Insight Talenta

Tugas dan Tanggung Jawab Bekerja di Bagian Administrasi

Tugas Administrasi Secara Umum 

kerja di bagian administrasi

Secara umum tugas dari seorang pegawai administrasi yang perlu kalian ketahui yaitu melakukan tata kelola administrasi pada perusahaan atau instansi. Tidak hanya mengurusi berupa beberapa dokumen saja, akan tetapi juga melayani dari mulai masalah kebutuhan atau sumber daya yang dibutuhkan karyawan untuk bekerja.

Pekerjaan paling utama bagi seseorang yang bekerja di bagian administrasi adalah melakukan kegiatan service kantor sebagai penyedia sarana serta service administrasi perkantoran yang telah sesuai dengan ketetapan yang berlaku sebagai sarana pendukung kelancaran operasional dari sebuah perusahaan. 

Tanggung Jawab Tugas Kerja di Bagian Administrasi 

Seorang admin memiliki tanggung jawab dalam hal kelancaran dan keakuratan data. Untuk tanggung jawab tugas lainnya adalah yang terkait dengan berikut ini : 

Data Penjualan : 

  1. Seorang kerja administrasi bertugas untuk mencatat serta memeriksa status data penjualan yang telah masuk dan yang belum masuk dengan tujuan untuk mempermudahkan dalam menindaklanjuti kekurangannya.
  2. Menginputkan data penjualan sehari-hari secara cermat benar dan juga relevan.
  3. Membuat penagihan dan menindak lanjuti pengiriman data penjualan harian.
  4. Seorang kerja administrasi setelah menyelesaikan memberikan informasi problem cacat (misalnya terdapat masalah teknis penginputan/komputer, keterlambatan data) pada Supervisor Adm. Agar nantinya bisa ditindaklanjuti lebih lanjut. 

Menge-check hasil Inputan 

  1. Memeriksa kembali setiap data yang telah di inputkan dengan tujuan untuk menghindari adanya kekeliruan
  2. Bertugas untuk membuat cross cek dengan customers apabila telah ditemukan selisih pada harga jual di faktur data komputer dengan membuat cross cek 1 kali setiap seminggu sekali dengan pihak pabrik. 

Laporan 

  1. Seorang kerja Administrasi membuat data yang berisi informasi ujung bulan dengan berupa faktur penjualan untuk diserahkan pada Supervisor Adm. yang sebelumnya telah dicek terlebih dahulu informasi tagihan dari masing-masing counter.
  2. Membuat data rekapan tagihan dari counter setiap periode
  3. Mendistribusikan salinan faktur konsinyasi.
  4. Membuat data mengenai informasi penjualan dan tagihan customers serta pabrik.
  5. Melakukan rekapan retur customers
  6. Seorang kerja administrasi diharapkan juga dapat menolong Supervisor Adm. dalam menyiapkan semua informasi yang terkait dengan penjualan (misalnya saja seperti informasi penjualan barang konsinyasi, dan lain sebagainya.) 

Administrasi dan Pengarsipan

  1. Menaruh berkas data yang berisi penjualan yang sudah diolah maupun yang belum diolah dengan rapi dan sistematis dengan tujuan untuk mempermudah apabila suatu waktu nanti akan di raih kembali.
  2. Merekap kebutuhan ATK dan keperluan yang lainnya seperti Kantong Plastik, Polybag, kardus, (brosur, POP).
  3. Memajukan keperluan ATK pada Supervisor Admin agar nantinya dapat diperiksa dan membuat kesepakatan dari Business Retail Section Chief. 

Tugas Kerja di Bagian Administrasi

Tanggung jawab admin kerja administrasi sendiri memiliki tugas yang mencangkup cukup luas, Akan tetapi pada intinya yakni memastikan seluruh kegiatan yang bersifat administratif / ketatausahaan kantor ataupun perusahaan berjalan dengan baik dan lancar. Tugas pengurus yang dimaksud yakni sebagai berikut: 

  • Menerima Panggilan Telepon 

Sebagai seorang pegawai yang berposisi untuk kerja administrasi memiliki tugas dalam hal dibidang komunikasi melalui media telepon, baik menerima dan melakukan panggilan melalui telepon dari pihak luar. Untuk itu  seorang pegawai administrasi tentunya diwajibkan memiliki kemampuan komunikasi dengan baik dan lancar.

Contohnya untuk perusahaan yang berskala kecil menengah, tugas menerima panggilan telepon ini adalah bagian jobdesk dari pegawai kerja administrasi. Akan tetapi pada perusahaan yang berskala besar pada umumnya memiliki divisi tersendiri yang memang khusus memiliki tugas untuk menerima panggilan telepon. 

