Beberapa Contoh Improvement Pekerjaan di Perusahaan

Tayang
19 Oct, 2024
Diperbarui
25 Oktober 2024

Setiap perusahaan ingin pegawai bekerja secara efisiensi dan tepat sasaran. Makanya, perusahaan menyusun target hingga performance improvement plan (PIP).

PIP dapat membantu proses review performa seorang pegawai dan apa saja yang harus dikembangkan oleh individu. Nah, bagaimana cara merealisasikan PIP? Simak penjelasan Mekari Talenta selengkapnya berikut ini.

Mengenal Performance Improvement Plan dan Manfaatnya

Performance improvement plan adalah alat untuk memberikan kesempatan kepada karyawan dengan kekurangan kinerja untuk sukses. Pada beberapa perusahaan, rancangan ini dikenal juga sebagai performance action plan.

Dilansir dari The Balance Careers, PIP dirancang untuk memfasilitasi diskusi konstruktif antara bawahan dan atasan untuk mengklarifikasi performa yang membutuhkan perbaikan. Biasanya, rancangan ini dilakukan secara internal antara atasan dengan anggota tim yang terlibat.

Atasan menerima masukan dari karyawan, kemudian mengembangkan rencana perbaikan dari masukan tersebut. Masukan tersebut bisa didapatkan dari hasil performance appraisal atau dengan melakukan survei internal.

Meskipun dirancang untuk memperbaiki performa karyawan yang menurun, PIP memiliki tiga manfaat berikut.

1. Membentuk budaya perusahaan yang baik

Menggunakan performance improvement plan akan meningkatkan rasa akuntabilitas. Sehingga, karyawan tahu bahwa mereka harus memenuhi harapan atau menghadapi tindakan disipliner.

Ini akan berkontribusi pada budaya perusahaan yang positif. Karyawan akan merasa dihargai, karena mereka tahu bahwa setiap orang harus berusaha keras.

Karyawan juga tahu bahwa atasan akan mendukung mereka jika mereka tertinggal, dengan memberi mereka tujuan yang dapat ditindaklanjuti. Setiap orang lebih memahami apa yang diharapkan dari mereka.

2. Menghemat waktu dan uang

Setiap perusahaan ingin meminimalkan pergantian staf, karena ini dapat menghemat waktu dan uang. Membantu karyawan saat ini meningkatkan kinerja mereka akan lebih efektif dibanding mencari pengganti untuk mengisi posisi tersebut.

3. Lebih efektif dibandingkan review dan feedback

Perusahaanmu mungkin menerapkan KPI atau OKR sebagai bentuk review terhadap kinerja. Sayangnya, review seperti ini jarang memiliki konsekuensi. Selain itu, beberapa orang bereaksi buruk terhadap kritik, bahkan jika kritik itu membangun. Lebih buruk lagi, kebanyakan orang percaya bahwa feedback tidaklah begitu akurat.

Sebaliknya, PIP memberi karyawan gagasan yang jelas tentang di mana mereka gagal dan apa yang perlu mereka lakukan untuk meningkatkannya. Ketika dibingkai dengan tepat, rencana peningkatan kinerja bahkan dapat mendorong karyawan untuk berusaha lebih keras.

4. Kepuasan dan motivasi karyawan

Performance improvement plan adalah platform di mana karyawan diakui atas pekerjaannya yang baik dan penting untuk mengenali pekerjaan yang dilakukan oleh seorang karyawan.

Sekalipun karyawan tersebut tidak melakukan pekerjaan dengan baik, penting untuk menunjukkan bahwa organisasi tersebut tertarik dengan kinerja individu dan pertumbuhan mereka di perusahaan.

Ini memotivasi karyawan untuk bekerja keras, yang pada gilirannya, menguntungkan perusahaan. Program penilaian reguler dapat berdampak mendalam pada tingkat kepuasan dan motivasi karyawan.

Spencer Johnson dalam bukunya “One Minute Manager” menegaskan bahwa memberikan feedback adalah tugas utama seorang manajer. Ini dibenarkan oleh banyak ahli psikologis karena feedback yang konstruktif akan membangun motivasi karyawan, dan kita tahu karyawan yang termotivasi akan berusaha untuk meningkatkan kinerja mereka.

