- HRIS merupakan sistem pengelolaan sumber daya manusia digital yang tersedia dalam bentuk cloud-based maupun on-premise deployment.
- Pemilihan model implementasi ini harus mempertimbangkan total biaya kepemilikan, skalabilitas, keamanan data, fleksibilitas integrasi, serta pemeliharaan sistem.
Salah satu sistem yang memiliki peran krusial untuk pekerjaan HRD di setiap perusahaan adalah Human Resource Information System atau lebih dikenal dengan istilah HRIS.
Berdasarkan Workday, HRIS mampu menurunkan tingkat turnover karyawan hingga 45% dan menghemat rata-rata $650.000 dalam kurun waktu 5 tahun, sehingga penting bagi setiap HRD perusahaan untuk mulai berinvestasi pada sistem HRIS yang terintegrasi guna menekan biaya operasional sekaligus mempertahankan talenta terbaik perusahaan.
Seiring meningkatnya kebutuhan perusahaan akan digitalisasi proses HR, penggunaan Human Resource Information System (HRIS) menjadi semakin umum di berbagai industri.
Namun, banyak perusahaan masih menghadapi tantangan dalam menentukan jenis implementasi HRIS yang paling sesuai, yaitu cloud-based HRIS atau on-premise HRIS.
Kedua model deployment tersebut menawarkan keunggulan dan pertimbangan yang berbeda, mulai dari biaya implementasi, keamanan data, fleksibilitas, hingga kebutuhan infrastruktur TI.
Oleh karena itu, perusahaan perlu memahami karakteristik masing-masing sebelum mengambil keputusan.
Artikel ini akan membahas secara lengkap perbedaan cloud-based HRIS dan on-premise HRIS, beserta kelebihan, kekurangan, serta faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan agar perusahaan dapat memilih solusi yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Apa Itu Software On Premise HRIS dan Cloud HRIS?
Software on premise adalah merupakan software yang dibangun di luar infrastruktur milik penyedia software.
Biasanya, deployment secara on premise diterapkan di perusahaan-perusahaan konvensional.
Pengadaan hingga pengaturan infrastruktur maupun software dilakukan oleh perusahaan, mulai dari server, pengembangan software, hingga maintenance.
Dengan begitu, perusahaan dapat dengan mudah mengontrol semua database yang ada di dalamnya, melakukan kustomisasi sesuai dengan kebutuhan, dan masih banyak lagi.
Sementara, software HRIS berbasis cloud merupakan sistem yang dibangun di atas infrastruktur berbasis cloud, sehingga dapat dioperasikan secara remote dan tersedia untuk semua klien yang memiliki jaringan internet.
Dengan software HRIS berbasis cloud atau Software-as-a-Service (SaaS), perusahaan berperan sebagai user dan tidak memiliki kontrol terhadap infrastruktur sebagai basis dibuatnya sebuah aplikasi.
Perusahaan hanya perlu masuk (login) ke dalam software, dan seluruh data akan disimpan dalam cloud yang disediakan oleh penyedia atau provider.
Selain itu, dengan software ini, perusahaan tidak memerlukan pengadaan infrastruktur atau merekrut tim IT karena seluruh keperluan maupun pengaturan yang berhubungan dengan software dan server, semuanya akan ditangani langsung oleh provider.
Perbedaan Software Cloud HRIS & Software On Premise
Berikut beberapa perbedaannya:
1. Biaya yang Dibutuhkan
Banyak perusahaan yang masih merasa memiliki on premise HRIS sebagai sebuah investasi penting karena faktor keamanan yang terjamin, pengendalian data yang dilakukan secara otonom, serta kontrol sepenuhnya terhadap setiap implementasi yang ingin dilakukan.
Namun, para eksekutif perusahaan juga seharusnya menyadari bahwa ada risiko finansial yang besar saat memilih untuk mengadopsi software on premise adalah karena investasi dilakukan di awal.
Ketika Anda memilih software berbasis cloud, biasanya biaya yang dikeluarkan tidak sebanyak software on premise.
Biasanya, Anda hanya akan dikenakan biaya berlangganan per bulan atau per tahun sesuai dengan apa yang dibutuhkan perusahaan.
Nominalnya pun tidak akan semahal investasi yang dilakukan pada software on premise, sehingga mengurangi risiko investasi yang besar di awal pengadopsian.
Memilih software on premise, berarti menanggung semua risiko maintenance yang dibutuhkan selama aplikasi tersebut digunakann oleh perusahaan.
Apabila kapasitas dari server atau infrastruktur yang dipilih kurang, maka perusahaan perlu menambah server dengan kapasitas storage yang lebih besar.
Hal ini bisa jadi berpengaruh terhadap sistem yang sudah dibangun, sehingga risiko untuk mengubah total seluruh infrastruktur menjadi lebih besar.
Bagi perusahaan yang memiliki perkembangan signifikan, on premise deployment mungkin bukanlah pilihan yang tepat.