  • Membuat Agenda Kantor 

Untuk yang sebelumnya selain melakukan sebuah komunikasi melalui telepon, terkadang terdapat relasi yang ingin menemui pimpinan perusahaan atau divisi lain secara langsung atau tatap muka. Hal ini juga merupakan tugas kerja administrasi. Tugasnya yakni harus membuat atau menyiapkan sebuah agenda untuk kegiatan seperti berikut tadi.

Akan tetapi sebelum melakukan mengagendakan sebuah jadwal pertemuan, diperlukan adanya komunikasi dengan bagian lainnya dengan tujuan agar jadwal dapat tersusun dengan tepat dan tidak bertabrakan dengan jadwal lainnya. Bahkan untuk kerja administrasi pada bagian staff administrasi telah diberikan wewenang untuk membuat agenda ataupun kegiatan yang nantinya akan dilaksanakan oleh perusahaan atau instansi setempat dalam jangka waktu bulanan maupun jangka tahunan. 

  • Melakukan Pengarsipan Data

Pada umumnya tugas utama pada setiap perusahaan untuk tugas sebagai kerja administrasi yakni melakukan pengarsipan data. Hal tersebut sangat wajib untuk dilakukan dengan tujuan supaya data-data yang telah ada mudah untuk dikelola sehingga nantinya data maupun dokumen bisa terorganisir dengan baik. Dengan adanya pengarsipan data ini juga dapat meningkatkan keamanan Perusahaan yang memiliki sistem pengelolaan arsip yang baik yang nantinya dengan sendirinya memastikan keamanan informasi yang berada dibawah penguasaannya Memiliki metode pengelolaan arsip yang baik sangat penting untuk menunjang kelangsungan bisnis dan memastikan kinerja perusahaan yang semakin baik untuk kedepannya.

  • Tugas Pembuatan Surat 

Untuk tugas yang dianggap paling penting dari pegawai kerja administrasi adalah bertugas dalam pembuatan surat-surat yang nantinya diperlukan oleh perusahaan. Biasanya surat yang dibuat atau diurus ini merupakan surat resmi. Beberapa surat yang menjadi tanggung jawab pegawai administrasi misalnya seperti surat domisili, surat perintah kerja, surat perpanjangan kontrak, surat pembelian, surat penjualan serta beberapa surat lainnya yang nantinya diperlukan oleh sebuah perusahaan.

Tugas sebagai Marketing 

Untuk tugas selanjutnya seorang admin Administrasi yang berperan sebagai marketing adalah bertugas sebagai Sales Order. Dengan susunan seperti berikut ini, tujuan pengiriman, nama ekspedisi, nama barang, jumlah barang, berat barang serta jumlah total modal yang wajib dibayarkan. Melakukan tugas Delivery Order serta Credit Control Untuk membuat penagihan pembayaran dikemudian hari.

Tugas Staff Kerja Administrasi 

  • Filing atau Merekap Data 

Untuk tugas yang satu ini merupakan salah satu bagian dari kerja administrasi yang berada diposisi sebagai staff administrasi. Tugas ini menjadi tugas yang paling umum untuk tugas administrasi dalam sebuah kantor. Filing data ini sendiri meliputi surat-surat berharga asset perusahaan. Tentunya pada hal ini paling berkaitan dengan tugas staff administrasi gudang yang tugasnya jarang berkaitan dengan dunia kantor dan lebih berfokus pada kerja lapangan.

Mungkin untuk sebagian orang memandang bahwa tugas seorang admin sangatlah mudah, namun nyatanya tidak seperti yang mereka kira, pekerjaan ini wajib membutuhkan kefokusan dan kesabaran yang besar kecuali untuk tugas merekap sebuah data perusahaan yang telah ada sebelumnya, seorang pengurus juga mempunyai wewenang tugas berkewajiban untuk menjadikan data perusahaan. 

  •  Menerima Telepon Masuk 

Untuk tugas yang satu ini jangan pernah anda anggap remeh, karena nyatanya tugas yang satu ini tidak bisa dikatakan sebagai tugas yang mudah. Banyak orang yang tidak bisa melakukan komunikasi secara lancar dan ramah bahkan justru grogi apabila berbicara atau berkomunikasi melalui media telepon. Dengan profesi sebagai seorang yang kerja administrasi di staff adminm wajib untuk memahami jobdesk atau pekerjaan apa saja yang harus di lakukan sebagai penyedia jasa dan layanan

Untuk itu Sebagai seorang kerja administrasi wajib memiliki kode etik yang ramah untuk menjawab atau menerima segala telepon yang masuk ke perusahaan dan memang terdapat hubungannya dengan Direksi. Menerima dan menjawab telepon masuk merupakan salah satu contoh tugas administrasi perkantoran yang dapat dianggap sebagai tugas rutin seorang admin.

