Pelamar kerja, khususnya bagi mereka yang baru saja lulus kuliah, mungkin belum banyak yang mengetahui bagaimana tahapan rekrutmen seutuhnya. Salah satunya adalah pada bagian interview, khususnya perbedaan antara interview dengan HR dan user.
Meski sama-sama tahapan interview, keduanya memiliki perbedaan yang cukup signifikan dan perlu diperhatikan oleh para pelamar. Apa saja perbedaan tersebut? Simak selengkapnya di artikel berikut ini.
Pengertian dan Definisi Interview HR dan User
Interview dengan HR dan interview dengan user memiliki tujuan yang berbeda dalam proses rekrutmen, meskipun keduanya saling melengkapi untuk mendapatkan kandidat terbaik.
Interview dengan HR
Interview dengan HR biasanya merupakan tahap awal dalam proses wawancara. HR bertanggung jawab untuk menilai kesesuaian umum kandidat dengan perusahaan, mencakup aspek-aspek seperti motivasi kerja, kesesuaian budaya, serta keterampilan interpersonal atau soft skills yang relevan.
HR juga akan memastikan bahwa ekspektasi gaji kandidat sesuai dengan anggaran dan menjelaskan manfaat, kebijakan, serta peraturan perusahaan.
Tujuannya adalah untuk mengevaluasi apakah kandidat secara keseluruhan cocok dengan budaya dan kebutuhan perusahaan.
Interview dengan User
Interview dengan user bertujuan untuk menilai keterampilan teknis dan kemampuan spesifik kandidat dalam posisi yang akan dijalankan.
User biasanya adalah manajer atau pemimpin tim yang akan bekerja langsung dengan kandidat. Dalam interview ini, user akan mengevaluasi apakah kandidat memiliki keahlian teknis, pengalaman, dan pengetahuan mendalam yang diperlukan untuk pekerjaan tersebut.
Wawancara ini juga memberi user kesempatan untuk menentukan apakah kandidat dapat bekerja dengan tim dan memenuhi target yang telah ditetapkan.
Baca juga: Pengertian Shortlisted Dalam Rekrutmen Kerja dan Cara Menentukan Kandidat Terbaik
Siapa Yang Melakukan Wawancara?
Interview dengan HR biasanya dilakukan oleh staf HR bagian rekrutmen. Ada beragam metode pelaksanaannya, bisa via telepon, video conference, atau tatap muka langsung.
Sementara itu untuk wawancara dengan user, biasanya dilakukan oleh atasan langsung, manager departemen terkait, atau anggota tim yang akan bekerja dengan kandidat dengan metode pelaksanaan yang sama.
Jadwal Wawancara
Untuk jadwal wawancara sendiri, biasanya HR melakukannya pada tahap awal setelah proses pengiriman CV dan masuk ke kriteria calon yang dicari perusahaan.
Ketika kandidat lolos tahap interview HR, tahapan selanjutnya umumnya dilanjutkan dengan interview user sebagai tahapan final sebelum keputusan akhir dibuat.
Tujuan dari Wawancara
Interview HR
Interview dengan HR bertujuan untuk memastikan bahwa kandidat bukan hanya memenuhi syarat secara teknis tetapi juga dapat berintegrasi dengan budaya dan nilai perusahaan.
Salah satu aspek yang dinilai adalah kesesuaian nilai dan karakter kandidat dengan lingkungan kerja perusahaan, yang bisa berdampak pada efektivitas kerja jangka panjang.
HR akan mencari tahu alasan kandidat melamar untuk mengetahui motivasi mereka dan memastikan bahwa ekspektasi kandidat sejalan dengan peran yang ditawarkan.
Selain itu, HR juga akan memverifikasi informasi yang tertulis di CV, seperti pengalaman kerja, pendidikan, dan keterampilan, untuk memastikan keakuratan data.
Pada saat yang sama, HR akan mengidentifikasi motivasi kerja dan nilai-nilai pribadi kandidat yang relevan dengan budaya perusahaan, seperti etika kerja, kemampuan kolaborasi, dan orientasi pada hasil.
