- Onboarding karyawan adalah proses yang membantu karyawan baru beradaptasi dengan lingkungan kerja, memahami budaya perusahaan, dan menjalankan tugasnya secara efektif.
- Contoh program onboarding meliputi orientasi perusahaan, job training, program buddy atau mentoring, serta evaluasi onboarding untuk memastikan karyawan dapat beradaptasi dengan baik.
Sumber Daya Manusia atau SDM adalah merupakan salah satu pilar penting dalam berdirinya suatu bisnis atau perusahaan, oleh karena itu pengelolaan SDM di perusahaan juga harus menjadi hal penting yang harus diperhatikan.
Dimulai dari pencarian talenta terbaik dari kandidat yang ada untuk kemudian ditempatkan pada posisi yang dibutuhkan, proses onboarding hingga proses pengembangan karyawan menjadi SDM yang berkualitas artinya dapat memberikan feedback yang diharapkan oleh perusahaan.
Pada perusahaan sendiri, hal-hal yang terkait dengan pengelolaan karyawan akan ditangani oleh satu departemen khusus yaitu Human Resource atau tim HR.
Salah tugas penting dari HR adalah merekrut karyawan yang biasanya ditugaskan kepada tim rekrutmen.
Tugas utama tim rekrutmen, seperti namanya adalah melakukan rekrutmen untuk mencari kandidat terbaik untuk ditempatkan pada suatu posisi yang dibutuhkan perusahaan dengan melalui proses screening profile, interview dan kalibrasi dengan user untuk menyamakan pendapat tentang seorang kandidat.
Jika tim rekrutmen telah berhasil menjalankan fungsinya dengan baik, yaitu menemukan talent dengan kualitas dan memenuhi kualifikasi yang dibutuhkan.
Maka tugas tim HR lainnya adalah melakukan proses onboarding karyawan tersebut.
Lalu apa arti, juga yang dimaksud dengan onboarding karyawan artinya apa, bagaimana prosesnya dan apa fungsi dari proses tersebut?
Apa itu Arti Onboarding Karyawan?
Pada saat kandidat sudah dinyatakan lulus proses rekrutmen dan masuk menjadi bagian dari sebuah perusahaan.
Tentu perusahaan harus menyiapkan berbagai hal untuk menyambut karyawan tersebut agar nantinya ia dapat bekerja secara efektif sesuai dengan job description-nya di perusahaan tersebut.
Untuk memastikan karyawan yang baru masuk tersebut sudah menerima penyambutan dan penerimaan yang terstandarisasi.
Karena itu tim SDM perlu melakukan proses onboarding karyawan yang sudah tersistematis dengan baik.
Arti dari Onboarding karyawan pada dasarnya merupakan proses transisi atau penyesuaian karyawan baru terhadap hal-hal yang menyangkut perusahaan.
Biasanya proses transisi ini juga masuk dalam masa training kerja karyawan dan menentukan apakah karyawan mampu beradaptasi dengan baik.
Hal-hal tersebut dapat merupakan budaya kerja, sistem yang digunakan pada perusahaan, jenis pekerjaan, pengenalan kepada karyawan dan berbagai hal lainnya sehingga karyawan baru tersebut dapat memahami perusahaan tempatnya bekerja dengan lebih baik.
Fungsi dari Proses Onboarding Karyawan
Anda mungkin berpikir apakah proses onboarding karyawan benar-benar dibutuhkan.
Jika nantinya karyawan baru tersebut perlahan akan mempelajari hal-hal yang harus diketahui seiring dengan berjalannya waktu.
Hal ini dapat menjadi pemikiran yang kurang tepat, karena proses onboarding memiliki peran penting dalam membantu karyawan baru memahami perusahaan serta membangun hubungan kerja dengan rekan timnya.
Selain itu, sekitar 69% karyawan juga menyatakan lebih mungkin bertahan di perusahaan selama tiga tahun apabila mereka memiliki pengalaman onboarding yang baik.
Data ini menunjukkan bahwa onboarding bukan hanya sekadar proses pengenalan, tetapi juga strategi penting untuk meningkatkan motivasi dan loyalitas karyawan.
