Pilihan Sistem Absensi Harian untuk Kerja, Apa Saja?

Pilihan Sistem Absensi Harian untuk Kerja, Apa Saja?

Memiliki sistem absensi harian untuk kerja penting bagi setiap perusahaan karena selain berfungsi untuk merekam dan memonitor jam kerja karyawan, absensi harian kerja juga berguna sebagai kredensial akses tempat kerja.

Ada dua pertimbangan utama perusahaan atau organisasi dalam memilih sistem absensi. Pertama, Memastikan dan merekam kehadiran karyawan dengan mudah. Kedua, keamanan baik lingkungan tempat kerja maupun potensi kecurangan yang dilakukan oleh karyawan.

Pentingnya Sistem Absensi Harian untuk Kerja

Penting bagi Anda memahami bahwa absensi baik ketika belajar, kerja, atau menghadiri event menjadi sebuah sistem yang penting untuk merekam dan juga memberi akses kredensial ke suatu tempat khusus.

Khusus untuk kerja harian, sistem absensi yang digunakan akan lebih berbeda dengan sistem absensi untuk belajar atau keperluan event tertentu.

Sistem absensi harian untuk kerja harus memiliki integrasi dan memberikan kemudahan terutama dalam mengolah data. Hal penting lainnya adalah keamanan kredensial maupun keamanan akses dari mesin absensi itu sendiri.

Lantas, apa pilihan sistem absensi yang bisa Anda gunakan? Tanpa berlama-lama lagi, berikut pilihan absensi harian untuk kerja.

Pilihan Sistem Absensi Harian untuk Kerja

Berikut pilihan sistem absensi harian kerja yang dapat Anda gunakan untuk perusahaan atau organisasi.

Mesin Absensi Kartu

Mesin absensi kartu bisa dibilang adalah mesin absen yang paling lawas bahkan hanya tersisa beberapa perusahaan yang menggunakan sistem absensi ini karena hanya merekam waktu masuk dan keluar karyawan saja.

Cara kerjanya perusahaan akan memproduksi kartu absensi. Karyawan akan memasukkan kartu absensi dan mesin akan mencetak waktu di atas kartu tersebut.

Seiring berkembangnya teknologi, sistem absensi kartu kini dilengkapi dengan QR Code, chip, atau nomor seri yang kemudian mesin absensi akan mencocokkan data yang ada di kartu tersebut dengan sistem database perusahaan.

Sayangnya, sistem absensi ini rawan kecurangan dan juga risiko kehilangan kartu pun mungkin saja terjadi.

Mesin Absensi Digital

Mesin absensi digital termasuk mesin absensi yang cukup populer sebelum mesin absensi biometrik sidik jari merambah pasar mesin per-absensi-an.

Bisa dibilang mesin absensi digital menjadi mesin absensi paling lawas setelah mesin absensi kartu.

Cara kerjanya, perusahaan akan merekam data karyawan dan memberikan kata sandi untuk setiap karyawan yang berbeda. Untuk mengaksesnya, karyawan hanya tinggal memasukkan kata sandi yang diberikan perusahaan tadi.

Mesin absensi digital pun tidak bertahan lama karena banyak kasus kecurangan yang dilakukan karyawan dengan mesin absensi ini. Selain itu, kata sandi pada mesin absensi digital mudah disalahgunakan.

Note: Tren HR di masa depan, seperti apa? Simak selengkapnya melalui e-book Tren Human Resources di Masa Depan yang dapat Anda unduh gratis!

Mesin Absensi Biometrik: Fingerprint

Bisa dikatakan mesin absensi fingerprint atau mesin absensi sidik jari adalah sistem absensi kerja harian yang paling populer saat ini.

Hingga penghujung dekade terakhir, masih banyak perusahaan yang menggunakan mesin absensi sidik jari. Selain karena teknologi biometriknya, mesin absensi ini dikenal lebih murah dan praktis penggunaannya.

Cara kerja mesin absensi sidik jari ada dua yaitu data terpusat dan data tidak terpusat. Data terpusat maksudnya adalah data yang terekam pada mesin absensi terhubung langsung dengan server perusahaan dan pengolahan data pun dilakukan langsung oleh HR.

Sedangkan data tidak terpusat data karyawan terekam langsung pada mesin absensi, HR pun harus mentransfer data yang pada mesin absensi setiap bulannya untuk diolah.

Namun, penggunaan mesin absensi yang praktis bukan berarti tanpa cela. Banyak kelemahan yang dialami oleh mesin absensi sidik jari.

Pertama, kualitas mesin absensi yang jelek akan mempengaruhi bagaimana mesin membaca biometrik sidik jari penggunanya yang bisa memakan waktu lama bahkan sering terjadi error.

Kedua, risiko penularan penyakit. Seperti yang diketahui, jari menjadi sarang sumber penyakit terlebihi ketika ada pandemi, mesin absensi sidik jari bisa menjadi media penularan yang paling baik.

Ketiga, rawan manipulasi kecurangan apabila jika data absensi tidak terpusat ke server perusahaan.

