Opini: Implementasi HRIS dan Dampak Dahsyatnya bagi Perusahaan

Opini: Implementasi HRIS dan Dampak Dahsyatnya bagi Perusahaan

Di perusahaan, pemanfaatan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia atau Human Resource Information System (HRIS) diklaim mampu meningkatkan kinerja dan daya saing bisnis. Ketika kebutuhan akan informasi yang cepat tepat dan ketersediaan data untuk proses pengambilan keputusan dibutuhkan. Apakah hal ini benar?

Setiap bisnis atau perusahaan saat ini, umumnya selalu membutuhkan manusia agar dapat berjalan dengan baik. Manusia ini adalah salah satu aset penting perusahaan. Pengelolaan sumber daya manusia yang baik menjadi hal yang penting yang harus diperhatikan oleh pemilik usaha.

Note : Baca artikel Menyusun Program Benefit Karyawan yang Efektif dan Pentingnya Peran HRIS

Dalam pengelolaannya, Departemen Human Resources (HR) diharuskan mengelola berbagai data penting dari karyawan dengan baik. Data tersebut menjadi dasar pertimbangan dan analisa dari pengelola SDM untuk bisa menentukan langka-langkah tepat bagi pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM).

Mulai dari pertimbangan untuk memberikan training karyawan, menghitung turn over karyawan sampai analisa strategic HR lainnya. Dan dalam perkembangannya, lahirlah Human Resources Information System yang memudahkan HR untuk menyimpan data karyawan dan mengaksesnya dengan mudah kapanpun dibutuhkan untuk diolah.

apa itu hris (human resources information system)?

Human Resource Information System adalah sebuah sistem/software yang digunakan untuk mengelola berbagai data karyawan yang berkaitan dengan Pengelolaan SDM.

Pengelolaan ini melalui sistem digital yang dirancang sedemikian rupa agar mudah digunakan dan tangguh. Biasanya HRIS ini digunakan mulai proses rekrutmen, kehadiran, evaluasi kinerja karyawan, hingga perhitungan pesangon karyawan.

Dengan menggunakan HRIS ini, HR dapat dengan mudah mendapatkan berbagai informasi tentang karyawan seperti data pribadi, pekerjaan, informasi gaji, pengeluaran, dan lain-lain.

Ada berbagai macam manfaat dari penggunaan HRIS yang berdampak langsung pada perusahaan. Berikut ini adalah 5 dampak nyata dari penggunaan HRIS di perusahaan.

Mengurangi Pekerjaan Administratif

Perusahaan menghabiskan banyak anggaran setiap tahun untuk membeli dan mengelola data menggunakan kertas. Para karyawan mencetaknya dan memasukkannya ke dalam lemari arsip, dan kemudian menghabiskan waktu berjam-jam untuk mencoba menemukannya lagi.

Itu hal lama sebelum menggunakan Human Resource Information System. Dengan HRIS dapat membuat HR berkontribusi nyata mengurangi tumpukan kertas yang terus bertambah dengan memfasilitasi karyawan untuk mengisi dan menyimpan formulir secara online, paperless. Dalam pencarian dokumen pun sangat mudah, semudah menjentikan jari saja. Dengan mengetik keyword yang tepat, dan menggerakan mouse anda, voila, anda bisa langsung mendapatkan data yang anda inginkan.

Pekerjaan administrasi menjadi jauh lebih sederhana dan mudah. Hal ini tentu sangat baik, dimana dalam pengelolaan SDM, hal administrasi adalah dasar dari segala aktifitas HR. Administrative Expert!

Note : Baca artikel Panduan Lengkap Cuti Karyawan dan Bagaimana HRIS Bisa Membantu Prosesnya

Memastikan Tertib Administrasi

Dokumen yang perlu dikelola terkadang bukan saja perlu ditandatangani dan disimpan dengan baik. Dokumen-dokumen itu juga harus diselesaikan tepat waktu, dilaporkan atau dikirimkan ke instansi atau lembaga tertentu, dan juga harus tersedia untuk keperluan audit eksternal (contoh: akuntan publik, ISO, pengawas ketenagakerjaan).

