- Perusahaan dianggap telat membayar gaji sejak melewati tanggal pembayaran yang disepakati dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama (PKB), meskipun denda baru mulai dihitung sesuai ketentuan yang berlaku.
- Perusahaan yang telat membayar gaji dapat dikenakan denda keterlambatan secara progresif. Dalam kondisi tertentu, pelanggaran kewajiban pengupahan juga dapat berujung pada sanksi administratif maupun pidana sesuai peraturan perundang-undangan.
Gaji yang telat dibayarkan bukan sekadar masalah administrasi, tetapi menyangkut kebutuhan hidup karyawan dan kepatuhan perusahaan terhadap regulasi ketenagakerjaan.
Bagi perusahaan dengan banyak cabang atau entitas, risiko keterlambatan semakin besar karena proses payroll melibatkan banyak sumber data, jadwal cut-off, dan alur persetujuan.
Tanpa workflow yang terstandarisasi, kesalahan di satu unit dapat memengaruhi proses pembayaran secara keseluruhan.
Artikel ini membahas ketentuan hukum pembayaran gaji di Indonesia, sanksi dan denda pada perusahaan yang telat bayar gaji, serta praktik yang membantu perusahaan menjaga kepatuhan dan memastikan payroll berjalan tepat waktu.
Ketentuan Pembayaran Gaji menurut Regulasi dan Hukum Ketenagakerjaan
Pembayaran gaji di Indonesia diatur dalam UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan sebagaimana telah diubah dengan UU No. 6 Tahun 2023 tentang Perpu Cipta Kerja, serta PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan.
Berikut empat ketentuan utama yang perlu dipahami HR dan finance agar proses pembayaran gaji tetap sesuai regulasi.
1. Perusahaan Wajib Membayar Gaji sesuai Perjanjian Kerja
Pasal 88A ayat (3) UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan sebagaimana telah diubah dengan UU No. 6 Tahun 2023 menegaskan bahwa pengusaha wajib membayar upah kepada pekerja sesuai dengan kesepakatan.
Ketentuan ini menjadi dasar bahwa pembayaran gaji merupakan kewajiban hukum yang timbul sejak hubungan kerja terbentuk, bukan sekadar kebijakan internal perusahaan.
Dalam praktiknya, besaran, komponen, serta mekanisme pembayaran gaji harus mengacu pada dokumen yang berlaku di perusahaan, seperti:
- Perjanjian Kerja (PK)
- Peraturan Perusahaan (PP)
- Perjanjian Kerja Bersama (PKB)
Karena itu, perusahaan perlu memastikan seluruh ketentuan pengupahan terdokumentasi dengan jelas dan diterapkan secara konsisten.
Kejelasan ini tidak hanya membantu mengurangi potensi perselisihan hubungan industrial, tetapi juga menjadi dasar dalam menilai kepatuhan perusahaan terhadap ketentuan ketenagakerjaan.
2. Gaji Harus Dibayarkan Penuh dan Tepat Waktu
Pasal 55 ayat (1) PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan mengatur bahwa pembayaran upah dilakukan pada waktu yang telah diperjanjikan antara pengusaha dan pekerja.
Sementara itu, Pasal 54 mengatur bahwa upah harus dibayarkan secara penuh pada setiap periode pembayaran.
Ketentuan ini berlaku baik untuk pembayaran secara harian, mingguan, maupun bulanan.
Artinya, perusahaan dapat menetapkan tanggal pembayaran gaji sesuai kebijakan internal, misalnya setiap tanggal 25, akhir bulan, atau tanggal 1 bulan berikutnya.
Namun, setelah jadwal tersebut ditetapkan dalam Perjanjian Kerja (PK), Peraturan Perusahaan (PP), atau Perjanjian Kerja Bersama (PKB), perusahaan wajib membayarnya sesuai waktu yang telah disepakati.
Apabila pembayaran dilakukan melewati tanggal tersebut atau tidak dibayarkan secara penuh tanpa dasar hukum yang sah, perusahaan berpotensi dikenakan denda maupun sanksi sesuai ketentuan yang berlaku.
