Struktur dan Skala Upah: Ketentuan, Fungsi, & Cara Membuatnya

Struktur dan skala upah merupakan kewajiban perusahaan dalam mengatur sistem pengupahan yang transparan dan adil.

Penyusunannya membantu perusahaan menetapkan rentang gaji berdasarkan jabatan, masa kerja, kompetensi, dan faktor relevan lainnya agar kebijakan upah lebih terstruktur.

Berdasarkan Permenaker Nomor 1 Tahun 2017, perusahaan wajib menyusun struktur dan skala upah serta memberitahukannya kepada setiap karyawan secara individual.

Penyusunannya perlu memperhatikan aspek golongan jabatan, masa kerja, pendidikan, dan kompetensi. Perusahaan yang tidak memenuhi ketentuan ini berisiko dikenakan sanksi administratif.

Dengan memahami ketentuan tersebut, perusahaan dapat menyusun struktur dan skala upah secara tepat sekaligus memastikan kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan.

Berikut penjelasan lengkap mengenai definisi, fungsi, hingga cara menyusunnya.

Apa Itu Definisi Struktur dan Skala Upah?

Salah satu hal yang diatur dalam regulasi pengupahan di Indonesia adalah struktur dan skala upah.

Perusahaan berkewajiban untuk menyampaikan informasi struktur dan skala gaji.

Hal ini diatur dalam Pasal 8 Peraturan Menteri Ketenagakerjaan (Permenaker) Nomor 1 Tahun 2017.

Lantas definisi dari struktur dan skala upah adalah?

Struktur dan skala upah adalah susunan tingkat upah dari yang terendah sampai dengan yang tertinggi atau sebaliknya yang memuat kisaran nilai nominal upah dari yang terkecil sampai yang terbesar untuk setiap golongan jabatan.

Upah yang tercantum dalam struktur dan skala upah merupakan upah atau gaji pokok yang merupakan imbalan dasar yang dibayarkan kepada karyawan menurut tingkat atau jenis pekerjaan yang besarannya ditetapkan berdasarkan kesepakatan.

Menurut Pasal 2 Ayat (1) Peraturan Menteri Ketenagakerjaan (Permenaker) Nomor 1 Tahun 2017, pengusaha wajib menyusun struktur dan skala upah dengan memperhatikan golongan, jabatan, masa kerja, pendidikan, dan kompetensi karyawan.

Hal itu ditetapkan oleh pimpinan perusahaan dalam bentuk surat keputusan, yang otomatis akan berlaku bagi setiap pekerja yang mempunyai hubungan kerja dengan perusahaan bersangkutan.

Bagi karyawan suatu perusahaan, perlu diingat bahwa karyawan berhak mengetahui tingkatan gaji sesuai golongan jabatan yang berlaku pada perusahaan tempat bekerja.

Ini menjadi tugas penting bagi tim Human Resource Department (HRD) untuk menyampaikan tingkatan gaji yang berlaku kepada karyawan secara perorangan.

Baca juga: Tunjangan Jabatan, Pengertian, Jenis, dan Besaran

Apa Fungsi Struktur dan Skala Upah?

Perlu diketahui bahwa penyusunan struktur dan skala gaji berguna bagi perusahaan maupun karyawan yang bekerja pada perusahaan tersebut.

Bagi perusahaan, struktur atau skala gaji berguna sebagai pedoman untuk penetapan upah berdasarkan satuan waktu.

Sementara bagi karyawan, fungsi dari struktur dan skala upah adalah untuk bisa menjamin kepastian upah setiap pekerja serta mengurangi kesenjangan antara upah terendah dan tertinggi di perusahaan.

3 Metode Penyusunan Struktur dan Skala Upah

Dalam penyusunan struktur dan skala upah, terdapat beberapa metode yang dapat digunakan pengusaha, antara lain metode rangking sederhana, metode dua titik, dan metode point factor.

