9 Aplikasi e-Absensi Mobile Terbaik untuk Bisnis dan Perusahaan

Meski masih relevan saat ini, mesin absensi konvensional memiliki keterbatasan untuk mengakomodasi fungsi absensi yang semakin rumit. Kehadiran aplikasi e-absensi mobile pun jadi jawaban.

Aplikasi e-absensi mobile memiliki fitur yang sulit bahkan mustahil untuk dimiliki mesin absensi konvensional. Salah satunya fitur absensi karyawan jarak jauh atau lapangan.

Lalu, apa yang membedakan aplikasi e-absensi dengan mesin absensi konvensional?

Apa itu Aplikasi E-Absensi Mobile?

Aplikasi e-absensi mobile adalah perangkat lunak yang memungkinkan karyawan dapat mencatat waktu kehadiran secara elektronik melalui perangkat mobile seperti smartphone dan tablet.

Bukan hanya karyawan, manajer HR atau perusahaan juga dapat merekap data secara otomatis dan langsung tanpa perlu pendataan ulang secara manual.

Aplikasi e-absensi mobile juga memiliki fungsi yang tidak bisa dihadirkan melalui mesin absensi konvensional, yaitu sebagai berikut.

• Absensi online untuk karyawan jarak jauh atau pekerja lapangan
• Satu aplikasi dapat digunakan untuk semua kantor cabang
• Penghitungan total jam kerja secara otomatis secara real time sehingga hasil lebih akurat
• Beberapa aplikasi memiliki fitur GPS dan geo-fencing
• Pengajuan cuti dan lembur karyawan
• Beberapa aplikasi memiliki fitur onboarding dan slip gaji

Mengapa Perlu Beralih ke E-Absensi Mobile?

Selain memberikan kemudahan bagi karyawan untuk melakukan absensi di mana pun, berikut beberapa alasan lainnya kenapa Anda perlu beralih ke e-Absensi mobile.

Hemat Biaya

Aplikasi e-absensi mobile memungkinkan Anda bisa mengurangi biaya operasional dari proses administratif HR.

Misalnya saja, biaya yang diakibatkan dari kesalahan proses administrasi seperti memasukkan data dengan keliru atau data hilang akibat bencana.

Belum lagi biaya material seperti kerusakan mesin absensi, biaya penambahan tenaga kerja, hingga biaya alat tulis kantor.

Efisiensi Waktu

Kehadiran aplikasi e-absensi juga mampu memangkas proses waktu administratif absensi hanya dalam waktu beberapa jam saja yang tadinya bisa dilakukan dalam seminggu.

Misalnya saja salah, KLAR. Salah satu klinik gigi di Jakarta mampu mengurangi waktu administratif HR hingga 30% dengan aplikasi absensi mobile.

Pemantauan dan Input Data secara Real-Time

Berbeda dengan mesin absensi konvensional yang mana data direkam masih menggunakan metode transfer, aplikasi e-absensi dapat merekam data secara real-time atau langsung.

Misal, karyawan melakukan check-in di jam sekian, maka data yang masuk langsung saat itu juga terekam dan terekap ke dalam sistem.

Hal ini juga lah yang memungkinkan Anda memantau secara langsung proses check in karyawan.

Kepuasan Karyawan yang Lebih Baik

Aplikasi e-absensi juga dapat menciptakan aturan yang lebih fleksibel dan birokrasi yang jauh lebih ringkas.

Tentunya hal tersebut dapat meningkatkan kepuasan sekaligus produktivitas karyawan.

Analisis dan Pelaporan Data yang Lebih Baik

Berbeda dengan proses manual, aplikasi e-absensi memungkinkan Anda memiliki laporan data yang jauh lebih akurat dengan berbagai analisis absensi yang mendalam.

Dengan begitu sebagai manajer HR, Anda bisa melakukan pengambilan keputusan yang lebih tepat.

Terintegrasi dengan Slip Gaji Otomatis

Saat ini beberapa aplikasi e-absensi karyawan juga terintegrasi dengan sistem payroll yang setiap bulannya karyawan dapat menerima informasi slip gaji secara otomatis.

Baca juga: Aplikasi e-Absen dan Manfaatnya untuk Produktivitas Kerja

9 Aplikasi E-Absensi Mobile Terbaik untuk Bisnis dan Perusahaan

Selama ini mungkin Anda mengenali aplikasi e-absensi hanya dimiliki oleh instansi pemerintah. Namun saat ini banyak perusahaan swasta yang mulai mengembangkan aplikasi tersebut.

Apa saja mereka? Berikut 9 rekomendasi aplikasi e-Absensi mobile yang dapat digunakan untuk bisnis saat ini.

1. Mekari Talenta

Mekari Talenta adalah software human capital management (HCM) yang mengakomodasi tugas-tugas end-to-end HR mulai dari sistem informasi HR (HRIS), payroll, performance management, termasuk aplikasi e-absensi.

Fitur yang dimiliki oleh aplikasi e-absensi Mekari Talenta cukup komprehensif. Mulai dari check-in dan check out, pengaturan roster shift, pengajuan cuti dan lembur, dan integrasi dengan payroll.

Bagi manajer HR, aplikasi absensi Mekari Talenta juga memungkinkan Anda mendapatkan laporan absensi karyawan secara akurat dan mudah dibaca.

Aplikasi Mekari Talenta memiliki beberapa keunggulan yaitu sebagai berikut.

