Insight Talenta

Performance Improvement Plan untuk Tingkatkan Kualitas Kerja

Setiap perusahaan ingin pegawai bekerja secara efisiensi dan tepat sasaran. Makanya, dilakukan penyusunan target hingga performance improvement plan (PIP). PIP dapat membantu proses review performa seorang pegawai dan apa saja yang harus dikembangkan oleh individu. Nah, bagaimana cara merealisasikan PIP? Simak penjelasan Talenta selengkapnya berikut ini.

pengertian performance improvement plan

Mengenal Performance Improvement Plan dan Manfaatnya

Performance improvement plan adalah alat untuk memberikan kesempatan kepada karyawan dengan kekurangan kinerja untuk sukses. Pada beberapa perusahaan, rancangan ini dikenal juga sebagai performance action plan.

Dilansir dari The Balance Careers, PIP dirancang untuk memfasilitasi diskusi konstruktif antara bawahan dan atasan untuk mengklarifikasi performa yang membutuhkan perbaikan. Biasanya, rancangan ini dilakukan secara internal antara atasan dengan anggota tim yang terlibat.

Atasan menerima masukan dari karyawan, kemudian mengembangkan rencana perbaikan dari masukan tersebut. Masukan tersebut bisa didapatkan dari hasil performance appraisal atau dengan melakukan survei internal.

Meskipun dirancang untuk memperbaiki performa karyawan yang menurun, PIP memiliki tiga manfaat berikut.

1. Membentuk budaya perusahaan yang baik

Menggunakan performance improvement plan akan meningkatkan rasa akuntabilitas. Sehingga, karyawan tahu bahwa mereka harus memenuhi harapan atau menghadapi tindakan disipliner.

Ini akan berkontribusi pada budaya perusahaan yang positif. Karyawan akan merasa dihargai, karena mereka tahu bahwa setiap orang harus berusaha keras. Karyawan juga tahu bahwa atasan akan mendukung mereka jika mereka tertinggal, dengan memberi mereka tujuan yang dapat ditindaklanjuti. Setiap orang lebih memahami apa yang diharapkan dari mereka.

2. Menghemat waktu dan uang

Setiap perusahaan ingin meminimalkan pergantian staf, karena ini dapat menghemat waktu dan uang. Membantu karyawan saat ini meningkatkan kinerja mereka akan lebih efektif dibanding mencari pengganti untuk mengisi posisi tersebut.

3. Lebih efektif dibandingkan review dan feedback

Perusahaanmu mungkin menerapkan KPI atau OKR sebagai bentuk review terhadap kinerja. Sayangnya, review seperti ini jarang memiliki konsekuensi. Selain itu, beberapa orang bereaksi buruk terhadap kritik, bahkan jika kritik itu membangun. Lebih buruk lagi, kebanyakan orang percaya bahwa feedback tidaklah begitu akurat. 

Sebaliknya, PIP memberi karyawan gagasan yang jelas tentang di mana mereka gagal dan apa yang perlu mereka lakukan untuk meningkatkannya. Ketika dibingkai dengan tepat, rencana peningkatan kinerja bahkan dapat mendorong karyawan untuk berusaha lebih keras.

4. Kepuasan dan motivasi karyawan

Performance improvement plan adalah platform di mana karyawan diakui atas pekerjaannya yang baik dan penting untuk mengenali pekerjaan yang dilakukan oleh seorang karyawan. Sekalipun karyawan tersebut tidak melakukan pekerjaan dengan baik, penting untuk menunjukkan bahwa organisasi tersebut tertarik dengan kinerja individu dan pertumbuhan mereka di perusahaan. Ini memotivasi karyawan untuk bekerja keras, yang pada gilirannya, menguntungkan perusahaan. Program penilaian reguler dapat berdampak mendalam pada tingkat kepuasan dan motivasi karyawan.

Spencer Johnson dalam bukunya “One Minute Manager” menegaskan bahwa memberikan feedback adalah tugas utama seorang manajer.  Ini dibenarkan oleh banyak ahli psikologis karena feedback yang konstruktif akan membangun motivasi karyawan, dan kita tahu karyawan yang termotivasi akan berusaha untuk meningkatkan kinerja mereka.

