Pembayaran gaji tepat waktu adalah hak fundamental setiap karyawan yang telah bekerja sesuai kesepakatan perjanjian kerja (employment contract). Pasal 1 ayat 30 UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan menjelaskan bahwa:
“Upah adalah hak pekerja yang diterima dan dinyatakan dalam bentuk uang… ditetapkan dan dibayarkan menurut suatu perjanjian kerja.”
Meskipun demikian, ada kondisi tertentu yang memicu keterlambatan pembayaran gaji. Artikel ini akan membahas tujuh faktor utama yang sering menjadi penyebab keterlambatan tersebut, lengkap dengan analisis mendalam dan rekomendasi solusi.
1. Perhitungan Gaji yang Belum Rampung
Perhitungan gaji adalah proses akuntansi yang memerlukan data akurat—mulai dari jam kerja, lembur, potongan pajak, hingga tunjangan. Keterlambatan langkah ini dapat disebabkan oleh:
- Koordinasi antar departemen yang lamban: Data absensi, lembur, dan klaim sering terlambat masuk karena divisi tertentu belum menyerahkan laporan.
- Ketiadaan personel kunci: Jika satu staf akuntansi atau HR yang bertanggung jawab sakit, cuti panjang, atau keluar, perhitungan menjadi macet.
- Kompleksitas struktur tunjangan: Banyak jenis tunjangan karyawan membuat proses menjadi rumit dan rentan salah hitung.
- Ketidaksesuaian regulasi pajak: Adanya perubahan tarif PPh 21 atau BPJS bisa menimbulkan kebingungan dalam perhitungan, sehingga gaji tertunda untuk koreksi atau verifikasi.
Rekomendasi solusi:
- Otomatisasi penggajian dengan software HR&Payroll.
- Membangun SOP lintas fungsi agar data selalu tersinkronisasi tepat waktu.
- Memiliki cadangan personel (backup) agar proses tetap berjalan jika key staff meninggalkan posisi.
- Melakukan pelatihan rutin terkait regulasi terbaru.
2. Tagihan dari Klien Tidak Diselesaikan Tepat Waktu
Dalam bisnis B2B, cash flow sangat bergantung pada pembayaran dari klien, terutama pada kontrak bernilai besar seperti:
- Industri konstruksi
- Percetakan dan konveksi
- Jasa konsultansi atau proyek teknologi
Jika klien terlambat membayar, perusahaan juga kesulitan membayar gaji. Walaupun kontrak mencantumkan tenggat pembayaran, realisasi di lapangan sering terhambat karena:
- Sengketa antara perusahaan dan klien
- Klien juga bermasalah keuangan
- Proses internal klien yang panjang atau berbelit
Strategi mitigasi:
- Menetapkan syarat pembayaran yang mencakup jaminan atau penalti keterlambatan.
- Melakukan invoice follow-up secara proaktif dan konsisten.
- Menggunakan invoice factoring atau pinjaman jangka pendek sebagai jaring pengaman.
3. Gangguan Teknis pada Transfer Bank
Walau jarang, masalah teknis perbankan tetap dapat menghambat transaksi payroll, seperti:
- Gangguan sistem bank (downtime)
- Kesalahan input nomor rekening
- Masalah interbank clearing
Biasanya, masalah semacam ini cepat diselesaikan—dengan laporan error dan penggantian transfer—tetapi bisa menyebabkan keterlambatan 1–2 hari kerja.
Rekomendasi:
- Gunakan layanan payroll batch upload dari bank.
- Pastikan validasi otomatis nomor rekening karyawan sebelum transfer.
- Siapkan metode pembayaran alternatif jika bank utama bermasalah.
4. Neraca Keuangan Perusahaan Defisit
Permasalahan serius muncul saat perusahaan kehilangan keseimbangan antara pemasukan dan pengeluaran. Dalam skenario defisit:
- Anggaran direalokasi untuk operasional penting.
- Pembayaran gaji dianggap “sistemik” dan bisa tertunda beberapa minggu.
