Banyak yang mengira bahwa tugas seorang HRD di perusahaan adalah melakukan rekrutmen karyawan saja. Kenyataannya, tanggung jawab HR banyak sekali setiap harinya dan inilah alasan dibutuhkannya software HR dengan berbagai fitur pada sebuah perusahan.
Tujuannya tidak lain adalah untuk membantu menyelesaikan tugas administratif HR sehingga dapat lebih fokus pada hal strategis lainnya. Software HR dengan fitur yang lengkap adalah solusi paling efektif untuk menyelesaikan permasalahan administratif karyawan.
Ada banyak sekali software HR di pasaran, namun masalahnya adalah tidak semuanya memiliki fitur yang lengkap. Kata lengkap mungkin terdengar subjektif karena pada dasarnya, fitur software HR terbaik adalah yang mampu menjawab permasalahan perusahaan seperti yang ada pada Mekari Talenta.
5 Fitur Ini Wajib Ada Pada HR Software Perusahaan Anda
Jika Anda saat ini sedang mencari software HR terbaik untuk perusahaan, berikut ini adalah fitur yang wajib dimiliki software HRIS.
1. Manajemen Waktu dan Kehadiran
Aspek manajemen waktu dan kehadiran karyawan terdiri dari pencatatan absensi kehadiran kerja, lembur, dan cuti. Dengan adanya fitur absensi online seperti di Mekari Talenta, pencatatan shift kerja karyawan dan lembur dapat dilakukan secara otomatis dan terhindar dari kecurangan.
Tidak hanya absensi dan lembur, fitur cuti online pada software HRIS Mekari Talenta akan mempermudah perusahaan dalam memproses persetujuan dan penolakan cuti karyawan. Di sisi yang lain, fitur cuti yang baik haruslah memuat kalender karyawan, jatah cuti karyawan, dan kebijakan cuti yang berlaku di perusahaan.
2. Manajemen Penggajian
Penghitungan gaji karyawan juga perlu mendapat perhatian dalam pemilihan fitur software HR. Pasalnya, dalam penghitungan gaji karyawan ada beberapa komponen yang memengaruhi, seperti jam kerja, jam lembur, cuti karyawan, potongan, dan juga insentif.
Semua komponen ini harus dihitung secara teliti dan disertai dengan slip gaji sebagai rincian atas gaji yang diterima. Fitur penggajian pada software HRIS akan membantu perusahaan lebih cepat dalam menyampaikan gaji yang menjadi hak karyawan.
Penyampaian slip gaji juga dapat dilakukan secara online pada software tersebut.
3. Manajemen Pajak dan Asuransi Yang Detail
Pembayaran pajak penghasilan dan asuransi karyawan adalah sebuah kewajiban yang harus diselesaikan oleh perusahaan. Bayangkan jika perusahaan harus menghitung manual ratusan atau ribuan iuran BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan juga pembayaran pajak setiap bulannya?
Pembayaran kewajiban ini akan lebih mudah dilakukan jika keanggotaan karyawan dan jumlah iuran telah terintegrasi dengan database karyawan. Begitu juga dengan pembayaran pajak, data yang terintegrasi memungkinkan adanya potongan wajib secara otomatis dari gaji.
Karena itu sebaiknya perusahaan Anda gunakan sistem seperti pada aplikasi Mekari Talenta.
4. Manajemen Reimbursement
Klaim atau reimbursement adalah hal yang wajar terjadi pada sebuah perusahaan. Biaya reimbursement biasanya terjadi akibat adanya perjalanan dinas maupun pembelian barang penunjang pekerjaan.
Fitur klaim atau reimbursement memudahkan karyawan dalam mengajukan hal tersebut. Untuk mendukungnya, dari pihak perusahaan dapat melakukan kebijakan pembatasan saldo, syarat persetujuan, dan alur pengajuan reimbursement.
Pilihlah sistem HRIS yang hanya membutuhkan beberapa klik saja dalam proses approval reimbursement.
5. Laporan HR Harus Lengkap
Sebagai departemen yang bertugas untuk mengelola sumber daya manusia, HR sebuah perusahaan memiliki kewajiban untuk membuat laporan secara periodik. Tujuannya adalah sebagai bahan untuk mengetahui seberapa jauh peningkatan kinerja yang sudah dialami oleh karyawan.
Fitur laporan HR ini tidak boleh ketinggalan dalam sebuah software HRIS yang Anda pilih. Laporan akan menjadi lebih mudah disusun dan berdasarkan laporan realtime sehingga lebih aktual dan valid.
