Lihat semua fitur Mekari Talenta 
Absensi Online 
Liveness Validation 
Shift Management 
Timesheet Management 
Overtime Management 
Leave Management 
Talenta Portal 
Payroll Calculation 
Payroll Disbursement 
Payslip Distribution 
Payroll Report 
Reimbursement Management 
Expense Management 
HR Analytics 
Airene 
Employee Self Service 
Request Management & Survey 
Task & Project Management 
Komunikasi internal 
Manajemen Aset & Akses 
Onboarding & Offboarding 
Advance Recruitment 
Manpower Planning 
Performance Management 
Talent Development 
Employee Benefit 
HR Helpdesk 
Database Management 
Solusi dari Mekari Talenta 
Logistik 
Manufaktur 
Real Sector 
Ritel dan F&B 
Hospitality 
Jasa Profesional 
Teknologi 
UMKM 
Eksekutif 
HR Manager 
IT 
Karyawan 
Sales 
Alternatif HCM 
Alternatif HRIS 
Blog 
Studi kasus 
Pusat bantuan 
Ebook & whitepaper 
Kursus & sertifikasi 
Rilis media 
Podcast 
Event 
Release note 
Komunitas Mekari 
Program Referral 
Program Reseller 
Program Sistem Integrator 
Tentang Mekari Talenta 
Mengapa Mekari Talenta 
Klien Kami 
Keamanan 
Payslip generator 
Kalkulator pajak karyawan 
Apa itu PDCA? Plan-Do-Check-Act atau PDCA merupakan metode dalam manajemen yang berguna untuk menyelesaikan masalah lewat empat langkah tersebut.
Metode ini pun memiliki beragam manfaat. Simak selengkapnya dalam artikel Mekari Talenta berikut ini.
Apa itu metode PDCA?
Metode PDCA (Plan-Do-Check-Act) adalah pendekatan sistematis yang digunakan untuk perbaikan proses dalam suatu organisasi. Metode ini dikembangkan oleh Walter A. Shewhart dan diperkenalkan oleh W. Edwards Deming. Berikut adalah penjelasan singkat tentang setiap langkah PDCA:
Metode PDCA membentuk siklus berkelanjutan di mana setiap tahap mengarah ke tahap berikutnya. Pendekatan ini memberikan kerangka kerja sistematis untuk mengidentifikasi, merencanakan, melaksanakan, dan mengevaluasi perbaikan atau perubahan dalam suatu proses.
PDCA mendorong organisasi untuk terus belajar dan meningkatkan kinerja mereka secara berkelanjutan. Pendekatan ini juga dikenal sebagai siklus Shewhart atau siklus Deming.
Manfaat menggunakan metode PDCA
Berikut adalah manfaat dari metode PDCA.
Meningkatkan produktivitas
Metode PDCA membantu meningkatkan produktivitas dengan memberikan pendekatan yang sistematis untuk mengidentifikasi dan mengatasi hambatan-hambatan dalam proses. Dengan merencanakan, melaksanakan, memeriksa, dan bertindak secara berulang, organisasi dapat terus meningkatkan efisiensi operasional dan kinerja keseluruhan.
Mengurangi pemborosan
PDCA membantu mengurangi pemborosan dengan fokus pada perbaikan proses. Dengan melakukan evaluasi terus-menerus (Check) terhadap langkah-langkah yang diambil, organisasi dapat mengidentifikasi area di mana sumber daya atau waktu diboroskan dan mengimplementasikan tindakan korektif.
Meminimalkan risiko
Dengan siklus yang terus berulang, PDCA membantu organisasi untuk secara proaktif mengidentifikasi dan mengelola risiko-risiko yang terkait dengan perubahan atau perbaikan proses.
Tahap perencanaan (Plan) dan pemeriksaan (Check) membantu memastikan bahwa perubahan yang diimplementasikan direncanakan dengan baik dan bahwa dampaknya dievaluasi secara hati-hati.
Meningkatkan kualitas produk atau layanan
Dengan fokus pada perbaikan terus-menerus, PDCA dapat membantu meningkatkan kualitas produk atau layanan yang dihasilkan oleh suatu proses.
Proses evaluasi dan tindakan korektif pada tahap “Check” dan “Act” membantu mengidentifikasi dan mengatasi masalah-masalah kualitas secara efektif.
Mengoptimalkan penggunaan sumber daya
PDCA membantu organisasi mengoptimalkan penggunaan sumber daya dengan mengarahkan perubahan atau perbaikan ke area yang paling memerlukan perhatian.
Langkah perencanaan membantu mengidentifikasi prioritas, sementara evaluasi pada tahap “Check” membantu memastikan bahwa sumber daya digunakan secara efisien.
Menghadapi perubahan dan ketidakpastian
Dalam lingkungan bisnis yang terus berubah, PDCA membantu organisasi untuk menghadapi perubahan dan ketidakpastian. Dengan berfokus pada penyesuaian dan perbaikan berkelanjutan, organisasi dapat lebih cepat merespons perubahan eksternal atau internal.
Baca juga: Key Result Area: Pengertian Perbedaan OKR dengan KPI
Langkah-langkah metode PDCA
Berikut adalah langkah-langkah menerapkan metode PDCA.
Plan (Rencana):
Tujuan: Merencanakan perbaikan atau perubahan yang diperlukan dalam suatu proses.
Aktivitas: Identifikasi masalah, tentukan tujuan perbaikan, dan buat rencana tindakan.
Do (Lakukan):
Tujuan: Melaksanakan rencana tindakan yang telah dirancang pada tahap perencanaan.
Aktivitas: Implementasikan perubahan atau perbaikan yang direncanakan.
Check (Periksa):
Tujuan: Mengevaluasi hasil dari langkah “Do” untuk memastikan apakah perubahan atau perbaikan telah mencapai tujuan yang diinginkan.
