Administrasi HR 5 min read

Contoh Data Karyawan yang Dibutuhkan Perusahaan

By Jordhi FarhansyahPublished 13 Jan, 2023

Apa saja contoh data karyawan yang dibutuhkan perusahaan? Tidak bisa dipungkiri, data karyawan adalah informasi penting yang sangat berguna untuk perusahaan, khususnya divisi HR.

Contoh data-data karyawan yang biasanya dibutuhkan perusahaan sendiri dapat berupa informasi pribadi karyawan, nomor rekening, status kepegawaian, NPWP, kontak darurat yang bisa dihubungi, dan lain sebagainya.

Pengelolaan data yang baik nantinya akan membantu perusahaan dalam melakukan beragam kegiatan dan mencapai tujuan.

Melalui artikel ini, Mekari Talenta ingin memberikan informasi seputar contoh jenis data karyawan beserta fungsi-fungsinya. Seperti apa? Berikut penjelasan lengkapnya.

Contoh Jenis Data Karyawan di Perusahaan

Berikut adalah beberapa contoh jenis data karyawan yang kerap dibutuhkan perusahaan.

Data Pribadi

Data pribadi adalah salah satu contoh data karyawan yang kerap digunakan HR untuk berbagai keperluan.

Seperti namanya, data ini memuat data-data karyawan mulai dari nama lengkap, jabatan atau posisi di perusahaan, alamat, tempat dan tanggal lahir, hingga status perkawinan yang dibutuhkan untuk penghitungan pajak penghasilan.

Berikut adalah contoh data pribadi.

Contoh data karyawan yang dibutuhkan perusahaan berupa data pribadi

Tentu saja, pengelolaan data pribadi ini akan jauh lebih mudah jika memanfaatkan Software HR Mekari Talenta.

Saya Tertarik, Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Data Kehadiran Karyawan

Selanjutnya adalah data kehadiran karyawan. Data ini berisikan jumlah kehadiran karyawan dan juga ketidakhadiran mereka yang disertakan alasannya.

Biasanya, data kehadiran dikumpulkan dalam bentuk form absensi bulanan karena digunakan untuk kebutuhan menghitung gaji bulanan.

Contoh data kehadiran sebagai berikut.

Contoh data karyawan yang dibutuhkan perusahaan berupa data absensi kehadiran

Data Cuti Karyawan

Meski cuti menjadi salah satu alasan dari ketidakhadiran karyawan, data ini dibuat terpisah dengan data kehadiran.

Data cuti hanya memuat jumlah cuti karyawan yang tersedia, yang sudah dipakai, serta masa berlaku cuti tersebut untuk karyawan.

Contoh data cuti.

data karyawan yang dibutuhkan perusahaan, salah satunya data cuti

Data Kinerja Karyawan

Data ini erat kaitannya dengan data KPI masing-masing karyawan dan bentuknya akan berbeda-beda di setiap perusahaan dan divisi.

Misalnya, berapa banyak penjualan yang telah dilakukan, berapa banyak artikel yang telah ditayangkan, dan masih banyak lagi yang lainnya.

Contoh data karyawan yang dibutuhkan perusahaan berupa data KPI atau kinerja

Data Gaji

Kemudian selanjutnya adalah data gaji karyawan. Data ini memuat tidak hanya nominal gaji karyawan saja, tetapi berbagai komponen yang terdapat di dalam gaji tersebut, misalnya tunjangan, potongan-potongan seperti PPh 21, BPJS, dan lain sebagainya.

Contoh Format Slip Gaji Sederhana

Cara Mengumpulkan Data Karyawan

Setiap data memiliki cara pengumpulan yang berbeda-beda. Misalnya saja data pribadi karyawan.

Cara pengumpulannya, HR bisa memberikan form ( dengangoogle form ) yang berisi kolom terkait data pribadi yang harus diisi karyawan, khususnya karyawan baru.

Setelah diisi, HR bisa memasukkan data-data tersebut

Atau jika dengan menggunakan Mekari Talenta yang memudahkan HR dalam mengelola data karyawan.

Masing-masing karyawan dapat langsung mengisi data pribadi pada aplikasi Mekari Talenta.

Jika sudah, data karyawan bisa langsung diakses oleh HR melalui aplikasi dan langsung tersusun dengan rapi.

Lain lagi dengan data kehadiran. Perusahaan yang menggunakan mesin fingerprint biasanya setiap memasuki periode payroll harus mengunduh data kehadiran tersebut secara manual di mesin fingerprint.

Setelah mendapatkan data kehadiran tersebut, HR baru mulai mengumpulkan dan menghitung gaji karyawan di bulan tersebut.

Di sini lah data gaji karyawan yang rinci bisa didapatkan.