Berbeda halnya dengan software berbasis cloud. Dengan menggunakan software berbasis cloud, perusahaan hanya berperan sebagai user.
Ini berarti perusahaan tidak memiliki tanggung jawab untuk semua upgrade dan maintenance server yang mungkin diperlukan sewaktu-waktu untuk memastikan aplikasi berjalan normal tanpa kendala.
Selain itu, perlu diketahui bahwa membangun sebuah sistem on premise dikategorikan sebagai sebuah capital expense (cap-ex) sementara dengan menggunakan layanan HRIS berbasis cloud, biaya yang dikenakan adalah operational expense (op-ex), sehingga pajak untuk keduanya bisa jadi berbeda.
Baca juga: Manfaat Mengelola Database Karyawan Menggunakan Cloud
2. Penyimpanan Data
Untuk masalah penyimpanan data, software on premise adalah terjamin karena memiliki sistem penyimpanan sendiri, sehingga seluruh data yang dimiliki perusahaan akan tersimpan lebih aman dan terkendali.
Meski begitu, tempat penyimpanan yang dimiliki perusahaan biasanya terbatas, sehingga mengharuskan perusahaan untuk membeli storage yang banyak atau memilih menghapus data yang kurang penting.
Selain itu, penting juga diperhatikan bahwa masalah keamanan dalam software on premise adalah bisa menjadi dua mata pisau.
Di satu sisi, bisa jadi data perusahaan aman karena tersimpan di database dan server yang dioperasikan sendiri.
Namun, apabila perusahaan tidak memiliki tim yang berdedikasi untuk maintain urusan keamanan, hal ini justru menimbulkan kerentanan isu keamanan yang bisa sewaktu-waktu menghampiri sistem.
Sementara itu, untuk software HRIS berbasis cloud memberikan banyak kemudahan, karena Anda tidak perlu repot menyimpan data perusahaan satu per satu, karena seluruh data akan tersimpan dengan aman dan hanya dapat diakses oleh orang yang memiliki wewenang terhadap data tersebut.
Perlu diperhatikan ketika Anda memilih layanan software HRIS berbasis cloud seperti Mekari Talenta, data management dan NDA (non-disclosure agreement) adalah dua hal yang harus menjadi perhatian.
Namun demikian, beberapa penyedia SaaS seperti Mekari Talenta memastikan data tersimpan dengan aman dalam sistem yang terstandar.
Anda juga tidak perlu khawatir ketika terjadi masalah dalam device atau perangkat, data akan tetap tersimpan dengan aman.
Selain itu, software HRIS berbasis cloud biasanya juga menjamin seluruh data yang Anda simpan akan terenkripsi dengan aman.
Jadi, seluruh data yang Anda miliki akan otomatis terhapus jika Anda berhenti berlangganan. Namun, ada juga yang tetap bisa menyimpan data tersebut meski Anda berhenti berlangganan.
3. Akses ke dalam Software
Kemudahan akses menjadi salah satu hal penting yang harus diperhatikan ketika Anda memilih software.
Namun, ketika Anda memilih software on premise, Anda bisa mengakses software tersebut hanya di beberapa perangkat yang telah ter-install software tersebut.
Sementara itu, ketika Anda memilih software HRIS berbasis cloud, Anda bisa mengakses seluruh pekerjaan Anda yang ada pada software kapan dan di mana saja, serta dengan perangkat apapun selama Anda terkoneksi dengan internet.
Aspek-Aspek yang Perlu Dipertimbangkan saat Memilih HRIS Berbasis Cloud atau On-Premise
Bagi perusahaan enterprise, memilih HRIS berbasis cloud atau on-premise bukan hanya tentang menentukan infrastruktur teknologi, tetapi juga memastikan sistem mampu mendukung operasional yang kompleks dan pertumbuhan bisnis dalam jangka panjang.
Oleh karena itu, sebelum menentukan solusi yang tepat, perusahaan perlu mempertimbangkan beberapa aspek penting berikut agar investasi HRIS dapat memberikan nilai maksimal.
1. Total Cost of Ownership (TCO)
Saat mengevaluasi HRIS, perusahaan sebaiknya tidak hanya membandingkan biaya implementasi awal, tetapi juga menghitung Total Cost of Ownership (TCO) selama masa penggunaan sistem.
TCO mencakup berbagai komponen biaya, seperti lisensi, infrastruktur server, implementasi, pelatihan pengguna, pemeliharaan, pembaruan sistem, hingga dukungan teknis.
Pada HRIS berbasis cloud, sebagian besar biaya tersebut biasanya sudah termasuk dalam biaya berlangganan sehingga pengeluaran menjadi lebih mudah diprediksi.
Sebaliknya, solusi on-premise umumnya membutuhkan investasi awal yang lebih besar karena perusahaan harus menyediakan dan mengelola infrastruktur sendiri.
2. Scalability & Flexibility
Perusahaan enterprise membutuhkan sistem HR yang mampu mengikuti perkembangan organisasi tanpa memerlukan perubahan infrastruktur secara signifikan.