Metode Rangking Sederhana

1. Tentukan jabatan dan uraian tugas masing-masing jabatan. Contoh:
2. 1. Office Boy: bertanggung jawab atas kebersihan dan kerapian kantor, serta melaksanakan tugas yang diberikan staf umum.
   2. Junior Administrasi: melakukan pembayaran atau transaksi terkait kebutuhan kantor; menjaga komunikasi melalui telepon, fax, maupun email; menyimpan dan merekapitulasi berkas administrasi.
   3. Senior Administrasi: menyiapkan administasi harian dan dokumen penting; menyiapkan dan mengatur rapat, seminar, atau pelatihan; serta menyiapkan laporan per semester.
   4. Manajer: memimpin, mengendalikan, dan mengembangkan kualitas organisasi; serta membangun kepercayaan antar karyawan.
   5. Chief Executive Officer (CEO): menentukan arah strategis perusahaan, menciptakan jaringan bisnis, dan melaporkan perkembangan kepada dewan direksi.
3. Buat daftar jabatan dan urutkan jabatan tersebut berdasarkan uraian tugasnya dari yang termudah sampai dengan yang tersulit.
4. Buat tabel struktur dan skala upah yang terdiri dari kolom jabatan, golongan jabatan, upah terkecil, dan upah terbesar.
5. Tentukan upah terkecil untuk jabatan terendah.
6. Tentukan upah terbesar untuk jabatan terendah.
7. Tentukan upah terkecil dan upah terbesar untuk jabatan-jabatan selanjutnya, mengikuti langkah D dan E.
8. Masukan upah terkecil dan upah terbesar masing-masing jabatan ke dalam tabel struktur dan skala upah.
9. Tentukan golongan jabatan untuk masing-masing jabatan. Apabila ada jabatan yang tugas dan tanggung jawabnya relatif sama, jabatan tersebut dapat dikelompokkan dalam satu golongan jabatan.

Tabel Struktur dan Skala Upah Metode Rangking Sederhana

Metode Dua Titik

Metode dua titik adalah metode yang menghubungkan dua titik dalam bidang koordinat sumbu absis (x) yang merupakan golongan jabatan dan sumbu ordinat (Y) yang merupakan upah.

Sehingga keduanya membentuk sebuah garis lurus yang mempunyai persamaan garis lurus Y= a+b(x).

Garis lurus yang terbentuk dari dua titik tersebut merupakan garis kebijakan upah. Berikut langkah-langkah membuat jenjang gaji dengan metode dua titik:

1. Siapkan daftar jabatan dan upah yang terdiri dari kolom nomor urut, nama, jabatan, dan upah.
2. Urutkan upah dari yang terendah sampai dengan yang tertinggi.
3. Identifikasikan upah yang terendah dan upah yang tertinggi.
4. Tentukan jumlah golongan jabatan.
5. Buat format tabel struktur dan skala upah yang terdiri dari kolom rentang, golongan jabatan, upah terkecil, upah tengah, dan upah terbesar.
6. Tentukan rentang untuk masing-masing golongan jabatan.
7. Gunakan upah terendah sama dengan upah tengah terendah, dan upah tertinggi sama dengan upah tengah tertinggi.
8. Hitung upah tengah antara upah tengah terendah dan upah tengah tertinggi dengan menggunakan garis lurus: Y= a+b(x).
9. Hitung upah terkecil dan upah terbesar masing-masing golongan jabatan dengan menggunakan rumus:
   – Upah terkecil = 2 x upah tengah : (rentang+2)
   – Upah terbesar = (2 x upah tengah) x (rentang+1) : rentang+2

Tabel Struktur dan Skala Upah Metode Dua Titik

Metode Point Factor

• Analisa jabatan yaitu proses pencarian dan pengolahan data jabatan menjadi informasi jabatan yang dituangkan dalam bentuk uraian jabatan.
• Evaluasi jabatan yang merupakan proses menilai, membandingkan, dan memeringkat jabatan.
• Penentuan Struktur dan Skala Upah yaitu setelah melakukan evaluasi jabatan dan menentukan poin faktor, pengusaha baru bisa menentukan struktur dan skala gaji. Tahap ini dilakukan oleh pengusaha berdasarkan kemampuan perusahaan dengan memperhatikan upah minimum yang berlaku.