3. Perusahaan Wajib Menyampaikan Bukti Pembayaran Gaji
Pasal 53 ayat (2) PP No. 36 Tahun 2021 mewajibkan pengusaha memberikan slip atau bukti pembayaran upah kepada setiap pekerja.
Bukti ini harus memuat rincian komponen upah yang diterima, mulai dari upah pokok, tunjangan, hingga potongan yang berlaku.
Dokumentasi ini penting bukan hanya untuk kepatuhan, tetapi juga sebagai alat audit payroll dan bukti pendukung apabila terjadi perselisihan hak di kemudian hari.
Pada perusahaan berskala besar, slip gaji yang konsisten formatnya di semua entitas juga memudahkan tim Finance melakukan rekonsiliasi biaya tenaga kerja lintas cabang setiap periode.
4. Keterlambatan Pembayaran Gaji Tidak Menghapus Kewajiban Perusahaan
Pasal 61 ayat (2) PP No. 36 Tahun 2021 menyatakan dengan jelas bahwa pengenaan denda atas keterlambatan tidak menggugurkan kewajiban perusahaan untuk tetap membayar upah.
Dengan kata lain, membayar denda keterlambatan bukan pengganti kewajiban membayar gaji. Perusahaan tetap harus melunasi seluruh hak upah pekerja secara penuh, di luar denda yang timbul.
Prinsip ini penting dipahami tim Finance agar tidak keliru menganggap denda sebagai ‘biaya penalti’ yang bisa menggantikan kewajiban pokok.
Upah tetap menjadi hak normatif yang harus dibayar utuh, kapan pun pelunasan akhirnya dilakukan.
Kapan Perusahaan Dianggap Telat Membayar Gaji Karyawan?
Perusahaan dianggap terlambat membayar gaji apabila pembayaran dilakukan melewati tanggal yang telah disepakati dalam Perjanjian Kerja (PK), Peraturan Perusahaan (PP), atau Perjanjian Kerja Bersama (PKB). Ketentuan ini diatur dalam Pasal 55 ayat (1) PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan.
Meski demikian, denda keterlambatan baru mulai dihitung sejak hari keempat setelah tanggal pembayaran yang seharusnya, sebagaimana diatur dalam Pasal 61 ayat (1) PP No. 36 Tahun 2021.
Artinya, pembayaran pada hari pertama hingga ketiga setelah jatuh tempo tetap tergolong terlambat, meskipun denda belum dikenakan.
Sebagai contoh, apabila perusahaan menetapkan tanggal gajian setiap tanggal 25, maka pembayaran pada tanggal 26 sudah termasuk terlambat.
Namun, denda baru mulai diperhitungkan apabila keterlambatan mencapai hari keempat.
Baca Juga: Gaji Telat Dibayar? Ini 7 Penyebab Umum & Solusinya untuk HR
Sanksi dan Denda jika Perusahaan Telat Membayar Gaji
Perusahaan yang telat membayar gaji dapat dikenakan denda keterlambatan dan sanksi administratif sesuai ketentuan yang berlaku.
Berikut penjelasan mengenai besaran denda, dasar hukum, serta sanksi yang dapat dikenakan apabila perusahaan terlambat memenuhi kewajiban pembayaran gaji.
Denda Keterlambatan Pembayaran Gaji
Perusahaan yang terlambat membayar gaji dapat dikenakan denda sesuai Pasal 61 ayat (1) PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan.
