Insight Talenta

Mengenal Absen Mandiri, Solusi Tepat Sistem Kehadiran Pegawai

Tidak dapat dipungkiri bahwa absen mandiri kehadiran kerja karyawan adalah merupakan salah satu data penting untuk HR gunakan di berbagai keperluan. Terlepas dari berbagai metodenya, seperti absen mandiri online, absen sidik jari, dan absensi karyawan harus dikelola dengan baik oleh HR di perusahaan mana pun.

Misalnya saja, jika data absen kerja karyawan tidak akurat, bisa terjadi kesalahan hitung daftar kehadiran juga perhitungan gaji karyawan.

Untuk itu, perusahaan harus bisa memberikan sistem absen kerja mandiri yang baik untuk meminimalisir kesalahan seperti tidak akuratnya data kehadiran, misalnya menggunakan sistem absensi sidik jari atau aplikasi.

Berikut adalah beberapa pembahasan mengenai absen mandiri kerja karyawan, mulai dari pengertian, metode absensi, dan penerapannya yang benar untuk sistem kehadiran perusahaan.

Pengertian Absen Mandiri Kerja Karyawan

Tidak dapat dipungkiri bahwa absen kehadiran kerja karyawan merupakan salah satu data penting untuk HR gunakan di berbagai keperluan. Terlepas dari berbagai metodenya, seperti absen online, absen sidik jari, absen karyawan harus dikelola dengan baik oleh HR di perusahaan mana pun.

Apa itu absen mandiri kehadiran karyawan?

Absen mandiri adalah sistem absensi yang dilakukan secara online dengan menunjukkan kehadiran karyawan di perusahaan tempat mereka bekerja.

Data absen kehadiran ini harus selalu di-update setiap hari oleh karyawan secara daring.

Biasanya, data tersebut akan memuat jam kehadiran serta kepulangan karyawan. Istilah ini dikenal dengan nama check in atau check out.

Jika karyawan izin atau tidak masuk kerja, maka data absen kehadiran karyawan di hari itu akan kosong.

Mengapa perusahaan membutuhkan data absensi ini?

Perusahaan atau divisi HRD secara khusus dibutuhkan untuk dapat menunjukkan kejelasan mengenai kehadiran karyawan tersebut.

Misalnya apakah karyawan tersebut datang telat atau tepat waktu dan juga apakah ia bekerja sesuai dengan jumlah jam kerja setiap harinya?

Dengan demikian, akan lebih mudah bagi HR dalam menghitung gaji karyawan pada saat memasuki periode penggajian.

Baca juga: Pengertian Mengenai Absensi dan Penerapannya di Perusahaan

Mengenal Sistem Absensi Karyawan

Setelah kita mengetahui pengertian dari absensi karyawan secara umum, mari mengenal sistem absensi. Sistem absensi sendiri merupakan sebuah sistem atau metode untuk mencatat kehadiran karyawan di perusahaan.

Secara umum, sistem absensi memiliki dua jenis, yakni manual dan presensi online.

Jika membicarakan sistem absensi manual, maka karyawan melakukan absensi dengan cara manual, misalnya tanda tangan di depan meja resepsionis agar tercatat di buku catatan kehadiran. Kemudian nanti direkap pula oleh HR secara manual di aplikasi seperti Microsoft Excel.

Selain itu, terdapat juga sistem absensi manual yang sedikit lebih maju yakni menggunakan mesin ceklok di mana karyawan memasukkan kartu ke dalam mesin untuk mencatat waktu kehadiran.

Sementara sistem absensi online sudah menggunakan teknologi, seperti mesin fingerprint atau absensi online menggunakan aplikasi pada smartphone karyawan.

Tipe Absen Kerja Karyawan Mandiri

Aplikasi absensi selfie

Masing-masing perusahaan tentu memiliki preferensi tipe atau format absensi tertentu yang digunakan sesuai dengan kebutuhan.

Satu format absensi yang Anda pakai, belum tentu cocok untuk perusahaan lainnya.

Namun, semuanya selalu kembali kepada tujuannya masing-masing yakni memberikan kemudahan pada HR dalam menghitung gaji karyawan.

Berikut adalah beberapa tipe atau jenis absensi karyawan yang bisa Anda gunakan sesuai kebutuhan.

Absensi Kehadiran Manual

Mesin absen manual adalah format absen kehadiran mandiri yang masih menggunakan cara yang sederhana, yakni dengan menggunakan kertas dan alat tulis, bukan mengandalkan mesin seperti absen sidik jari online.

Karena alat-alat yang digunakan sederhana, biayanya pun termasuk yang paling murah dibanding dengan format atau tipe absensi lainnya.

Cara kerjanya pun sederhana, kertas atau buku absen kehadiran adalah sudah disediakan di satu tempat dan karyawan secara bergiliran mengisi absensi berdasarkan waktu kehadiran mereka tidak secara onlen.

Ini juga dilakukan ketika mereka pulang kantor.

