4 Hal Ini Jadi Tanda Anda Butuh Aplikasi Database Karyawan

By RisnaPublished 01 Jul, 2020 Diperbarui 20 Maret 2024

Software HRIS seperti Talenta jadi solusi masalah pengelolaan data karyawan. Jadi, sekarang waktunya pindah dari aplikasi data database karyawan excel gratis ke software HRIS? Apa alasannya? Insight Talenta akan membahasnya disini.

Seiring berjalannya waktu, pencatatan dan pengelolaan data perusahaan akan semakin kompleks.

Cakupan bisnis yang semakin luas dan bertambahnya sejumlah karyawan tentu membuat perusahaan membutuhkan sistem pengelolaan data yang efektif.

Namun, mengelola database karyawan hanya dengan aplikasi pengolah data seperti penggunaan rumus Excel saja tidak cukup.

Database karyawan adalah kumpulan data-data penting yang terkait dengan informasi yang dimiliki oleh karyawan.

Data-data ini meliputi nama, jabatan, fungsi, gaji hingga absensi.

Database ini harus dikelola secara efektif agar tidak menimbulkan masalah yang berhubungan dengan administratif di kemudian hari. 

Semakin kompleksnya informasi karyawan, pengelolaan database dengan fungsi atau rumus excel saja tidak cukup, namun perusahaan membutuhkan aplikasi database karyawan.

4 Hal Ini Jadi Tanda Anda Harus Pindah Dari Aplikasi Database Karyawan Excel Ke Software HRIS

Kondisi di bawah ini adalah tanda bahwa perusahaan Anda sedang membutuhkan aplikasi database karyawan:

1. Data Karyawan Tidak Terstruktur dengan Baik

Software HRIS seperti Talenta jadi solusi masalah pengelolaan data karyawan. Jadi, sekarang waktunya pindah dari aplikasi data database karyawan excel gratis ke software HRIS? Apa alasannya? Insight Talenta akan membahasnya disini.

Masalah umum yang seringkali dikeluhkan perihal pengelolaan database adalah data yang tersedia tidak terstruktur dengan baik.

Artinya, masih ada pengelompokan data yang kurang tepat, format yang tidak konsisten, dan data yang terduplikat.

Jika datanya berjumlah banyak, masalah seperti ini sangat menyulitkan divisi HR atau siapapun yang sedang membutuhkan data karyawan.

Data yang tidak terstruktur dapat memperlambat proses pencarian data sehingga membutuhkan banyak waktu.

Dalam kondisi darurat, tentu data seperti ini sangat tidak efektif.

Waktu yang digunakan justru bisa digunakan untuk kegiatan produksi atau strategis lainnya. 

Note: Apa manfaat dan urgensi mengelola database karyawan? Baca artikel Pentingnya Mengelola Database Karyawan bagi Perusahaan

2. Data yang Tersimpan Sifatnya Kurang Akurat

Data yang dapat diinput oleh siapa saja dan sumber mana saja membuat data tersebut menjadi tidak terpercaya kebenarannya.

Kemajemukan dalam kegiatan entri data menciptakan tumpukan data dengan berbagai macam tipe.

Hal ini bisa terjadi karena setiap orang memiliki standar sendiri dalam melakukan entry data.

Dampaknya adalah data yang tersimpan pada database menjadi kurang akurat. 

Jika hal ini terus terjadi maka perusahaan akan kesulitan saat menentukan keputusan yang berhubungan dengan data karyawan.

Keputusan yang dibuat juga sifatnya kurang akurat sebagai akibat dari penggunaan sumber data yang belum tentu benar.

Mengelola data yang akurat dan memiliki standar memang tidak mudah, namun jika dilakukan dengan benar akan sangat membantu database karyawan yang lebih terstruktur.

Berbeda dengan Talenta, aplikasi HRIS ini memiliki akurasi data yang lebih bagus dibandingkan dengan aplikasi database karyawan excel gratis.

Data karyawan secara lengkap termasuk data pribadi dan payroll akan tersimpan dengan baik di sistem cloud Talenta.

Jadi, dengan beralih ke Talenta, pengelolaan database karyawan jadi cepat, mudah dan aman.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Berbeda dengan Talenta, aplikasi HRIS ini memiliki akurasi data yang lebih bagus dibandingkan dengan aplikasi database karyawan excel gratis

3. Aplikasi Database Karyawan Excel Based Tidak  Bisa Menjamin Keamanan Data

Memberikan akses kepada beberapa sumber untuk mengelola data karyawan juga harus dibarengi dengan peningkatan pengawasan.

Minimnya pengawasan dalam hal akses database karyawan menyebabkan data rentan terhadap cyber attack.

Data-data karyawan yang sifatnya rahasia menjadi mudah bocor dan tersebar.

Perusahaan perlu memberikan batasan keamanan dengan kontrol akses yang sangat ketat. Pengajuan hak akses harus melalui approval manajemen yang lebih tinggi.

Note: Namun , ada beberapa hal yang harus Anda perhatikan sehingga aplikasi database tersebut berjalan maksimal 5 Cara Optimalkan Program Database Karyawan

4. Proses Pencarian Data yang Rumit Jika Tetap Gunakan Excel

Tidak bisa dipungkiri bahwa semakin besar sebuah perusahaan maka semakin banyak pula data karyawan yang harus dikelola.

Tantangan yang sering dihadapi oleh perusahaan dalam hal ini adalah proses pencarian data.

Semakin banyak data yang dikelola maka semakin lama waktu yang digunakan dalam proses pencariannya. 

Proses pengolahan database secara manual membutuhkan waktu yang lama.

Kondisi ini tentu sangat tidak efektif bagi divisi HRD yang tugasnya tidak hanya mengolah data karyawan saja. 

Solusinya adalah dengan menggunakan aplikasi database karyawan yang memiliki fitur keyword search.

Cukup memasukkan keyword atau kata kunci tertentu, Anda langsung bisa menemukan data yang dimaksud. 

Hal ini tidak bisa dilakukan dengan mudah jika menggunakan rumus excel.

Apakah perusahaan Anda sedang mengalami salah satu masalah di atas?

Tandanya, sekarang adalah saat yang tepat untuk menggunakan aplikasi database karyawan.

Talenta sebagai software HRIS terpercaya di Indonesia menyediakan aplikasi database untuk membantu perusahaan Anda mengelola data karyawan.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Tertarik untuk mencoba Talenta? Isi formulir ini untuk jadwalkan demo Talenta dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!

Saatnya aplikasi database karyawan excel gratis, dan coba Talenta sekarang dengan klik gambar di bawah ini!

Coba Gratis Aplikasi HRD HRMS HRIS Talenta Sekarang!

Risna