Besaran denda dihitung berdasarkan lamanya keterlambatan pembayaran, dengan ketentuan sebagai berikut:
| Periode Keterlambatan | Besaran Denda | Ilustrasi (Upah Rp5.000.000) |
| Hari ke-4 s.d. hari ke-8 | 5% dari upah untuk setiap hari keterlambatan | Hari ke-4 = Rp250.000, hari ke-5 = Rp500.000, dan seterusnya |
| Setelah hari ke-8 (maksimal 1 bulan) | Denda hari ke-4–8 ditambah 1% dari upah untuk setiap hari berikutnya, dengan total maksimal 50% dari upah sebulan | Akumulasi denda tidak melebihi Rp2.500.000 |
| Setelah 1 bulan | Denda pada dua tahap sebelumnya ditambah bunga sebesar suku bunga tertinggi yang berlaku pada bank pemerintah | Akumulasi denda + bunga bank pemerintah |
Sebagai ilustrasi, apabila gaji sebesar Rp5.000.000 dibayarkan 5 hari setelah tanggal yang seharusnya, denda yang dikenakan adalah 10% dari upah, atau Rp500.000.
Nilai tersebut belum termasuk kewajiban perusahaan untuk tetap membayar gaji secara penuh.
Dalam skala yang lebih besar, dampak finansialnya dapat meningkat secara signifikan.
Misalnya, jika perusahaan dengan 3.000 karyawan dan rata-rata gaji Rp6.000.000 mengalami keterlambatan pembayaran selama 5 hari, total denda yang harus dibayarkan dapat mencapai sekitar Rp1,8 miliar, di luar kewajiban membayar seluruh gaji karyawan.
Ilustrasi ini menunjukkan bahwa keterlambatan payroll tidak hanya berdampak pada kepatuhan, tetapi juga dapat menimbulkan beban biaya yang besar bagi perusahaan.
Perlu dicatat bahwa pengenaan denda tidak menghapus kewajiban perusahaan untuk tetap membayar upah kepada pekerja.
Selain itu, denda tersebut digunakan untuk kepentingan pekerja/buruh, bukan disetorkan sebagai penerimaan negara.
Baca Juga: Akibat Gaji Terlambat bagi Karyawan, Apa Saja?
Sanksi Administratif bagi Perusahaan
Selain mengatur denda keterlambatan pembayaran upah, PP No. 36 Tahun 2021 juga mengatur sanksi administratif bagi pengusaha yang melanggar kewajiban pengupahan tertentu, seperti tidak memberikan bukti pembayaran upah kepada pekerja sebagaimana diatur dalam Pasal 53 ayat (2).
Sesuai Pasal 79 PP No. 36 Tahun 2021, sanksi administratif tersebut dapat berupa:
- Teguran tertulis.
- Pembatasan kegiatan usaha.
- Penghentian sementara sebagian atau seluruh alat produksi.
- Pembekuan kegiatan usaha.
Pengenaan sanksi dilakukan secara bertahap berdasarkan hasil pemeriksaan Pengawas Ketenagakerjaan, baik melalui kegiatan pengawasan maupun tindak lanjut atas pengaduan pekerja sesuai Pasal 80 PP No. 36 Tahun 2021.
Risiko Keterlambatan Pembayaran Gaji bagi Perusahaan
Keterlambatan pembayaran gaji tidak hanya menimbulkan kewajiban membayar denda.
Dalam jangka panjang, kondisi ini juga dapat meningkatkan risiko hukum, mengganggu operasional payroll, serta memengaruhi hubungan perusahaan dengan karyawan.
1. Meningkatkan Risiko Perselisihan Hubungan Industrial
Keterlambatan gaji yang berulang berpotensi dikategorikan sebagai perselisihan hak antara pekerja dan pengusaha, sebagaimana diatur dalam UU Penyelesaian Perselisihan Hubungan Industrial.
Proses ini biasanya dimulai dari perundingan bipartit maksimal 30 hari, lalu berlanjut ke mediasi tripartit di Dinas Ketenagakerjaan, dan berpotensi berujung ke Pengadilan Hubungan Industrial bila tidak ada kesepakatan.
Semakin banyak karyawan yang terdampak dalam satu periode keterlambatan, semakin besar pula risiko perselisihan kolektif, yang jauh lebih rumit ditangani dibanding keluhan individual karena melibatkan serikat pekerja atau perwakilan karyawan.