Interview User
Interview dengan user atau hiring manager berfokus pada evaluasi kompetensi teknis dan kesesuaian keterampilan kandidat dengan tanggung jawab spesifik dari posisi tersebut.
User, yang biasanya memiliki pengalaman langsung dengan pekerjaan tersebut, akan menilai kemampuan kandidat dalam menyelesaikan tugas-tugas khusus dan menangani tantangan teknis yang terkait.
Pertanyaan dalam wawancara ini sering kali mendalam dan terkait langsung dengan tugas-tugas atau skenario pekerjaan yang mungkin dihadapi kandidat.
Selain itu, interview ini juga mengukur kemampuan kandidat dalam pemecahan masalah, kreativitas, dan kecepatan adaptasi, yang merupakan keterampilan penting dalam posisi tertentu.
User akan menilai apakah kandidat dapat bekerja dalam tim yang sudah ada dan apakah mereka memiliki potensi untuk berkontribusi secara efektif dalam mencapai tujuan tim dan departemen.
Jenis Pertanyaan yang Diberikan
Berikut adalah contoh-contoh pertanyaan yang mungkin diajukan dalam interview HR dan interview user.
Interview HR
Pertanyaan tentang pengalaman kerja umum
“Ceritakan pengalaman kerja Anda sebelumnya. Apa saja tanggung jawab utama Anda, dan bagaimana Anda mengatasinya?”
Motivasi melamar posisi tersebut
“Apa yang membuat Anda tertarik untuk melamar posisi ini di perusahaan kami?”
Kesesuaian kandidat dengan budaya perusahaan
“Bagaimana Anda menilai diri Anda dalam hal bekerja dalam tim? Bagaimana Anda menyesuaikan diri dengan lingkungan kerja baru?”
Keterampilan interpersonal dan soft skills
“Bagaimana Anda menghadapi konflik dengan rekan kerja? Bisakah Anda beri contoh kapan Anda harus mengelola tekanan kerja?”
Harapan terhadap posisi dan perusahaan
“Apa harapan Anda terhadap posisi ini? Seperti apa lingkungan kerja yang ideal menurut Anda?”
Interview User
Pertanyaan teknis terkait dengan peran dan proyek yang akan dikerjakan
“Bagaimana Anda akan mendekati proyek dengan waktu yang ketat? Teknologi atau alat apa saja yang biasa Anda gunakan?”
Studi kasus atau tes praktis
“Bagaimana Anda akan mengatasi masalah X jika dihadapkan pada situasi Y?” (Mereka mungkin juga memberikan studi kasus yang menguji keterampilan teknis spesifik kandidat).
Pertanyaan mengenai solusi masalah di dunia kerja sehari-hari
“Jika ada masalah dalam proyek, bagaimana Anda biasanya mencari solusi? Apakah ada pendekatan tertentu yang Anda andalkan?”
Pengalaman spesifik di bidang yang sama
“Pernahkah Anda bekerja pada proyek atau situasi serupa di pekerjaan sebelumnya? Bisakah Anda menjelaskan tantangan yang dihadapi dan bagaimana Anda menyelesaikannya?”
Pertanyaan-pertanyaan ini dirancang agar HR dan user mendapatkan gambaran yang lengkap dari kandidat.
HR berfokus pada kecocokan kandidat dengan perusahaan secara keseluruhan, sedangkan user mengevaluasi kompetensi teknis dan kemampuan praktis dalam posisi yang akan diisi.
Baca juga: Pentingnya Exit Clearance Saat Karyawan Keluar: SOP, Checklist, dan Formulir
Hal yang Harus Dipersiapkan
Berikut adalah persiapan yang diperlukan untuk interview HR user.
Persiapan untuk Interview HR
Pahami latar belakang perusahaan dan budayanya
Mengetahui latar belakang perusahaan dan budaya kerjanya sangat penting untuk menunjukkan minat dan komitmen Anda.
