Salah satu sistem yang memiliki peran krusial untuk pekerjaan HRD di setiap perusahaan adalah Human Resource Information System atau lebih dikenal dengan istilah HRIS. HRIS berfungsi untuk pengumpulan, pengarsipan, serta analisa dari data-data yang terkait dengan manajemen sumber daya manusia, seperti data gaji, absensi, bonus, dan lain sebagainya. Berjalannya sistem HRIS yang baik akan berdampak kepada keakuratan data dan hasil analisa untuk visibilitas kinerja karyawan, sehingga penting bagi setiap HRD perusahaan untuk memiliki sistem HRIS yang mumpuni.

Menimbang peranan yang krusial pada sistem HRIS, divisi HR mengemban tugas penting dalam pemeliharaan dan pembaharuan sistem tersebut. Terlebih, kini disrupsi teknologi mengubah arah bisnis ke dunia digital, dan menuntut proses yang lebih fleksibel dan dinamis. Analisa data untuk manajemen sumber daya manusia kini menjadi jauh lebih rumit dan akan menjadi pekerjaan rumah untuk HR.

 

Apa Itu Software On-Premise & Cloud?

Software on-premise merupakan software yang dibangun di luar infrastruktur milik penyedia software. Biasanya, deployment secara on-premise diterapkan di perusahaan-perusahaan konvensional, di mana pengadaan hingga pengaturan infrastruktur maupun software dilakukan oleh perusahaan, mulai dari server, pengembangan software, hingga maintenance. Dengan begitu, perusahaan dapat dengan mudah mengontrol semua database yang ada di dalamnya, melakukan kustomisasi sesuai dengan kebutuhan, dan masih banyak lagi.

Sementara, software berbasis cloud  merupakan sistem yang dibangun di atas infrastruktur berbasis cloud, sehingga dapat dioperasikan secara remote dan tersedia untuk semua klien yang memiliki jaringan internet. Dengan software berbasis cloud atau Software-as-a-Service (SaaS), perusahaan berperan sebagai user dan tidak memiliki kontrol terhadap infrastruktur sebagai basis dibuatnya software/aplikasi. 

Perusahaan hanya perlu masuk (login) ke dalam software, dan seluruh data akan disimpan dalam cloud yang disediakan oleh penyedia atau provider. Selain itu, dengan software ini, perusahaan tidak memerlukan pengadaan infrastruktur atau merekrut tim IT karena seluruh keperluan maupun pengaturan yang berhubungan dengan software dan server, semuanya akan ditangani langsung oleh provider.

 

Perbedaan Software On-Premise & Software Cloud

a. Biaya yang Dibutuhkan

Banyak perusahaan yang masih merasa memiliki on-premise HRIS sebagai sebuah investasi penting, karena faktor keamanan yang terjamin, pengendalian data yang dilakukan secara otonom, serta kontrol sepenuhnya terhadap setiap implementasi yang ingin dilakukan. Tetapi, para eksekutif perusahaan juga seharusnya menyadari bahwa ada risiko finansial yang besar saat memilih untuk mengadopsi software on-premise karena investasi dilakukan di awal.

Ketika Anda memilih software berbasis cloud, biasanya biaya yang dikeluarkan tidak sebanyak software on-premise. Biasanya, Anda hanya akan dikenakan biaya berlangganan per bulan atau per tahun sesuai dengan apa yang dibutuhkan perusahaan. Nominalnya pun tidak akan semahal investasi yang dilakukan pada software on-premise, sehingga mengurangi risiko investasi yang besar di awal pengadopsian.

Memilih software on-premise, berarti menanggung semua risiko maintenance yang dibutuhkan selama aplikasi tersebut digunakann oleh perusahaan. Apabila kapasitas dari server atau infrastruktur yang dipilih kurang, maka perusahaan perlu menambah server dengan kapasitas storage yang lebih besar. Hal ini bisa jadi berpengaruh terhadap sistem yang sudah dibangun, sehingga risiko untuk mengubah total seluruh infrastruktur menjadi lebih besar. Bagi perusahaan yang memiliki perkembangan signifikan, on-premise deployment mungkin bukanlah pilihan yang tepat.

Berbeda halnya dengan software berbasis cloud/SaaS. Dengan menggunakan SaaS, perusahaan hanya berperan sebagai user. Ini berarti perusahaan tidak memiliki tanggung jawab untuk semua upgrade dan maintenance server yang mungkin diperlukan sewaktu-waktu untuk memastikan aplikasi berjalan normal tanpa kendala. 