- Kompensasi biasanya diberikan melalui negosiasi internal atau pembayaran cicilan.
Dampak:
- Menurunnya moral dan kepercayaan karyawan.
- Meningkatnya risiko turnover massal dan reputasi buruk.
- Peluang PHK untuk mengurangi biaya HR.
Strategi pencegahan:
- Menyusun proyeksi cash flow bulanan dan triwulanan.
- Menerapkan cost control rutin dan audit internal.
- Mengamankan dana cadangan setara dengan 1–3 bulan gaji.
- Menyusun rencana rekapitalisasi jangka pendek jika defisit berulang.
Faktor-faktor tersebutlah yang biasanya terjadi di perusahaan yang membuat mereka telat membayar gaji karyawannya. Tentu, keterlambatan pembayaran gaji adalah sesuatu yang tidak benar. Gaji merupakan hak karyawan yang harus dibayarkan sesuai dengan kontrak. Hal ini diatur dalam Pasal 18 Peraturan Pemerintah No. 78 Tahun 2015 tentang Pengupahan (PP Pengupahan):
“Pengusaha wajib membayar upah pada waktu yang telah diperjanjikan antara pengusaha dan pekerja/buruh. Dalam hal hari atau tanggal yang telah disepakati jatuh pada hari libur atau hari yang diliburkan, atau hari istirahat mingguan. Pelaksanaan pembayaran upah diatur dalam perjanjian kerja.”
Baca juga : Panduan Perhitungan Lembur Sesuai Aturan Depnaker Terbaru
5. Perubahan Regulasi Terkini
Terkadang, perubahan mendadak atas regulasi ketenagakerjaan maupun perpajakan seperti:
- Penyesuaian tarif PPh 21 atau nilai PTKP
- Kebijakan BPJS baru
- Perpanjangan batas waktu cuti atau tunjangan baru
memicu perlambatan proses payroll karena:
- HR dan accounting harus memahami dan menerjemahkan aturan baru
- Sistem ERP perlu diperbarui untuk mengikuti ketentuan terbaru
Solusi antisipasi:
- Menyediakan pelatihan dan sesi update regulasi terhadap staf internal.
- Memiliki modul payroll yang terintegrasi otomatis memperbarui aturan pajak/BPJS.
- Menjalin kerja sama konsultasi atau audit pajak HR triwulanan.
6. Administrasi Internal dan Kelemahan Sistem
Problem administratif biasanya muncul akibat:
- Data synchronization yang lemah—seperti absensi yang belum ter-input atau kesalahan input
- Ketidaksempurnaan sistem HRIS—kesalahan penarikan data pada tanggal cuti/lembur
- Prosedur manual yang rentan human error
Akibatnya, pembukuan payroll menjadi tidak akurat sehingga maskimal pembulatan gaji tertunda.
Perbaikan sistem:
- Gunakan HRIS/Payroll otomatis dari vendor yang terkenal
- Terapkan audit internal sebelum closing payroll
- Buat sistem double-check data antara HR dan Accounting
7. Kendala Reputasi dan Komunikasi
Keterlambatan pembayaran sering juga terjadi karena:
- Komunikasi internal yang buruk: HR enggan memberi kabar buruk
- Manajemen krisis yang lemah: tidak ada saluran resmi untuk menenangkan kekhawatiran karyawan
- Negosiasi tertunda: manajemen menunggu izin dari atasan untuk mengeluarkan dana
Solusi komunikasi:
- Terapkan kebijakan transparansi penggajian.
- Bagikan rencana tindakan saat keterlambatan terjadi.
- Adakan town hall oleh manajemen senior—termasuk CFO—untuk menanamkan kepercayaan karyawan.
- Sediakan jalur internal seperti email, intranet, atau chatbot HR untuk konfirmasi.
Implikasi Hukum atas Keterlambatan Pembayaran
Menurut Pasal 18 PP No. 78 Tahun 2015 tentang Pengupahan:
“Pengusaha wajib membayar upah pada waktu yang telah diperjanjikan… jika jatuh pada hari libur, tetap harus dibayarkan sesuai perjanjian.”
