Sistem Absensi ESS Vs Sistem Absensi Fingerprint, Mana Lebih Baik?

Sistem Absensi ESS Vs Sistem Absensi Fingerprint, Mana Lebih Baik?

Sistem absensi ESS atau Employee Self Service maupun sistem absensi fingerprint sudah tidak asing lagi bagi Anda. Keduanya merupakan jenis-jenis absensi yang paling banyak digunakan di berbagai perusahaan Indonesia.

Sistem absensi cukup berperan penting dalam mendukung keberlangsungan suatu perusahaan, yakni sebagai tolok ukur atau indikator kedisiplinan bagi karyawan. 

Seiring berkembangnya teknologi, sistem absensi pun turut mengalami perubahan. Mulai dari sistem absensi manual, menggunakan mesin sidik jari, hingga onlinePenting untuk mempelajari sistem-sistem absensi tersebut sebelum mengaplikasikannya.

Artikel ini akan membahas perbandingan antara sistem absensi ESS dan sistem absensi fingerprint. Labih baik mana? Simak ulasannya berikut ini.

Note : Baca artikel Kenali Format, Sistem, dan Jenis-jenis Absensi Karyawan

Mengenal Sistem Absensi ESS dan Sistem Absensi Fingerprint

Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, sistem absensi ESS dan sistem absensi fingerprint merupakan sistem absensi yang paling banyak diminati di Indonesia.

Sistem Absensi Employee Self Services atau ESS ini merupakan sistem absensi yang memungkinkan karyawan melakukan pencatatan kehadiran atau mengakses berbagai data dan informasi terkait pekerjaan secara mandiri. Kehadiran fitur ESS dalam aplikasi absensi memberikan kemudahan bagi karyawan maupun perusahaan. 

Ada pula sistem absensi fingerprint, yakni sistem pencatatan kehadiran dengan mesin menggunakan sidik jari yang sudah terdaftar. Sistem ini juga cukup mudah diterima di kalangan perusahaan karena prosesnya yang sederhana.  

Note : Baca artikel Pantau WFH Lebih Mudah dengan Aplikasi Absensi Online

Cara Maksimalkan Data Kehadiran Karyawan Dengan Absensi Online Saat WFH

Perbandingan Sistem Absensi ESS dan Sistem Absensi Fingerprint

Dahulu, sistem absensi berbasis fingerprint sangat populer setelah sistem absensi konvensional, lantaran dinilai lebih praktis dan risiko penyalahgunaannya lebih kecil. Namun, lama-kelamaan muncul lah sistem absensi ESS dengan segala kemudahannya.

Terkadang, ada kondisi yang memaksa karyawan tidak bisa ke kantor untuk absen, misalnya meeting seharian di luar atau melakukan perjalanan dinas. Jika harus melakukan absensi fingerprint dan datang ke kantor terlebih dahulu, tentu akan merepotkan karyawan. Sistem absensi berbasis mandiri ini menyediakan solusi untuk itu karena bersifat fleksibel sehingga dapat diakses di mana dan kapan saja. 

Pada dasarnya, kedua sistem absensi tersebut memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Berikut adalah beberapa kriteria pembanding antara sistem absensi ESS dan sistem absensi fingerprint.

Note : Baca artikel Tips Mengelola Absensi Selama Work From Home

Proses Autentikasi

Proses autentikasi sistem absensi fingerprint cukup sederhana Sebelumnya, para pengguna harus mendaftarkan jari yang ingin direkam. Sampel sidik jari yang sudah terdaftar akan disimpan di database.

Untuk melakukan absensi, pengguna dapat menempelkan salah satu jari pada mesin, kemudian mesin akan memindai dan memeriksa kesesuaian sidik jari menggunakan mesin dengan sampel yang sudah tersimpan di database. Jika cocok, artinya proses absensi berhasil. Namun, jika tidak cocok, maka telah terjadi kesalahan.

Sistem absensi ini dinilai aman dan akurat. Sebab pola sidik jari setiap orang berbeda. Apabila ditemukan ketidakcocokan pada sidik jari, maka artinya ada yang berupaya memanipulasi absensi atau sistem mengalami error.

Proses autentikasi menggunakan sistem absensi Employee Self Service jauh lebih mudah. Karyawan hanya perlu login ke aplikasi yang sudah terintegrasi dan melakukan absensi. Akun ini hanya bisa diakses oleh karyawan tersebut, sehingga risiko terjadinya kecurangan jauh lebih sedikit.

Note : Baca artikel 3 Bidang Perusahaan yang Harus Mulai Adopsi Absensi Online

Time Tracking dan Rekapitulasi Data

Menggunakan sistem absensi fingerprint, pencatatan waktu dan rekapitulasi data menjadi lebih mudah.  Mesin absensi akan mencatat waktu kehadiran secara real time melalui validasi sidik jari.

Namun, jika validasi gagal, maka karyawan akan dianggap tidak melakukan absensi. Seluruh data terkait kehadiran ini sudah terkomputerisasi dan terhubung langsung ke server, sehingga HRD tidak perlu repot-repot mengolahnya secara manual.

Sistem absensi ESS yang berbasis online juga memberikan kepraktisan dalam time tracking dan rekapitulasi data. Data kehadiran, ketidakhadiran, maupun keterlambatan real time akan secara otomatis tercatat. Jika ada perubahan dalam satu data, maka data lainnya akan ikut berubah berkat adanya integrasi antardata.

Lagi-lagi kemudahan ini memberikan dampak yang positif bagi HRD karena seluruh akan data tersimpan di database, sehingga HRD hanya perlu mengaksesnya alih-alih melakukan pendataan manual.

Note : Baca artikel Mesin Absensi Jadi Media Baru Penyebaran COVID-19, Bagaimana Bisa?

Integrasi

Untuk masalah integrasi, sistem absensi ESS dianggap lebih unggul karena dapat diintegrasikan dengan beberapa sistem lainnya, seperti urusan payroll. Data absensi ESS ini memberikan detail tentang jumlah kehadiran, cuti, ketidakhadiran dan keterlambatan dalam periode waktu tertentu dan secara otomatis terintegrasi dengan perhitungan gaji.

Sedangkan absensi sidik jari hanya bisa memvalidasi kehadiran saja, namun tidak terintegrasi dengan sistem lainnya sehingga HR kesulitan memantau aktivitas karyawan, seperti ketika ingin melakukan pembagian dan penjadwalan sif.

Demikianlah perbandingan antara sistem absensi ESS dan sistem absensi fingerprint. Setelah memahami perbandingannya, Anda dapat memilih jenis absensi yang paling sesuai dengan kondisi perusahaan Anda. 

Namun, kini mengintegrasikan sistem sidik jari dengan absensi ESS bukanlah hal yang mustahil. Hal ini memungkinkan pengelolaan administrasi oleh HR menjadi semakin efektif dan efisien.

Note : Baca artikel Cegah Klaster Baru COVID-19 dengan Mengganti Mesin Absensi ke Aplikasi Online

Talenta merupakan salah satu aplikasi absensi yang memiliki fitur ESS dan dapat diakses melalui ponsel.  Dengan fitur-fitur anda milik Talenta, karyawan dapat melakukan absensi kehadiran dan ketidakhadiran dengan mudah dan praktis. Pelajari Talenta selengkapnya dengan menekan banner di bawah ini.


PUBLISHED20 Aug 2020
Poppy
Poppy