Untuk mempermudah penghitungan absensi, HR dapat membuat contoh absensi karyawan bulanan Excel agar data kehadiran mereka tetap dapat terdata dengan baik.

Meski terlihat ketinggalan zaman, mesin absen ceklok cukup efektif untuk kantor yang memiliki jumlah karyawan sedikit dan ingin menghemat biaya.

Dengan jumlah karyawan yang sedikit, tentu HR tidak akan menghabiskan banyak waktu untuk merekap absensi mereka.

Walaupun pada prakteknya, cara ini kurang efisien secara waktu.

Absen Online: ID Card, Sidik Jari, dan Menggunakan Aplikasi

Jika di awal masa perkembangannya absensi hanya berupa manual, kini dengan semakin berkembangnya teknologi, hadir pula format absen online untuk mencatat kehadiran mandiri seperti menggunakan sidik jari.

Dengan absen kerja online, data kehadiran karyawan dapat tersimpan secara digital tanpa perlu menggunakan kertas dan alat tulis.

Penggunaan absensi online pun ada beragam metodenya, misalnya dengan absen sidik jari, absen karyawan menggunakan ID card atau kartu absen karyawan, hingga absen digital menggunakan aplikasi untuk mencatat kehadiran secara onlen.

Apapun metodenya, data absensi bisa tersimpan secara digital dengan memanfaatkan perangkat elektronik.

Misalnya dengan mesin absen sidik jari, karyawan hanya perlu menempelkan jarinya pada mesin kemudian data absen kerja karyawan dapat tersimpan di mesin tersebut.

Nantinya, HR hanya perlu men-download data absen kerja di mesin sidik jari tersebut untuk dipakai menghitung payroll karyawan.

Absen online  yang menggunakan sidik jari untuk mencatat kehadiran seperti ini bisa dibilang lebih efektif ketimbang absensi manual.

Terutama jika Anda memiliki karyawan yang jumlahnya banyak karena akan menghemat banyak waktu.

Selain itu, tingkat kecurangannya pun juga lebih minim dibanding absen mandiri secara manual karena meminimalisir titip absen kehadiran.

Baca juga: Apa Keuntungan Absensi Online Dibandingkan Absensi Konvensional

Manfaat Sistem Absensi Mandiri Karyawan bagi Perusahaan

Absen kerja karyawan adalah sistem yang tidak hanya bertugas mencatat kehadiran karyawan.

Absen kerja karyawan lebih dari sekadar mencatat kehadiran dan memiliki berbagai manfaat.

Berikut adalah beberapa alasan mengapa absen onlen atau manual menjadi penting untuk mencatat kehadiran karyawan.

  • Dapat memonitor kehadiran dan jam pulang karyawan sehingga membuat mereka lebih disiplin secara tidak langsung
  • Bertujuan untuk menyimpan data absensi karyawan secara detail dengan baik
  • Mempermudah HR untuk menghitung gaji karyawan dengan lebih cepat
  • Memantau karyawan yang sering telat datang
  • Sebagai data pendukung untuk membuat laporan akhir HR

Manfaatkan Sistem Absen Online Mandiri di Perusahaan

Dengan semakin berkembangnya teknologi, mau tidak mau semua perusahaan harus mulai mengikuti perubahan ke arah yang lebih baik dan efisien.

Salah satunya adalah dengan menerapkan sistem absensi online.

Dalam penerapannya, sistem absensi mandiri online dapat dibuat lebih terintegrasi, seperti penghitungan gaji otomatis serta pengelolaan absensi yang lebih fleksibel.

Untuk mempersiapkan sistem absensi online yang lebih terintegrasi tersebut, Anda membutuhkan software HR berbasis cloud seperti Talenta.

Software HRIS Talenta memiliki berbagai macam fitur yang dapat membantu HR dalam mengelola administrasi karyawan yang lebih efisien.

Salah satu fitur unggulannya adalah manajemen absensi menggunakan Live Attendance.

Dengan presensi online ini, karyawan dapat melakukan absensi di mana saja tanpa perlu mengandalkan mesin sidik jari hingga sistem dapat mencatat data kehadiran secara otomatis.

Lewat aplikasi mobile Talenta, karyawan hanya perlu melakukan selfie dan data absensi karyawan secara otomatis dapat disimpan di dalam sistem.

Selain itu, Talenta juga memiliki fitur dengan sistem gaji yang dirasa paling tepat dalam penggajian karyawan adalah sistem payroll secara otomatis.

Jadi ketika memasuki periode payroll, HR tidak perlu lagi menghitung salary karyawan secara manual karena gaji karyawan dapat dihitung secara otomatis melalui sistem.

Tertarik menggunakan Talenta dan mempelajari fitur-fitur lainnya? Anda bisa mencoba fitur-fiturnya secara gratis dengan mendaftarkan demo produk Talenta dengan klik link di bawah ini. Yuk, coba Talenta sekarang juga!

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!


PUBLISHED07 Sep 2021
Jordhi Farhansyah
Jordhi Farhansyah