5. Mengetahui kebutuhan untuk pelatihan

Selama pertemuan penilaian, perusahaan dapat menunjukkan area-area di mana karyawan perlu ditingkatkan. Karyawan dapat melihat data dan setuju dengan atasan, dan kemudian menyusun rencana untuk pelatihan dan pengembangan. Pelatihan ini akan membantu karyawan untuk berkinerja lebih baik dan itu akan membuka jalan menuju pertumbuhan di masa depan. Perusahaan dapat melihat data penilaian terkonsolidasi dan memutuskan bidang-bidang di mana peningkatan diperlukan untuk karyawan individu, serta, untuk seluruh tim. Kemudian mereka dapat merencanakan pelatihan dan pengembangan.  

Penilaian kerja yang baik akan memberikan kesempatan pada karyawan untuk memberikan penilaian terhadap dirinya sendiri dan memberikan masukan mengenai pengembangan diri yang diinginkan.  Dengan dasar data penilain kinerja dan keinginan karyawan, para manajer dapat mengarahkan pengembangan dan pelatihan yang dibutuhkan karyawannya untuk berhasil.

6. Menganalisa data penilaian untuk perekrutan yang lebih baik

Data penilaian membantu dalam memantau keberhasilan praktik rekrutmen perusahaan.  Analisa data penilaian kinerja dapat digunakan untuk melihat keterampilan atau kepribadian yang saat ini kekurangan dan akan dibutuhkan untuk menunjang keberhasilan perusahaan,  Dengan demikian tim rekrutmen dapat diarahkan pada pencarian orang yang dibutuhkan.

Sebagai contoh, seberapa baik kinerja karyawan yang dipekerjakan dalam satu atau dua tahun terakhir. Berdasarkan hal itu, departemen SDM dapat menyusun strategi perekrutan di masa depan.

7. Meningkatkan komunikasi antara manajemen dan karyawan

Kesenjangan komunikasi antara manajemen dan karyawan seringkali terjadi, terutama ketika karyawan baru di perusahaan. Penilaian kinerja yang dilakukan secara periodik akan membantu memecah komunikasi yang lebih baik mengarah pada produktivitas yang lebih baik.  Perusahaan yang menerapkan penilaian kinerja berkesinambungan melalui “on-going discussion” akan menciptakan komunikasi yang baik antara manajer dan karyawan.

Dengan pertemuan yang lebih rutin dan teratur, karyawan akan terus menerus mendapatkan feedback yang berguna untuk membenarkan cara kerja atau perilaku yang dinilai kurang baik, sehingga perbaikan kinerja dapat dilakukan sejak awal. Pertemuan peningkatan kinerja yang baik juga mendorong karyawan untuk memberikan feedbacknya sehingga tercipta komunikasi dua arah antara manajemen dan karyawan yang akan meningkatkan motivasi karyawan.

Penilaian kinerja yang dilakukan dengan benar memiliki dampak positif pada keberhasilan Anda. Agar penilaian kinerja dapat dilakukan dengan baik, sebaiknya perusahaan  menerapkan software performance yang dapat membantu proses evaluasi berjalan secara lebih efisien sehingga dapat meningkatkan kinerja karyawan di masa depan.

5 Langkah Melakukan Performance Improvement Plan

Jika kamu adalah seorang atasan dan ingin melakukan performance improvement plan kepada bawahanmu, kamu bisa menggunakan 5 langkah yang dilansir Valamis berikut.

1. Tentukan kinerja yang dapat diterima

Nyatakan kinerja apa yang dapat diterima dan bandingkan dengan apa yang saat ini Anda lihat dari karyawan Anda. Jelaskan secara spesifik di mana tepatnya karyawan tersebut gagal, termasuk contoh perilaku dan kinerja.

Alih-alih memberikan PIP kepada bawahan secara tidak terduga, lakukan pertemuan untuk membahas masalah kinerja sebelumnya. Kamu bisa melakukan meeting one-on-one dengannya untuk membahas hal ini.

2. Buatlah target yang dapat diukur

Kamu harus yakin bahwa PIP yang dilakukan sepadan dengan usahanya. Cari tahu apa yang menyebabkan kinerja bawahanmu memburuk.