HRIS membantu menyediakan dan mengambil dokumen dengan lebih efisien, juga dapat menyederhanakan proses. Banyak platform juga dapat terhubung dengan vendor atau pihak ketiga dan dalam sistem, menyimpan semua data di satu tempat.

Memudahkan Proses Monitoring

Para pimpinan di perusahaan dapat menghemat banyak waktu dengan mengandalkan HRIS untuk mengelola aplikasi dan proses wawancara, menetapkan tujuan pelatihan untuk karyawan dan menjadwalkan evaluasi. HRIS bahkan dapat dirancang untuk menghentikan proses perekrutan, pelatihan atau penghentian jika dokumen tidak lengkap atau tidak valid.

HRIS juga dapat mengirim notifikasi atau peringatan untuk pelaksanaan penilaian kinerja secara periodik sebelum deadline yang ditetapkan, serta tindakan yang perlu mereka lakukan apabila mengalami kendala dalam proses tersebut. HRIS yang dirancang dengan baik dapat secara proaktif memantau kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.

HRIS juga dapat menghasilkan laporan untuk menunjukkan kepatuhan, mengidentifikasi penyimpangan, dan menunjukkan masalah yang memerlukan intervensi pimpinan.

Note : Baca artikel Penjelasan Lengkap Soal HRIS yang Harus Dipahami HR

Meningkatkan Layanan Pelanggan (Karyawan)

Layanan pelanggan Anda hanya sebaik karyawan Anda. HRIS dapat dipakai mengelola berbagai kegiatan orientasi dan pelatihan pengembangan karyawan.

HRIS membuat karyawan dapat dengan mudah mendapatkan layanan dari HR seputar kebutuhan mereka seperti surat keterangan aktif bekerja, slip gaji, reimbursement, dll. HR akan dapat memberikan layanan yang lebih baik kepada pelanggan (karyawan) dan berkontribusi pada pembentukan image positif bagi perusahaan.

Meningkatkan Produktivitas HR

Salah satu yang terpenting dari semua manfaat HRIS berkaitan dengan kemampuan program perangkat lunak untuk meningkatkan produktivitas HR. HRIS ini bisa memiliki fitur yang sangat rinci, dirancang untuk meningkatkan dan mempercepat proses internal HR dalam berbagai cara.

Misalnya, mereka dapat membantu perekrutan dengan menyederhanakan proses pengumpulan resume, memfilter kandidat potensial, dan banyak lagi. Sistem HRIS juga dapat digunakan untuk meningkatkan produktivitas terkait dengan manajemen keuangan melalui proses administrasi penggajian.

Tugas terkait lainnya yang sebelumnya mungkin membutuhkan proses manual dan waktu yang cukup panjang, sekarang dengan dapat diselesaikan secara cepat, otomatis dan akurat oleh HRIS.

Demikian setidaknya kedahsyatan HRIS yang tentunya akan berdampak positif bagi Perusahaan. Manfaat HRIS bisa semakin dahsyat dengan semakin bertambahnya fitur dan integrasi dengan berbagai bidang non-HR lainnya.

Semua bergantung pada anda sebagai HR apabila menginginkan sebuah perangkat HRIS yang multifungsi dan terintegrasi dengan berbagai bidang di perusahaan sehingga bisa memberikan kontribusi nyata untuk peningkatan bisnis.

Sudah siap menggunakan HRIS dengan baik?

Note : Baca artikel HR Manager, Definisi, Fungsi, dan Bagaimana Peran Pentingnya di Perusahaan

Keterangan Tentang Penulis:

Edwin Ginanjar, adalah praktisi HR di perusahaan multinasional dengan pengalaman lebih dari 15 tahun di berbagai jenis industri. Edwin aktif mengelola website manajemensdm.net dan komunitas online MSDM yang rutin mengadakan online sharing session membahas berbagai topik seputar sumber daya manusia dan perkembangannya. Ia juga memiliki sertifikasi di bidang Human Resource Management, Organisation Development Professional, dan sebagai Coach LOGOS Facilitator.

CTA Talenta


PUBLISHED31 Aug 2020
Wiji Nurhayat
Wiji Nurhayat