Dear HR, Ini Tips Atur Tim saat Work From Home agar Tetap Produktif

Kasus penyebaran Virus Corona atau COVID-19 di Indonesia kian mengkhawatirkan. Bahkan sebagian daerah di Indonesia sudah melakukan karantina diri dengan tidak melakukan aktivitas kerja di luar rumah, tidak terkecuali Jakarta. Baru-baru ini Gubernur DKI Jakarta bahkan menyerukan tanggap darurat hingga 21 April 2020. Atas imbauan tersebut, kebijakan work from home atau bekerja dari rumah pun sepertinya juga diperpanjang. Lantas, Apakah kebijakan ini menjadikan work from home tetap produktif?

Jika berbicara tentang produktivitas, pandangan work from home seakan terpolarisasi dengan dua opini berbeda. Beberapa mengatakan mampu meningkatkan produktivitas kerja, lainnya berkeyakinan sebaliknya. Namun begitu, Human Resources (HR) atau supervisor harus menerapkan strategi agar karyawan dapat bekerja produktif saat work from home. Berikut, tips cara atur karyawan agar pekerjaan dari rumah atau work from home menjadi lebih efektif dan produktif seperti dikutip Talenta by Mekari, Rabu (1/4).

Buat Perencanaan dan Regulasi

Dalam menerapkan work from home, HR sebaiknya mempersiapkan segala sesuatu yang dibutuhkan karyawan untuk dapat menyelesaikan tugasnya. Misalnya ketersediaan perangkat kantor seperti laptop, akses informasi, dan juga sumber daya lain yang dapat menunjang produktivitas karyawan.

HR juga harus berkoordinasi dan berkomunikasi dengan supervisor unit mengenali laporan, delegasi tugas, dan skema kerja yang digunakan dalam tim sehingga HR dapat memantau perkembangan dan performa karyawan saat bekerja dari rumah. Untuk urusan ini, perusahaan yang sudah menggunakan aplikasi HRIS yang memiliki fitur absensi mobile seperti Talenta cukup mengakses fitur Task di Talenta. Dengan fitur tersebut, perusahaan bisa mengirimkan tugas kepada karyawan dan karyawan pun bisa mengirim balik tugas yang telah diselesaikan melalui aplikasi Talenta. Dengan demikian, proses kerja dapat lebih terkoordinasi dengan lebih baik dan terstruktur.

Selain itu, HR juga perlu bekerja sama dengan unit keamanan siber kantor untuk meningkatkan kesadaran karyawan pentingnya keamanan data saat bekerja di rumah.

Solusi atas Masalah Teknologi Selama Work From Home (WFH)

Personalisasikan Diri Selayaknya Kerja di Kantor

Ingat bekerja di rumah dan di kantor adalah dua hal yang berbeda. Bahkan kerja dari rumah atau work from home seakan menjadi abu-abu karena tidak tidak memiliki batasan yang jelas. Maksudnya karyawan seringkali lupa bahwa saat ini dia sedang bekerja, dan sering lupa juga bahwa saat ini mereka perlu istirahat.

Berbeda dengan bekerja di kantor yang memiliki jam kerja, jam istirahat, lingkungan yang didukung oleh rekan setim sehingga ada batasan-batasan dan juga kejelasan dalam bekerja.

Bahkan menurut studi yang dilakukan pada tahun 2012 menyatakan orang-orang mudah teralihkan saat bekerja di rumah. Misalnya saja, ketika Anda sedang bosan dengan pekerjaan yang repetitif, pasti Anda akan teralihkan dengan hal-hal yang ada di rumah misalnya bermain dengan hewan peliharaan, bermain game, atau menikmati hiburan lainnya.

Sara Sutton, pendiri Flexjob memberi saran agar ketika bekerja dari rumah Anda dapat mengatur ruangan sedemikian rupa asal memiliki konektivitas internet dan terhindar dari distraksi yang tidak perlu.

Teresa Douglas, penulis  buku Working Remotely: Secrets to Success for Employees on Distributed Teams juga menyarankan untuk terhindar dari jebakan kerja dari rumah Anda harus mengatur jadwal kerja selayaknya kerja di kantor, menyingkirkan laptop ketika jam kerja selesai, mematikan notifikasi pada ruang kerja online saat istirahat, dan juga menentukan target kerja.

Pentingnya Komunikasi

Seperti yang dijelaskan pada poin pertama, seluruh karyawan terutama supervisi dan HR dapat mendistribusikan tugas kepada karyawan dengan baik. Karyawan juga harus membangun arus komunikasi yang cepat kepada rekan setim untuk menghindari miskomunikasi tugas.

Misalnya pastikan tim pada tiap divisi untuk melakukan video conference tiap pagi untuk membangun komunikasi dan tetap online pada perangkat komunikasi. Jika Anda menggunakan Talenta, Anda bisa menggunakan fitur seperti Broadcast Message untuk melakukan hal tersebut.

Pastikan untuk berkomunikasi dengan anggota tim Anda ketika akan bekerja dan tersedia dengan tenggat waktu sehingga tidak ada yang bertanya-tanya kapan sesuatu akan dilakukan. Simpan catatan rinci tentang kemajuan Anda tentang tugas yang Anda kerjakan pada platform dimana orang lain dapat mengaksesnya meski Anda sedang offline, misalnya Google Drive.

Ilustrasi Work From Home

Evaluasi Kinerja Tiap Minggunya

Tugas seorang HR dalam membangun kerjasama tim saat work from home adalah melakukan evaluasi kerja pada setiap tim. Evaluasi dilakukan tiap akhir minggu. HR dapat menampung apa kendala yang terjadi saat Work from home, pekerjaan apa saja yang telah diselesaikan selama work from home, dan juga apa yang akan dikerjakan pada minggu berikutnya.

HR juga dapat melakukan employee engagement survey kepada karyawan untuk mengetahui seberapa besar perusahaan mampu memberikan tiap kebutuhan karyawan selama work from home.

Sebagai penyedia HRIS, dalam rangka mendukung imbauan pemerintah untuk melakukan work from home, Talenta juga menyediakan penawaran spesial melalui program #WFHbukanliburan. Program ini merupakan serangkaian kampanye sebagai bentuk dukungan kami untuk menciptakan iklim bisnis yang tetap produktif meskipun sedang berada di tengah krisis dengan memaksimalkan penggunaan teknologi HRIS.

Cari tahu selengkapnya mengenai produk Talenta di website Talenta atau isi formulir berikut ini untuk mencoba demo gratis Talenta secara langsung. Cukup ketuk banner di bawah ini untuk mendapatkan promo kesempatan gratis 3 bulan dengan melakukan aktivasi di bulan April 2020.

CTA Talenta


PUBLISHED01 Apr 2020
Hafidh
Hafidh

SHARE THIS ARTICLE: