Masalah dan Solusi Teknologi Selama Work From Home (WFH)

Teknologi seperti Mekari Talenta HRIS bisa menjadi sahabat terbaik dalam setiap pekerjaan Anda dan bisa menjadi musuh dan masalah selama wfh jika terjadi gangguan.

Apa masalah yang mungkin terjadi dan seperti apa solusi masalah teknologi selama Work From Home (WFH)?

Satu hal yang paling penting ketika Anda mulai bekerja dari rumah, Anda harus semakin terbiasa dengan penggunaan teknologi.

Meskipun Anda di rumah, perusahaaan masih mengharapkan efisiensi yang sama seperti Anda bekerja di kantor.

Kini, teknologi bisa menjadi sahabat terbaik dalam setiap pekerjaan yang Anda lakukan dan bisa menjadi musuh dan masalah selama wfh jika terjadi gangguan.

Berikut Solusi Teknologi Pendukung Work From Home (WFH)

Bekerja dari rumah (WFH) telah menjadi norma baru dalam dunia kerja. Teknologi memainkan peran kunci dalam mendukung produktivitas dan kolaborasi saat WFH. Kursi yang ergonomis, penggunaan laptop yang benar, headset untuk konsentrasi maksimal, koneksi internet yang handal, aplikasi kolaborasi, aplikasi komunikasi virtual, dan aplikasi penyimpanan cloud adalah beberapa teknologi yang dapat membantu kita tetap efisien dan terhubung saat bekerja dari rumah.

Penting untuk memahami bagaimana memanfaatkan teknologi ini dengan baik agar dapat mencapai keseimbangan antara produktivitas dan kesehatan saat WFH. Dengan memilih perangkat dan aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan, kita dapat menjalani WFH dengan lebih sukses dan nyaman.

Teknologi yang Mendukung WFH: Kursi yang Ergonomis

Saat bekerja di kantor, kita seringkali duduk di kursi yang dirancang secara ergonomis untuk memberikan kenyamanan selama bekerja. Namun, ketika bekerja dari rumah, banyak dari kita mungkin cenderung mengabaikan pentingnya kursi yang ergonomis. Padahal, pemilihan kursi yang tepat dapat memiliki dampak besar pada kesehatan tubuh kita saat bekerja dari rumah.

Prolonged sitting atau duduk terlalu lama dapat berdampak negatif pada kesehatan fisik, terutama pada bagian pinggang dan punggung. Jika kamu bekerja selama 5 sampai 6 hari dalam seminggu dan sebagian besar waktumu dihabiskan di depan komputer, risiko mengalami sakit pinggang semakin tinggi.

Salah satu langkah penting dalam memanfaatkan teknologi saat WFH adalah memilih kursi yang ergonomis. Kriteria-kriteria penting untuk kursi kantor yang sehat meliputi:

1. Ukuran Tubuh: Kursi harus sesuai dengan ukuran tubuhmu. Hal ini penting agar postur tubuhmu tetap mendukung kenyamanan selama bekerja.
2. Tinggi Badan: Pilih kursi yang memiliki tinggi yang sesuai dengan tubuhmu. Saat duduk, lututmu sebaiknya berada dalam posisi sejajar dengan pinggulmu.
3. Dudukan Landai: Dudukan kursi sebaiknya landai dan tidak terlalu panjang. Ini membantu menjaga postur tulang belakangmu.
4. Sandaran yang Bisa Diatur: Kursi dengan sandaran yang dapat diatur memungkinkanmu untuk menyesuaikan sudut sandaran sesuai kenyamananmu.
5. Sandaran Kepala: Sandaran kepala pada kursi dapat membantu melepas tekanan pada leher dan bahu.

Memilih kursi yang sesuai dengan kriteria di atas dapat membantu mencegah terjadinya masalah kesehatan seperti nyeri punggung dan sakit pinggang. Jadi, sebaiknya hindari bekerja di kasur atau duduk dengan posisi yang tidak tepat, karena itu merupakan salah satu kesalahan yang sering dilakukan saat WFH.

Laptop yang Mendukung WFH

Laptop adalah salah satu perangkat paling vital saat bekerja dari rumah. Namun, banyak dari kita mungkin tidak menyadari bahwa penggunaan laptop yang tidak benar dapat menyebabkan masalah kesehatan seperti pegal dan lelah.

Ketika bekerja dari rumah, mungkin tidak semua orang memiliki meja dan kursi yang cocok untuk digunakan dalam jangka waktu yang lama. Akibatnya, kita seringkali bekerja dengan postur tubuh yang tidak tepat.