Selain itu, perlu diketahui bahwa membangun sebuah sistem on-premise dikategorikan sebagai sebuah capital expense (cap-ex) sementara dengan menggunakan layanan berbasis cloud, biaya yang dikenakan adalah operasional expense (op-ex), sehingga pajak untuk keduanya bisa jadi berbeda.

b. Penyimpanan Data

Untuk masalah penyimpanan data, software on-premise memiliki sistem penyimpanan sendiri, sehingga seluruh data yang dimiliki perusahaan akan tersimpan lebih aman dan terkendali. Meski begitu, tempat penyimpanan yang dimiliki perusahaan biasanya terbatas, sehingga mengharuskan perusahaan untuk membeli storage yang banyak atau memilih menghapus data yang kurang penting.

Selain itu, penting juga diperhatikan bahwa masalah security dalam software on-premise dapat menjadi dua mata pisau. Di satu sisi, bisa jadi data perusahaan aman karena tersimpan di database dan server yang dioperasikan sendiri. Namun, apabila perusahaan tidak memiliki tim yang berdedikasi untuk maintain urusan security, hal ini justru menimbulkan kerentanan isu security yang bisa sewaktu-waktu menghampiri sistem.

Sedangkan, untuk software cloud, Anda tidak perlu repot menyimpan data perusahaan satu per satu, karena seluruh data akan tersimpan dengan aman dan hanya dapat diakses oleh orang yang memiliki wewenang terhadap data tersebut. Perlu diperhatikan ketika Anda memilih layanan software berbasis cloud, data management dan NDA (non-disclosure agreement) adalah dua hal yang harus menjadi perhatian. Namun demikian, beberapa SaaS provider seperti Talenta memastikan data tersimpan dengan aman dalam sistem yang terstandar.

Anda juga tidak perlu khawatir ketika terjadi masalah dalam device atau perangkat, data akan tetap tersimpan dengan aman. Selain itu, software berbasis cloud biasanya juga menjamin seluruh data yang Anda simpan akan terenkripsi dengan aman, sehingga seluruh data yang Anda miliki akan otomatis terhapus jika Anda berhenti berlangganan. Namun, ada juga yang tetap bisa menyimpan data tersebut meski Anda berhenti berlangganan.

c. Akses ke Dalam Software

Kemudahan akses menjadi salah satu hal penting yang harus diperhatikan ketika Anda memilih software. Namun, ketika Anda memilih software on-premise, Anda bisa mengakses software tersebut hanya di beberapa perangkat yang telah ter-install software tersebut. Sedangkan, ketika Anda memilih software cloud, Anda bisa mengakses seluruh pekerjaan Anda yang ada pada software kapan dan di mana saja, serta dengan perangkat apapun selama Anda terkoneksi dengan internet.

 

Itulah beberapa hal terkait software on-premise dan cloud yang harus Anda ketahui sebelum memilih software jenis apa yang ingin Anda gunakan. HRIS berbasis cloud memungkinkan efisiensi biaya karena Anda tidak perlu berinvestasi pada pembangunan infrastruktur seperti jika Anda menggunakan software on-premise. Selain itu, Anda tidak perlu melakukan maintenance karena semuanya dilakukan oleh pihak penyedia SaaS.

Berbagai alasan itulah yang membuat divisi HRD harus mempertimbangkan untuk beralih dari sistem on-premise ke sistem berbasis cloud. Adopsi sistem berbasis cloud akan menghadirkan efisiensi yang lebih baik untuk membantu HR menjalankan fungsi utamanya dengan lebih cepat, namun tidak perlu memakan terlalu banyak biaya. 

 

Apa yang bisa kami lakukan untuk Anda?

Miliki sistem HR tepercaya dengan mencoba Talenta sekarang! Ikuti 3 cara berikut tanpa rasa khawatir untuk mendapatkan sistem HR yang lebih mudah:

Jadwalkan Demo 1:1

Undang kami untuk datang ke kantor Anda dan berdiskusi lebih lanjut tentang Talenta.

Ikuti Demo

Ikuti Workshop Talenta

Datang dan bergabung di workshop untuk ketahui lebih lanjut tentang Talenta.

Daftar Workshop

Coba Demo Interaktif

Coba akun demo langsung dan temukan bagaimana Talenta dapat membantu Anda.

Coba Gratis
loading
Suka dengan Artikelnya?Talenta punya lebih banyak buat kamu!

Dapatkan konten premium mulai dari artikel, ebook, case study, white papers, infographic dengan berlangganan sekarang!

Suka dengan artikelnya?Dapatkan artikel HR premium langsung di email Anda!

Jadilah orang pertama yang akan mendapatkan artikel premium mulai dari study case, infographic, ebook, hingga white paper.