Bisa jadi ia merasa kewalahan dengan ekspektasi di tempat kerja. Mungkin juga dia sedang menghadapi masalah pribadi yang tidak kamu sadari. Apapun alasannya, kamu harus membuat target PIP yang objektif bagi bawahanmu.

Kamu bisa menggunakan berbagai metode manajemen produktivitas sepertu SMART untuk menyusunnya.

3. Tentukan dukungan apa yang akan diterima karyawan

Inti dari PIP adalah membantu karyawan tersebut berkembang untuk membuatnya tetap berada di dalam tim. Daripada mengharapkan dia mencapai tujuan sendirian, pertimbangkan apa yang dapat meningkatkan kinerjanya.

Buat daftar hal-hal yang bisa kamu lakukan untuk membantu karyawan tersebut mencapai target PIP yang diberikan. Ini dapat mencakup pelatihan, pembinaan, atau penggunaan sumber daya tambahan.

4. Buatlah jadwal untuk check-in

Tidak ada gunanya membuat PIP lalu menunggu hingga mendekati deadline untuk memeriksa kemajuan karyawan. Check-in rutin akan memungkinkan karyawan untuk menyuarakan keraguan atau kesulitan.

Terlebih, ini akan membantumu mengonfirmasi bahwa dia berada di jalur yang benar atau jika tindakan lebih lanjut diperlukan. Tentukan seberapa sering kamu akan bertemu dengan karyawan tersebut untuk memberikan feedback. Jika perlu, buatlah jadwal khususu di kalendermu untuk check-in ini.

5. Sebutkan konsekuensi jika perbaikan tidak sesuai harapan

Kamu harus mengetahui mengapa performance improvement plan digunakan dan apa saja yang termasuk dalam rencana tersebut. Namun, bawahanmu juga harus mengetahui hal yang sama agar prosesnya berjalan lancar.

Ingatlah untuk berbicara tentang di mana dia unggul dan jelaskan bahwa kamu ingin melihatnya berkembang. Tetapkan tujuan yang membuat karyawan merasa yakin target tersebut dapat dicapai dan bermanfaat bagi semua orang.

Nah, itu dia yang perlu kamu ketahui dari performance improvement plan dan langkah-langkah melakukannya. Selain PIP, masih ada berbagai cara lainnya untuk meningkatkan performa timmu.

Dorong Performance Improvement Ke Arah Positif dengan Talenta by Mekari

Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Software HRD biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.

Dengan dilengkapi dengan performance management tools, HR akan lebih mudah dalam memantau kinerja karyawan dan memastikan pekerjaan berjalan sesuai goals yang ingin dicapai. HR juga dapat memberikan feedback yang menyeluruh terhadap setiap karyawan. Kunjungi https://www.talenta.co/fitur/aplikasi-penilaian-kinerja-karyawan/ untuk lebih lengkapnya mengenai performance management tools.

Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee-self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing. Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur aplikasi KPI, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif. 

Kelebihan Talenta Mekari:

  1. Fitur yang disajikan sangat berlimpah

Keunggulan dari Talenta Mekari adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Talenta Mekari ini, berikut ini detail fiturnya

  • Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
  • Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
  • Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Dan fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.
  • Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.
  1. Kostumisasi yang sangat terperinci

Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci, Di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.

  1. Tim Support yang efektif dan responsive

Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.

Dalam aplikasi Talenta ini juga sering diadakan promo dan diskon yang berakibat pada harga yang bisa lebih murah dari harga normal. Tentu saja hal ini bisa dikatakan angin segar untuk perusahaan yang ingin menggunakan Talenta sebagai sistem payroll mereka namun dengan anggaran yang terbatas.

Apalagi untuk kondisi sekarang ini di mana karyawan lebih sering Work From Home, menggunakan Talenta tentu akan sangat membantu dalam hal pengkondisian karyawan dengan sistem otomatisnya yang akan sangat membantu perusahaan. 

Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal.

Aplikasi penilaian kinerja karyawan by Talenta dapat diakses dengan mudah di https://www.talenta.co/fitur/aplikasi-penilaian-kinerja-karyawan/. Tunggu apa lagi? Coba Talenta sekarang juga.

 


PUBLISHED19 Apr 2022
Guest Guest
Guest Guest