Dengan proses onboarding yang terstruktur, perusahaan juga dapat tingkat turnover karyawan, karena karyawan baru merasa lebih diterima, memahami peran mereka, serta memiliki hubungan kerja yang lebih baik dengan tim.
Baca juga: Ketahui 5 Manfaat Onboarding bagi Karyawan dan Perusahaan
Apa Manfaat Melakukan Proses Onboarding Karyawan?
Onboarding karyawan artinya adalah proses yang penting untuk memperkenalkan dan mempersiapkan karyawan baru dalam organisasi.
Berikut ini adalah beberapa manfaat yang bisa didapat dari proses onboarding karyawan.
1. Meningkatkan Produktivitas
Dengan memberikan pelatihan dan pengenalan awal terhadap organisasi dan tugas yang akan dijalankan, karyawan baru dapat dengan cepat mengerti dan mulai bekerja secara efektif.
Hal ini dapat meningkatkan produktivitas karyawan karena ia dapat beradaptasi dengan perusahaan lebih cepat.
2. Mengurangi Turnover
Onboarding yang efektif dapat membantu karyawan baru merasa diterima dan terhubung dengan organisasi.
Dengan demikian, mereka cenderung lebih puas dengan pekerjaan mereka dan lebih mungkin untuk tetap tinggal di perusahaan dalam jangka panjang.
3. Meningkatkan Retensi Karyawan
Dengan mengenalkan budaya dan nilai-nilai organisasi, karyawan baru dapat lebih mudah beradaptasi dengan lingkungan kerja mereka.
Hal ini dapat membantu meningkatkan retensi karyawan, karena mereka merasa lebih terhubung dengan organisasi dan tujuan yang diusung.
4. Meningkatkan Branding Perusahaan
Onboarding yang efektif dapat membantu membangun citra perusahaan yang positif dan mempromosikan nilai-nilai organisasi, sehingga mempengaruhi persepsi karyawan dan calon karyawan tentang perusahaan.
5. Meningkatkan Keamanan
Di beberapa industri seperti manufaktur atau layanan kesehatan di mana karyawan harus ekstra hati-hati, onboarding karyawan dapat membantu mengurangi risiko kecelakaan dan cedera.
Pada proses tersebut, karyawan baru diberi pelatihan dan pengenalan terhadap prosedur keselamatan dan kesehatan kerja.
Bagaimana Proses Onboarding Karyawan yang Baik dan Efektif?
Proses onboarding karyawan pada setiap perusahaan bisa sangat berbeda-beda.
Lalu bagaimana cara Anda mengetahui bahwa proses onboarding yang sudah diterapkan di perusahan Anda merupakan proses onboarding yang baik?
Beberapa hal inilah yang harus dilakukank dalam proses onboarding karyawan yang baik:
1. Company Tour
Salah satu tahapan awal dalam proses onboarding karyawan pada sebuah perusahaan adalah mengajak karyawan tersebut untuk berkeliling dan memperkenalkan divisi-divisi yang ada pada perusahaan tersebut.
Hal ini dilakukan agar karyawan baru tersebut dapat mengenal lebih baik mengenai perusahaan dan mengenal divisi-divisi mana saja yang akan terlibat langsung dengan pekerjaannya nantinya.
Selain memperkenalkan divisi-divisi yang ada pada perusahaan, company tour juga berfungsi untuk memperkenalkan karyawan baru kepada karyawan lama.
Hal ini berfungsi untuk membantu karyawan baru tersebut merasa diterima pada lingkungan perusahan yang akan meningkatkan rasa nyaman dan aman pada hubungan pekerjaan.
2. Proses onboarding karyawan yang Interaktif
Hal lainnya yang harus dilakukan adalah menciptakan komunikasi yang interaktif antara karyawan baru dan karyawan lama diperusahaan pada saat proses onboarding berlangsung.
Hal ini bisa Anda lakukan dengan cara membuat program seperti workshop yang menjelaskan mengenai hal-hal apa saja yang ada di perusahaan tersebut.