Untuk memanfaatkan teknologi saat WFH dengan baik, ada beberapa tips yang dapat membantu kita agar tetap nyaman ketika menggunakan laptop:

1. Meja yang Tepat: Usahakan untuk memiliki meja yang cukup tinggi sehingga layar laptop berada pada tingkat mata. Ini membantu mengurangi tekanan pada leher dan bahu.
2. Kursi yang Dukung Postur Baik: Selain kursi yang ergonomis, pastikan kursi tersebut mendukung postur tubuh yang baik. Posisi duduk sebaiknya dengan punggung lurus dan kaki sejajar dengan lantai.
3. Istirahat yang Cukup: Jangan lupa untuk beristirahat sesekali. Berdiri, jalan-jalan sebentar, atau melakukan peregangan tubuh dapat membantu mengurangi kelelahan.
4. Gunakan Tambahan Keyboard dan Mouse: Jika memungkinkan, gunakan keyboard dan mouse tambahan. Ini memungkinkan kamu untuk meletakkan laptop sedikit lebih tinggi sehingga layar berada pada tingkat mata yang lebih baik.
5. Atur Pencahayaan yang Baik: Pastikan ruanganmu terang dengan pencahayaan alami jika memungkinkan. Hindari pantulan cahaya yang mengganggu pada layar laptop.

Selain itu, cobalah untuk menjaga jarak aman antara mata dan layar laptop. Ini membantu mengurangi ketegangan mata yang mungkin kamu alami saat bekerja berjam-jam di depan laptop.

Baca Juga: Cara Cerdas Work From Home dengan Laptop kantor

Headset untuk Konsentrasi Maksimal

Salah satu tantangan saat WFH adalah gangguan suara dari lingkungan sekitar, seperti suara anggota keluarga atau suara lalu lintas di luar rumah. Gangguan semacam itu dapat mengganggu konsentrasi kita selama bekerja.

Dalam hal ini, headset atau headphone dapat menjadi solusi yang sangat berguna. Dengan memanfaatkan teknologi audio ini, kita dapat memblokir suara-suara dari luar dan fokus sepenuhnya pada pekerjaan.

Headset memiliki berbagai jenis dan fitur. Ada headset dengan fitur stereo, nirkabel (wireless), dan bahkan noise cancelling. Noise cancelling adalah fitur yang sangat bermanfaat karena dapat memblokir suara-suara latar belakang yang mengganggu.

Selain itu, terdapat aplikasi tambahan seperti Krisp yang dapat digunakan untuk menghilangkan noise dari latar belakang saat melakukan panggilan atau meeting online. Dengan menggunakan headset atau aplikasi noise cancelling, kita dapat menciptakan lingkungan kerja yang tenang dan fokus, bahkan di tengah gangguan suara.

Internet: Jantung WFH

Ketika kita berbicara tentang teknologi yang mendukung WFH, tidak dapat dipungkiri bahwa internet merupakan komponen utama. Internet menjadi “jantung” dari pelaksanaan WFH. Semua aktivitas yang sebelumnya dilakukan secara langsung, seperti rapat, konsultasi, studi lapangan, kini dapat dilakukan secara digital.

Internet memungkinkan penyelenggaraan layanan digital secara real-time, seperti rapat virtual. Pentingnya koneksi internet yang stabil dan cepat menjadi sangat jelas saat WFH. Kualitas koneksi internet dapat memengaruhi produktivitas dan efisiensi kerja kita.

Dalam hal ini, penting untuk memiliki akses internet yang handal. Pastikan paket internetmu mencukupi kebutuhan untuk melakukan tugas-tugas WFH, termasuk video conference dan mengirim atau menerima file besar. Jika terjadi masalah dengan koneksi internet, hal ini dapat menghambat pekerjaan dan menimbulkan frustrasi.

Selain itu, berbagai alat kolaborasi online seperti Zoom, Google Meet, atau Microsoft Teams juga membutuhkan koneksi internet yang stabil untuk berjalan dengan lancar. Oleh karena itu, pastikan bahwa koneksi internet yang kamu gunakan mendukung semua alat kolaborasi yang kamu perlukan.

Aplikasi Kolaborasi: Menyatukan Tim Secara Virtual

Teknologi telah mengubah cara kita bekerja, dan aplikasi kolaborasi pendukung WFH adalah salah satu contohnya. Ada berbagai aplikasi kolaborasi yang semakin canggih, yang memungkinkan kita untuk bekerja sama dengan tim secara virtual, terlepas dari lokasi fisik kita.