Oleh karena itu, skalabilitas menjadi faktor penting untuk memastikan HRIS dapat mengakomodasi pertumbuhan jumlah karyawan, pembukaan cabang baru, maupun ekspansi ke berbagai wilayah atau negara.
Selain itu, fleksibilitas sistem juga perlu diperhatikan agar perusahaan dapat menyesuaikan alur kerja, struktur organisasi, maupun kebijakan SDM yang terus berkembang.
Solusi yang mudah beradaptasi akan membantu perusahaan merespons perubahan bisnis dengan lebih cepat.
3. Security & Compliance
Karena HRIS menyimpan berbagai data sensitif, seperti informasi pribadi karyawan, data penggajian, hingga dokumen ketenagakerjaan, aspek keamanan tidak dapat diabaikan.
Perusahaan perlu memastikan sistem memiliki mekanisme keamanan yang memadai, seperti enkripsi data, kontrol akses berbasis peran (role-based access), autentikasi berlapis, serta proses pencadangan data secara berkala.
Selain itu, HRIS juga harus mampu mendukung kepatuhan terhadap regulasi perlindungan data dan ketenagakerjaan yang berlaku.
Hal ini menjadi semakin penting bagi perusahaan enterprise yang mengelola data dalam jumlah besar dan beroperasi di berbagai wilayah dengan persyaratan kepatuhan yang berbeda.
4. Integration & Costumization
HRIS yang baik seharusnya tidak bekerja secara terpisah dari sistem bisnis lainnya.
Perusahaan enterprise umumnya memerlukan integrasi dengan berbagai aplikasi, seperti ERP, payroll, absensi, manajemen keuangan, hingga platform rekrutmen agar data dapat mengalir secara otomatis tanpa proses input berulang.
Selain kemampuan integrasi, perusahaan juga perlu mempertimbangkan tingkat kustomisasi yang tersedia.
Kemampuan menyesuaikan alur persetujuan, struktur organisasi, laporan, maupun kebijakan internal akan membantu HRIS mendukung proses bisnis yang lebih kompleks sesuai kebutuhan perusahaan.
5. Maintenance & User Experience
Kemudahan pemeliharaan sistem dan pengalaman pengguna juga menjadi pertimbangan penting dalam memilih HRIS.
Pada solusi cloud, proses pembaruan sistem, perbaikan bug, hingga peningkatan fitur umumnya dikelola oleh penyedia layanan sehingga tim internal dapat lebih fokus pada aktivitas strategis.
Sementara itu, solusi on-premise biasanya membutuhkan sumber daya TI internal untuk melakukan pemeliharaan secara berkala.
Selain aspek teknis, perusahaan juga perlu memastikan HRIS memiliki antarmuka yang intuitif, mudah digunakan oleh HR maupun karyawan, serta mampu memberikan pengalaman pengguna yang konsisten agar tingkat adopsi sistem di seluruh organisasi dapat berjalan secara optimal.
Temukan Solusi HRIS yang Sesuai dengan Kebutuhan dan Strategi Bisnis Perusahaan
Memilih antara cloud-based HRIS dan on-premise HRIS bukan sekadar menentukan lokasi penyimpanan data, tetapi juga memastikan sistem yang dipilih mampu mendukung strategi pengelolaan SDM perusahaan dalam jangka panjang.
Setiap model deployment memiliki keunggulan dan pertimbangannya masing-masing, mulai dari kebutuhan keamanan dan kepatuhan, kesiapan infrastruktur TI, fleksibilitas implementasi, hingga rencana ekspansi bisnis.
Bagi perusahaan dengan operasional yang semakin kompleks, seperti mengelola banyak cabang, entitas bisnis, atau ribuan karyawan, keputusan tersebut sebaiknya tidak hanya berfokus pada teknologi, tetapi juga pada kapabilitas HRIS dalam mengintegrasikan seluruh proses HR.
Solusi yang tepat seharusnya mampu mengotomatisasi payroll, absensi, manajemen data karyawan, performance management, rekrutmen, hingga menyediakan analitik tenaga kerja untuk mendukung pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akurat.
Mekari Talenta menghadirkan solusi HRIS yang dirancang untuk menjawab kebutuhan perusahaan berskala besar melalui pilihan implementasi cloud-based maupun on-premise, sehingga organisasi dapat menyesuaikannya dengan kebijakan keamanan, regulasi industri, serta kebutuhan operasional yang dimiliki.
Didukung berbagai fitur HR end-to-end, kemampuan integrasi dengan ekosistem bisnis, serta fleksibilitas untuk mengikuti perkembangan organisasi, Mekari Talenta membantu perusahaan membangun proses HR yang lebih efisien, terstandarisasi, dan siap mendukung pertumbuhan bisnis di masa depan.
Konsultasikan kebutuhan perusahaan Anda dengan tim Mekari Talenta untuk menemukan model implementasi yang paling sesuai dengan strategi transformasi HR di organisasi Anda.
