Insight Talenta

Manfaatkan Fitur Manajemen Waktu untuk Sistem Absensi yang Efektif di Perusahaan Manufaktur

Manfaatkan Fitur Manajemen Waktu untuk Sistem Absensi yang Efektif di Perusahaan Manufaktur

Salah satu permasalahan yang menjadi catatan akhir tahun 2016 adalah masalah daya saing Indonesia di pasar global. Menurut laporan Indeks Daya Saing Global 2016-2017 yang dirilis Forum Ekonomi Dunia (WEF), daya saing Indonesia merosot dari peringkat ke-37 pada 2015 menjadi peringkat ke-41 di 2016 dari 138 negara. Daya saing di pasar global tidak dapat dilepaskan dari masalah ketenagakerjaan, terutama masalah produktivitas.

Produktivitas kerja karyawan di perusahaan manufaktur menjadi faktor utama bagi perusahaan untuk terus berkembang menjadi lebih baik dibanding kompetitor. Produktivitas karyawan berkaitan dengan jumlah jam kerja dan output yang dihasilkan oleh pabrik. Semakin produktif karyawan bekerja, maka semakin banyak pula jumlah barang yang diproduksi. 

Baca Juga: Perkembangan Bisnis Manufaktur di Indonesia & Cara Mengelolanya dengan Baik

Menurut John Mills, wakil presiden di Rideau Recognition Solutions, salah satu cara efektif dalam membuat pengaturan jadwal kerja pada industri manufaktur bukanlah dengan mengatur seberapa banyak jam kerja, namun lebih kepada pengaturan banyaknya tugas yang harus dikerjakan selama jam kerja yang tersedia. Jam kerja karyawan pabrik di Indonesia umumnya adalah sama, yaitu 

Salah satu tantangan perusahaan manufaktur dalam pengelolaan tenaga kerja adalah memastikan pencatatan absensi. Dari data absensi inilah dapat dilihat jam kerja karyawan yang secara langsung akan berpengaruh pada produktivitas kerja. Perusahaan harus memastikan bahwa pencatatan absensi dapat berjalan efektif dan akurat. Demi menjaga kedisiplinan karyawan, beberapa perusahaan menerapkan sistem absensi yang modern. 

Menerapkan Sistem Absensi Karyawan yang Efektif di Perusahaan Manufaktur

Memiliki sistem absensi merupakan suatu keharusan yang berperan besar untuk perkembangan industri serta kinerja karyawan itu sendiri. Beberapa perusahaan manufaktur masih membuat laporan absensi secara manual. Jika dilihat dari sisi keefektifan, cara ini justru menguras waktu serta tenaga. 

Untuk perusahaan manufaktur skala kecil, penggunaan mesin absensi sangat membantu untuk membentuk kedisiplinan karyawan. Bagi perusahaan yang menerapkan shifting, mengatur jadwal kerja dan lemburan karyawan sangatlah penting. Di sinilah peran mesin absensi bahkan software absensi yang nantinya sangat membantu perusahaan dalam hal administrasi. Dengan adanya sistem absensi, akses keluar masuk karyawan di pabrik dapat dilakukan dengan otentikasi kartu, sidik jari, atau scan wajah. Dari sisi keamanan tentu saja pabrik maupun kantor menjadi lebih terjaga. 

Cara Sistem Absensi Karyawan Pabrik agar Efektif

Pada bisnis manufaktur atau unit pabrik, ada yang beroperasi selama 24 jam sehingga dibutuhkan multi-shift. Rata-rata karyawan pabrik ini bekerja hingga 43 jam dalam seminggu, sehingga dibutuhkan aturan jadwal shift. Salah satu peran sistem absensi yang efektif di lingkungan pabrik dan industri manufaktur adalah untuk mengelola jam kerja. 

Baca juga: Pentingnya Menerapkan Shifting Karyawan di Perusahaan

Bisnis manufaktur memiliki perbedaan dengan jenis bisnis lainnya dalam pengelolaan tenaga kerja. Ada beberapa faktor penting yang perlu ada di dalam sebuah sistem absensi karyawan yang akan sangat membantu HR dalam memantau produktivitas karyawan:

  • Merekam Data Secara Real Time

Dengan adanya sistem absensi real time, ketika karyawan melakukan absensi, maka langsung terekam oleh aplikasi saat itu juga. Hal ini akan sangat mengurangi potensi kecurangan, misalnya saja titip absen. Setiap karyawan pabrik dibekali dengan akun yang memiliki password sehingga tidak bisa digunakan oleh orang lain. Manajemen waktu yang tidak akurat akan membawa kerugian bagi kelangsungan sebuah bisnis. Sistem absensi yang ideal harus mampu membuat waktu menjadi lebih efisien. Tidak hanya data tentang kehadiran saja, data ketidakhadiran karyawan juga sangat penting untuk direkam. Sudah sepatutnya, pengajuan izin, cuti, dan lembur menjadi lebih mudah untuk dilakukan.

  • Mengatur Multi-shift Karyawan

Berdasarkan data dari International Labour Organization (ILO) menyebutkan bahwa 58% pekerja pabrik adalah perempuan. Pengaturan cuti pada karyawan perempuan cenderung lebih kompleks karena ada hak cuti melahirkan. HR industri manufaktur dituntut untuk mampu melakukan pengelolaan jam kerja. Termasuk juga time-off karyawan yang baik dan rapi seiring dengan banyaknya jumlah tenaga kerja pabrik.  Industri manufaktur terkenal dengan jam kerja yang panjang sehingga dibutuhkan manajemen shifting yang baik dan rapi. Dengan manajemen shifting, kini mengelola karyawan dengan shift yang beragam dan jam kerja panjang bukan lagi halangan. 

  • Terintegrasi dengan Sistem Penggajian

Faktanya, proses payroll karyawan pabrik cukup banyak menghabiskan waktu kerja divisi HR. Hal ini dikarenakan ada banyaknya komponen yang mempengaruhi gaji karyawan pabrik. Komponen kehadiran, upah lembur, tunjangan kesehatan, dan lain-lain harus dihitung secara akurat. Sistem absensi dengan data yang akurat mampu mempersingkat proses penghitungan gaji karyawan. Kesalahan-kesalahan fatal pada penghitungan kehadiran karyawan juga dapat dihindari. 

Kini, Anda dapat menghindari kesalahan hitung kehadiran, lembur, dan cuti karyawan pabrik dengan sistem absensi yang efektif. Talenta adalah software HR yang dapat mempermudah manajemen SDM perusahaan Anda. Talenta memiliki fitur Manajemen Waktu untuk hitung waktu kerja karyawan lebih efisien. Fitur-fitur Talenta mengacu pada kebijakan perusahaan yang sesuai dengan peraturan hukum yang berlaku.


PUBLISHED03 Feb 2020
Risna
Risna