Fungsi dari Masing-masing Jenis Data Karyawan

Setiap data memiliki fungsi yang berbeda-beda. Berikut adalah beberapa fungsi data karyawan yang biasanya dibutuhkan perusahaan.

Menentukan Hak dan Kewajiban Karyawan

Hak serta kewajiban karyawan akan ditentukan lewat data pribadi karyawan.

Misalnya ketika menentukan THR keagamaan sesuai peraturan, hak cuti selain cuti tahunan, tunjangan-tunjangan, hingga besarnya potongan PPh 21 yang harus dibayar karyawan.

Sumber Informasi untuk Perhitungan Gaji

Data kehadiran atau absensi umum digunakan untuk menghitung gaji karyawan.

Maka dari itu ketika perusahaan dapat mengelola data kehadiran dengan baik, perhitungan gaji karyawan juga bisa dilakukan lebih mudah dan akurat.

Ada beberapa faktor yang bisa mempengaruhi jumlah gaji, misalnya kehadiran itu sendiri, telat atau tidaknya karyawan, jam lembur, dan juga shift kerja.

Perhitungan gaji juga bisa dilakukan dengan mudah jika menggunakan software HRIS yang data absensi dengan data gajinya dapat terintegrasi.

Ini memungkinkan perhitungan gaji otomatis sehingga menyingkat waktu proses payroll.

Mempermudah Proses Evaluasi Kinerja

Data karyawan terkait KPI dan pencapaian mereka bisa dimanfaatkan saat melakukan evaluasi kinerja karyawan.

Selain berasal dari review rekan kerja, data pencapaian karyawan juga menjadi data penunjang untuk menentukan bagaimana performa mereka selama ini.

Dari hasil penilaian tersebut, Anda kemudian bisa menentukan berbagai rencana, mulai pengembangan karyawan hingga pemetaan jenjang karier.

Pengelolaan Data yang Baik untuk Penggunaan Data di Masa Mendatang

Salah satu hal penting terkait pengelolaan data, apapun jenis data tersebut, adalah suatu saat nanti pihak-pihak tertentu pasti akan menggunakannya.

Jadi jika tidak tersimpan dengan baik, pihak manapun akan membutuhkan waktu yang lama karena perlu membongkar-bongkar file yang lama.

Lain halnya ketika Anda memiliki pengelolaan data yang baik, misalnya dengan software HR yang memiliki kemampuan pengelolaan database yang lengkap.

Data apapun dapat dicari dengan mudah.

Cara Mengelola Data Karyawan Menggunakan Fitur HR Analytics dari Mekari Talenta

Pengelolaan data yang baik adalah hal yang penting untuk diperhatikan oleh perusahaan.

Ketika data dikelola dengan baik, hal tersebut dapat membantu perusahaan dalam berbagai hal menyangkut pembuatan keputusan.

Agar perusahaan dapat membuat keputusan dengan baik, data tersebut pun harus diolah agar bisa dibaca dengan mudah oleh siapapun di perusahaan yang membutuhkannya, terutama mereka yang bekerja di divisi HRD.

Bagaimana cara mudah agar perusahaan dapat mengolah data-data tersebut?

Solusinya adalah menggunakan fitur HR Analytics dari Mekari Talenta.

Pertama-tama, salah satu hal unggulan dari HR Analytics adalah tampilan HR dashboard yang intuitif dan komprehensif.

Tampilan HR dashboard dengan fitur analytics komprehensif di aplikasi Mekari Talenta

HR dashboard memungkinkan Anda untuk menganalisis data karyawan yang membantu Anda melakukan keputusan strategis yang berguna untuk pengembangan bisnis.

Misalnya, Anda bisa mendapatkan insight secara instan mengenai karyawan, headcount, pengeluaran yang Anda keluarkan untuk pembayaran gaji, hingga performa karyawan.

Data-data ini pun dapat Anda export untuk memudahkan pembuatan laporan HR jika dibutuhkan.

Dengan memanfaatkan fitur HR Analytics dari Mekari Talenta, pengelolaan data karyawan kini tak hanya penyimpanan data saja, tetapi pengolahan data yang lebih efektif untuk keputusan bisnis yang lebih baik.

Terlebih untuk perusahaan enterprise, pengelolaan data karyawan yang baik jadi semakin penting tidak hanya untuk kemajuan bisnis, tetapi juga bagaimana menjaga performa karyawan.

Jika tertarik untuk mempelajari fitur ini lebih lanjut Anda bisa mengunjungi situs Mekari Talenta atau kontak langsung tim ahli kami untuk berkonsultasi.

Jordhi Farhansyah
Penulis yang hobi fotografi analog.