Payroll atau penggajian merupakan salah satu proses penting dalam pengelolaan sumber daya manusia yang berkaitan langsung dengan kesejahteraan karyawan dan stabilitas keuangan perusahaan.
Proses ini mencakup penghitungan gaji pokok, tunjangan, potongan pajak, serta iuran BPJS yang harus dilakukan secara teliti dan tepat waktu. Kesalahan kecil dalam pengelolaan payroll dapat berdampak besar, baik terhadap kepuasan karyawan maupun kepatuhan perusahaan terhadap regulasi ketenagakerjaan dan perpajakan.
Di era digital saat ini, banyak perusahaan mulai beralih dari metode manual ke sistem payroll otomatis untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi.
Otomasi payroll tidak hanya membantu mempercepat proses perhitungan gaji, tetapi juga meminimalkan risiko human error, memperkuat transparansi, serta memudahkan HR dalam mengelola data karyawan secara terpusat dan real-time. Dengan demikian, perusahaan dapat fokus pada strategi pengembangan SDM tanpa terbebani proses administratif yang kompleks.
Proses Payroll Manual
Deskripsi Langkah-Langkah dalam Pengolahan Payroll Manual
1. Mengumpulkan Data Karyawan
HR mengumpulkan seluruh data karyawan aktif, termasuk gaji pokok, tunjangan, potongan, lembur, absensi, dan data kehadiran. Biasanya dilakukan dengan mencatat dari sistem absensi manual (fingerprint, lembar hadir, atau laporan supervisor).
Tujuan: memastikan semua komponen gaji yang akan dihitung sudah lengkap dan akurat.
2. Menghitung Jam Kerja dan Lembur
Dari data absensi, HR menghitung total jam kerja dan jam lembur setiap karyawan. Jika lembur dibayar per jam, perhitungan dilakukan berdasarkan tarif lembur yang berlaku.
Risiko umum: human error atau salah perhitungan karena proses dilakukan dengan kalkulator atau Excel.
3. Menentukan Komponen Gaji
HR menjumlahkan gaji pokok, tunjangan (makan, transportasi, jabatan, dan lainnya), serta menghitung potongan seperti keterlambatan, izin tanpa keterangan, atau denda. Semua data kemudian disusun ke dalam lembar Excel untuk setiap karyawan.
4. Menghitung Pajak dan Iuran
HR menghitung potongan pajak (PPh 21), BPJS Ketenagakerjaan, dan BPJS Kesehatan secara manual sesuai peraturan yang berlaku. Jika tidak menggunakan software, HR biasanya memakai rumus Excel atau kalkulator PPh 21.
5. Menyusun Slip Gaji
Setelah semua komponen selesai dihitung, HR membuat slip gaji untuk masing-masing karyawan menggunakan template Excel atau Word. Slip bisa dicetak atau dikirim manual via email.
6. Proses Pembayaran Gaji
HR menyiapkan total gaji bersih (take-home pay) dan menyerahkan ke bagian keuangan untuk ditransfer satu per satu ke rekening karyawan. Kadang HR harus membuat surat perintah transfer ke bank secara manual.
7. Rekonsiliasi & Arsip Data
Setelah pembayaran, HR memeriksa apakah semua karyawan sudah menerima gaji dengan jumlah yang benar. Data payroll disimpan dalam file Excel dan diarsipkan untuk pelaporan pajak dan audit di kemudian hari.
Baca juga: Menentukan Range Gaji Manager: Panduan HR untuk Posisi Manajerial di Perusahaan
Estimasi Waktu untuk Setiap Langkah
| Tahapan | Estimasi Waktu (untuk ±50 karyawan) | Keterangan |
| Pengumpulan data karyawan | 4–6 jam | Tergantung kelengkapan absensi & data tunjangan |
| Perhitungan lembur & kehadiran | 3–5 jam | Jika masih manual atau dari lembar absensi |
| Penghitungan gaji & potongan | 4–8 jam | Termasuk revisi dan pengecekan ulang |
| Perhitungan pajak & BPJS | 3–5 jam | Bisa lebih lama jika rumus Excel belum otomatis |
| Pembuatan slip gaji | 2–4 jam | Jika diketik atau disalin satu per satu |
| Proses pembayaran gaji | 2–3 jam | Input rekening manual ke sistem bank |
| Rekonsiliasi & arsip | 1–2 jam | Pengecekan dan penyimpanan dokumen |
Total estimasi waktu: sekitar 20–30 jam kerja per bulan untuk HR yang masih memproses payroll secara manual.
Proses Payroll Otomatis
Bagaimana Otomasi Bekerja dalam Pengolahan Payroll
Dalam sistem payroll otomatis, seluruh proses penggajian dilakukan menggunakan software HRIS atau aplikasi payroll berbasis cloud, seperti Mekari Talenta. Sistem ini mengintegrasikan berbagai data karyawan, mulai dari absensi, lembur, tunjangan, hingga pajak, secara otomatis dan real-time.