Baca juga: Perbedaan yang Dialami Perusahaan Setelah Menggunakan Software HRIS dan Payroll
Fitur-Fitur Penting Lainnya Yang Melengkapi Software HRIS
Dalam era digital yang serba cepat, penggunaan teknologi dalam pengelolaan sumber daya manusia (SDM) telah menjadi kebutuhan utama bagi perusahaan dari berbagai skala. Software HR (Human Resource) merupakan salah satu solusi digital yang dirancang untuk mempermudah berbagai aspek manajemen karyawan.
Untuk itu, penting bagi setiap organisasi memahami fitur-fitur lain yang juga wajib dimiliki dalam sistem HR modern agar pengelolaan SDM berjalan efektif, efisien, dan terukur.
1. Manajemen Data Karyawan
Manajemen data karyawan adalah fondasi dari setiap sistem HR yang baik. Fitur ini memungkinkan perusahaan menyimpan dan mengelola seluruh informasi karyawan secara terpusat, aman, dan mudah diakses. Data yang dimaksud mencakup informasi pribadi seperti nama, alamat, tanggal lahir, serta informasi profesional seperti posisi jabatan, status kontrak, nomor induk karyawan (NIK), hingga riwayat pelatihan dan kinerja.
Dengan tersedianya data secara digital, HR dapat menghindari risiko kehilangan dokumen fisik serta mempermudah proses pencarian informasi. Tak hanya itu, integrasi data antar divisi juga dapat dilakukan secara real-time. Hal ini memungkinkan proses administratif seperti penggajian, mutasi, promosi, maupun offboarding berjalan lebih mulus.
Pentingnya sistem yang mendukung keamanan data tidak bisa diabaikan. Perusahaan wajib memastikan software HR memiliki sistem enkripsi dan hak akses bertingkat untuk melindungi data dari kebocoran atau penyalahgunaan. Dalam jangka panjang, manajemen data karyawan yang rapi dan akurat sangat membantu dalam pengambilan keputusan berbasis data (data-driven decision making).
2. Penggajian Otomatis (Payroll Automation)
Payroll adalah merupakan fitur vital dalam software HR yang berkaitan langsung dengan kepuasan dan kepercayaan karyawan. Sistem penggajian otomatis membantu HR dalam menghitung gaji pokok, tunjangan tetap dan tidak tetap, bonus, hingga potongan pajak dan iuran BPJS tanpa harus melakukan perhitungan manual.
Dengan adanya integrasi antara absensi, lembur, dan struktur gaji, perusahaan dapat menghindari kesalahan perhitungan yang berpotensi menimbulkan konflik. Selain itu, fitur ini juga mendukung pencetakan slip gaji digital, penjadwalan pembayaran otomatis ke rekening bank, serta pelaporan pajak (PPh 21) secara tepat waktu sesuai regulasi.
Software HR modern juga telah menyediakan opsi pengelolaan multi-level payroll—artinya perusahaan dengan cabang di berbagai daerah bisa mengatur payroll secara terpusat namun tetap disesuaikan dengan struktur lokal (seperti UMP dan ketentuan regional lainnya).
3. Absensi dan Kehadiran
Absensi karyawan merupakan elemen yang sangat penting dalam menilai kedisiplinan dan akuntabilitas. Fitur ini mencakup pencatatan kehadiran secara digital melalui integrasi dengan fingerprint scanner, face recognition, GPS tracking, maupun aplikasi mobile berbasis cloud.
Keunggulan dari fitur absensi digital adalah real-time tracking. HR dapat memantau jam masuk dan keluar karyawan, termasuk keterlambatan, lembur, atau ketidakhadiran tanpa alasan. Hal ini memberikan data akurat untuk penghitungan gaji berbasis jam kerja serta mendeteksi pola kehadiran yang tidak produktif.
Lebih dari itu, sistem absensi juga dapat digunakan untuk menganalisis efektivitas waktu kerja, seperti dalam kasus kerja shift, remote working, atau sistem kerja hybrid. Dengan adanya laporan kehadiran otomatis, HR tidak perlu lagi melakukan rekap manual yang rawan kesalahan.
4. Manajemen Cuti dan Izin
Proses cuti yang masih dilakukan secara manual dapat menghambat operasional, memperlambat persetujuan, dan menciptakan ketidakseimbangan alokasi sumber daya. Dengan fitur manajemen cuti dan izin yang digital, karyawan dapat mengajukan permohonan cuti atau izin langsung melalui dashboard aplikasi.