  • Pembuatan Surat

Untuk tugas yang selanjutnya seorang kerja administrasi diperkantoran, sebagai staff administrasi yakni bertugas dalam pembuatan surat keperluan kantor. Surat yang diurus oleh seorang staff admin pada umumnya bersifat resmi dan memang kebutuhan kantor. Pada umumnya surat yang menjadi tanggung jawab seorang staff admin diantaranya seperti surat domisili, surat perintah kerja, surat perpanjangan kontrak, surat pembelian, surat penjualan dan beberapa surat lainnya untuk keperluan kantor. 

Hal inilah yang dimaksud dengan pembuatan data, seorang yang berposisi sebagai admin disebuah perusahaan ataupun kantor tentunya biasa mendapatkan pekerjaan yang tidak terduga dari sang atasan, dan tentunya apabila seorang admin belum pernah mengerjakan tugas yang diberikan kepala sebelumnya, maka dia harus bersedia untuk belajar dan memahaminya. 

  • Membuat Agenda Penjadwalan

Hal yang harus anda ketahui bahwa penjadwalan yang bersifat global ini justru lebih umum terjadi daripada yang bersifat private yang umumnya telah menjadi tugas sekretaris. Umumnya akan diusahakan bersama dengan klien yang memang telah dibuatkan hari atau jadwal untuk meet up bersamaan dengan klien yang berbeda. Hal ini bertujuan agar bisa menjelaskan bentuk kerja sama kepada banyak klien secara kolektif.

  • Front Office 

Selain di posisi back office, seorang pengurus kerja administrasi juga dapat di tempatkan pada posisi front office. Karena pada posisi tersebut juga tidak bisa dijabatkan kepada orang sembarangan. Seorang yang berada di posisi front office ini diwajibkan memiliki otak yang pintar dan baik dalam berkomunikasi dengan tujuan agar bisa mengkondisikan suasana dan pelayanan pada perusahaan tempatnya bekerja. Semua pekerjaan dan jobdesk yang terdapat pada sebuah kantor ataupun perusahaan sesungguhnya telah diatur sesuai dengan fungsinya masing-masing. 

Untuk lebih jelasnya bahwa keseluruhan fungsi ini tidak ada yang berada diatas atau dibawah, yang perlu anda ketahui bahwa semua bagian dan staff bekerja sama guna mencapai keberhasilan yakni memajukan serta dapat mengembangkan perusahaan. Apabila ada salah satu bagian ataupun staff saja yang tidak balance, maka kantor akan menemui masalah pada menjalankan visi dan misi perusahaan. 

  • Mempunyai Bidang Keahlian Lainnya 

Selain beberapa tugas yang telah dijabarkan diatas seorang kerja administrasi yang berposisi sebagai admin perkantoran akan mendapatkan poin plus jika mempunyai keahlian yang berbeda dibidangnya, contohnya seperti keahlian mengoperasikan pelaksanaan autocad atau photoshop. apabila seorang admin mempunyai keahlian tersebut maka bisa dipastikan dia akan paling berguna dan mendapatkan poin plus tersendiri dimata sang atasan. Apabila anda memiliki keinginan untuk menjadi seorang admin disebuah perusahaan maka tidak ada salahnya apabila anda mulai mempelajari pengoperasian kedua pelaksanaan yang paling dibutuhkan pada setiap perusahaan tersebut. 

Tugas sebagai Administrasi Gudang 

Untuk tugas sebagai administrasi gudang yakni pada umumnya bertugas dalam bidang data pemesanan barang yang menyangkut dengan pemasok..Sistem beli putus menjadi kekurangan bagi perusahaan untuk itu diperlukan perjanjian sistem returnable produk demi memutus sistem yang sangat merugikan bagi perusahaan tersebut. Data inventory Administrasi juga menjadi hal yang paling penting menjadi pencatatan arus muncul masuk barang, sehingga pengendalian operasional lebih dipermudah dengan adanya ketepatan atau keakuratan data. Bukti pencatatan barang muncul masuk tentu mempengaruhi beberapa hal berikut :Jumlah stok barang, Klaim pembayaran barang masuk dan keluar, Dasar memesan barang serta Mempelajari trend sales. 