Berikut alur umumnya.
Integrasi Data Karyawan dan Absensi
- Data kehadiran, lembur, dan cuti karyawan terhubung langsung dengan sistem payroll.
- Ketika karyawan melakukan absensi atau lembur, data tersebut otomatis tercatat tanpa perlu input manual.
Perhitungan Gaji Otomatis
- Sistem secara otomatis menghitung gaji pokok, tunjangan, potongan, hingga pajak (PPh 21) dan iuran BPJS sesuai peraturan terbaru.
- Tidak perlu lagi menghitung satu per satu dengan rumus Excel atau kalkulator.
Validasi dan Persetujuan Payroll
- HR atau manajer hanya perlu meninjau hasil perhitungan yang sudah otomatis.
- Jika semua data sudah sesuai, payroll dapat langsung disetujui dan diproses.
Distribusi Slip Gaji dan Pembayaran
- Slip gaji akan dikirim otomatis ke email atau aplikasi karyawan.
- Pembayaran gaji bisa dilakukan langsung lewat integrasi sistem dengan rekening bank, tanpa input manual.
Pelaporan Pajak dan Arsip Digital
- Sistem akan menghasilkan laporan otomatis untuk pelaporan PPh 21 dan iuran BPJS.
- Semua data disimpan aman di cloud dan dapat diakses kapan pun dibutuhkan untuk audit atau laporan tahunan.
Waktu yang Diperlukan untuk Proses Otomatis
| Tahapan | Estimasi Waktu (untuk ±50 karyawan) | Keterangan |
| Sinkronisasi data absensi & karyawan | ±30 menit | Otomatis dari sistem HRIS |
| Perhitungan gaji, pajak, dan potongan | ±1 jam | Sistem menghitung secara otomatis |
| Validasi & approval payroll | ±30 menit – 1 jam | Hanya pengecekan akhir oleh HR |
| Pengiriman slip gaji & transfer | ±15–30 menit | Melalui integrasi bank & email otomatis |
| Pelaporan & arsip digital | ±15 menit | Laporan tersedia langsung di dashboard |
Total estimasi waktu: hanya sekitar 2–3 jam kerja per bulan, dibandingkan 20–30 jam pada proses manual.
Perbandingan Waktu
Berikut perbandingan waktu yang dibutuhkan antara proses payroll manual dan payroll otomatis, serta analisis kelebihan dan kekurangannya:
Tabel Perbandingan Waktu Proses Payroll
| Tahapan Proses | Payroll Manual | Payroll Otomatis (HRIS/Software) | Perbedaan Waktu |
| Pengumpulan data absensi & karyawan | 4–6 jam | ±30 menit | 🔹 Otomasi data real-time dari sistem HRIS |
| Perhitungan gaji, lembur, tunjangan, potongan | 4–8 jam | ±1 jam | 🔹 Rumus otomatis & integrasi komponen gaji |
| Penghitungan pajak & BPJS | 3–5 jam | ±30 menit | 🔹 Peraturan pajak sudah tertanam di sistem |
| Pembuatan & distribusi slip gaji | 2–4 jam | ±15–30 menit | 🔹 Slip dikirim otomatis ke aplikasi/email |
| Pembayaran gaji ke rekening | 2–3 jam | ±15 menit | 🔹 Integrasi payroll ke sistem perbankan |
| Rekonsiliasi & arsip data | 1–2 jam | ±15 menit | 🔹 Laporan dan arsip otomatis tersimpan di cloud |
| Total Estimasi Waktu / Bulan | 20–30 jam kerja | 2–3 jam kerja | 🔹 Efisiensi hingga 90% waktu HR |
Analisis Keuntungan dan Kerugian
| Aspek | Payroll Manual | Payroll Otomatis |
| Kelebihan | – Tidak membutuhkan software berbayar
– Cocok untuk perusahaan kecil dengan karyawan sangat sedikit |
– Proses cepat & efisien (hemat waktu 90%)
– Minim human error – Integrasi otomatis dengan absensi, BPJS, dan PPh 21 – Slip gaji & laporan langsung tersedia digital |
| Kekurangan | – Risiko kesalahan perhitungan tinggi
– Membutuhkan waktu lama & tenaga ekstra – Harus update manual jika ada perubahan regulasi pajak – Data rawan hilang karena tidak tersimpan di cloud |
– Membutuhkan biaya langganan sistem
– Perlu pelatihan awal penggunaan software |
Baca juga: Pentingnya Konsistensi dalam Bekerja dan Cara Meningkatkannya
Manfaat Otomasi
Efisiensi Waktu dan Pengurangan Kesalahan
Otomasi payroll memberikan dampak besar terhadap efisiensi kerja tim HR. Dengan sistem berbasis cloud seperti Mekari Talenta, proses yang sebelumnya memakan waktu berjam-jam kini bisa diselesaikan hanya dalam hitungan menit.
