Ramadan adalah peak season bagi pemilik industri F&B. Jam operasional memanjang hingga malam hari, lonjakan pengunjung terjadi saat berbuka, sementara kebutuhan tenaga kerja meningkat di jam-jam sibuk.
Di sisi lain, HR dan finance harus memastikan payroll tetap akurat di tengah perubahan jam kerja tersebut serta memenuhi kewajiban pembayaran THR menjelang Lebaran.
Kondisi ini membuat pengelolaan payroll dan THR menjadi jauh lebih kompleks dibanding bulan normal. Tanpa kebijakan yang jelas dan sistem yang mendukung, berbagai risiko terkait payroll dan ketidakpuasan karyawan bisa meningkat.
Artikel ini membahas kebijakan payroll dan THR yang perlu disiapkan bisnis F&B saat Ramadan agar operasional tetap stabil hingga Lebaran. Simak selengkapnya!
Tantangan Payroll dan THR di Industri F&B Selama Ramadan
Bisnis F&B memiliki karakter operasional yang unik, dan tantangan tersebut semakin terasa saat Ramadan. Jam kerja melonjak drastis di waktu berbuka puasa, malam hari, hingga akhir pekan.
Banyak outlet memperpanjang jam operasional, bahkan menambah shift khusus sahur.
Di saat yang sama, lembur meningkat dan sering kali terjadi secara mendadak untuk mengejar lonjakan demand.
Struktur karyawan pun beragam, mulai dari karyawan tetap, kontrak, harian, hingga part-time, yang masing-masing memiliki skema payroll dan THR berbeda.
Perhitungan THR sendiri sangat bergantung pada status dan masa kerja karyawan. Ditambah lagi, siklus payroll menjelang Lebaran biasanya lebih pendek karena tenggat pembayaran THR dan juga operasional bank yang biasanya tutup menjelang Lebaran.
Sedikit saja data tidak sinkron, dampaknya bisa langsung terasa di lapangan.
Baca juga: Solusi Payroll Enterprise Terbaik untuk Perusahaan Besar di Indonesia
Risiko Payroll dan THR Tidak Akurat bagi Bisnis F&B
Bagi bisnis F&B berskala menengah hingga besar, ketidakakuratan payroll dan THR bukan sekadar masalah administratif.
Inkonsistensi penggajian antar outlet bisa memicu rasa ketidakadilan di antara karyawan, terutama saat beban kerja sedang tinggi.
Komplain karyawan cenderung meningkat di periode krusial seperti Ramadan dan menjelang Lebaran. Jika proses payroll masih manual atau terfragmentasi, risiko tertundanya pembayaran gaji atau THR pun semakin besar.
Dalam kondisi terburuk, hal ini dapat mengganggu operasional outlet dan menurunkan kualitas layanan pelanggan saat traffic sedang tinggi-tingginya.
Baca juga: Apakah Data Payroll Harus Di-encrypt? Pentingnya Keamanan dalam Pengelolaan Penggajian
Kebijakan Payroll dan THR yang Perlu Disiapkan Bisnis F&B Saat Ramadan
Agar payroll tetap terkendali, bisnis F&B perlu menyiapkan kebijakan yang jelas dan dapat dieksekusi secara konsisten di seluruh outlet.
1. Kebijakan Standarisasi Pencatatan Kehadiran dan Jam Kerja
Pencatatan kehadiran harus konsisten di seluruh outlet, tanpa pengecualian. Data kehadiran menjadi fondasi utama dalam perhitungan gaji, lembur, dan THR.
Tanpa standar yang sama, risiko perbedaan perhitungan antar lokasi akan sulit dihindari. Karena itu, bisnis F&B perlu memastikan data kehadiran tercatat secara rapi dan terpusat.
2. Kebijakan Dokumentasi Shift dan Perubahan Jam Kerja
Selama Ramadan, perubahan shift sering terjadi, baik karena penyesuaian jam buka maupun kebutuhan operasional mendadak.
Setiap perubahan shift antar outlet perlu terdokumentasi dengan baik dan dapat ditelusuri. Dokumentasi ini penting untuk menjaga konsistensi payroll lintas lokasi dan memudahkan proses audit jika terjadi selisih perhitungan.
3. Kebijakan Lembur yang Seragam dan Terkontrol
Lonjakan lembur hampir tidak terhindarkan di industri F&B saat Ramadan. Karena itu, aturan lembur perlu diterapkan secara seragam di seluruh outlet.
