Seputar Absen Karyawan dan Beberapa Metodenya yang Bisa Diterapkan

Tidak dapat dipungkiri bahwa absen kehadiran kerja karyawan merupakan salah satu data penting untuk HR gunakan di berbagai keperluan. Terlepas dari berbagai metodenya, seperti absen online, absen sidik jari, absen karyawan harus dikelola dengan baik oleh HR di perusahaan mana pun.

Misalnya saja, jika data absen kerja karyawan tidak akurat, bisa terjadi kesalahan hitung gaji karyawan.

Untuk itu, perusahaan harus bisa memberikan sistem absen yang baik untuk meminimalisir kesalahan seperti ini.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Berikut adalah beberapa pembahasan mengenai absen karyawan, mulai dari pengertian, metode absensi, dan penerapannya yang benar di perusahaan.

Mengenal Absen Karyawan

Apa itu absen kerja karyawan? Secara sederhana absensi karyawan adalah sebuah data yang menunjukkan kehadiran karyawan di perusahaan tempat mereka bekerja. Data absen kehadiran ini harus selalu di-update setiap hari oleh karyawan.

Biasanya, data tersebut akan memuat jam kehadiran serta kepulangan karyawan. Istilah ini dikenal dengan nama check in atau check out. Jika karyawan izin atau tidak masuk kerja, maka data absen kehadiran karyawan di hari itu akan kosong.

Mengapa perusahaan membutuhkan data absensi ini? Perusahaan atau divisi HR secara khusus dibutuhkan untuk dapat menunjukkan kejelasan mengenai kehadiran karyawan tersebut, misalnya apakah karyawan tersebut datang telat atau tepat waktu dan juga apakah ia bekerja sesuai dengan jumlah jam kerja setiap harinya?

Dengan demikian, akan lebih mudah bagi HR dalam menghitung gaji mereka pada saat memasuki periode payroll.

Tidak dapat dipungkiri bahwa absen kehadiran kerja karyawan merupakan salah satu data penting untuk HR gunakan di berbagai keperluan. Terlepas dari berbagai metodenya, seperti absen online, absen sidik jari, absen karyawan harus dikelola dengan baik oleh HR di perusahaan mana pun.

Berbagai Macam Tipe Absen Karyawan

Masing-masing perusahaan tentu memiliki preferensi tipe atau format absensi tertentu yang digunakan sesuai dengan kebutuhan. Satu format absensi yang Anda pakai, belum tentu cocok untuk perusahaan lainnya. Namun, semuanya selalu kembali kepada tujuannya masing-masing yakni memberikan kemudahan pada HR dalam menghitung gaji karyawan.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Berikut adalah beberapa tipe absensi karyawan yang bisa Anda gunakan sesuai kebutuhan.

Absensi Kehadiran Manual

Absensi manual merupakan format absensi yang masih menggunakan cara yang sederhana, yakni dengan menggunakan kertas dan alat tulis.

Karena alat-alat yang digunakan sederhana, biayanya pun termasuk yang paling murah dibanding dengan format atau tipe absensi lainnya.

Cara kerjanya pun sederhana, kertas atau buku absensi sudah disediakan di satu tempat dan karyawan secara bergiliran mengisi absensi berdasarkan waktu kehadiran mereka.

Ini juga dilakukan ketika mereka pulang kantor.

Untuk mempermudah penghitungan absensi, HR dapat merekap absensi mereka pada Excel agar data kehadiran mereka tetap dapat terdata dengan baik.

Meski terlihat ketinggalan zaman, namun cara ini cukup efektif untuk kantor yang memiliki jumlah karyawan sedikit dan ingin menghemat biaya.

Dengan jumlah karyawan yang sedikit, tentu HR tidak akan menghabiskan banyak waktu untuk merekap absensi mereka. Walaupun pada prakteknya, cara ini kurang efisien secara waktu.

Baca Juga : Pengertian Mengenai Absensi dan Penerapannya di Perusahaan

Absensi Online

Jika di awal masa perkembangannya absensi hanya berupa manual, kini dengan semakin berkembangnya teknologi, hadir pula format absen online. Dengan absen online, data kehadiran karyawan dapat tersimpan secara digital tanpa perlu menggunakan kertas dan alat tulis.