Beberapa manfaat utamanya antara lain.
Proses lebih cepat dan terukur
Semua data absensi, lembur, tunjangan, dan potongan terintegrasi secara otomatis. HR tidak perlu lagi melakukan input manual atau menghitung rumus di Excel.
Minim risiko human error
Perhitungan gaji, pajak (PPh 21), dan BPJS dilakukan otomatis berdasarkan peraturan terkini. Mengurangi kesalahan angka yang bisa menyebabkan selisih gaji atau pelaporan pajak tidak akurat.
Pelaporan otomatis dan terdokumentasi
Laporan payroll dan slip gaji tersimpan otomatis di sistem cloud, sehingga mudah diakses kapan pun. HR dapat melakukan audit data dengan cepat tanpa harus mencari file manual.
Secara keseluruhan, otomatisasi payroll mampu memangkas waktu kerja HR hingga 90% lebih cepat dibandingkan metode manual, sekaligus meningkatkan akurasi data keuangan perusahaan.
Dampak terhadap Karyawan dan Manajemen
Untuk Karyawan:
- Transparansi lebih tinggi: karyawan dapat mengakses slip gaji, potongan, dan tunjangan langsung melalui aplikasi.
- Kecepatan pembayaran: gaji diterima tepat waktu karena proses pembayaran otomatis.
- Kepuasan kerja meningkat: tidak ada lagi kesalahan gaji atau keterlambatan yang memicu ketidakpuasan.
Untuk Manajemen dan HR:
- Fokus pada strategi SDM: waktu HR tidak lagi habis untuk hitung gaji manual, sehingga bisa fokus ke pengembangan karyawan.
- Data real-time untuk pengambilan keputusan: manajemen dapat memantau biaya tenaga kerja, lembur, dan pajak kapan pun.
- Kepatuhan pajak dan regulasi terjamin: sistem selalu diperbarui sesuai aturan terbaru dari DJP dan BPJS.
Studi Kasus
BAE Systems (Inggris)
Pada skala global, BAE Systems, perusahaan aerospace besar di Inggris, mengimplementasikan otomatisasi untuk proses payroll mereka melalui platform otomatis yang menggantikan proses manual lama. Dalam salah satu studi, mereka berhasil mempercepat proses upload data payroll hingga 7 kali lebih cepat setelah automasi.
Hasil utama:
- Waktu pengolahan yang jauh lebih singkat (upload data –7×).
- Pengurangan beban kerja manual signifikan.
- Fokus HR dapat dialihkan ke tugas yang lebih strategis.
Datamatics Global Services – Pelanggan Global Teknologi
Sebuah perusahaan teknologi global yang merupakan klien Datamatics melakukan transformasi proses payroll, dari outsourcing dan banyak intervensi manual, ke sistem otomatis lengkap.
Hasil utama:
- Proses payroll yang sebelumnya lambat dan tak terkontrol menjadi jauh lebih cepat dan akurat.
- Kepuasan karyawan membaik karena pembayaran berlangsung tepat waktu dan transparan.
- HR & payroll dapat kembali fokus ke pengembangan SDM dan aktivitas strategis.
Dua contoh di atas menunjukkan bagaimana otomatisasi payroll bukan hanya sekadar “memindahkan” proses lama ke sistem baru, tetapi mengubah total cara kerja payroll, meningkatkan efisiensi, keandalan, dan manfaat bagi karyawan serta manajemen.
Baca juga: Leadership Management: Pengertian, Fungsi, dan Pentingnya Bagi Perusahaan
Kesimpulan
Otomatisasi dalam proses payroll telah menjadi kebutuhan penting bagi perusahaan modern yang ingin bekerja lebih efisien, akurat, dan patuh terhadap regulasi.
Dibandingkan metode manual yang memakan waktu berjam-jam dan rentan kesalahan, sistem payroll otomatis mampu memangkas waktu pengolahan hingga 90%, sekaligus memastikan seluruh perhitungan gaji, pajak, dan iuran dilakukan secara tepat dan konsisten.
Bagi HR dan manajemen, otomatisasi bukan hanya soal percepatan kerja administratif, tetapi juga tentang membangun transparansi, meningkatkan kepuasan karyawan, serta memberikan landasan data yang kuat untuk pengambilan keputusan strategis.
Dengan contoh nyata dari berbagai perusahaan, baik internasional maupun lokal, yang telah merasakan manfaatnya, jelas bahwa beralih ke sistem payroll otomatis seperti Mekari Talenta adalah langkah strategis menuju pengelolaan SDM yang lebih modern, produktif, dan berkelanjutan.