Sistem ini mencakup berbagai jenis cuti, seperti cuti tahunan, cuti melahirkan, cuti sakit, hingga cuti khusus lainnya. HR dan atasan langsung bisa menyetujui atau menolak permohonan berdasarkan data kuota cuti secara real-time. Selain itu, sistem ini juga mencatat histori pengambilan cuti, mengurangi risiko tumpang tindih antara karyawan dalam satu tim, dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan.
Manfaat lainnya adalah akurasi dalam pencatatan hak cuti tahunan dan penyusunan laporan kinerja kehadiran yang lebih objektif.
5. Rekrutmen dan Onboarding
Fitur ini sangat penting dalam proses akuisisi dan adaptasi talenta baru. Proses rekrutmen yang terotomatisasi memungkinkan HR mengelola iklan lowongan kerja, penyaringan CV, penjadwalan wawancara, hingga komunikasi dengan kandidat secara sistematis.
Setelah kandidat diterima, sistem onboarding akan membantu orientasi karyawan baru, mulai dari pengumpulan dokumen, pelatihan awal, hingga pengenalan budaya perusahaan. Semua proses tersebut dapat dilakukan secara digital, mengurangi beban administratif dan mempercepat waktu adaptasi.
Dengan rekrutmen dan onboarding berbasis sistem, perusahaan dapat meningkatkan pengalaman kandidat (candidate experience), memperkuat employer branding, dan menurunkan tingkat turnover karyawan baru.
6. Penilaian Kinerja (Performance Review)
Software HR modern dilengkapi fitur penilaian kinerja untuk membantu perusahaan mengevaluasi performa karyawan secara objektif dan transparan. Proses evaluasi bisa disesuaikan dengan sistem KPI, metode 360-degree feedback, atau skor evaluasi dari atasan langsung.
Data penilaian ini dapat digunakan untuk keputusan promosi, bonus, rotasi, atau pemutusan hubungan kerja. Lebih penting lagi, penilaian berkala memungkinkan HR memberikan masukan konstruktif kepada karyawan serta merancang rencana pengembangan kinerja (performance improvement plan).
Manfaat lainnya adalah mendukung terciptanya budaya kerja yang produktif, di mana karyawan mengetahui ekspektasi mereka dan termotivasi untuk terus berkembang.
7. Pelatihan dan Pengembangan (Training Management)
Fitur ini berfungsi untuk mengelola program pelatihan, workshop, dan sertifikasi karyawan. Sistem memungkinkan HR untuk mengatur jadwal pelatihan, mencatat peserta, serta mengevaluasi hasil pelatihan dengan lebih sistematis.
Pelatihan yang terstruktur membantu meningkatkan keterampilan dan kompetensi karyawan, yang pada akhirnya meningkatkan produktivitas dan daya saing perusahaan. Dalam jangka panjang, pelatihan berkala juga berperan penting dalam retensi talenta.
Dengan dashboard pelatihan digital, manajer dapat melacak progres pembelajaran setiap individu, menyusun jalur karier (career path), serta mengidentifikasi kebutuhan pelatihan tambahan berdasarkan hasil evaluasi kinerja.
8. Manajemen Kontrak dan Dokumen
Salah satu tantangan besar dalam administrasi HR adalah mengelola masa berlaku kontrak, perpanjangan otomatis, serta penyimpanan dokumen penting. Fitur manajemen dokumen dalam software HR memungkinkan seluruh arsip disimpan secara digital dalam cloud, termasuk kontrak kerja, SK mutasi, surat peringatan, dan perjanjian kerja bersama (PKB).
Sistem ini juga menyediakan pengingat otomatis jika kontrak akan segera habis, serta pengelolaan dokumen legal lainnya seperti NPWP, BPJS, hingga laporan pajak. Dengan fitur ini, HR dapat menghindari risiko kontrak kedaluwarsa yang tidak terpantau atau dokumen penting yang hilang.
Baca juga: Contoh Cara Membuat Timeline Project yang Efektif
Gunakan Software HR Mekari Talenta Untuk Perusahaan Anda
Fitur-fitur di atas wajib ada pada software HRIS yang akan Anda gunakan untuk perusahaan.
Nah, Jika Anda sedang mencari HR Software Perusahaan dengan fitur-fitur tersebut, Mekari Talenta adalah solusinya.
Mekari Talenta adalah software HRIS dengan fitur yang lengkap mulai dari pencatatan administrasi, penggajian, hingga laporan HR.
Jangan lewatkan kesempatan untuk jadwalkan demo aplikasi Mekari Talenta secara langsung dengan isi formulir berikut ini.