Tugas Kerja Administrasi Keuangan

Tugas sebagai administrasi keuangan yakni mulai dari membuat perencanaan keuangan, seperti dari perencanaan peminjaman, penerimaan, pengeluaran, dan pembayaran, Menyusun informasi keuangan harian, mingguan, bulanan maupun tahunan, Mengelola modal kas, seperti dari membuka rekening, menentukan setoran, mengerjakan kas, menangani pembayaran atas kewajiban dan menjadikan catatan transaksi kas serta Bekerja sama dalam menyusun kebijakan administrasi keuangan dengan bagian lain yang terkait sesuai dengan visi dan misi perusahaan 

Tugas Kerja Administrasi Perkantoran 

  • Menerima Panggilan Telepon 

Seorang kerja administrasi yang berperan sebagai admin kantor sebagian umumnya memiliki tugas dalam hal komunikasi melalui media telepon yakni menerima dan melakukan panggilan melalui media telepon dari pihak luar. Untuk tugas ini diperlukan serta diwajibkan untuk memiliki kemampuan komunikasi yang baik dan lancar. Untuk perkantoran skala kecil menengah, pada umumnya memang diwajibkan bertugas untuk menjawab telepon. Berbeda halnya dengan  perusahaan skala besar, yang umumnya sudah tersedia diivisi lain seperti Customer Service. 

  • Membuat Agenda Kantor 

Untuk yang sebelumnya selain melakukan sebuah komunikasi melalui telepon, terkadang terdapat relasi yang ingin menemui pimpinan perusahaan atau divisi lain secara langsung atau tatap muka. Hal ini juga merupakan tugas kerja administrasi. Tugasnya yakni harus membuat atau menyiapkan sebuah agenda untuk kegiatan seperti berikut tadi.

Akan tetapi sebelum melakukan mengagendakan sebuah jadwal pertemuan, diperlukan adanya komunikasi dengan bagian lainnya dengan tujuan agar jadwal dapat tersusun dengan tepat dan tidak bertabrakan dengan jadwal lainnya. Bahkan untuk kerja administrasi pada bagian staff administrasi telah diberikan wewenang untuk membuat agenda ataupun kegiatan yang nantinya akan dilaksanakan oleh perusahaan atau instansi setempat dalam jangka waktu bulanan maupun jangka tahunan. 

  • Entri Data Perusahaan 

Untuk tugas yang satu ini merupakan salah satu bagian dari pekerjaan seseorang yang berada di posisi sebagai staff administrasi. Tugas ini menjadi tugas yang paling umum untuk tugas administrasi dalam sebuah kantor. Entri data ini sendiri seperti surat-surat berharga asset perusahaan. Tentunya pada hal ini paling berkaitan dengan tugas seorang administrasi staff gudang yang tugasnya jarang berkaitan dengan dunia kantor dan lebih berfokus pada kerja lapangan.

Mungkin untuk sebagian orang memandang bahwa tugas seorang admin dari kerja administrasi sangatlah mudah, namun nyatanya tidak seperti yang mereka kira, pekerjaan ini wajib membutuhkan kefokusan dan kesabaran yang besar kecuali untuk tugas merekap sebuah data perusahaan yang telah ada sebelumnya, seorang pengurus juga mempunyai wewenang tugas berkewajiban untuk menjadikan data perusahaan. 

Sekian itulah pembahasan mengenai beberapa tugas dan tanggung jawab dari macam-macam seorang kerja administrasi dibidangnya masing masing. Semoga informasi ini dapat menambah wawasan dan pengetahuan anda seputar dunia bisnis atau administrasi. Sekian Terimakasih

Kerja Adminisatrasi Makin Mudah dengan Mekari Talenta

Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Program HRIS Talenta bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal yang dapat Anda akses pada tautan berikut: https://www.talenta.co/fitur/software-hris/.

Selain itu, Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly atau fitur employee self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses kebutuhannya melalui Talenta dari smartphone atau gadget masing-masing. Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Selengkapnya kunjungi https://www.talenta.co/fitur/employee-self-service-ess/ untuk informasi lebih lengkap mengenai employee self service Talenta. 

Kelebihan Mekari Talenta:

1. Fitur yang disajikan sangat berlimpah

Keunggulan dari Mekari Talenta ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Mekari Talenta ini, berikut ini detail fiturnya

  • Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
  • Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
  • Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Dan fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.
  • Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.

2. Kostumisasi yang sangat terperinci

Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci, Di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.

3. Tim Support yang efektif dan responsive

Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.

Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal. Talenta dapat diakses dengan mudah di https://talenta.co. Tunggu apa lagi? Coba Talenta sekarang juga.

 


PUBLISHED16 Oct 2022
Guest Guest
Guest Guest