Cara Kerja Sistem HRIS agar Memudahkan HR Mengelola Karyawan

Cara Kerja Sistem HRIS agar Memudahkan HR Mengelola Karyawan

Mungkin banyak yang sudah tidak asing lagi dengan istilah HRIS. Namun apakah Anda tahu bagaimana cara kerja sistem HRIS dalam membantu mengelola karyawan? 

Era digital tentu berkaitan erat dengan perkembangan teknologi. Salah satu bentuk teknologi modern yang tengah populer di sejumlah perusahaan adalah sistem HRIS.

HRIS merupakan singkatan dari Human Resources Information System atau Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Lebih jelasnya,  HRIS bisa diartikan sebagai perangkat lunak yang bertujuan menyederhanakan pengelolaan administrasi perusahaan.

Divisi Human Resources (HR) yang bertanggung jawab atas urusan personalia perusahaan sangat terbantu dengan adanya sistem HRIS. Semua pekerjaan yang sebelumnya dilakukan secara manual dan menyita waktu, kini menjadi lebih mudah dan dapat selesai dalam waktu singkat.

Note : Baca artikel Bingung Memilih Software HR Terbaik? Simak Tipsnya Berikut Ini

5 Aplikasi HRIS Terbaik 2020, Ada yang Asli Indonesia

Fungsi Sistem HRIS 

Di dalam sebuah perusahaan, sistem HRIS memiliki sejumlah fungsi, yakni fungsi operasional, fungsi taktis, fungsi perencanaan, dan fungsi komprehensif.

Fungsi Operasional

HRIS sebagai fungsi operasional berarti bahwa sistem ini membantu mengelola seluruh kebutuhan HR yang berada di ruang lingkup operasional, misalnya urusan administrasi karyawan, mulai dari pencatatan kehadiran hingga penggajian. 

Fungsi operasional pada HRIS juga memungkinkan seorang manajer mengambil keputusan terhadap karyawannya. Hal ini dikarenakan manajer dapat memantau langsung informasi pribadi dan kinerja karyawan.

Fungsi Perencanaan

Selain untuk memenuhi kebutuhan operasional, HRIS juga dirancang untuk memenuhi kebutuhan perencanaan. Fungsi Perencanaan pada HRIS meliputi perencanaan perekrutan, evaluasi SDM, pengaturan kerja, serta sistem kerja di masa depan.

Fungsi Taktis

Fungsi taktis pada HRIS digunakan untuk membantu manajer mengelola sumber daya manusia dengan memberikan data-data penunjang. Fungsi ini juga mengelola perekrutan karyawan serta rencana kompensasi karyawan. 

Tak hanya itu, pengembangan dan pelatihan dengan tujuan meningkatkan produktivitas sumber daya manusia sehingga dapat memberikan kontribusi yang lebih baik kepada perusahaan juga termasuk dalam fungsi taktis.

Note : Baca artikel Bingung Pilih Aplikasi HRD Terbaik? Catat, Harus Ada 8 Fitur Ini

Fungsi Komprehensif

Fungsi komprehensif pada HRIS memungkinkan sistem tersebut merekam seluruh data karyawan, deskripsi pekerjaan, analisis perencanaan kerja, absensi, penggajian, dan lain sebagainya.

Selain itu, fungsi ini dapat digunakan untuk mengumpulkan data dengan aman, sehingga perusahaan menjadi lebih mudah dalam mengelola sumber daya manusia.

Cara Kerja Sistem HRIS

Cara kerja sistem HRIS umumnya cukup sederhana dan mudah dipahami oleh orang-orang awam sekalipun, sehingga tidak perlu memiliki keahlian khusus untuk mengoperasikannya.

Berbasis internet, HRIS memungkinkan seluruh informasi karyawan terkelola dan tersimpan secara otomatis dengan aman dan rapi di dalam satu sistem atau database. Karyawan hanya perlu masuk ke akun yang telah terdaftar pada sistem dan mengakses layanan atau informasi yang diperlukan.  Berikut beberapa cara kerja fitur yang ada pada sistem HRIS.