5. Mengetahui kebutuhan untuk pelatihan

Selama pertemuan penilaian, perusahaan dapat menunjukkan area-area di mana karyawan perlu ditingkatkan. Karyawan dapat melihat data dan setuju dengan atasan, dan kemudian menyusun rencana untuk pelatihan dan pengembangan. Pelatihan ini akan membantu karyawan untuk berkinerja lebih baik dan itu akan membuka jalan menuju pertumbuhan di masa depan.

Perusahaan dapat melihat data penilaian terkonsolidasi dan memutuskan bidang-bidang di mana peningkatan diperlukan untuk karyawan individu, serta, untuk seluruh tim. Kemudian mereka dapat merencanakan pelatihan dan pengembangan.

Penilaian kerja yang baik akan memberikan kesempatan pada karyawan untuk memberikan penilaian terhadap dirinya sendiri dan memberikan masukan mengenai pengembangan diri yang diinginkan. Dengan dasar data penilain kinerja dan keinginan karyawan, para manajer dapat mengarahkan pengembangan dan pelatihan yang dibutuhkan karyawannya untuk berhasil.

Baca Juga: Apa Pentingnya Training Time Management Bagi Perusahaan?

6. Menganalisa data penilaian untuk perekrutan yang lebih baik

Data penilaian membantu dalam memantau keberhasilan praktik rekrutmen perusahaan. Analisa data penilaian kinerja dapat digunakan untuk melihat keterampilan atau kepribadian yang saat ini kekurangan dan akan dibutuhkan untuk menunjang keberhasilan perusahaan.

Dengan demikian tim rekrutmen dapat diarahkan pada pencarian orang yang dibutuhkan. Sebagai contoh, seberapa baik kinerja karyawan yang dipekerjakan dalam satu atau dua tahun terakhir. Berdasarkan hal itu, departemen SDM dapat menyusun strategi perekrutan di masa depan.

7. Meningkatkan komunikasi antara manajemen dan karyawan

Kesenjangan komunikasi antara manajemen dan karyawan seringkali terjadi, terutama ketika karyawan baru di perusahaan. Penilaian kinerja yang dilakukan secara periodik akan membantu memecah komunikasi yang lebih baik mengarah pada produktivitas yang lebih baik. Perusahaan yang menerapkan penilaian kinerja berkesinambungan melalui “on-going discussion” akan menciptakan komunikasi yang baik antara manajer dan karyawan.

Dengan pertemuan yang lebih rutin dan teratur, karyawan akan terus menerus mendapatkan feedback yang berguna untuk membenarkan cara kerja atau perilaku yang dinilai kurang baik, sehingga perbaikan kinerja dapat dilakukan sejak awal.

Pertemuan peningkatan kinerja yang baik juga mendorong karyawan untuk memberikan feedbacknya sehingga tercipta komunikasi dua arah antara manajemen dan karyawan yang akan meningkatkan motivasi karyawan. Penilaian kinerja yang dilakukan dengan benar memiliki dampak positif pada keberhasilan Anda.

Agar penilaian kinerja dapat dilakukan dengan baik, sebaiknya perusahaan menerapkan software performance yang dapat membantu proses evaluasi berjalan secara lebih efisien sehingga dapat meningkatkan kinerja karyawan di masa depan.

Baca Juga: Tingkatkan Performa Melalui Performance Improvement Plan

5 Langkah Melakukan Performance Improvement Plan

Jika kamu adalah seorang atasan dan ingin melakukan performance improvement plan kepada bawahanmu, kamu bisa menggunakan 5 langkah yang dilansir Valamis berikut.

1. Tentukan kinerja yang dapat diterima

Nyatakan kinerja apa yang dapat diterima dan bandingkan dengan apa yang saat ini Anda lihat dari karyawan Anda. Jelaskan secara spesifik di mana tepatnya karyawan tersebut gagal, termasuk contoh perilaku dan kinerja.

Alih-alih memberikan PIP kepada bawahan secara tidak terduga, lakukan pertemuan untuk membahas masalah kinerja sebelumnya. Kamu bisa melakukan meeting one-on-one dengannya untuk membahas hal ini.