Mekanisme persetujuan lembur yang jelas membantu perusahaan mengontrol biaya tanpa menghambat kebutuhan operasional di lapangan.
Baca juga: Menghindari Kegagalan Audit Kepatuhan (Compliance Audit Failure) dengan Menggunakan HRIS
4. Kebijakan Perhitungan THR Berdasarkan Status dan Masa Kerja
Dengan struktur karyawan yang beragam, kebijakan THR harus dirumuskan secara jelas sejak awal.
Perhitungan THR perlu mengikuti aturan yang sama di seluruh unit bisnis, baik untuk karyawan tetap, kontrak, maupun karyawan dengan masa kerja kurang dari satu tahun.
Transparansi kebijakan ini berperan besar dalam menjaga kepercayaan karyawan di seluruh outlet.
Strategi Kelola Payroll dan THR F&B agar Tetap Akurat Saat Ramadan
Selain kebijakan tertulis, strategi eksekusi juga menentukan keberhasilan payroll di masa sibuk.
1. Sentralisasi Data Payroll di Seluruh Outlet
Bisnis F&B dengan banyak outlet membutuhkan satu sumber data terpusat untuk payroll dan THR.
Sentralisasi data membantu manajemen memastikan konsistensi perhitungan, meski operasional tersebar di banyak lokasi dengan karakteristik yang berbeda.
2. Sinkronisasi Data Kehadiran, Shift, dan Lembur
Payroll Ramadan sangat bergantung pada data kehadiran dan lembur yang akurat. Strategi sinkronisasi data mengurangi ketergantungan pada rekap manual dari masing-masing outlet, yang rawan keterlambatan dan human error.
3. Penguatan Kontrol dan Approval Payroll
Volume lembur dan perubahan jam kerja meningkat selama Ramadan.
Dengan kontrol dan approval berlapis, perusahaan dapat memastikan setiap komponen payroll tervalidasi tanpa menghambat kecepatan operasional yang dibutuhkan di industri F&B.
4. Standardisasi Eksekusi Kebijakan Payroll dan THR
Kebijakan yang sudah disusun hanya akan efektif jika dieksekusi secara konsisten. Standardisasi eksekusi membantu mengurangi perbedaan perlakuan antar outlet dan meminimalkan potensi komplain karyawan yang bisa mengganggu operasional saat peak season.
5. Menggunakan Software Payroll untuk Menjaga Konsistensi Payroll dan THR
Software payroll menjadi fondasi penting bagi bisnis F&B yang terus bertumbuh. Sistem yang tepat membantu menjaga konsistensi perhitungan gaji dan THR selama Ramadan.
Umumnya, sistem payroll terintegrasi dengan data kehadiran dan lembur, mampu mengelola payroll terpusat untuk multi-outlet, fleksibel terhadap perubahan jam kerja, dan juga mendukung pembayaran gaji dan THR tepat waktu.
Jaga Akurasi Payroll dan THR F&B Saat Ramadan dengan Mekari Talenta
Untuk bisnis F&B berskala enterprise, Mekari Talenta membantu mengelola payroll dan THR secara akurat meski jam operasional memanjang dan struktur karyawan semakin kompleks.
Dengan dukungan software HRIS dan payroll terintegrasi, Mekari Talenta membantu perusahaan mengeksekusi kebijakan payroll secara konsisten di seluruh outlet.
Kapabilitas utama Mekari Talenta meliputi perhitungan payroll berbasis data kehadiran, lembur, dan cuti, serta perhitungan THR otomatis berdasarkan status karyawan dan masa kerja.
Data kehadiran tetap terpusat meski jumlah outlet banyak dan shift sering berubah, sehingga proses payroll dan THR menjadi lebih rapi dan tepat waktu menjelang Lebaran.
Selain itu, slip gaji, slip THR, dan laporan payroll tersedia secara digital, membantu perusahaan mengurangi risiko komplain akibat salah hitung gaji atau THR di periode krusial.
Jika bisnis F&B Anda ingin menjaga stabilitas operasional selama Ramadan dan Lebaran, Anda bisa hubungi kami atau jadwalkan demo untuk melihat bagaimana Mekari Talenta mendukung payroll management, perhitungan payroll, pembayaran gaji, hingga distribusi slip gaji secara terintegrasi.