Dapat dengan Mudah Mengelola Absensi Online 

Selain mencatat kehadiran, absensi dapat digunakan sebagai alat untuk mengukur indikator kinerja karyawan. Pengaplikasian absensi online yang ada pada sistem HRIS sangat berguna bagi karyawan dan tim HR.

Absensi online dapat diakses melalui ponsel pintar masing-masing. Hal ini  tentunya memudahkan tak hanya karyawan yang bekerja di kantor tetapi juga mereka yang bekerja secara remote

Menginput data absensi secara manual sangat rumit dan memakan waktu lama. Dengan absensi online pada sistem HRIS, pihak HR akan mudah rekapitulasi data absensi karyawan yang tercatat secara otomatis dan real time. 

aplikasi gaji online

Menghitung Gaji Karyawan dengan Cepat dan Akurat

Setelah absensi online, fitur berguna lainnya pada HRIS adalah sistem payroll atau penggajian. Sistem payroll dapat memudahkan HR dalam menghitung serta mendistribusikan gaji karyawan dengan cepat serta akurat.

Sistem payroll ini terintegrasi dengan sistem absensi dan cuti, sehingga penghitungan gaji akan disesuaikan secara otomatis dengan catatan kehadiran karyawan.  Dengan begitu, karyawan akan menerima gaji sesuai dengan kontribusinya.

Note : Baca artikel Fitur HRIS yang Harus Ada di Aplikasi Karyawan

Karyawan Dapat dengan Mudah Mengajukan Cuti dan Reimbursement

Karyawan bisa mengajukan cuti dan klaim reimbursement dengan mudah melalui sistem HRIS.

Pengajuan cuti yang dilakukan secara online akan lebih sederhana tanpa melalui proses yang birokratis. Sebelum mengajukan cuti, karyawan dapat mencocokkannya dengan jadwal kerja yang tertera pada sistem.

Setelah cuti diajukan, atasan bisa menyetujuinya secara real time, sehingga karyawan akan segera tahu hasilnya tanpa menunggu lama. HR pun tidak perlu mencatat sisa jatah cuti karyawan karena sudah tercatat otomatis oleh sistem.

Begitu juga dengan reimbursement. Dengan sistem HRIS, mengajukan klaim reimbursement tidak perlu repot. Karyawan hanya perlu mengunggah bukti transaksi seperti kuitansi atau struk berisi biaya yang dikeluarkan, lalu akan mendapat notifikasi dari pihak perusahaan.

Note : Baca artikel Mengenal Aplikasi HRIS dari Sudut Pandang Pengertian dan Fungsi 

Karyawan Dapat dengan Mudah Mengakses Tugas Harian 

Selain fitur-fitur di atas, HRIS juga menghadirkan sistem ESS (Employee Self Service). Sistem ESS membuat karyawan dapat mengakses tugas-tugas harian yang telah dijadwalkan secara mandiri melalui ponsel masing-masing. Hal ini memberikan tingkat fleksibilitas yang tinggi bagi karyawan.

Selain tugas, informasi atau data yang berkaitan dengan urusan personalia seperti absensi, cuti, dan slip gajian juga dapat diakses langsung oleh karyawan. 

Setelah mengetahui cara kerja sistem HRIS, sekarang saatnya memilih software HRIS yang tepat bagi perusahaan Anda. Anda harus mempertimbangkan dengan baik software HRIS seperti apa yang akan Anda jadikan mitra.

Talenta merupakan salah satu penyedia software HR terbaik di Indonesia. Dibekali berbagai fitur canggih mulai dari absensi, cuti hingga perhitungan payroll, Talenta dapat dijadikan solusi membantu mengelola administrasi perusahaan dengan lebih praktis. Tunggu apa lagi? Dapatkan demo Talenta di sini dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!

Note : Baca artikel Panduan Lengkap Cuti Karyawan dan Bagaimana HRIS Bisa Membantu Prosesnya

CTA Talenta


PUBLISHED24 Aug 2020
Poppy
Poppy