2. Menambah Beban Administrasi Payroll dan Finance
Waktu yang seharusnya dapat dialokasikan untuk pekerjaan yang lebih strategis justru tersita untuk menangani kendala operasional.
Pada perusahaan dengan banyak cabang atau entitas, keterlambatan pembayaran gaji sering kali diikuti proses rekonsiliasi ulang data payroll, verifikasi pembayaran kepada karyawan, hingga perhitungan denda sesuai ketentuan yang berlaku.
Semakin banyak proses yang masih dilakukan secara manual, semakin besar pula beban administrasi yang harus ditanggung tim HR dan finance.
3. Mengganggu Tata Kelola dan Kepatuhan Perusahaan
Keterlambatan pembayaran gaji yang terjadi berulang dapat menjadi temuan dalam audit kepatuhan ketenagakerjaan maupun proses due diligence.
Karena itu, perusahaan perlu memastikan proses payroll berjalan konsisten, terdokumentasi, dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Temuan ini menunjukkan bahwa keterlambatan pembayaran gaji tidak hanya berdampak pada kepatuhan perusahaan, tetapi juga dapat memengaruhi kepercayaan dan retensi karyawan.
Bagi perusahaan yang mengelola banyak entitas, penerapan proses payroll yang terstandarisasi menjadi penting untuk menjaga kepatuhan sekaligus memastikan pengalaman karyawan tetap konsisten di seluruh organisasi.
Baca Juga: Perusahaan Tidak Bayar Gaji Karyawan: Sanksi Hukum, Dampak Bisnis, & Strategi Mitigasinya
Pedoman yang Membantu Perusahaan Membayar Gaji Tepat Waktu dengan Mekari Talenta
Setelah memahami aturan dan risikonya, pertanyaan berikutnya bagi HR adalah bagaimana mengelola proses payroll secara sistematis, bukan sekadar reaktif setiap akhir bulan.
Sebagai HRIS enterprise, Mekari Talenta membantu perusahaan mengelola proses penggajian secara lebih terintegrasi melalui fitur Payroll Management, mulai dari pengaturan payroll calendar, sinkronisasi data HR, pengelolaan approval, hingga monitoring status payroll dalam satu sistem.
Dirancang untuk mendukung perusahaan dengan 2.000 hingga lebih dari 10.000 karyawan, termasuk yang memiliki banyak entitas, cabang, maupun struktur approval berlapis, Mekari Talenta membantu menjaga proses payroll tetap akurat, tepat waktu, dan sesuai regulasi.
Lima tahap berikut merangkum alur kerja yang umum diterapkan tim HR dan Finance untuk menjaga payroll tetap tepat waktu, lengkap dengan bagaimana Mekari Talenta dapat membantu tiap tahapnya.
Tahap 1: Standarisasi Payroll Calendar di Seluruh Entitas
Langkah pertama adalah menetapkan satu payroll calendar yang konsisten, termasuk tanggal cut-off absensi, batas pengajuan reimbursement, proses approval, dan tanggal pembayaran gaji di seluruh entitas maupun cabang.
Kalender ini sebaiknya disosialisasikan kepada seluruh pihak yang terlibat dalam proses payroll agar setiap tahapan berjalan sesuai jadwal.
Pada Mekari Talenta, perusahaan dapat mengatur payroll schedule, cut-off attendance dan payroll, hingga jadwal pembayaran sesuai kebijakan perusahaan.
Pengaturan ini membantu memastikan seluruh entitas menggunakan acuan periode payroll yang sama.
Setelah payroll selesai diproses, publikasi slip gaji juga dapat dijadwalkan secara otomatis sehingga distribusinya tetap mengikuti payroll calendar yang telah ditetapkan.
Tahap 2: Sinkronkan Data HR, Absensi, Cuti, Lembur, dan Payroll
Sebelum payroll diproses, pastikan seluruh data yang memengaruhi perhitungan gaji, seperti absensi, cuti, lembur, perubahan gaji, hingga data karyawan baru maupun resign, telah diperbarui dan menggunakan sumber data yang sama.