Karyawan baru memiliki wadah untuk mengajukan pertanyaan kepada karyawan lama terkait dengan perusahaan pada saat workshop tersebut.
Atau hal lainnya adalah memperkenalkan karyawan baru pada saat acara rutin yang biasa diadakan oleh perusahaan.
Sehingga karyawan lama dapat mengajukan pertanyaan langsung kepada new employee dan juga bisa menjadi proses ice breaking sehingga melatih karyawan baru tersebut untuk terbiasa melakukan pembicaraan dengan karyawan lama.
3. Memberikan Penjelasan Singkat Mengenai Perusahaan
Pada saat proses onboarding karyawan, hal penting yang harus dilakukan adalah memberikan informasi dan penjelasan singkat mengenai perusahaan.
Termasuk informasi mengenai bagaimana prosedur absen di attendance management, ataupun prosedur penting lainnya.
Hal ini bertujuan untuk meningkatkan rasa loyalitas kepada karyawan baru.
Dengan mengetahui informasi tentang perusahaannya maka karyawan baru tersebut akan merasa diikut sertakan dalam lingkungan pekerjaan.
4. Memberikan Beban Kerja Yang Ringan
Seperti hal baru lainnya, karyawan baru juga sedang dalam proses transisi dan masih perlu banyak belajar serta bimbingan.
Oleh karena itu, penting untuk memberikan beban kerja yang tidak terlalu berat kepada karyawan baru.
Hal ini bertujuan untuk membuat karyawan baru tersebut mengenal terlebih dahulu pekerjaan yang akan dia kerjakan nantinya sehingga bisa terbiasa dengan pekerjaannya.
Hal ini juga dilakukan untuk meminimalisir kesalahan yang mungkin terjadi akibat dari human error.
Karena seperti yang sama-sama kita ketahui bahwa karyawan baru masih memerlukan bimbingan untuk bisa mengerjakan pekerjaannya dengan benar sesuai dengan kebutuhan perusahan.
5. Ikut Sertakan Dalam Diskusi Dalam Proses Onboarding Karyawan
Semakin banyaknya diskusi yang dilakukan oleh karyawan baru, maka semakin cepat pemebelajaran yang bisa diserap oleh karyawan baru tersebut.
Oleh karena itu, penting untuk mengikutsertakan karyawan baru pada diskusi-diskusi yang dilakukan oleh karyawan lama.
Diskusi ini juga dapat meningkatkan ikatan antar karyawan sehingga karyawan baru tidak lagi merasa enggan untuk bisa menanyakan atau bahkan memberikan ide-ide baru untuk perusahaan.
Contoh Program Onboarding Karyawan di Perusahaan
Program onboarding biasanya dirancang secara terstruktur untuk membantu karyawan baru beradaptasi dengan lingkungan kerja, memahami budaya perusahaan, serta menjalankan tugasnya secara efektif.
Melalui program onboarding yang jelas, perusahaan dapat memastikan karyawan baru memahami perannya sejak awal sekaligus meningkatkan peluang keberhasilan mereka dalam jangka panjang.
1. Orientasi Perusahaan (Company Orientation)
Tahap awal onboarding biasanya dimulai dengan sesi orientasi yang bertujuan memperkenalkan karyawan baru pada perusahaan.
Pada tahap ini, HR akan menjelaskan berbagai informasi penting seperti visi dan misi perusahaan, nilai-nilai organisasi, struktur manajemen, serta kebijakan dan peraturan kerja yang berlaku.
Orientasi ini berperan penting dalam membantu karyawan memahami bagaimana perusahaan beroperasi dan bagaimana kontribusi mereka dapat mendukung tujuan organisasi secara keseluruhan.
2. Training Pekerjaan (Job Training)
Setelah sesi orientasi, karyawan baru biasanya mengikuti pelatihan yang berkaitan langsung dengan tugas dan tanggung jawab mereka.
Pelatihan ini dapat mencakup pengenalan sistem kerja, penggunaan software atau tools yang digunakan dalam pekerjaan, serta pemahaman prosedur operasional standar (SOP).