2. Buatlah target yang dapat diukur

Kamu harus yakin bahwa PIP yang dilakukan sepadan dengan usahanya. Cari tahu apa yang menyebabkan kinerja bawahanmu memburuk. Bisa jadi ia merasa kewalahan dengan ekspektasi di tempat kerja.

Mungkin juga dia sedang menghadapi masalah pribadi yang tidak kamu sadari. Apapun alasannya, kamu harus membuat target PIP yang objektif bagi bawahanmu. Kamu bisa menggunakan berbagai metode manajemen produktivitas sepertu SMART untuk menyusunnya.

3. Tentukan dukungan apa yang akan diterima karyawan

Inti dari PIP adalah membantu karyawan tersebut berkembang untuk membuatnya tetap berada di dalam tim. Daripada mengharapkan dia mencapai tujuan sendirian, pertimbangkan apa yang dapat meningkatkan kinerjanya.

Buat daftar hal-hal yang bisa kamu lakukan untuk membantu karyawan tersebut mencapai target PIP yang diberikan. Ini dapat mencakup pelatihan, pembinaan, atau penggunaan sumber daya tambahan.

4. Buatlah jadwal untuk check-in

Tidak ada gunanya membuat PIP lalu menunggu hingga mendekati deadline untuk memeriksa kemajuan karyawan. Check-in rutin akan memungkinkan karyawan untuk menyuarakan keraguan atau kesulitan.

Terlebih, ini akan membantumu mengonfirmasi bahwa dia berada di jalur yang benar atau jika tindakan lebih lanjut diperlukan. Tentukan seberapa sering kamu akan bertemu dengan karyawan tersebut untuk memberikan feedback. Jika perlu, buatlah jadwal khususu di kalendermu untuk check-in ini.

5. Sebutkan konsekuensi jika perbaikan tidak sesuai harapan

Kamu harus mengetahui mengapa performance improvement plan digunakan dan apa saja yang termasuk dalam rencana tersebut. Namun, bawahanmu juga harus mengetahui hal yang sama agar prosesnya berjalan lancar.

Ingatlah untuk berbicara tentang di mana dia unggul dan jelaskan bahwa kamu ingin melihatnya berkembang.mTetapkan tujuan yang membuat karyawan merasa yakin target tersebut dapat dicapai dan bermanfaat bagi semua orang.

Nah, itu dia yang perlu kamu ketahui dari performance improvement plan dan langkah-langkah melakukannya. Selain PIP, masih ada berbagai cara lainnya untuk meningkatkan performa tim Anda.

Baca Juga: 12 Pelatihan Wajib Untuk Meningkatkan Skill Karyawan

Contoh Penerapan Continuous Improvement di Perusahaan dengan Studi Kasus

Dalam dunia bisnis yang kompetitif, perusahaan terus berusaha untuk meningkatkan kualitas produk dan proses internal guna mempertahankan daya saing. Salah satu strategi yang terbukti efektif adalah continuous improvement atau perbaikan berkelanjutan.

Strategi ini melibatkan seluruh tingkatan dalam organisasi, dari manajemen hingga karyawan, untuk secara proaktif mencari peluang perbaikan secara reguler dan bertahap.

Studi ini akan meninjau beberapa contoh penerapan continuous improvement di perusahaan dengan studi kasus nyata yang mendetail, meliputi perbaikan kualitas, penurunan employee turnover, peningkatan pendapatan dan penjualan, inovasi, dan loyalitas pelanggan.

1. Perbaikan Kualitas Produk Atau Layanan

Kualitas produk dan layanan yang ditawarkan oleh perusahaan merupakan faktor utama yang memengaruhi kesuksesan bisnis. Ketika kualitas produk atau jasa yang diberikan kurang memadai, hal ini dapat berdampak langsung pada tingkat kepuasan pelanggan dan pada akhirnya mengganggu pendapatan perusahaan.

Studi kasus menunjukkan bahwa banyak perusahaan yang telah menerapkan continuous improvement untuk memperbaiki kualitas produk mereka secara bertahap dan signifikan.

Sebuah perusahaan manufaktur, misalnya, mendapati bahwa meskipun produknya sudah memenuhi standar kualitas yang diinginkan pelanggan, proses produksinya dianggap tidak efisien. Proses yang tidak efisien ini mengakibatkan waktu produksi yang lebih lama, serta biaya produksi yang membengkak.