Langkah ini membantu mengurangi risiko selisih perhitungan maupun keterlambatan akibat proses rekonsiliasi yang berulang.
Pada Mekari Talenta, data HR, absensi, payroll, pajak, dan tunjangan sudah otomatis terintegrasi dalam satu sistem.
Dengan begitu, perubahan data karyawan dapat langsung menjadi bagian dari proses payroll tanpa perlu melakukan input atau rekonsiliasi manual dari beberapa sumber data.
Tahap 3: Pastikan Approval Payroll Selesai sebelum Hari Pembayaran
Proses approval yang berlarut-larut merupakan salah satu penyebab paling umum keterlambatan pembayaran gaji, terutama pada perusahaan dengan banyak entitas atau struktur persetujuan yang berlapis.
Untuk menghindarinya, buat timeline approval yang mengacu pada tanggal pembayaran gaji.
Misalnya, tetapkan batas akhir pengumpulan data payroll beberapa hari sebelum tanggal gajian, lanjutkan dengan proses validasi oleh HR, kemudian approval dari manajer terkait dan finance.
Jika ada data yang belum disetujui hingga batas waktu yang ditentukan, segera lakukan follow up agar proses payroll tidak tertunda.
Pada Mekari Talenta, alur approval dapat disesuaikan dengan struktur organisasi perusahaan, termasuk kebutuhan persetujuan lintas divisi maupun entitas.
Untuk proses pembayaran payroll, tersedia multiple layers of approval sehingga setiap tahapan validasi dapat dipantau dan diselesaikan sebelum pembayaran gaji dilakukan.
Tahap 4: Monitor Status Payroll secara Real-Time
Setelah payroll dijalankan, lakukan pemantauan terhadap status setiap tahapan untuk memastikan proses tetap berjalan sesuai jadwal.
Periksa apakah masih ada payroll yang menunggu approval, belum dipublikasikan, atau belum siap diproses.
Monitoring secara berkala membantu HR mengidentifikasi potensi keterlambatan lebih awal sehingga tindakan korektif dapat dilakukan sebelum berdampak pada pembayaran gaji.
Pada Mekari Talenta, status setiap periode payroll dapat dipantau melalui Payroll History, mulai dari Need Approval, Ready to Publish, hingga Approved.
Riwayat aktivitas pada setiap tahap juga terdokumentasi, sehingga HR dapat menelusuri proses approval dan mengetahui titik yang menyebabkan keterlambatan apabila terjadi kendala.
Tahap 5: Evaluasi Penyebab Keterlambatan secara Berkala
Setelah setiap siklus payroll selesai, lakukan evaluasi untuk memastikan seluruh proses berjalan sesuai target.
Tinjau kembali tahapan yang paling sering menyebabkan keterlambatan, misalnya proses approval yang melewati tenggat, data absensi yang terlambat masuk, atau perubahan komponen payroll yang dilakukan mendekati hari pembayaran.
Dokumentasikan hasil evaluasi tersebut sebagai dasar untuk menyempurnakan workflow payroll pada periode berikutnya.
Di Mekari Talenta, evaluasi ini dapat didukung melalui Payroll Insight yang menyajikan ringkasan dan analisis data payroll dalam bentuk dashboard.
Tim HR dan finance dapat meninjau informasi seperti payroll cost, allowance cost, deduction cost, hingga daftar karyawan yang baru masuk atau dikecualikan dari payroll pada periode tertentu.
Dengan data yang terdokumentasi dan mudah dianalisis, perusahaan dapat lebih cepat mengidentifikasi pola maupun potensi kendala dalam proses payroll.
Hubungi tim kami untuk mengetahui bagaimana Mekari Talenta dapat membantu menyederhanakan proses payroll dan administrasi HR sesuai kebutuhan perusahaan Anda.
Baca Juga: Gaji Telat Dibayar? Ini 7 Penyebab Umum & Solusinya untuk HR