Keterlambatan pembayaran gaji tanpa dasar hukum yang sah dapat berujung pada:
- Sanksi administratif dari Dinas Ketenagakerjaan
- Tuntutan pengembalian hak plus bunga keterlambatan
- PHK sepihak dari karyawan
- Tuntutan perdata berupa denda atau ganti rugi karena wanprestasi
Rangkuman dan Rekomendasi Strategis
| Penyebab Keterlambatan | Dampak | Solusi Strategis |
|---|---|---|
| Perhitungan gaji lambat | Ketidakpuasan karyawan | Otomasi, backup staf, SOP antisipasi |
| Tagihan klien belum dibayar | Gangguan cash flow | Penalti, invoice follow-up, kredit modal |
| Masalah transfer bank | Delay minor | Verifikasi rekening, alternatif pembayaran |
| Neraca defisit perusahaan | Risiko besar | Proyeksi, cost control, dana cadangan, rekapitalisasi |
| Regulasi baru mendadak | Sistem payroll belum update | Pelatihan baking, sistem mutakhir |
| Administrasi internal buruk | Kesalahan input data | ERP terintegrasi, audit data sebelum payroll close |
| Komunikasi lemah | Kecurigaan dan keresahan | Transparansi komunikasi, jalur penanganan resmi |
Keterlambatan pembayaran gaji karyawan bukan saja berdampak negatif secara moral dan finansial, tetapi juga membuka risiko hukum dan reputasi. Untuk mengatasi dan mencegahnya, perusahaan harus bertindak proaktif dengan memperkuat sistem, komunikasi, dan perencanaan keuangan. Tujuan utama adalah memastikan setiap karyawan menerima hak dasarnya secara tepat waktu sesuai perjanjian.
Beberapa hal yang harus dilakukan karyawan saat perusahaan telat membayar gaji antara lain:
- Menanyakan langsung, diharapkan perusahaan memberikan alasan yang jelas dan memberikan kepastian kapan gaji akan dibayar.
- Kasbon. Hal ini dilakukan jika karyawan sangat membutuhkan uang untuk keperluan yang mendesak, seperti membayar hutang.
- Lakukan perundingan. Hal ini dapat dilakukan jika tidak ada kepastian dari perusahaan, atau kepastian gaji turun jauh lebih lama dari perkiraan karyawan.
- Tuntut ke pengadilan. Hal ini tentu merupakan opsi terakhir bagi karyawan. Jika memang tidak melihat titik terang, maka karyawan dapat menuntut perusahaan ke pengadilan untuk dapat bantuan hukum.
Kelola Payroll Karyawan Dengan Aplikasi HRIS Mekari Talenta Untuk Hindari Terlambat Bayar Gaji
Agar tidak terjadi keterlambatan dalam pembayaran gaji karyawan, sebagai tim HR, Anda perlu menghitung gaji secara cermat dan akurat. Anda bisa menggunakan cara yang lebih mudah dengan aplikasi HRIS dengan fitur payroll yang canggih dari Mekari Talenta.
Dengan memanfaatkan fitur Payroll Mekari Talenta, Anda bisa menghitung gaji karyawan secara mudah, cepat, dan akurat. Mekari Talenta juga memberikan kemudahan untuk melakukan pembetulan perhitungan jika ada yang tidak sesuai lebih mudah dan cepat daripada perhitungan manual.
Selain itu, Mekari Talenta juga dilengkapi dengan berbagai fitur lain seperti absensi, reimbursement, dan masih banyak lagi. Jadi, segera daftarkan perusahaan Anda di Mekari Talenta sekarang juga dan dapatkan kemudahan dalam mengelola administrasi perusahaan dan karyawan Anda.
Tertarik untuk mencoba Mekari Talenta? Isi formulir ini untuk jadwalkan demo Mekari Talenta dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!
Anda juga bisa coba gratis Mekari Talenta sekarang dengan klik gambar di bawah ini.
