Insight Talenta

Pengertian dan Contoh Surat Penolakan Lamaran Kerja

Surat penolakan lamaran kerja merupakan sesuatu yang harus Anda perhatikan. Surat ini merupakan salah satu jenis surat resmi sehingga ketika membuatnya pun Anda harus benar benar menggunakan bahasa yang baik dan sopan.

Bagi Anda yang bekerja di perusahaan pada bagian SDM atau personalia atau berada di posisi HRD tentu saja Anda harus sangat paham dalam membuat surat penolakan lamaran kerja yang baik dan benar agar perusahaan yang menjadi tempat naungan Anda memiliki nilai yang baik dan profesional serta respon penolakan tersebut tidak menyinggung perasaan pelamar.

Pengertian Surat Penolakan Lamaran Kerja

surat penolakan lamaran kerja

Sebenarnya ada banyak hal yang membuat seseorang yang sudah melamar kerja akhirnya surat lamarannya ditolak. Salah satu hal yang mungkin bisa menjadi penyebab seorang pelamar ditolak bisa jadi karena data diri latar belakang pendidikan ataupun pengalaman yang tidak sesuai dengan posisi yang dibutuhkan oleh perusahaan yang di lamar tersebut.

Akan tetapi, ketika sebuah perusahaan ingin memberi respon atas surat lamaran dengan menolak sang pelamar, perusahaan harus memberi respon atau membalas surat lamaran kerja tersebut dengan baik dan sopan.

Memberi sebuah respon penolakan kerja kepada seorang pelamar harus dilakukan dengan baik dan sopan supaya respon yang Anda berikan itu tidak menyinggung pihak pelamar yang sudah mengajukan lamaran pekerjaan pada perusahaan yang Anda pimpin.

Sehingga dapat disimpulkan bahwa surat penolakan lamaran kerja ini adalah salah satu dari jenis surat resmi. Surat ini pada umumnya dibuat oleh sebuah instansi atau perusahaan yang bermaksud untuk memberi balasan atau memberitahu atau mengkonfirmasi pelamar kerja bahwa surat lamaran kerja ditolak atau perusahaan belum bisa menerima surat lamaran kerja tersebut.

Membuat Surat Penolakan

Walaupun sebenarnya tidak semua perusahaan akan mengirim kembali balasan penolakan surat lamaran pekerjaan kepada setiap pelamar yang tidak sesuai atau memenuhi kriteria, tetapi tidak ada salahnya Anda mengetahui bagaimana cara membuat surat lamaran kerja ditolak agar perusahaan akan terlihat profesional dan lebih sopan.

Pada umumnya, cara untuk membuat surat penolakan lamaran kerja ini hampir sama ketika Anda membuat jenis surat resmi yang lainnya. Berikut adalah beberapa cara dalam membuat surat penolakan lamaran kerja yang baik dan sopan serta hal penting yang sebaiknya Anda perhatikan, yaitu:

  • Kop Surat, Alamat, dan Tanggal Surat Lamaran Kerja Ditolak Dibuat

Langkah pertama, Anda tentu harus bisa menuliskan alamat serta tanggal surat penolakan kerja ditolak itu dibuat oleh perusahaan. Selain itu, Anda juga bisa membuat surat penolakan lamaran kerja dengan menggunakan kop atau kepala surat pada bagian atasnya agar surat tersebut terlihat lebih resmi dan formal.

  • Surat Penolakan Lamaran Kerja Menggunakan Salam Hormat dan Kalimat Pembuka

Langkah selanjutnya, Anda bisa melanjutkan dengan menulis salam hormat serta kalimat pembuka surat penolakan lamaran kerja. Untuk kalimat pembuka, Anda bisa membukanya dengan menuliskan kalimat ucapan terima kasih kepada pelamar yang sudah mengirimkan surat lamaran tersebut kepada perusahaan lengkap dengan tanggal surat lamaran kerja tersebut diterima oleh perusahaan agar terlihat lebih profesional, baik, dan sopan.

  •  Surat Penolakan Lamaran Kerja Melalui Surat

Setelah itu, ketika Anda masuk ke bagian isi surat maka Anda bisa mengisi bagian tersebut dengan kalimat penolakan. Tentu dengan menggunakan kalimat yang baik dan sopan. Lalu, bagaimana cara membuat kalimat penolakan yang baik dan sopan? Untuk hal ini Anda harus memastikan jika surat penolakan yang Anda buat selain berisi kalimat penolakan juga disertai dengan alasan mengapa perusahaan menolak surat lamaran kerjaan tersebut kepada sang pelamar.