Melalui proses ini, karyawan dapat memperoleh gambaran yang lebih jelas tentang alur kerja di perusahaan sehingga mereka dapat mulai bekerja secara produktif dalam waktu yang lebih singkat.
3. Program Buddy atau Mentoring
Beberapa perusahaan juga menerapkan program buddy atau mentoring sebagai bagian dari onboarding. Dalam program ini, karyawan baru akan didampingi oleh karyawan yang lebih berpengalaman untuk membantu mereka beradaptasi dengan lingkungan kerja.
Pendampingan ini biasanya mencakup pengenalan terhadap anggota tim, penjelasan mengenai budaya kerja perusahaan, serta bantuan dalam memahami proses kerja sehari-hari.
Dengan adanya mentor atau buddy, karyawan baru cenderung merasa lebih nyaman dan percaya diri saat memulai pekerjaan.
4. Evaluasi Onboarding
Pada akhir periode onboarding, perusahaan biasanya melakukan evaluasi untuk menilai efektivitas program yang telah dijalankan.
valuasi ini bertujuan untuk memastikan bahwa karyawan baru telah memahami tugasnya dengan baik serta mampu menyesuaikan diri dengan lingkungan kerja.
Melalui proses evaluasi ini, perusahaan juga dapat memperoleh masukan mengenai pengalaman onboarding dari karyawan baru sehingga program onboarding dapat terus diperbaiki dan disesuaikan dengan kebutuhan organisasi.
Baca juga: Pengisian Data Secara Otomatis dengan Fitur Employee Self Service
Gunakan Software HR untuk Membantu Proses Onboarding Anda
Salah satu hal penting yang harus diperhatikan dalam proses onboarding karyawan adalah memastikan seluruh kebutuhan administrasi dan perlengkapan kerja karyawan baru telah dipersiapkan dengan baik.
Hal ini mencakup kelengkapan data karyawan, pembuatan akun sistem, hingga penyediaan fasilitas kerja seperti laptop, email perusahaan, atau ID card.
Jika proses tersebut masih dilakukan secara manual, tim HR biasanya membutuhkan waktu lebih lama untuk mengelola berbagai dokumen dan tugas administrasi yang berkaitan dengan karyawan baru.
Karena itu, penggunaan software HRD berbasis web dan mobile dapat membantu menyederhanakan proses onboarding sekaligus memastikan setiap tahapan onboarding berjalan lebih terstruktur.
Setiap perusahaan tentu memiliki kebijakan dan alur onboarding yang berbeda. Oleh karena itu, perusahaan memerlukan sistem HR yang fleksibel dan mampu menyesuaikan proses onboarding sesuai kebutuhan organisasi.
Salah satu solusi yang dapat membantu adalah software HRIS dari Mekari Talenta. Sebagai bagian dari ekosistem software terintegrasi Mekari, Mekari Talenta memungkinkan perusahaan mengelola proses onboarding karyawan secara lebih efisien dan terpusat.
Melalui Mekari Talenta, Anda dapat mengelola berbagai kebutuhan onboarding karyawan, seperti:
- Mengelola data karyawan secara terpusat untuk memudahkan administrasi HR
- Mengelola dokumen karyawan secara digital agar lebih rapi dan mudah diakses
- Mengatur proses cuti dan absensi karyawan melalui sistem yang terintegrasi
- Mempersiapkan kebutuhan administrasi karyawan seperti akun asuransi, ID card, hingga akses sistem kerja
- Memantau progres onboarding karyawan baru agar setiap tahap berjalan sesuai rencana
Dengan sistem yang terintegrasi, tim HR dapat menghemat waktu dalam mengelola administrasi sekaligus memastikan karyawan baru mendapatkan pengalaman onboarding yang lebih baik.
Jika Anda ingin menyederhanakan proses onboarding sekaligus meningkatkan efisiensi pengelolaan SDM di perusahaan, Mekari Talenta dapat menjadi solusi yang tepat untuk kebutuhan HR Anda.
Tertarik untuk mencoba Mekari Talenta? Konsultasikan kebutuhan HR perusahaan Anda dengan tim kami dan temukan solusi terbaik untuk mengelola karyawan secara lebih efektif.