Beberapa contoh populer dari aplikasi kolaborasi termasuk:

1. WhatsApp: Meskipun awalnya dirancang untuk komunikasi pribadi, WhatsApp juga digunakan secara luas untuk berkomunikasi dalam tim. Anda dapat membuat grup untuk berbagi pesan, file, dan bahkan melakukan panggilan suara dan video.
2. Telegram: Telegram adalah platform yang aman dan cepat untuk berkomunikasi. Anda dapat membuat saluran atau grup di mana tim Anda dapat berdiskusi dan berbagi informasi.
3. Discord: Discord awalnya dirancang untuk komunitas gaming, tetapi sekarang banyak digunakan oleh tim bisnis. Anda dapat membuat server khusus untuk tim Anda dan berkomunikasi melalui teks, suara, atau video.
4. Slack: Slack adalah salah satu aplikasi kolaborasi yang paling populer di kalangan perusahaan. Ini memungkinkan tim untuk berkomunikasi dalam berbagai saluran dan membagikan file dengan mudah.
5. Trello: Trello adalah alat manajemen proyek yang memungkinkan tim untuk mengatur tugas-tugas dan proyek-proyek dalam papan kerja yang mudah dikelola.

Aplikasi kolaborasi ini membantu tim untuk tetap terhubung, berbagi informasi, dan bekerja sama, meskipun tidak berada dalam satu ruangan fisik. Mereka memungkinkan kolaborasi real-time, memudahkan koordinasi tugas-tugas, dan memungkinkan tim untuk tetap terorganisir.

Baca Juga: 5+ Aplikasi Payroll Terbaik yang Bisa Anda Coba Gratis Di Indonesia!

Aplikasi Komunikasi Virtual: Menunjang Kegiatan Rapat dan Presentasi

Komunikasi adalah salah satu aspek terpenting dalam bekerja dari tempat yang berbeda. Untuk memfasilitasi komunikasi efektif, kita memerlukan teknologi aplikasi komunikasi virtual yang kuat selama kerja WFH. Beberapa aplikasi yang sering digunakan untuk tujuan ini antara lain:

1. Skype for Business: Aplikasi ini dirancang khusus untuk kebutuhan bisnis. Anda dapat melakukan panggilan suara dan video, serta berbagi layar untuk presentasi.
2. Zoom: Zoom telah menjadi salah satu aplikasi meeting online yang paling populer. Anda dapat mengadakan pertemuan dengan banyak peserta, berbagi layar, dan berkomunikasi melalui obrolan teks.
3. Google Meet: Bagi pengguna G Suite, Google Meet adalah solusi meeting online yang terintegrasi dengan aplikasi Google lainnya seperti Google Calendar dan Gmail.
4. Microsoft Teams: Microsoft Teams adalah platform komunikasi yang terintegrasi dengan Office 365. Ini memungkinkan tim untuk berkomunikasi melalui obrolan teks, panggilan suara, dan video conference.

Keempat aplikasi di atas memiliki fitur-fitur yang memudahkan komunikasi virtual, termasuk kemampuan untuk mengadakan rapat dengan peserta yang berlokasi di berbagai tempat. Beberapa aplikasi bahkan memiliki kapasitas peserta yang besar, yang memungkinkan perusahaan untuk mengadakan pertemuan besar dengan staf di seluruh dunia.

Baca Juga: Mengelola Karyawan Milenial, Apa Keuntungannya bagi Perusahaan?

Teknologi Aplikasi Penyimpanan Cloud: Berbagi dan Mengakses Data Secara Efisien Selama WFH

Salah satu tantangan utama saat bekerja dari rumah adalah bagaimana mengakses dan berbagi dokumen dan data dengan efisien. Aplikasi penyimpanan cloud adalah solusi untuk masalah ini. Beberapa contoh aplikasi penyimpanan cloud yang populer antara lain:

1. Google Drive: Google Drive memungkinkan pengguna untuk menyimpan dan berbagi dokumen, spreadsheet, presentasi, dan file-file lainnya. Pengguna juga dapat mengakses file mereka dari berbagai perangkat.
2. Dropbox: Dropbox adalah platform penyimpanan cloud yang terkenal. Pengguna dapat menyimpan file mereka dalam folder Dropbox dan berbagi akses dengan anggota tim.
3. WeTransfer: WeTransfer adalah cara cepat untuk mengirim file besar ke rekan kerja atau klien. Ini berguna ketika Anda perlu berbagi file yang terlalu besar untuk dikirim melalui email biasa.

Aplikasi penyimpanan cloud memungkinkan berbagi data yang mudah dan efisien di antara tim yang berkerja dari berbagai lokasi. Mereka juga menghadirkan kemampuan untuk bekerja secara kolaboratif pada dokumen yang sama secara online.

Salah satu keunggulan dari aplikasi penyimpanan cloud adalah kemampuan untuk menyimpan data secara aman di cloud. Hal ini menghindari risiko kehilangan data jika terjadi kerusakan pada perangkat atau komputer.

Kini, teknologi bukan lagi menjadi masalah Anda selama wfh. Terlebih saat ini ada aplikasi HRIS Mekari.

Tertarik untuk mencoba Talenta? Isi formulir ini untuk jadwalkan demo Talenta dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!