Cari tahu nilai-nilai inti, misi, dan visi perusahaan serta bagaimana mereka menjalankan bisnisnya.
Ini juga membantu Anda memahami apakah budaya perusahaan cocok dengan gaya kerja Anda.
Siapkan jawaban mengenai pengalaman kerja secara umum
Persiapkan penjelasan singkat dan jelas mengenai pengalaman kerja Anda, yang mencakup tanggung jawab utama di posisi sebelumnya, pencapaian yang telah diraih, dan bagaimana pengalaman tersebut relevan dengan posisi yang Anda lamar.
Berikan contoh yang menggambarkan kemampuan Anda beradaptasi dan kontribusi Anda pada tim atau proyek sebelumnya.
Latih soft skills seperti komunikasi dan kerja sama tim
Interview HR sering kali mengevaluasi soft skills seperti kemampuan komunikasi dan kerja sama tim.
Pastikan Anda mampu menjelaskan bagaimana Anda bekerja sama dengan orang lain, mengatasi konflik, serta berkomunikasi dengan jelas dan efektif.
Contoh konkret dari pengalaman Anda bisa memperlihatkan kepada HR bagaimana Anda berperan dalam tim.
Persiapan untuk Interview User
Kuasai keterampilan teknis yang relevan dengan posisi
Sebelum interview dengan user, pastikan Anda menguasai keterampilan teknis yang diperlukan untuk posisi tersebut. Ulangi kembali pengetahuan dan keterampilan spesifik yang mungkin akan diuji.
Jika ada perangkat lunak atau alat tertentu yang biasa digunakan dalam peran ini, latihlah menggunakan alat tersebut atau kenali fungsi-fungsi utamanya.
Persiapkan diri untuk menjawab pertanyaan terkait masalah spesifik pekerjaan
Interview user sering kali mencakup pertanyaan yang menilai kemampuan Anda dalam menghadapi tantangan atau masalah nyata yang mungkin dihadapi dalam peran tersebut. Latihlah diri Anda untuk memberikan solusi, ide, atau pendekatan yang logis dalam menyelesaikan masalah dan gunakan contoh konkret dari pengalaman sebelumnya untuk memperlihatkan kemampuan Anda.
Pelajari deskripsi pekerjaan dan proyek yang akan dikerjakan
Baca dan pahami dengan baik deskripsi pekerjaan untuk memahami peran dan tanggung jawab utama. Selain itu, cari tahu tentang proyek atau jenis pekerjaan yang akan Anda tangani di perusahaan tersebut.
Informasi ini membantu Anda memahami ekspektasi user dan mempersiapkan jawaban yang relevan terkait kemampuan dan pengalaman Anda yang paling sesuai untuk pekerjaan itu.
Persiapan ini membantu kandidat untuk tampil lebih siap dan percaya diri dalam interview. Hal ini juga menunjukkan komitmen dan keseriusan kandidat dalam mengisi posisi yang ditawarkan, meningkatkan peluang keberhasilan dalam tahap rekrutmen.
Apakah Interview User Menandakan Karyawan Akan Diterima?
Interview dengan user belum tentu menandakan bahwa karyawan akan diterima, tetapi seringkali menunjukkan bahwa kandidat sudah masuk tahap seleksi akhir.
Interview user biasanya dilakukan setelah kandidat lolos tahap screening awal dan interview HR, yang berarti kandidat sudah memenuhi sebagian besar kriteria umum seperti kualifikasi dasar, kesesuaian budaya, serta ekspektasi gaji.
Pada tahap ini, hiring manager atau user ingin mengevaluasi keterampilan teknis dan relevansi pengalaman kandidat dengan pekerjaan spesifik.
Meskipun berada di tahap akhir, interview user tetap merupakan bagian dari seleksi. Pada tahap ini, keputusan masih bisa dipengaruhi oleh kesesuaian keterampilan kandidat, kemampuan untuk menyelesaikan tugas-tugas spesifik, serta kecocokan kandidat dengan tim atau departemen.