Prinsip Penyusunan Struktur dan Skala Upah

Struktur dan skala upah adalah kerangka sistematis yang dirancang perusahaan untuk menentukan besaran upah pegawai berdasarkan berbagai variabel.

Penyusunannya didasarkan pada peraturan, antara lain Permenaker No. 1 Tahun 2017, serta peraturan perundang-undangan terkait seperti UU No. 13 Tahun 2003.

Variabel Utama:

1. Golongan jabatan: Merupakan klasifikasi jabatan berdasarkan tingkat tanggung jawab, otoritas, dan kompleksitas tugas. Misalnya, jabatan level manajerial berbeda dengan operasional.
2. Jabatan: Merujuk pada tugas dan tanggung jawab yang melekat pada sebuah posisi. Perusahaan harus memetakan setiap jabatan secara jelas—jabatan fungsional, teknis, administratif, dan sebagainya.
3. Masa kerja (seniority): Lama seorang pegawai bekerja dalam jabatan tertentu. Hal ini mencerminkan akumulasi pengalaman praktis yang seharusnya dihargai dalam skala upah.
4. Pendidikan: Tingkat jenjang pendidikan formal seperti SMA, Diploma, S1, S2, dan S3. Pendidikan formal mencerminkan pengetahuan dasar yang mendukung pelaksanaan tugas.
5. Kompetensi: Gabungan pengetahuan, keterampilan, dan sikap kerja yang telah distandarisasi untuk setiap jabatan. Contoh kompetensi teknis, komunikasi, analisis, kepemimpinan, dan lain-lain.

Dengan menyusun upah berdasarkan variabel ini, perusahaan dapat menciptakan sistem kompensasi yang adil, transparan, dan mampu mendukung retensi serta motivasi karyawan.

Tahapan Penyusunan Struktur dan Skala Upah

Ada 3 tahapan penyusunan struktur dan skala upah yang diatur dalam Peraturan Menteri Ketenagakerjaan (Permenaker) Nomor 1 Tahun 2017, yaitu:

Analisa Jabatan

Langkah awal dalam menyusun struktur dan skala upah adalah melakukan analisa jabatan (job analysis), yaitu proses mengidentifikasi data jabatan, tugas, dan kompetensi yang diperlukan.

Komponen utama analisa jabatan:

• Rincian tugas dan tanggung jawab: Apa saja kegiatan utama yang dilakukan? Misalnya, supervisor produksi bertanggung jawab atas pengawasan proses dan pemeliharaan kualitas.
• Kondisi kerja: Apakah bekerja di lingkungan berisiko tinggi, lembur, atau menuntut mobilitas tinggi?
• Teknologi dan alat kerja yang digunakan: Apakah harus mengoperasikan mesin CNC, sistem ERP, perangkat lunak tertentu, atau kendaraan?
• Hubungan pelaporan: Siapa atasan langsungnya dan siapa saja yang menjadi anak buahnya?
• Standar kualifikasi: Tingkat pendidikan, pelatihan teknis, sertifikasi, serta soft skill yang dibutuhkan.

Hasil analisa ini dituangkan dalam dokumen uraian jabatan (job description), menjadi dasar evaluasi jabatan dan pembentukan struktur kompensasi.

Evaluasi Jabatan

Setelah analisa, langkah berikutnya adalah evaluasi jabatan (job evaluation), yang bertujuan untuk mengukur, membandingkan, dan mengurutkan jabatan berdasarkan nilai atau tingkatannya.