Baca juga: Cegah Klaster Baru COVID-19 dengan Mengganti Mesin Absensi ke Aplikasi Online

Mesin Absensi Biometrik: Wajah

Sama seperti mesin absensi sidik jari, mesin absensi pengenal wajah juga memanfaatkan teknologi biometrik.

Mesin absensi touchless ini sudah banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan besar. Pertama, karena lebih praktis dan juga canggih.

Selain itu, karena touchless karyawan bisa lebih aman tertular dari penyakit yang mungkin dimiliki oleh karyawan lainnya.

Kekurangannya, mesin absensi pengenal wajah sangat rawan terjadinya error atau kesalahan scan. Beberapa kasus bahkan ditemukan adanya kesalahan pemindaian wajah. Hal ini tentu merugikan bagi karyawan.

Sistem Absensi Non-Formal

Sistem absensi non-formal terjadi apabila Anda melakukan work from home, atau memiliki karyawan yang bekerja secara remote.

Dikatakan non-formal karena tidak ada sistem yang pasti dalam perekaman data absensi karyawan atau anggota.

Bentuk absensinya pun beragam, ada yang melalui aplikasi chat seperti Whatsapp, grup Facebook, atau dengan aplikasi video call Zoom atau spreadsheet.

Memang terlihat lebih praktis bagi karyawan, namun ini sangat memusingkan bagi tim HR karena data absensi hanya berdasarkan data langsung yang terjadi pada saat itu.

Jika melalui chat dan memiliki karyawan ratusan? HR tentu akan pusing menggeser layar untuk mendata absensi karyawan. Not very effective.

Aplikasi Absensi Online

Terakhir adalah absensi online. Sistem absensi ini merupakan sistem absensi terbaru dan sudah mulai banyak digunakan oleh perusahaan karena efektifitas dan fleksibilitas yang diberikan.

Absensi online adalah sistem absensi berbasis aplikasi dimaan data diolah secara online melalui sistem komputasi cloud. Data pun terenkripsi sehingga sulit bagi orang yang tidak bertanggung jawab mengakses data di dalamnya.

Baca juga: Mengapa Software HR Berbasis Cloud Lebih Baik dari yang On-Premise?

Fungsi absensi online pun bisa menjadi sistem absensi utama atau pendukung. Maksudnya sistem pendukung adalah karena sistem aplikasi absensi online bisa terintegrasi dengan mesin-mesin absensi konvensional yang telah disebutkan sebelumnya.

Aplikasi absensi online juga berguna bagi Anda yang memiliki banyak pekerja lapangan atau ingin menerapkan work from home. Karyawan pekerja lapangan tidak perlu repot-repot untuk datang kembali ke kantor hanya sekedar absensi sidik jari.

Selain itu, aplikasi absensi merupakan bentuk dari HRIS yang biasanya sudah terintegrasi dengan fungsi HR lainnya, seperti otomasi perhitungan gaji berdasarkan data absensi. 

Selain itu aplikasi absensi juga berfungsi juga sebagai employee self-service system yang di dalamnya terdapat fitur pengajuan cuti, lembur, akses kompensasi karyawan dan juga slip gaji.

Kosakata: Apa itu HRIS (Human Resource Information System)?

Mana Sistem Absensi Harian Terbaik untuk Kerja?

Pilihan Sistem Absensi Harian untuk Kerja, Apa Saja?

Dari berbagai pilihan sistem absensi, sebenarnya sistem absensi online merupakan pilihan paling efisien yang bisa Anda gunakan.

Seperti yang sudah dijelaskan pada poin sebelumnya, sistem absensi mampu menjamin keamanan dan akses data.

Kedua, sistem absensi online memungkinkan Anda menerapkan sistem kerja yang fleksibel dan ramping. Ini berguna baik bagi karyawan maupun pihak perusahaan terutama tim HR.

Tim HR tidak lagi khawatir dengan proses rekap data absensi yang lama dan risiko human error yang besar. Karena semua terintegrasi secara otomatis dengan pekerjaan HR lainnya; penggajian, rekap data absensi, penilaian, dan kebutuhan karyawan.

Namun satu hal yang perlu Anda perhatikan adalah kebutuhan perusahaan. Penggunaan absensi online harus sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Selain itu, Anda juga harus mempersiapkan karyawan Anda untuk menerapkan budaya digital dan disiplin yang tinggi karena risiko risiko dari disrupsi teknologi sebenarnya bukan penyalahgunaan namun apakah teknologi tersebut dimanfaatkan dengan baik atau tidak.

Sebagai pertimbangan, Anda bisa mengandalkan Talenta sebagai pihak ketiga yang bisa Anda andalkan sebagai tools dalam meningkatkan HRIS di perusahaan Anda.

Sistem aplikasi absensi Talenta dilengkapi dengan geotagging dan juga selfie yang semakin memudahkan Anda memantau karyawan. 

Selain itu aplikasi absensi Talenta dapat diintegrasikan dengan data pada mesin absensi konvensional perusahaan Anda sehingga tidak membutuhkan migrasi data absen ketika Anda mulai menggunakan Talenta.

Konsultasikan masalah HR Anda kepada kami dan dapatkan akses demo gratis Talenta di sini.

 

 


PUBLISHED17 Jul 2020
Hafidh
Hafidh