Jika kandidat berhasil memberikan kesan yang baik dan menunjukkan kemampuan yang diharapkan, peluang diterima tentu lebih besar.
Namun, hasil interview user tetap merupakan salah satu faktor yang akan dipertimbangkan, dan keputusan akhir masih bisa tergantung pada faktor-faktor lain, seperti perbandingan dengan kandidat lain atau pertimbangan internal perusahaan.
Siapa yang Menentukan Kandidat Akan Diterima atau Melanjutkan ke Step Selanjutnya?
Keputusan untuk meloloskan kandidat ke tahap selanjutnya atau menerima kandidat biasanya merupakan hasil kolaborasi antara beberapa pihak dalam tim rekrutmen, terutama HR dan user.
Berikut adalah gambaran umum proses pengambilan keputusan.
HR (Human Resources)
HR bertanggung jawab pada tahap awal seleksi, seperti melakukan screening awal dan interview HR. Pada tahap ini, HR menentukan apakah kandidat sesuai secara umum dengan kriteria perusahaan, budaya kerja, dan ekspektasi perusahaan.
HR juga memverifikasi informasi dasar, seperti pengalaman kerja, pendidikan, serta ekspektasi gaji kandidat. Jika kandidat memenuhi kriteria dasar dan cocok secara budaya, HR akan meloloskannya ke tahap interview user atau hiring manager.
User atau Hiring Manager
User atau hiring manager biasanya adalah orang yang akan bekerja langsung dengan kandidat jika diterima. Mereka bertanggung jawab untuk mengevaluasi keterampilan teknis, kemampuan spesifik, dan relevansi pengalaman kandidat dengan pekerjaan.
Setelah interview dengan user, mereka memberikan penilaian apakah kandidat memiliki kemampuan yang diperlukan dan cocok dengan tim atau departemen. User memberikan rekomendasi apakah kandidat layak diterima atau perlu dipertimbangkan lebih lanjut.
Diskusi Bersama atau Panel
Setelah interview user, HR dan hiring manager sering berdiskusi bersama, terutama untuk posisi yang strategis. Mereka akan membandingkan kesan dan hasil evaluasi dari tiap pihak.
Jika ada beberapa kandidat kuat, mereka mungkin membandingkan penilaian dan menimbang kelebihan masing-masing. Pada tahap ini, mereka juga mempertimbangkan kecocokan jangka panjang dan potensi kontribusi kandidat terhadap perusahaan.
Keputusan akhir biasanya dibuat setelah melalui proses diskusi ini. Dalam banyak kasus, persetujuan dari tim manajemen atau direktur juga diperlukan untuk posisi senior.
Atur Proses Interview Kandidat dengan Mudah Lewat Mekari Talenta
Mekari Talenta merupakan software HRIS yang memiliki fitur Recruitment untuk membantu HR dalam memudahkan proses rekrutmen.
Dengan Recruitment, Mekari Talenta membantu HRD melacak proses rekrutmen setiap kandidat dengan mudah melalui sistem yang terpusat.
Semua data kandidat tersimpan dalam satu platform, sehingga memudahkan HRD untuk memeriksa status kandidat di berbagai tahap rekrutmen, mulai dari lamaran hingga wawancara.
Dengan fitur ini, risiko melewatkan kandidat potensial atau kehilangan data penting berkurang, karena seluruh informasi bisa diakses kapan saja dan di mana saja.
Selain itu, Anda dapat memantau proses tahapan masing-masing pelamar dalam satu dashboard terintegrasi. Hal ini membuat proses rekrutmen jadi lebih mudah dilacak.
Mekari Talenta juga memiliki job portal yang memungkinkan perusahaan memiliki halaman tersendiri untuk mem-posting lowongan pekerjaan. Selain itu, lowongan pekerjaan yang di-post juga dapat terintegrasi dengan LinkedIn untuk memudahkan penyaringan pelamar kerja.
Tertarik menggunakan fitur Recruitment dari Mekari Talenta? Hubungi tim sales kami sekarang juga dan coba gratis demo aplikasinya.