Metode umum evaluasi jabatan:

1. Point-factor method: Setiap elemen—kompetensi, pengalaman, tanggung jawab, dan kondisi kerja—dinilai menggunakan skala angka, lalu dijumlahkan untuk memberi poin total.
2. Ranking method: Jabatan diurutkan dari yang paling strategis hingga paling dasar berdasarkan pertimbangan komprehensif.
3. Classification method: Jabatan diklasifikasi dalam level yang sudah ditetapkan (misalnya Level 1: staff junior; Level 2: supervisor; Level 3: manajer; Level 4: direktur).
4. Factor comparison method: Membandingkan jabatan-jabatan sejenis berdasarkan faktor kunci, misalnya “pengambilan keputusan”, “pengawasan”.

Tujuan utama evaluasi jabatan adalah menciptakan struktur yang mencerminkan hierarki, fairness, dan kesesuaian dengan ekspektasi dan kemampuan perusahaan dalam mengalokasikan anggaran upah.

Penentuan Struktur dan Skala Upah

Setelah evaluasi jabatan, perusahaan menyusun struktur (struktur upah) dan skala upah (rentang upah) yang sesuai dengan tingkat jabatan dan data evaluasi.

Langkah-langkah:

1. Tetapkan rangkaian golongan jabatan berdasarkan hasil evaluasi.
2. Tentukan batas minimum dan maksimum upah untuk setiap golongan berdasarkan kapasitas finansial perusahaan dan ketentuan UMP/UMK.
3. Pilih metode pengisian skala upah, misalnya:
   • Increment tetap per tahun masa kerja,
   • Rentang upah fleksibel untuk jabatan yang tingkatnya luas,
   • Sistem compact (jarak antar level kecil namun jumlah level lebih banyak) atau wide band (lebih sedikit level, rentang lebih besar).
4. Pertimbangkan alat penentuan upah tambahan, seperti grade berbeda berdasarkan performa, sertifikasi, atau lokasi kerja.

Struktur dan skala upah harus selaras dengan visi organisasi, kebutuhan SDM, serta memastikan kompetisi dengan pasar tenaga kerja.

Pemberitahuan Struktur dan Skala Upah

Menurut Permenaker No. 1 Tahun 2017, struktur dan skala upah wajib diberitahukan secara langsung kepada seluruh pegawai. Hal ini dapat dilakukan melalui:

• Surat resmi perorangan,
• Pengumuman melalui HRIS atau email,
• Penyampaian dalam rapat internal atau forum karyawan.

Tujuan pemberitahuan ini adalah:

1. Meningkatkan transparansi, menghindari miskomunikasi atau kecurigaan.
2. Membangun kepercayaan dan loyalitas karyawan terhadap sistem kompensasi.
3. Mempastikan bahwa pegawai mengetahui kriteria kenaikan dan penetapan gaji mereka.

Peninjauan Struktur dan Skala Upah

Struktur dan skala upah bukan dokumen tetap; ia harus ditinjau secara periodik—minimal setiap 1–2 tahun, atau saat terjadi perubahan signifikan dalam:

• Peraturan upah, UMP/UMK,
• Kondisi ekonomi ekonomi mikro/makro,
• Posisi jabatan, struktur organisasi, atau strategi bisnis.

Setiap revisi harus melalui proses evaluasi ulang:

1. Perbarui deskripsi dan analisa jabatan jika ada perubahan tugas atau tim.
2. Re-evaluasi jabatan untuk menyesuaikan rentang upah.
3. Sesuaikan struktur dengan kondisi finansial dan regulasi.
4. Komunikasikan perubahan secara individual dan kolektif.

Baca Juga: Informasi Lengkap BPJS Ketenagakerjaan bagi Perusahaan dan Karyawan

Sanksi Bagi Perusahaan Yang Tidak Menyusun Struktur dan Skala Upah

Bagi perusahaan yang tidak menyusun struktur dan skala upah serta tidak memberitahukan kepada karyawan bisa dikenai sanksi administratif.