Agar perusahaan Anda memiliki kesan yang baik dan profesional tentu Anda tidak boleh hanya memberi kalimat penolakan pada bagian isi tanpa adanya penjelasan mengapa Anda menolak pelamar tersebut.

Jika Anda tidak memberi penjelasan lebih lanjut tentang alasan mengapa Anda menolak sang pelamar, tentu hal tersebut akan memberi sebuah kesan pada perusahaan bahwa penilaian yang Anda lakukan itu dilakukan secara tidak detail dan tidak objektif.

Untuk bagian alasan Anda menolak pelamar tersebut Anda bisa menerangkan beberapa alasan seperti tentang masalah kualifikasi yang dimiliki oleh si pelamar yang belum sesuai dengan posisi atau jabatan yang mereka lamar sesuai dengan yang diinginkan oleh perusahaan.

Contoh Membuat Surat Penolakan Lamaran Kerja yang Baik dan Sopan

Setelah Anda mengetahui langkah langkah yang tepat tentang bagaimana Anda membuat surat penolakan lamaran kerja, Anda juga bisa memperhatikan beberapa contoh surat menolak lamaran kerja yang baik seperti yang kami berikan.

Berikut beberapa contoh surat lamaran kerja ditolak yang bisa menjadi referensi untuk Anda, yaitu:

  • Contoh Surat Penolakan Lamaran Kerja

PT Makmur Sejahtera

Jl. Api api No. 94

Jakarta Utara

4 April 2022

Dengan hormat,

Sebelumnya, kami ucapkan terima kasih atas surat lamaran saudara tertanggal 25 Maret 2022 untuk posisi Sekretaris.

Dengan kualifikasi yang Anda miliki dalam surat lamaran anda sebelumnya, dan setelah kami baca dan pelajari kualifikasi tersebut secara keseluruhan, kami sangat yakin anda memenuhi segala kualifikasi yang dibutuhkan pada berbagai posisi yang ada di perusahaan kami saat ini. Akan tetapi, kami mohon maaf dan sangat menyayangkan hal ini sebab kualifikasi yang dimiliki oleh pelamar lain lebih mendekati persyaratan yang perusahaan kami cari.

Hormat kami,

 

Handoko

HRD Manajer

 

  • Contoh Surat Penolakan Lamaran Kerja 

SURAT PENOLAKAN LAMARAN KERJA

No. : 1234/PLM-AE/XI/2022

Kepada Yth.

Denise, S.E, M.M.

Jl. Makmur Sentosa No. 13C

Bandung

Dengan hormat,

Dengan ini kamu memberitahukan bahwa kami telah menerima surat lamaran kerja dari Saudara pada tanggal 12 November 2022 yang menyatakan berminat untuk mengisi posisi dari Staf Keuangan di PT. Maju Sejahtera. Namun dengan berat hati kami harus sampaikan bahwa kami harus menolak surat lamaran pekerjaan Saudara karena menurut kualifikasi yang dimiliki oleh Saudara masih ada beberapa hal yang berada dibawah kualifikasi perusahaan kami.

Demikian surat penolakan lamaran kerja ini kami sampaikan. Semoga di kesempatan lain anda dapat bergabung dengan perusahaan kami.

Hormat kami,

 

Igna

HRD Manager

  • Contoh Surat Penolakan Lamaran Kerja Via E-mail

Anda juga bisa memberitahu mengenai kabar surat lamaran kerja ditolak atau tidak lolos screening CV melalui e-mail. Sama seperti yang sudah kami jelaskan ketika Anda menolak surat lamaran melalui surat resmi langsung, saat pemberitahuan penolakan surat lamaran ini Anda berikan melalui e-mail tentu Anda harus menggunakan bahasa yang resmi dan sopan serta tidak lupa untuk memberitahu pelamar mengenai alasan mengapa Anda menolak surat lamaran kerja mereka.

Anda bisa memberi alasan mulai dari resume yang mereka berikan belum sesuai dengan jenis pekerjaan yang Anda cari saat ini dan lain sebagainya.

Untuk contoh surat lamaran yang ditolak, Anda bisa mengikuti contoh yang kami berikan berikut ini, yaitu:

Halo Dian,

Sebelumnya kami ucapkan terima kasih atas ketertarikan Anda untuk melamar pada posisi Staff Keuangan di PT. Makmur Sejahtera. Kami telah membaca resume milik Anda, tetapi kami sangat menyesal karena tidak dapat meneruskannya ke seleksi tahap berikutnya. Untuk saat ini, kami sedang mencari kandidat dengan pengalaman serta keterampilan yang tepat untuk posisi tersebut.