Aktivitas: Kumpulkan dan analisis data, bandingkan hasil dengan tujuan, dan identifikasi apakah ada perbedaan atau perbaikan yang dibutuhkan.
Act (Tindak Lanjut):
Tujuan: Melakukan tindakan lanjut berdasarkan hasil evaluasi pada tahap “Check.”
Aktivitas: Jika perbaikan berhasil, lakukan standarisasi atau implementasikan perubahan secara permanen. Jika masih diperlukan perbaikan, kembalilah ke tahap “Plan” untuk merancang tindakan korektif tambahan.
Contoh penerapan PDCA
Mari kita ambil contoh kasus penerapan PDCA di suatu perusahaan manufaktur yang menghadapi masalah keterlambatan dalam proses produksi. Berikut adalah langkah-langkah implementasi PDCA:
Plan (Rencana):
Identifikasi masalah: Tim manajemen mengidentifikasi bahwa terdapat keterlambatan dalam proses produksi, yang mengakibatkan penurunan efisiensi dan kualitas produk.
Rencanakan perubahan: Merencanakan perubahan dalam proses produksi, termasuk evaluasi dan peningkatan langkah-langkah tertentu.
Do (Lakukan):
Implementasi perubahan: Menerapkan perubahan sesuai dengan rencana yang telah dibuat. Misalnya, memperbarui alur kerja, memberikan pelatihan kepada karyawan, atau mengganti peralatan yang usang.
Check (Periksa):
Monitor proses produksi baru: Tim melakukan pemantauan terhadap proses produksi yang telah diubah untuk memastikan bahwa perubahan berjalan sesuai rencana.
Evaluasi hasil: Mengumpulkan data mengenai efisiensi, kualitas, dan waktu produksi baru. Bandingkan hasil dengan target yang telah ditetapkan.
Act (Tindak Lanjut):
Tindak lanjut terhadap hasil: Jika perubahan berhasil dan menunjukkan peningkatan, tetapkan langkah-langkah baru sebagai standar proses produksi.
Jika gagal, identifikasi penyebab: Jika hasil evaluasi menunjukkan bahwa perubahan tidak mencapai tujuan, tim menganalisis penyebab kegagalan dan merencanakan tindakan korektif tambahan.
Perbaikan berkelanjutan: Penerapan PDCA tidak berakhir di sini. Perusahaan terus memantau dan memperbaiki proses produksi secara berkelanjutan, mengidentifikasi area tambahan untuk perbaikan.
Baca juga: Employee Attrition, Perbedaannya dengan Employee Turnover
Kekurangan Metode PDCA
Meskipun metode PDCA (Plan-Do-Check-Act) merupakan pendekatan yang kuat untuk perbaikan proses, tetapi ada beberapa kekurangan atau tantangan yang mungkin dihadapi dalam penerapannya.
Kurangnya keterlibatan pemimpin dan karyawan
Jika pemimpin dan karyawan tidak terlibat sepenuhnya dalam siklus PDCA, perbaikan yang dihasilkan mungkin tidak optimal. Keterlibatan aktif dari semua pihak terlibat sangat penting untuk keberhasilan metode ini.
Keterbatasan dalam pengukuran dan evaluasi
Pemilihan metrik yang tidak sesuai atau kurangnya data yang akurat dapat menghambat kemampuan organisasi untuk melakukan evaluasi yang efektif. Tanpa data yang baik, proses evaluasi pada tahap “Check” mungkin tidak memberikan informasi yang cukup untuk membuat keputusan yang tepat.
Kurangnya fleksibilitas dalam lingkungan yang dinamis
Dalam lingkungan bisnis yang cepat berubah, rencana yang telah dirancang pada tahap “Plan” mungkin menjadi tidak relevan dalam waktu yang singkat. Kurangnya fleksibilitas dalam mengatasi perubahan atau ketidakpastian dapat menjadi tantangan.
Kesulitan dalam merancang rencana yang efektif
Menyusun rencana yang efektif memerlukan pemahaman yang mendalam tentang masalah atau perubahan yang ingin diatasi. Kurangnya informasi atau pengetahuan dapat membuat rencana kurang tepat atau kurang efektif.
Ketergantungan pada endekatan linearnya
Metode PDCA memiliki pendekatan yang relatif linier. Beberapa situasi mungkin kompleks dan dinamis, dan pendekatan linear ini mungkin tidak cukup untuk mengatasi semua kompleksitas.
Kesulitan menerapkan tindakan korektif
Kadang-kadang, setelah evaluasi (Check), kesulitan menerapkan tindakan korektif yang efektif dapat menjadi hambatan. Implementasi tindakan korektif yang tidak tepat dapat menghasilkan hasil yang kurang memuaskan.
Meskipun PDCA memiliki kekurangan ini, kesadaran akan tantangan-tantangan tersebut dapat membantu organisasi mengatasi mereka dengan bijaksana dan meningkatkan efektivitas penerapan metode ini.
Itulah tadi penjelasan singkat mengenai PDCA. Dengan menerapkan metode PDCA, Anda dapat meraih beragam manfaat ini dan mencapai peningkatan berkelanjutan dalam kinerja, efisiensi, dan kemampuan adaptasi di perusahaan.
Kemudian meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan SDM di perusahaan, Anda bisa menggunakan Mekari Talenta. Software HRIS Mekari Talenta memiliki beragam fitur untuk segala keperluan HR Anda, mulai dari Attendance Management, Payroll Management, hingga Advanced Recruitment.
Tertarik mencari tahu Mekari Talenta lebih lanjut? Segera hubungi tim sales kami untuk menjadwalkan konsultasi serta demo aplikasinya gratis sekarang juga.