• Fitur Liveliness Validation yang mampu mendeteksi wajah secara akurat
• Check-in absensi dapat dilakukan secara offline apabila terjadi mati listrik atau gangguan jaringan
• Adanya GPS tracking untuk memantau karyawan lapangan atau remote
• Terintegrasi dengan beragam fitur HRIS Mekari Talenta lainnya, sehingga data absensi langsung terhubung ke dalam sistem informasi seperti basis data karyawan, manajemen kinerja, hingga payroll

2. Clockify

Aplikasi absensi mobile gratis yang diperuntukan untuk pekerjaan proyek seperti konstruksi, pelabuhan, event atau pekerjaan remote.

Clockify juga tergolong lengkap mulai dari pengajuan cuti dan lembur, shift rostering, hingga fitur timesheet yang dapat dipantau secara real-time.

Terlepas dari kata gratis yang melekat, Clockify memiliki beberapa fitur unggulan yaitu:

• Kustomisasi timesheet yang dapat digunakan secara fleksibel sesuai dengan kebutuhan proyek
• Terdapat fitur invoicing untuk pekerja lepas
• Terhubung dengan beberapa software manajemen proyek

3. Quickbooks Time

Quickbooks sendiri merupakan software akuntansi yang diperuntukkan untuk UMKM.

Namun perusahaan berbasis Amerika Serikat ini juga memiliki aplikasi absensi dengan nama Quickbooks Time.

Bagi Anda yang sudah memiliki software Quickbooks, menggunakan aplikasi absensi satu ini bisa jadi pilihan. Pasalnya, data absensi yang masuk langsung terhubung dengan Quickbooks Payroll.

Meski sebagai aplikasi sekunder, Quickbooks Time memiliki beberapa fitur unggulan:

• Report yang bisa dikustomisasi sesuai kebutuhan
• Terintegrasi dengan software Quickbooks Payroll.
• Terdapat fitur GPS dan geotagging.

4. Jibble

Sama seperti Clockify, Jibble adalah aplikasi absensi yang dapat Anda gunakan secara gratis.

Meski gratis, Jibble memiliki beberapa fitur utama seperti time tracking secara real-time, pengajuan cuti dan lembur, dan pelaporan data absensi karyawan.

Jibble sendiri membawa beberapa fitur unggulan yaitu:

• Absensi menggunakan NFC
• Terdapat fitur GPS dan geofencing
• Terdapat fitur pengenal wajah
• Terhubung dengan beberapa aplikasi seperti Teams, To-Do-List, Quickbooks, Figma, Hubspot hingga Notion

5. Timeclock by Homebase

Bagi Anda yang baru memulai bisnis kecil seperti kafe, kios cukur rambut, atau restoran, Timeclock by Homebase bisa dapat Anda gunakan.

Dapat digunakan secara gratis, Timeclock by Homebase memiliki fitur yang cukup sederhana seperti ruang obrolan untuk komunikasi antar karyawan, slip gaji, hingga shift rostering.

Meski terbilang sederhana, Timeclock by Homebase punya beberapa keunggulan, yaitu:

• Memiliki fitur payroll dan onboarding
• Fitur pengajuan reimbursement

6. When I Work

When I Work merupakan aplikasi e-absensi yang membawa berbagai fitur absensi yang cukup lengkap.

Selain fitur clock in dan clock out, When I Work juga memiliki fitur time tracking, shift management, pengajuan cuti dan lembur, dan juga memiliki sistem payroll secara mandiri.

When I Work sendiri memiliki beberapa keunggulan yaitu:

• Mampu memantau progress pekerjaan karyawan melalui timesheet
• Memiliki sistem payroll dan slip gaji karyawan
• Fitur komunikasi berupa chat

7. WiFi Attendance

WiFi Attendance memang tidak sefleksibel aplikasi e-absensi pada umumnya. Meski begitu apa yang ditawarkan cukup unik yaitu absensi berbasis WiFi.

DImana, Anda bisa memantau lokasi karyawan secara real-time melalui router perusahaan Anda.

Meski terbilang cukup sederhana tanpa fitur-fitur pendukung lainnya, aplikasi ini cocok bagi Anda yang memiliki usaha logistik, kafe, dan restoran.

8. Open Time Clock

Open Time Clock adalah aplikasi e-absensi mobile yang bisa Anda dapatkan secara gratis dengan fitur check-in dan check-out yang cukup beragam.

Mulai dari absensi menggunakan pengenal wajah, RFID, username, hingga barcode bisa dilakukan oleh aplikasi satu ini.

Selain fitur clock-in dan clock-out nya yang berlimpah, Open Time Clock juga memiliki fitur standar seperti pengajuan cuti dan lembut, penjadwalan shift kerja, dan manajemen kerja.

Salah satu fitur unggulan dari Open Time Clock selain pilihan absensi adalah adanya clock point dimana perusahaan bisa mengatur posisi akurat karyawan dapat melakukan absensi online.

9. Connecteam

Terakhir, Connecteam. Aplikasi absensi mobile yang dilengkapi dengan employee form. Dimana perusahaan bisa melakukan survei kepada karyawannya melalui aplikasi tersebut.

Selain employee form, Connecteam juga memiliki fitur unggulan berikut.

• Penyimpanan dokumen
• Fitur onboard, dan Training karyawan
• Fitur chat, event bulletin dan announcement board
• Terintegrasi dengan software payroll Quickbooks, Gusto, dan Zapier.

Itulah 9 rekomendasi aplikasi e-absensi mobile yang bisa Anda gunakan untuk kebutuhan bisnis dan operasional HR Anda.

Namun yang harus Anda perlu perhatikan adalah melihat kebutuhan perusahaan Anda. skala bisnis, dan juga jumlah karyawan.

Anda bisa ikuti artikel lainnya terkait tips pengembangan karyawan, tren HR terkini, dan artikel lainnya seputar SDM di blog Mekari Talenta.