Penggunaan absensi online pun ada beragam metodenya, misalnya dengan absen sidik jari, absen karyawan menggunakan ID card, hingga absen online menggunakan aplikasi. Apapun metodenya, data absensi bisa tersimpan secara digital dengan memanfaatkan perangkat elektronik.

Misalnya dengan mesin absen sidik jari, karyawan hanya perlu menempelkan jarinya pada mesin kemudian data absen karyawan dapat tersimpan di mesin tersebut. Nantinya, HR hanya perlu men-download data absen tersebut untuk dipakai menghitung payroll karyawan.

Absen online seperti ini bisa dibilang lebih efektif ketimbang absensi manual. Terutama jika Anda memiliki karyawan yang jumlahnya banyak karena akan menghemat banyak waktu. Selain itu, tingkat kecurangannya pun juga lebih minim dibanding absen manual karena meminimalisir titip absen.

Baca Juga : Apa Keuntungan Absensi Online Dibandingkan Absensi Konvensional

Manfaat Absensi Karyawan bagi Perusahaan

Absen kerja karyawan tidak hanya bertugas mencatat kehadiran karyawan. Absen karyawan lebih dari itu dan memiliki berbagai manfaat. Berikut adalah beberapa alasan mengapa absensi menjadi penting kehadirannya.

  • Dapat memonitor kehadiran dan jam pulang karyawan sehingga membuat mereka lebih disiplin secara tidak langsung
  • Bertujuan untuk menyimpan data absensi karyawan secara detail dengan baik.
  • Mempermudah HR untuk menghitung gaji karyawan dengan lebih cepat
  • Memantau karyawan yang sering telat datang
  • Sebagai data pendukung untuk membuat laporan akhir HR.

Baca Juga : Kenali Format, Sistem, dan Jenis-jenis Absensi Karyawan

Manfaatkan Implementasi Sistem Absen Online di Perusahaan

Dengan semakin berkembangnya teknologi, mau tidak mau semua perusahaan harus mulai mengikuti perubahan ke arah yang lebih baik dan efisien. Salah satunya adalah dengan menerapkan sistem absensi online.

Dalam penerapannya, sistem absensi online dapat dibuat lebih terintegrasi, seperti penghitungan gaji otomatis serta pengelolaan absensi yang lebih fleksibel.

Untuk mempersiapkan sistem absensi online yang lebih terintegrasi tersebut, Anda membutuhkan software HRIS seperti Talenta yang berbasis cloud.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Software HRIS Talenta memiliki berbagai macam fitur yang dapat membantu HR dalam mengelola administrasi karyawan yang lebih efisien. Salah satu fitur unggulannya adalah manajemen absensi menggunakan Live Attendance.

Dengan absen online ini, karyawan dapat melakukan absensi di mana saja, tanpa perlu mengandalkan mesin fingerprint. Lewat aplikasi mobile Talenta, karyawan hanya perlu melakukan selfie dan data absensi karyawan secara otomatis dapat disimpan di dalam sistem.

Selain itu, Talenta juga memiliki fitur menghitung serta pembayaran payroll secara otomatis yang dapat diintegrasikan dengan fungsi absen online-nya. Jadi ketika memasuki periode payroll, HR tidak perlu lagi menghitung gaji karyawan secara manual karena gaji karyawan dapat dihitung secara otomatis melalui sistem.

Tertarik menggunakan Talenta dan mempelajari fitur-fitur lainnya? Anda bisa mencoba fitur-fiturnya secara gratis dengan mendaftarkan demo produknya lewat formulir ini. Yuk, coba Talenta sekarang juga!


PUBLISHED07 Sep 2021
Jordhi Farhansyah
Jordhi Farhansyah


Kelola payroll & administrasi HR jadi lebih mudah, siap kembangkan bisnis lebih cepat

Jadwalkan Demo

Jadwalkan Demo

Jadwalkan demo & konsultasi langsung dengan Talenta

Jadwalkan Demo
Coba Demo Interaktif

Coba Demo Interaktif

Eksplorasi fitur Talenta untuk kebutuhan payroll & administrasi HR

Coba Sekarang
WhatsApp Hubungi sales