Untuk mengatasi masalah ini, perusahaan tersebut melakukan analisis menyeluruh terhadap proses produksi mereka. Dengan menerapkan metode lean manufacturing dan prinsip Kaizen, perusahaan ini berhasil mengidentifikasi langkah-langkah yang tidak perlu dalam proses produksi. Mereka kemudian menghilangkan langkah-langkah tersebut untuk meningkatkan efisiensi.

Selain itu, perusahaan juga mengumpulkan umpan balik dari pelanggan untuk memahami lebih baik apa yang diinginkan oleh pasar. Berdasarkan masukan tersebut, perusahaan melakukan sejumlah perbaikan pada fitur produk dan layanan purna jual mereka.

Dampak dari inisiatif ini sangat terasa, di mana pelanggan mulai merasa lebih puas dengan produk dan layanan yang diberikan, sehingga menghasilkan peningkatan loyalitas pelanggan dan pertumbuhan pendapatan perusahaan.

2. Perbaikan Employee Turnover Dan Tingkatkan Retensi Karyawan

Employee turnover yang tinggi merupakan salah satu masalah serius yang sering dihadapi oleh banyak perusahaan. Pergantian karyawan yang terlalu sering tidak hanya meningkatkan biaya rekrutmen dan pelatihan, tetapi juga menurunkan produktivitas dan memengaruhi moral karyawan. Salah satu penyebab tingginya employee turnover adalah ketidakpuasan karyawan terhadap proses internal perusahaan yang dianggap tidak efisien atau tidak adil.

Dalam studi kasus sebuah perusahaan jasa, ditemukan bahwa banyak karyawan yang mengundurkan diri karena merasa frustasi dengan proses kerja yang tidak teratur dan kurangnya penghargaan dari manajemen.

Perusahaan tersebut kemudian menerapkan pendekatan continuous improvement untuk memperbaiki situasi ini. Mereka memulai dengan mendengarkan masukan dari karyawan tentang apa yang bisa diperbaiki, dan memberikan ruang bagi karyawan untuk berkontribusi dalam mencari solusi.

Perusahaan juga memperkenalkan program pemberdayaan karyawan, di mana karyawan didorong untuk memimpin inisiatif perbaikan di lingkungan kerja mereka. Selain itu, manajemen mulai memberikan apresiasi yang lebih baik terhadap kontribusi karyawan.

Hasil dari pendekatan ini adalah peningkatan kepuasan kerja karyawan, yang pada akhirnya menurunkan tingkat employee turnover. Karyawan merasa lebih dihargai dan termotivasi untuk bertahan di perusahaan karena adanya kesempatan untuk berkembang dan terlibat dalam proses perbaikan yang berkelanjutan.

3. Peningkatan Pendapatan dan Penjualan

Salah satu tujuan utama perusahaan dalam menerapkan continuous improvement adalah untuk meningkatkan pendapatan dan penjualan. Produk yang lebih baik, proses yang lebih efisien, dan karyawan yang lebih termotivasi akan secara langsung berdampak pada peningkatan penjualan. Studi kasus dari beberapa perusahaan menunjukkan bagaimana penerapan continuous improvement dapat memberikan dampak positif pada metrik ini.

Dalam sebuah kasus, perusahaan ritel besar menghadapi masalah dengan persaingan yang ketat dan penurunan volume penjualan. Setelah melakukan analisis mendalam, mereka menyadari bahwa salah satu penyebab utama penurunan tersebut adalah kualitas produk yang kurang memadai serta pengalaman pelanggan yang buruk di toko-toko mereka.

Perusahaan kemudian memutuskan untuk meluncurkan program continuous improvement dengan fokus pada peningkatan kualitas produk dan layanan pelanggan.

Perusahaan mengoptimalkan proses produksi dan distribusi untuk memastikan produk yang diterima pelanggan selalu dalam kondisi prima. Selain itu, mereka juga melakukan pelatihan intensif bagi staf toko untuk meningkatkan keterampilan layanan pelanggan.

Hasilnya, perusahaan berhasil membalikkan tren penurunan penjualan dan kembali bersaing dengan kompetitor mereka. Pendapatan perusahaan meningkat secara signifikan dalam waktu satu tahun setelah inisiatif ini dilaksanakan.

