Insight Talenta

Akomodir Reimbursement Karyawan secara Online

Akomodir Reimbursement Karyawan secara Online

Teknologi dapat memberikan berbagai manfaat di dalam suatu bisnis, salah satunya pada bidang Human Resource atau HR yang biasanya yang bisanya disibukkan dalam pekerjaan administratif. Salah satu contoh penggunaan teknologi dalam mengefektifkan tugas administrasi HR adalah reimbursement online.

Apa yang Dimaksud dengan Reimbursement Online?

Pengajuan Reimbursement Jadi Lebih Mudah dengan Talenta

Pada saat tertentu, sangat mungkin bagi karyawan untuk mengeluarkan biaya atas nama perusahaan. Namun kadang karyawan harus menggunakan uang pribadi untuk keperluan pekerjaan sebelum dibayarkan atau digantikan oleh perusahaan.

Proses penggantian ini biasa disebut dengan reimbursement. Secara umum, reimbursement online dapat diartikan sebagai sebuah proses penggantian sejumlah uang oleh perusahaan kepada karyawan yang berdasarkan pada klaim pengeluaran sebelumnya yang dilakukan karyawan untuk kepentingan perusahaan secara online.

Bagaimana Perbedaan Proses Klaim Reimbursement Manual dengan Online?

Penggantian uang oleh perusahaan kepada karyawan harus didasarkan pada klaim pengeluaran yang dibuat oleh karyawan bersangkutan, secara manual proses ini bisa memakan waktu yang tidak sedikit sehingga prosedur klaim tidak efektif baik bagi perusahaan maupun karyawan.

Umumnya dalam melakukan proses klaim reimbursement manual ada beberapa hal yang harus dipersiapkan terlebih dahulu sebelumnya, beberapa hal yang harus dipersiapkan bila Anda ingin mengajukan klaim reimbursement secara manual seperti menyiapkan dokumen-dokumen secara lengkap hingga memastikan jumlah pengajuan klaim telah sesuai.

Note: Pengelolaan reimbursement seringkali menimbulkan masalah bagi karyawan maupun perusahaan. Maka dari itu, alihkan Proses Reimbursement dengan Aplikasi Talenta

Dan juga waktu pengajuan klaim reimbursement secara manual biasanya akan lebih lama dibandingkan dengan reimbursement online, karena tim HR dan pihak-pihak terkait harus melakukan checking data secara manual terhadap request klaim reimbursement tersebut.

Sebaliknya, proses reimbursement online dapat memakan waktu yang lebih sebentar dibandingkan waktu proses manual, hal ini karena cara online dapat memangkas proses sebagian besar pekerjaan yang bersifat administratif dalam proses tersebut.

Permasalahan Apa Saja yang Biasanya Ditemui dalam Proses Reimbursement Manual?

Dari tingkat efektivitas baik waktu maupun tenaga, reimbursement online memiliki berbagai kelebihan dibandingkan dengan cara manual. Berikut merupakan beberapa permasalahan yang biasanya ditemui oleh karyawan dan perusahaan terkait dengan proses reimbursement:

  • Bagi Karyawan

Permasalahan reimbursement manual pada sisi karyawan antara lain adanya perbedaan cara pembayaran antara pembayaran yang berkaitan dengan pekerjaan dan pembayaran pribadi bagi karyawan, hal ini akan menambah pekerjaan ekstra bila kemudian karyawan tersebut harus mengatur kembali budget yang sebelumnya sudah ditetapkan.

Selain itu, bila jumlah biaya pribadi yang dikeluarkan untuk keperluan kantor berjumlah sedikit, pengeluaran ini akan lebih mudah terlupakan apalagi bila bukan pengeluaran rutin. Padahal meskipun berjumlah sedikit, pengeluaran ini adalah hak karyawan yang harus tetap dibayarkan perusahaan.

Yang terakhir permasalahan yang harus diperhatikan oleh karyawan terkait dengan reimbursement adalah

Karyawan harus memahami dan mengingat lagi prosedur dari reimbursement

Hal ini akan menyulitkan karyawan yang memang membutuhkan proses cepat dalam penggantian dana.

  • Bagi Perusahaan

Pada sisi perusahaan, reimbursement manual juga memiliki beberapa masalah yang harus diperhatikan seperti adanya dokumen yang tidak lengkap atau malah kekeliruan dalam menuliskan jumlah penggantian biaya karena adanya human error pada proses manual.

Dari sisi karyawan tentu ingin proses penggantian dana dapat dilakukan segera, namun disisi lain tim HR mendapatkan request dari banyak karyawan yang bisa datang kapan saja selama kuartal berjalan. Hal ini tentu saja jadi menyulitkan kedua belah pihak, baik tim HR maupun karyawan terkait.

Permasalahan yang terakhir dari sisi perusahaan adalah

Banyaknya proses administrasi seperti data entry secara manual sehingga memakan waktu yang tidak sebentar serta sangat rawan dengan kesalahan.

Untuk meminimalisir adanya permasalahan-permasalahan tersebut, Anda dapat memilih menggunakan reimbursement online dibandingkan dengan cara manual. Software HR Talenta memiliki fitur Mobile Employee Self-Service atau Mobile ESS yang dapat memudahkan akses karyawan dalam melakukan klaim reimbursement melalui smartphone-nya dimana saja dan kapan saja.

Cari tahu selengkapnya mengenai produk Talenta di website Talenta atau isi formulir untuk mencoba demo gratis Talenta secara langsung.


PUBLISHED24 Jul 2020
Sely
Sely