Akan tetapi, kalau ternyata profil atau resume yang dimiliki oleh pelamar cukup menjanjikan untuk posisi lain dalam perusahaan Anda, maka Anda bisa menambahkan kalimat berikut ini:

Kami telah menyimpan resume milik Anda di database perusahaan dan akan memberitahu Anda apabila tersedia posisi yang tepat di perusahaan kami untuk Anda ke depannya.

Jika Anda menggunakan sebuah sistem Applicant Tracking System (ATS), surat lamaran kerja ditolak bisa langsung dikirimkan secara otomatis kepada setiap pelamar yang tidak lolos seleksi lamaran.

Penyebab HRD Melakukan Surat Penolakan Lamaran Kerja

Ada beberapa hal yang membuat HR perusahaan akhirnya melakukan surat penolakan lamaran kerja seorang pelamar padahal pengalaman dan latar pendidikan yang Anda miliki sudah cukup baik. Kalau hal ini sampai terjadi, ada baiknya Anda memeriksa kembali lamaran kerja yang sudah Anda kirim ke perusahaan.

Untuk hal ini Anda harus memperhatikan dan memeriksa kembali surat lamaran tersebut apakah surat lamaran kerja yang Anda buat sudah cukup baik dan meyakinkan agar perusahaan bisa mempekerjakanmu. Namun, bisa saja ada hal lain yang membuat Anda akhirnya ditolak terus menerus oleh perusahaan.

Jika Anda tidak cukup yakin mengapa surat lamaran kerja di tolak secara terus menerus oleh HR perusahaan, berikut beberapa alasan yang mungkin bisa menjadi penyebab mengapa seorang pelamar selalu ditolak, yaitu:

  • Surat Penolakan Lamaran Kerja Karena Menggunakan Bahasa yang Tidak Formal

Harus Anda ketahui bahwa surat lamaran pekerjaan merupakan salah satu dari jenis surat formal. Oleh karena itu, ketika Anda membuat surat lamaran pekerjaan ini Anda harus menggunakan bahasa yang baik dan formal.

Kalau Anda membuat surat lamaran dalam bentuk Bahasa Indonesia maka tata bahasa, diksi, serta ejaan kata yang Anda gunakan sudah tepat sesuai dengan yang ada di Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia (PUEBI). Akan tetapi, kalau Anda menulis lamaran kerja menggunakan bahasa asing seperti menggunakan Bahasa Inggris maka Anda harus memastikan bahwa grammar maupun spelling pada surat lamaran Anda sudah tepat dan sesuai.

Untuk melakukan pengecekan pada grammar maupun spelling pada surat lamaran kerja yang Anda buat bisa dilakukan dengan mudah karena saat ini sudah banyak sekali aplikasi penunjang yang bisa digunakan untuk mengecek grammar.

Selain itu, hal yang harus Anda perhatikan ketika sedang membuat surat lamaran kerja adalah hindari penggunaan istilah istilah yang kurang resmi serta penggunaan singkatan kata agar terhindar dari surat penolakan lamaran kerja oleh HRD perusahaan.

  • Penulisan Tata Paragraf yang Tidak Rapi

Selain Anda harus menggunakan bahasa yang formal karena surat lamaran kerja merupakan salah satu jenis surat yang resmi, ketika membuat surat lamaran Anda juga harus memperhatikan tata paragraf yang ada di dalam surat lamaran kerja yang Anda buat karena tata paragraf merupakan salah satu hal penting yang harus Anda perhatikan dan tidak boleh lewatkan agar terhindar dari surat penolakan lamaran kerja oleh HRD perusahaan.

Ketika sedang membuat surat lamaran, pastikan tata paragraf yang Anda gunakan rapi dan dapat dengan mudah di mengerti oleh HRD Perusahaan.

Pada umumnya, isi dari surat lamaran pekerjaan terdiri dari pembuka, perkenalan singkat mengenai diri Anda, data diri, maksud dan tujuan Anda membuat surat lamaran tersebut, lampiran berkas, CV, dan penutup. Selain itu, Anda harus mencantumkan posisi dan pekerjaan yang ingin Anda lamar secara jelas.

Untuk data diri yang Anda tuliskan cukup mengenai data diri singkat seperti nama, tempat dan tanggal lahir, alamat rumah, serta nomor telepon atau ponsel yang aktif atau bisa dihubungi oleh HR perusahaan.

