Meeting (pertemuan) merupakan salah satu cara koordinasi yang efektif, baik bagi antar anggota tim kerja maupun antar divisi. Kemampuan Anda untuk menjalankan pertemuan yang efektif dengan keterampilan manajemen adalah bagian penting dari kesuksesan dalam melaksanakan kegiatan meeting. Meeting dikatakan berhasil apabila tujuan dilaksanakannya terwujud, atau mencapai kesepakatan dengan keputusan yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Namun kenyataannya banyak karyawan yang merasa bahwa meeting mengambil banyak jam di hari kerja dan sangat membuang waktu produktif mereka. Menurut survei profesional AS oleh Salary.com, meeting digolongkan sebagai pembunuh produktivitas nomor satu di kantor. Ada beberapa cara untuk menjalankan meeting yang efektif dan efisien, sehingga tidak menurunkan produktivitas karyawan. Berikut beberapa tips yang bisa Anda terapkan:

1. Mulailah dengan Tujuan yang Jelas

Agar meeting menjadi efektif, Anda dapat memulainya dengan memaparkan tujuan diadakannya meeting. Hal ini bisa dilakukan dengan menetapkan fondasi, menetapkan parameter, mengatur ketentuan referensi dan memberitahu semua orang di ruangan mengapa mereka ada di sana, untuk berapa lama, dan apa yang harus mereka capai. 

Sebelum Anda mengadakan meeting, tanyakan pada diri Anda: Apa yang ingin Anda capai dari pertemuan. Apakah Anda mencari masukan dari orang lain tentang masalah yang dihadapi perusahaan? Apakah Anda ingin mengambil keputusan tentang masalah tertentu? Dengan begitu meeting akan memiliki tujuan yang jelas dan waktu akan menjadi lebih efektif.

2. Diskusi Terbuka

Sangat penting bagi Anda untuk mendapatkan masukan dari semua orang, tidak hanya orang-orang yang memiliki banyak kontribusi dan bersemangat. Tetapi juga dari mereka yang lebih pemalu dan cenderung jarang berbicara. Ingatlah, jangan membuat diri Anda sebagai pemimpin yang mendominasi meeting.

Sebagai seorang pemimpin, Anda harus mengambil peran sebagai fasilitator dan menghindari pembicaraan yang tidak penting. Cara untuk menghindari dominasi meeting misalnya dengan mendelegasikan kepemimpinan meeting. Jika memungkinkan, tugaskan tanggung jawab manajemen meeting kepada orang lain, untuk membangun keterampilan bawahan.

Hal tersebut juga menjadi pelatihan luar biasa yang memberi karyawan kesempatan untuk membangun keterampilan kepemimpinan mereka, mengatur pemikiran mereka, dan tampil di depan kelompok. Mereka akan belajar banyak dari merencanakan pertemuan dan mempersiapkan agenda, yang akhirnya akan membantu Anda menjalankan pertemuan lebih efektif.

Baca juga: Kesalahan Fatal saat Meeting yang Membahayakan Karir

3. Ringkas Poin-Poin Penting

Tips manajemen meeting yang penting untuk dipelajari adalah merangkum hasil pertemuan. Tetapkan dan rangkum hal-hal penting, seperti jadwal waktu dan tindakan selanjutnya, serta rencana dan tugas implementasi Anda. Kemudian mintalah semua orang dalam pertemuan menyetujui apa yang telah diputuskan.

4. Simpan Catatan

Tidak jarang, selepas meeting karyawan masih memiliki interpretasi yang berbeda terkait hal yang telah disetujui. Untuk mengurangi risiko ini, kirim email catatan yang telah dicapai selama meeting kepada semua anggota dalam waktu 24 jam setelah pertemuan. Dokumentasikan tanggung jawab yang diberikan, tugas yang didelegasikan, dan tenggat waktunya. Dengan begitu, semua orang akan berada di jalur yang sama. Semakin penting keputusan yang telah diambil, semakin penting bahwa Anda membagikan hasilnya secara tertulis. 

Melalui meeting, koordinasi dan penyelesaian masalah bersama menjadi lebih mudah. Namun jangan sampai meeting mengorbankan banyak waktu. Tentu Anda tidak ingin mengganggu produktivitas karyawan dengan meeting yang tidak terarah bukan? Anda dapat menerapkan langkah-langkah di atas untuk mengadakan kegiatan meeting yang efektif dan berkualitas.

Ketika tujuan meeting tercapai dan Anda ingin menyebarkan hasilnya pada seluruh karyawan, Anda dapat memanfaatkan teknologi. Untuk pengguna Talenta, Anda dapat memanfaatkan fitur pengumuman perusahaan. Melalui fitur ini, penyebaran informasi menjadi lebih mudah dan efisien. Yuk ketahui lebih lanjut tentang Talenta di sini.

 

Apa yang bisa kami lakukan untuk Anda?

Miliki sistem HR tepercaya dengan mencoba Talenta sekarang! Ikuti 3 cara berikut tanpa rasa khawatir untuk mendapatkan sistem HR yang lebih mudah:

Jadwalkan Demo 1:1

Undang kami untuk datang ke kantor Anda dan berdiskusi lebih lanjut tentang Talenta.

Ikuti Demo

Ikuti Workshop Talenta

Datang dan bergabung di workshop untuk ketahui lebih lanjut tentang Talenta.

Daftar Workshop

Coba Demo Interaktif

Coba akun demo langsung dan temukan bagaimana Talenta dapat membantu Anda.

Coba Gratis
  • Indonesia
  • English
loading