, absensi, dan fungsi-fungsi strategis lainnya. Cari tahu tentang Talenta dan dapatkan demo gratis Talenta untuk mencoba pengalaman mudahnya penggajian. 

 


PUBLISHED06 May 2020
Hafidh
Hafidh