Dengan memberikan informasi yang jelas, hal ini akan membuat HRD akan dengan mudah menindak lanjuti proses dari surat lamaran kerja yang sudah Anda berikan. Kalau tata letak paragraf yang Anda tulis tidak rapi, tentu hal ini akan membuat HR perusahaan menjadi kesulitan dalam memahami isi surat lamaran yang Anda buat. Kalau hal itu sampai terjadi maka bukan hal yang tidak mungkin jika surat penolakan lamaran kerja diberikan oleh HRD perusahaan.

  • Salah Ketik Ketika Membuat Surat Lamaran

Salat ketik atau salah ejaan ketika sedang membuat surat lamaran juga bisa menjadi salah satu alasan yang membuat surat penolakan lamaran kerja diberikan oleh HRD perusahaan.

Hal ini karena dari salah ketik atau ejaan tersebut HR perusahaan menganggap bahwa Anda bukan orang yang teliti. Bagaimana pun, setiap perusahaan pasti akan sangat memperhatikan setiap detail kecil sehingga hanya dengan salah ketik atau ejaan yang ada di surat lamaran membuat mereka pada akhirnya bisa menolak lamaran tersebut.

Karena perusahaan tentu mengharapkan mendapat seorang karyawan yang teliti terhadap hal hal kecil sekalipun mulai dari penulisan nama, gelar, hingga posisi yang ingin dilamar. Oleh karena itu, ketika Anda membuat surat lamar pekerjaan ada baiknya Anda melakukan pengecekan kembali sebelum mengirim surat lamaran tersebut ke HR perusahaan.

  • Pelamar Tidak Memasukan Subjek serta Badan Surel

Mungkin sebagian orang menganggap bahwa subjek serta badan surel bukanlah sesuatu hal yang penting sehingga cukup sering pelamar tidak mencantumkan kedua hal tersebut pada surat lamaran kerja yang mereka kirim.

Ketika seorang pelamar mengosongkan kedua bagian tersebut dan hanya mengirimkan CV saja kepada perusahaan, hal ini bisa menjadi sebuah penilaian perusahaan kepada sang pelamar. Anda sebagai pelamar bisa dinilai sebagai pribadi yang tidak profesional, tidak kreatif, dan kurang inisiatif. Selain itu, HRD perusahaan juga akan sulit mengenali surat lamaran kerja yang masuk. Jika sudah seperti itu bisa saja surat lamaran kerja yang Anda kirimkan menjadi terlewat dan tidak lolos seleksi oleh HRD.

Demikianlah cara membuat surat penolakan lamaran kerja. Seperti yang sudah kami jelaskan di atas, surat penolakan lamaran kerja merupakan salah satu jenis surat yang resmi. Oleh karena itu, surat tersebut harus dibuat menggunakan bahasa yang resmi, baik, dan sopan agar perusahaan memiliki nilai yang baik dan profesional. Selain itu, penggunaan bahasa yang baik dan sopan ini agar respon yang diberikan tidak menyinggung perasaan pelamar.

Tidak hanya itu, ketika membuat surat penolakan lamaran kerja ini Anda juga harus memastikan bahwa Anda juga memberi alasan mengapa Anda menolak surat lamaran tersebut. Hal ini sangat penting untuk menegaskan bahwa penilaian yang Anda lakukan memang dilakukan secara objektif dan profesional.

Kelola Proses Rekrutmen Makin Mudah dengan Mekari Talenta

Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Software HRIS biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.

Selain itu, aplikasi HR Mekari Talenta https://www.talenta.co/ juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee-self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing. Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.

Kelebihan Mekari Talenta

1. Fitur yang disajikan sangat berlimpah

Keunggulan dari Mekari Talenta ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari pinjaman tunai, halaman aplikasi rekrutmen karyawan, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Mekari Talenta ini, berikut ini detail fiturnya

  • Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
  • Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
  • Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Dan fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.
  • Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.

Jika Anda ingin menggunakan aplikasi rekrutmen karyawan dari Mekari Talenta, Anda bisa mengunjungi https://www.talenta.co/fitur/software-hris/aplikasi-rekrutmen-karyawan/ untuk detail yang lebih lengkap.

2. Kostumisasi yang sangat terperinci

Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci, Di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.

3. Tim Support yang efektif dan responsive

Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.

Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal. Talenta dapat diakses dengan mudah di https://Talenta.co. Tunggu apa lagi? Coba Talenta sekarang juga.


PUBLISHED12 Oct 2022
Guest Guest
Guest Guest