Begini Asumsi & Susahnya Menghitung Payroll dengan Excel

Begini Asumsi & Susahnya Menghitung Payroll dengan Excel

Penggunaan excel dalam memproses dan menghitung penggajian menjadi andalan karena aplikasi payroll pada saat itu yang menjadi alternatif kemudahan masih sangat mahal. Dunia payroll mengandalkan excel sejak saat itu. 

Namun kini, excel  menjadi salah satu cara paling tidak nyaman karena sangat rawan kesalahan. Walau, masih banyak bisnis yang mempertahankan penggunaan excel.

Setelah Anda membaca artikel ini, Anda akan tahu bahwa keputusan bisnis untuk tetap menggunakan excel daripada aplikasi berdasar atas beberapa asumsi yang salah.

Asumsi: “Excel Itu Populer. Semua orang tahu Excel.”

Kenyataannya, menghitung payroll di Excel membutuhkan seseorang yang terampil. Dengan semua formula yang tersedia, VLOOKUP, dan lain-lain. Dibutuhkan seseorang yang berpengetahuan luas dan sangat terlatih dalam fungsional dan kekurangan excel dalam menggunakannya dengan baik.

Bahkan jika orang tersebut terlatih dengan baik, apakah sepadan dengan waktu dan upaya yang dihabiskan untuk pekerjaan manual, bahkan seringkali berlebihan?

Menurut penelitian oleh Software Suggest, 60 persen perusahaan membutuhkan waktu hingga 7 hari dalam menghitung payroll menggunakan excel. 

Asumsi: “Excel Mudah Digunakan dan Memenuhi Persyaratan Penggajian.”

Jadi, seperti ini, perusahaan tumbuh seiring waktu. Jumlah karyawan meningkat dan kepatuhan hukum begitu bervariasi dari satu daerah ke daerah lain. Jumlah karyawan yang berubah dan lingkungan hukum atau kebijakan yang berkembang membuat penggajian akan menjadi semakin kompleks. memakan waktu, dan tidak praktis jika terus mengandalkan cara manual dengan excel.

Asumsi: “Excel Memberi Saya Hasil yang Dibutuhkan.”

Kenyataannya, para karyawan yang menghitung payroll menggunakan excel, begitu berjuang menggunakan sheet demi sheet formula dan aturan. Satu klik salah? Usaha berhari-hari begitu dibutuhkan. 

Jika perhitungan gaji tidak tepat waktu? Tentu akan diberi peringatan. Apalagi sampai telat ke tangan karyawan.

Pertanyaannya, apakah hasil dengan excel tersebut benar-benar sudah optimal?

Masalah Umum Lain yang Ditimbulkan

  • Implikasi Keuangan

Perusahaan dapat saja terkena penalti dan kerugian finansial karena kesalahan dan perhitungan yang salah dalam excel. Kesalahan sederhana yang terkadang merugikan hingga jutaan. 

Salah satunya, perusahaan pembangkit listrik di Kanada yang kehilangan 24 juta karena kesalahan excel. UKM, sederhananya, tidak dapat mengambil risiko kesalahan semacam ini. 

  • Ketergantungan pada Orang

Menurut Forbes, penipuan penggajian terjadi di 27 persen dari semua bisnis dan terjadi hampir dua kali lebih sering di perusahaan kecil dengan jumlah karyawan kurang dari 100. 

Dengan menggunakan perangkat lunak seperti excel, berarti perusahaan mempercayai individu, misalnya staff payroll, dengan informasi perusahaan yang penting. 

Bukan berarti tidak dapat mempercayai orang. Tapi apakah ketika karyawan tersebut keluar atau diberhentikan, sudah memberi segala informasi penggajian? Bukankah masalah baru justru akan datang?

Untuk itu, daripada menghitung payroll menggunakan excel dengan dokumen yang dapat tercecer, alangkah lebih baik jika perusahaan mulai menyimpan informasi penggajian di aplikasi payroll online seperti Talenta dengan sistem backup yang baik.

Note: Bahkan kecurangan sering terjadi ketika proses penggajian. Maka dari itu, Cegah Fraud dengan Sistem Payroll Otomatis Berbasis Cloud

  • Sulit Distribusi Slip Gaji

Slip gaji menjadi tanda terima yang menyatakan gaji diberikan kepada seorang karyawan. Namun, slip gaji tidak selalu langsung didistribusikan kepada seluruh karyawan, bahkan, seringkali pemberiannya hanya kepada karyawan yang membutuhkan.

Selain itu, struktur slip gaji bervariasi antar perusahaan. Komponen seperti pajak penghasilan (PPh) 21, asuransi kesehatan, dan pemotongan atas izin sakit, semuanya harus diperhitungkan sebelum slip gaji yang akurat dapat dibuat dan diberikan kepada karyawan. 

Hal tersebut tentu memakan waktu dan tenaga yang juga meningkatkan kompleksitas (bahkan sering terabaikan) seiring dengan pertumbuhan perusahaan.

  • Banyak Kesalahan

Menurut penelitian The Wall Street Journal, 88% excel selalu memiliki kesalahan.

Hal yang  paling umum adalah kesalahan data seperti copy-paste, rumus, format, dan lain-lain. Hal-hal yang muncul di sepanjang penggunaan excel, namun luput dari  perhatian. 

Kesimpulan

Terlepas dari apa yang sudah dituliskan , Anda mungkin masih terus menggunakan excel untuk kebutuhan menghitung payroll di perusahaan. Jika Anda melakukannya, disarankan agar melakukan beberapa hal berikut ini:

  • Pastikan excel  Anda berada di sumber yang dapat dipercaya
  • Periksa keakuratan dan kepatuhan terhadap hukum
  • Selalu perbarui excel Anda
  • Back-up data Anda secara teratur

Selain itu, berikut software payroll yang dapat dipertimbangkan dalam menghitung dan memproses gaji di perusahaan Anda. 

Talenta – Aplikasi yang Menghitung dan Memproses Payroll secara Otomatis

Dengan Talenta, Anda dapat dengan mudah memperbarui detail karyawan, memproses gaji, menghitung pajak penghasilan, dan masih banyak lagi. Bagian terbaiknya, setelah perusahaan selesai memproses payroll, karyawan langsung mendapatkan slip gaji untuk setiap bulan.

Talenta juga dapat digunakan oleh perusahaan berskala apapun, besar atau kecil. Penggunaan yang mudah, cepat, dan ekonomis, menjadikan Talentas sebagai pilihan di berbagai ruang lingkup perusahaan. 

Daripada menunda-nunda, Anda dapat mencoba gratis Talenta, dapatkan diskon hingga 20 persen untuk perusahaan Anda jika mengaktivasi akun Talenta sekarang juga.

CTA Talenta


PUBLISHED08 Sep 2020
Septina Muslimah
Septina Muslimah