Anda juga bisa coba gratis Talenta sekarang dengan klik gambar dibawah ini:

Baca Juga: 8 Keuntungan Menggunakan Sistem Absen Online

Apa Saja Masalah Selama WFH Yang Bisa Terjadi? Dan Bagaimana Bisa Diatasi Dengan Solusi Teknologi

Lalu apa saja masalah teknologi yang terjadi ketika Anda WFH bekerja dari rumah?

1. Koneksi WiFi Lambat

Jika Anda mengalami pengalaman internet yang lambat. Anda dapat mengecek posisi router.

Taruh router WiFi di tengah ruangan atau di tempat yang dekat dengan meja kerja Anda. Jangan juga meletakkan router di lantai.

Letakkan router di tempat yang tinggi karena teknologi router sudah dirancang dengan mengirim sinyal ke bawah, yang bisa mendukung produktivitas WFH anda.

Jangan meletakkan router di dekat jendela karena sinya WiFi akan terbagi dengan ruang di luar jendela.

Jauhkan router dari elektronik lainnya karena perangkat elektronik lain dapat melemahkan sinyal WiFi.

Jika sudah melakukan semua itu, tetapi koneksi WiFi masih lambat, Anda dapat memeriksa kekuatan sinyal WiFi di rumah Anda dan mengecek berapa pengguna yang tersambung dengan WiFi Anda.

Semakin banyak penggunanya, biasanya WiFi akan semakin melambat.

Terakhir, Anda cek lagi penyedia layanan internetnya, apakah wilayah Anda benar-benar tercover penyedia layanan internet tersebut atau ada WiFi lain yang masih lebih baik?

Baca juga: Panduan Kembali Bekerja di Kantor dengan Aman saat New Normal

2. Teknologi Laptop Yang Jadul Bisa Jadi Masalah Selama WFH Yang Cukup Serius

Banyak perusahaan yang memberi karyawannya laptop untuk bekerja dari rumah, banyak juga perusahaan yang tidak mampu memperbarui laptop perusahaan sesering mungkin.

Jika laptop Anda termasuk laptop yang jadul, Anda dapat membersihkan laptop pada bagian luar dengan menggunakan alkohol 70%, minyak kayu atau minyak telon.

Pada bagian dalam laptop, Anda dapat membersihkan kipas dan pendingin laptop dan bersihkan semua bagian motherboard dengan menggunakan kuas atau kain berbahan lembut tanpa menggunakan air.

Anda juga dapat menambah kapasitas RAM laptop. Pastikan membeli RAM yang cepat dan cek juga kecepatan RAM tersebut.

Lalu Anda juga dapat mengganti hard disk dengan SSD.

Meskipun agak mahal, tetapi teknologi ini bisa menjadi investasi dalam jangka panjang dan merubah kecepatan laptop Anda untuk mendukung produktivitas selama WFH.

Baca juga: 7 Fitur yang Harus Tersedia di Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan

3. Mouse Tidak Nyaman

Jika Anda sering menggunakan mouse, pilihlah mouse yang memberikan sisi kenyamanan bagi penggunanya.

Jangan sampai mouse Anda dapat mencederai telapak tangan karena menggunakannya secara berlebihan.

Pilih mouse yang sesuai dengan telapak tangan, jika kecil maka pilihlah tipe travel mouse, jika telapak tangan besar maka pilih ukuran yang besar.

Periksa juga jika Anda menggunakan wireless mouse atau mouse tanpa kabel, apakah gerakan mouse dan respon layar di laptop Anda tidak mengalami keterlambatan.

4. Aplikasi yang Digunakan Perusahaan Terlalu Banyak

Anda pasti mengeluh jika perusahaan Anda terlalu banyak menggunakan aplikasi untuk pekerjanya sehingga membuat memori smartphone Anda penuh dengan berbagai macam aplikasi.

Misalnya, aplikasi untuk absensi, lalu ada lagi aplikasi untuk penugasan atau cara memberi pekerjaaan, aplikasi penggajian sampai aplikasi untuk mengajukan cuti dan juga reimbursement. 

Pada saat mulai bekerja dari rumah, Anda pasti mulai menggunakan berbagai teknologi dan aplikasi tersebut untuk memudahkan birokrasi perusahaan selama WFH.

Jika perusahaan Anda masih menggunakan banyak aplikasi dalam mengurus HR dan payroll, Anda dapat mengajukan agar mulai menggunakan satu aplikasi dengan berbagai fitur yang lengkap.

Misalnya seperti Mekari Talenta, berbagai fitur HR dan payroll sudah berada dalam satu aplikasi secara bersamaan.

Sehingga Anda dapat menghemat memori smartphone dan perusahaan juga hanya terpaku dalam satu aplikasi.

Baca juga : 4 Tips Work From Home (WFH) Agar Bisnis Sukses & Produktif