Sanksi tersebut diatur Pasal 12 Peraturan Menteri Ketenagakerjaan (Permenaker) Nomor 1 Tahun 2017.

Adapun sanksi yang diatur merujuk Permenaker Nomor 20 Tahun 2016 tentang Tata Cara Pemberian Sanksi Administratif, adalah:

1. Teguran tertulis terkait pelanggaran aturan tentang pengupahan,
2. Pembatasan kegiatan usaha, baik pembatasan kapasitas produksi ataupun penundaan izin,
3. Penghentian sementara sebagian atau seluruh alat produksi baik berupa barang atau jasa dalam waktu tertentu,
4. Pembekuan kegiatan usaha, menghentikan seluruh proses produksi barang atau jasa dalam waktu tertentu

Baca Juga : Mengenal Pentingnya Struktur Organisasi Di Perusahaan

Peran HRIS dalam Mendukung Penyusunan Struktur dan Skala Upah

Seiring berkembangnya organisasi dan bertambahnya jumlah karyawan, penyusunan struktur dan skala upah tidak lagi bisa dilakukan secara manual atau berdasarkan pertimbangan kasus per kasus.

Tanpa sistem yang terstruktur, perusahaan berisiko menghadapi inkonsistensi data jabatan, kesalahan perhitungan komponen gaji, hingga persepsi ketidakadilan dari karyawan terkait penetapan upah.

Di sinilah peran Human Resource Information System (HRIS) menjadi semakin penting. HRIS membantu perusahaan mengelola data tenaga kerja secara terpusat sehingga proses analisa jabatan, evaluasi posisi, hingga penentuan rentang gaji dapat dilakukan dengan lebih objektif dan transparan.

Dengan dukungan sistem yang terintegrasi, HR tidak hanya lebih mudah menyusun struktur dan skala upah, tetapi juga dapat memastikan bahwa kebijakan pengupahan tetap selaras dengan regulasi yang berlaku.

Salah satu solusi HRIS yang dapat mendukung kebutuhan tersebut adalah Mekari Talenta. Melalui berbagai fitur yang saling terhubung, Talenta membantu perusahaan menyederhanakan proses administrasi HR sekaligus mempermudah pengelolaan data yang berkaitan dengan sistem pengupahan.

Beberapa kapabilitas yang dapat membantu penyusunan struktur dan skala upah antara lain:

• Database karyawan terpusat untuk mengelola informasi jabatan, masa kerja, dan struktur organisasi secara lebih rapi
• Payroll otomatis yang menghitung komponen upah berdasarkan data absensi, cuti, dan kebijakan perusahaan
• Performance Management untuk membantu HR menilai kinerja karyawan secara lebih objektif sebagai dasar evaluasi kenaikan upah dan pengembangan karier
• Integrasi antar fitur HR sehingga perubahan data karyawan dapat langsung tercermin pada proses pengupahan
• Visibilitas data yang lebih jelas untuk membantu HR menganalisis kesenjangan upah dan menjaga konsistensi struktur gaji
• Penyimpanan berbasis cloud yang memudahkan akses data kapan saja tanpa bergantung pada dokumen manual

Dengan sistem yang terdokumentasi dengan baik, perusahaan dapat membangun struktur dan skala upah yang lebih transparan sekaligus meningkatkan kepercayaan karyawan terhadap kebijakan kompensasi.

Sebagai bagian dari ekosistem software terintegrasi Mekari, Mekari Talenta membantu perusahaan mengelola berbagai kebutuhan HR dalam satu platform terintegrasi, mulai dari pengelolaan karyawan, absensi, hingga payroll.

Jika Anda ingin menyusun struktur dan skala upah secara lebih praktis dan terstruktur, penggunaan HRIS seperti Mekari Talenta dapat menjadi langkah awal untuk mendukung sistem pengupahan yang lebih efisien.

Hubungi kami untuk mengetahui bagaimana Talenta dapat membantu operasional HR di perusahaan Anda.