4. Perbaikan Inovasi dan Ide

Inovasi adalah kunci untuk tetap kompetitif di pasar yang selalu berubah. Perusahaan yang mampu terus berinovasi akan memiliki keunggulan kompetitif yang lebih kuat dibandingkan dengan yang stagnan. Continuous improvement memainkan peran penting dalam menciptakan lingkungan yang mendukung inovasi di dalam organisasi.

Sebuah perusahaan teknologi besar menerapkan continuous improvement dengan tujuan untuk meningkatkan budaya inovasi di kalangan karyawan mereka. Alih-alih membatasi inovasi pada divisi riset dan pengembangan, perusahaan mendorong semua karyawan untuk berpartisipasi dalam mencari ide-ide baru. Mereka menciptakan forum ide, di mana karyawan dari berbagai divisi dapat mengajukan usulan untuk perbaikan produk atau proses.

Perusahaan juga menetapkan penghargaan bagi ide-ide terbaik yang kemudian diterapkan dalam proyek nyata. Hasilnya, perusahaan ini tidak hanya berhasil menciptakan beberapa produk baru yang inovatif, tetapi juga memperkuat keterlibatan karyawan dan budaya inovasi di seluruh organisasi.

CEO perusahaan sangat mendukung inisiatif ini karena mampu menciptakan pasar baru dan meningkatkan reputasi perusahaan sebagai pemimpin inovasi di industri.

5. Perbaikan Loyalitas Pelanggan

Di era digital, loyalitas pelanggan menjadi semakin sulit dipertahankan. Konsumen memiliki akses mudah ke berbagai informasi dan pilihan produk, sehingga mereka bisa dengan mudah beralih ke kompetitor.

Oleh karena itu, continuous improvement juga harus difokuskan pada peningkatan loyalitas pelanggan melalui perbaikan layanan dan produk.

Contoh kasus sebuah perusahaan e-commerce menunjukkan bagaimana continuous improvement diterapkan untuk meningkatkan loyalitas pelanggan. Perusahaan ini menghadapi tantangan dalam mempertahankan pelanggan setia, karena banyaknya keluhan terkait waktu pengiriman dan kualitas produk.

Untuk mengatasi masalah ini, perusahaan menerapkan pendekatan continuous improvement dengan melibatkan seluruh tim operasional, logistik, dan layanan pelanggan.

Langkah pertama yang diambil adalah dengan memperbaiki sistem logistik untuk memastikan pengiriman tepat waktu. Perusahaan juga meningkatkan standar kontrol kualitas produk, sehingga barang yang dikirim selalu sesuai dengan harapan pelanggan. Selain itu, mereka meningkatkan respons layanan pelanggan dengan melatih staf agar lebih cepat dan tanggap dalam menangani keluhan.

Sebagai hasilnya, tingkat kepuasan pelanggan meningkat signifikan, dan jumlah pelanggan yang kembali untuk melakukan pembelian kedua naik tajam. Loyalitas pelanggan ini membantu perusahaan meningkatkan pendapatan tanpa perlu mengeluarkan biaya besar untuk menarik pelanggan baru.

Dorong Performance Improvement ke Arah Positif dengan Menggunakan Aplikasi Mekari Talenta

Mekari Talenta adalah salah satu software HRIS untuk manajemen sumber daya manusia.

Software HRD biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.

Dengan dilengkapi dengan performance management tools, HR akan lebih mudah dalam memantau kinerja karyawan dan memastikan pekerjaan berjalan sesuai goals yang ingin dicapai. HR juga dapat memberikan feedback yang menyeluruh terhadap setiap karyawan.

Mekari Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee-self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Mekari Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing.

Fitur-fitur yang disediakan Mekari Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur aplikasi KPI, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.

Tertarik menggunakan Mekari Talenta? Hubungi tim sales kami dan coba gratis demo aplikasinya sekarang juga.

Image
Mekari Talenta
Temukan artikel-artikel terbaik seputar HR dari tim editorial Mekari Talenta. Kami mengumpulkan, menyusun, dan membagikan insight-insight menarik untuk membantu bisnis mengelola serta mengembangkan talenta-talenta unggulan.
WhatsApp Hubungi sales